В этой статье мы постарались ответить на следующие действительно интересные вопросы по различным аспектам управления документами, которые отдел делопроизводства в государственных органах (Government Recordkeeping section) архивно-документационной службы штата (State Records) получил в декабре 2012 года:
- Мы используем размещенные в облаке деловые системы, но должны экспортировать из них ключевые документы обратно в корпоративные деловые системы. Что нам делать с копиями этих документов, которые остаются в облаке?
- Действительно ли необходимо официально документировать деятельность моей организации в социальной сети Facebook? Если да, то как это делать?
- Могу ли я хранить содержащиеся в социальных сетях документы в той деловой системе, которая их и порождает?
- Нужно ли мне знать, когда я отправил сообщение через социальную сеть, и когда адресат его получил?
- Что реально означает требование обеспечить доступ к документам только на чтение, и как его выполнить?
- Должен ли я сохранять свои созданные или полученные в социальных сетях документы в их оригинальном формате и обеспечивать, чтобы они выглядели точно так же, как в среде «родной» социальной сети?
- Какой формат - PDF или PDF/A – следует использовать для сохранения отсканированных образов документов?
- Собирается ли архивно-документационная служба выпускать новые рекомендации по управлению документами в SharePoint 2013?
- Могу ли я модифицировать и использовать в своей организации подготовленные архивно-документационной службой курсы дистанционного обучения?
Ниже приведены наши рекомендации, подготовленные в качестве ответа на эти вопросы. Если у вас есть замечания, предложения или пожелания в отношении этих рекомендаций, пожалуйста, дайте нам знать!
Мы используем размещенные в облаке деловые системы, но должны экспортировать из них ключевые документы обратно в корпоративные деловые системы. Что нам делать с копиями этих документов, которые остаются в облаке?
Экспорт и миграции по существу являются процессами копирования, в которых создается и перемещается на новое место экземпляр/копия документа. При этом экземпляр документа также остается в первоначальном месте хранения.
Экспортируемые Вами из облачной среды в деловые системы организации документы и их метаданные будут рассматриваться как официальные экземпляры документов, отражающих соответствующий вид деятельности. Оставленные в облачной системе экземпляры будет считаться копиями официальных документов.
Оставленные в облачной системе документы и их метаданные классифицируются как «первичные» документы (source records), которые затем были мигрированы в Ваши деловые системы. Уничтожение таких документов авторизовано выпущенным архивно-документационной службой Типовым перечнем GA33 для мигрированных первичных документов (General Retention and Disposal Authority - Source records that have been migrated (GA33), 2008, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/documents/recordkeeping-gdas/GA%2033%20Source%20records%20that%20have%20been%20migrated ).
В идеале, после проведения проверки успешности экспорта всех документов в Ваши деловые системы, Вы могли бы договориться с поставщиком облачных услуг об удалении оставшихся в облаке экземпляров Ваших документов.
Однако с некоторыми облачными системами возникает проблема, связанная с тем, что они не имеют функциональных возможностей для удаления документов либо эти возможности ограничены. Это риск, для снижения которого действительно нужно активно принимать меры. В идеальном варианте, при заключении контракта с поставщиком облачных услуг Вам необходимо в нём указать, какие должны использоваться меры управления и контроля над удалением информации, сроки хранения и меры обеспечения подотчетности. Если же используемая Вами облачная система не имеет «штатных» функциональных возможностей для уничтожения информации, то Вам необходимо разработать стратегии снижения связанных с этим рисков.
Например, возможен ли риск того, что, поскольку потенциально существует два места ведения деловой деятельности (в облаке и в корпоративной деловой системе), то нет «единого источника истины»? Можно ли смягчить этот риск путем ограничения доступа к облачной системе, или же за счёт четкой маркировки информации в облаке как отработанной или устаревшей и т.д.? Вам также следует подумать о том, какие риски могут быть связаны с тем, что определенные виды информации продолжают существовать в облачной среде в течение неопределенного времени.
Действительно ли необходимо официально документировать деятельность моей организации в социальной сети Facebook? Если да, то как это делать?
Деловая деятельность, выполняемая с использованием социальных сетей, является официальной государственной деятельностью. Вашей организации действительно необходимо знать о том, какие советы, решения и обязательства даются/делаются посредством социальной сети, и создание официальных документов является способом это обеспечить.
В то же время не все виды деловой деятельности равно важны, и нет всеобъемлющего требования сохранять абсолютно все документы, отражающие деловую деятельность Вашей организации. Вам следует создавать и сохранять документы на основе оценки своих деловых потребностей и рисков. Решения о создании и сохранении документов должны приниматься в зависимости от ответов на такие вопросы, как «Нужна ли мне эта информация:
Мы используем размещенные в облаке деловые системы, но должны экспортировать из них ключевые документы обратно в корпоративные деловые системы. Что нам делать с копиями этих документов, которые остаются в облаке?
Экспорт и миграции по существу являются процессами копирования, в которых создается и перемещается на новое место экземпляр/копия документа. При этом экземпляр документа также остается в первоначальном месте хранения.
Экспортируемые Вами из облачной среды в деловые системы организации документы и их метаданные будут рассматриваться как официальные экземпляры документов, отражающих соответствующий вид деятельности. Оставленные в облачной системе экземпляры будет считаться копиями официальных документов.
