Актуальные проблемы в управлении документами видны из тех вопросов, которые организации задают консультантам. Ниже описаны шесть ситуаций, по которым ко мне обращались за консультациями в 2012 году (как в рамках работ по оказания платных консультационных услуг и при подготовке тендеров, так и неформально задавая вопросы по телефону!):
- Организация выполняет по всему миру проекты в сложных условиях – в зонах военных конфликтов, политической напряжённости, экономических потрясений и низкой пропускной способности Интернета.
Организация разработала корпоративный перечень документов с указанием сроков хранения. Проектные документы распределены по нескольким различным деловым программным приложениям. Имеется приложение для захвата официальных проектных документов (документов об открытии проекта, итогового отчета по проекту и т.д.). Также имеется приложение для захвата договорных документов, связанных со всеми закупками, выполненными в рамках проектов. Повседневная переписка по электронной почте, связанная с выполнением проектов, откладывается в отдельных учетных записях почтовой системы. Текущие документы, связанные с проектами, сохраняются на общих дисках, расположенных в региональных отделениях по всему миру. Ни одно из этих приложений не поддерживает отслеживание сроков хранения.
Каким образом можно / следует обеспечить соблюдение на практике сроков хранения, установленных только что утвержденным корпоративным перечнем? - Организация внедрила систему управления документами и информацией (EDRM), в том числе разработала классификационную схему (структуру дел) и указания по срокам хранения. Принята система была в организации по-разному – если для одних подразделений она стала необходимым инструментом деловой деятельности, то другие пользовались ею мало или вообще не пользовались.
Департамент информационных технологий очень настойчиво продвигает сейчас SharePoint в качестве инструмента для коллективной работы и управления информацией.
Что в такой ситуации делать специалистам по управлению документами? Следует ли им полностью отвергнуть SharePoint? Следует ли им внедрить SharePoint, но интегрировать его с существующей EDRM-системой? Или же им нужно найти способ применения SharePoint в качестве системы управления документами и информацией, заменив EDRM-систему? - Уже более десяти лет организация управляет документами в среде Lotus Notes. Клиент электронной почты был доработан таким образом, чтобы он интегрировался с хранилищем документов.
В какой-то момент организация столкнулась с необходимостью обновления этой среды, однако обновить переделанный почтовый клиент оказалось сложно, и она перешла на стандартный клиент Lotus Mail, потеряв в итоге интеграцию электронной почты с их хранилищем документов (также реализованном в Lotus Notes).
Одним из трудных вопросов оказался выбор приоритетов – следует ли им остаться в среде Lotus Notes и восстановить связь между электронной почтой и хранилищем документов? Или лучше перейти в среду Microsoft (Exchange и SharePoint) и уже в ней решать проблемы у документами? - Организация внедрила EDRM-систему, интегрированную с почтовым клиентом Microsoft Outlook. Интеграция позволяет конечным пользователям использовать ключевые функциональные возможности EDRM-системы, работая в среде Outlook. Прямо из почтового клиента они могут создавать папки с документами в EDRM-системе, перетаскивать мышью в EDRM-систему (drag and drop) сообщения электронной почты, а также вести поиск и просматривать документы, хранящиеся в EDRM-системе.
Как скажется на работе с EDRM-системой переход организации на использование облачной системы электронной почты и её стандартного клиента? - В организации сложилась практика отправки коллегам по электронной почте ссылок на документы в EDRM-системе вместо присоединённых файлов. Теперь, однако, от этой модели начали отказываться: сотрудники возвращаются к практике отправки по электронной почте документов в виде присоединённых файлов, потому что так к ним быстрее получить доступ с мобильных устройств типа Blackberry / iPhone
- Организация собиралась внедрить SharePoint вместе с дополнительным модулем управление документами, причём хотела выбрать такой модуль, который его разработчики намереваются сертифицировать на соответствие спецификациям MoReq2010.
Организацию интересовал вопрос о том, как внедрение такого дополнительного модуля повлияет на настройки функциональных возможностей SharePoint для коллективной работы, такие, как конфигурация сайтов рабочих групп и использование «типов контента» SharePoint.
Тенденции в управлении документами (рис. Дж Лепена)
Перечисленные проблемы различаются своей спецификой, но в целом они отражают ту ситуацию, в которой специалисты по управлению документами оказались в данный момент времени. Специалисты по управлению документами пытаются создать возможности для применения на практике всеобъемлющих вечных принципов своей профессии (например, разработанных для всей организации классификационных схем (в российской практике, номенклатур дел – Н.Х.) и сроков хранения) - в условиях фрагментированной среды многочисленных программных приложений (клиенты электронной почты, средства для коллективной работы, деловые программные приложения для ведения основной деятельности) и в зыбучих песках изменений, постоянно происходящих во всех аспектах используемых организацией технологий (растущее распространение мобильных устройств, переход на облачные вычисления, постоянное обновление программного обеспечения).
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/2013-ii.html )
Джеймс Лепен (James Lappin)
Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2013/02/13/the-state-of-records-management-in-2013-the-challenges/
Комментариев нет:
Отправить комментарий