Оставленные в облачной системе документы и их метаданные классифицируются как «первичные» документы (source records), которые затем были мигрированы в Ваши деловые системы. Уничтожение таких документов авторизовано выпущенным архивно-документационной службой Типовым перечнем GA33 для мигрированных первичных документов (General Retention and Disposal Authority - Source records that have been migrated (GA33), 2008, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/documents/recordkeeping-gdas/GA%2033%20Source%20records%20that%20have%20been%20migrated ).
В идеале, после проведения проверки успешности экспорта всех документов в Ваши деловые системы, Вы могли бы договориться с поставщиком облачных услуг об удалении оставшихся в облаке экземпляров Ваших документов.
Однако с некоторыми облачными системами возникает проблема, связанная с тем, что они не имеют функциональных возможностей для удаления документов либо эти возможности ограничены. Это риск, для снижения которого действительно нужно активно принимать меры. В идеальном варианте, при заключении контракта с поставщиком облачных услуг Вам необходимо в нём указать, какие должны использоваться меры управления и контроля над удалением информации, сроки хранения и меры обеспечения подотчетности. Если же используемая Вами облачная система не имеет «штатных» функциональных возможностей для уничтожения информации, то Вам необходимо разработать стратегии снижения связанных с этим рисков.
Например, возможен ли риск того, что, поскольку потенциально существует два места ведения деловой деятельности (в облаке и в корпоративной деловой системе), то нет «единого источника истины»? Можно ли смягчить этот риск путем ограничения доступа к облачной системе, или же за счёт четкой маркировки информации в облаке как отработанной или устаревшей и т.д.? Вам также следует подумать о том, какие риски могут быть связаны с тем, что определенные виды информации продолжают существовать в облачной среде в течение неопределенного времени.
Действительно ли необходимо официально документировать деятельность моей организации в социальной сети Facebook? Если да, то как это делать?
Деловая деятельность, выполняемая с использованием социальных сетей, является официальной государственной деятельностью. Вашей организации действительно необходимо знать о том, какие советы, решения и обязательства даются/делаются посредством социальной сети, и создание официальных документов является способом это обеспечить.
В то же время не все виды деловой деятельности равно важны, и нет всеобъемлющего требования сохранять абсолютно все документы, отражающие деловую деятельность Вашей организации. Вам следует создавать и сохранять документы на основе оценки своих деловых потребностей и рисков. Решения о создании и сохранении документов должны приниматься в зависимости от ответов на такие вопросы, как «Нужна ли мне эта информация:
- для отчетности,
- в качестве основы для последующих действий,
- для включения созданного пользователями контента в деловые продукты или процессы,
- для реагирования на запросы в будущем,
- для бизнес-аналитики, результаты которой используются организацией,
- для исполнения нормативно-правовых требований,
- для текущего управления взаимоотношениями с клиентом,
- для планирования,
- для мониторинга и совершенствования бизнес-процессов,
- для оценки эффективности Вашей стратегии использования социальных сетей?»
Кроме того, не обязательно официально документировать все комментарии, посты, обновления и т.д. Вы можете принять решение о захвате только того контента, который имеет непосредственной отношение к текущей деловой деятельности и её потребностям.
При принятии решений о том, какие документы официально захватывать/создавать, необходимо также помнить о том, что социальные сети, как правило, принадлежат третьим сторонам и размещены в облаке. Нет никаких гарантий сохранности и доступности Вашей информации в социальных сетях в течение сколько-нибудь длительного периода времени. Поэтому, если имеется деловая потребность в документировании Вашей деятельности в социальных сетях, Вы должны заранее спланировать экспорт соответствующей информации из социальной сети.
В числе способов документирования Вашей деятельности в социальной сети Facebook есть следующие:
При принятии решений о том, какие документы официально захватывать/создавать, необходимо также помнить о том, что социальные сети, как правило, принадлежат третьим сторонам и размещены в облаке. Нет никаких гарантий сохранности и доступности Вашей информации в социальных сетях в течение сколько-нибудь длительного периода времени. Поэтому, если имеется деловая потребность в документировании Вашей деятельности в социальных сетях, Вы должны заранее спланировать экспорт соответствующей информации из социальной сети.
В числе способов документирования Вашей деятельности в социальной сети Facebook есть следующие:
- Регулярно экспортировать создаваемый системой Facebook «протокол операций» (Activity Log) со страницы администрирования в Facebook – тем самым Вы сохраните копии всех сообщений, комментариев и т.д., появившихся на Вашей странице в социальной сети;
- Использовать предоставляемый третьей стороной сервис (например, Social Safe) для регулярного экспорта из Facebook своего контента;
- Если нужно официально документировать лишь небольшую часть Вашего контента в Facebook, то для этой цели можно использовать RSS-потоки обновленного контента, копии экрана, средства создания отчетов и иные механизмы.
Архивно-документационная служба штата планирует в феврале 2013 года опубликовать на своем блоге для публичного обсуждения проект руководства, содержащего дополнительные рекомендации по управлению документами в социальных сетях.
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/ii.html )
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/challenging-questions-on-social-media-and-the-cloud-interesting-enquiries-to-state-records-nsw-in-december-2012/
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/ii.html )
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/challenging-questions-on-social-media-and-the-cloud-interesting-enquiries-to-state-records-nsw-in-december-2012/
Комментариев нет:
Отправить комментарий