Когда я говорю «из подвала», я имею в виду конкретно подвал. В своё время, будучи свежеиспечённым, только что из колледжа, дипломированным специалистом по управлению документами и информацией (Records and Information Management, RIM) и готовая применить на практике те знания, которые я получила на бесчисленных курсах (и в ходе работы над множеством проектов), я ухватилась за возможность оплачиваемой стажировки по специальности в компании, действующей в жёстко регулируемом секторе экономики. Поскольку эта компания была хорошо известна на рынке, стажировка в ней казалась мне идеальной возможностью начать свою карьеру. Я была увлечена своей специальностью и не сомневалась, что все вокруг разделяют мой энтузиазм и понимание важности управления документами.
Наступил мой первый рабочий день
Мне предстояло работать не в корпоративной штаб-квартире в центре мегаполиса, а в офисе, расположенном примерно в 45 милях от него. Меня это не отпугнуло, и я явилась, профессионально одетая в мой самый первый деловой костюм, готовая применять все, что узнала в колледже, и познакомить это место и его сотрудников с захватывающим миром Управления Документами. Но когда меня вели в мой будущий «офис», все, о чем я могла думать, было «О боже, это совсем не то, что нам обещали».
Спустившись вниз по лестнице, я обнаружила кòзлы для распилки дров с положенным поверх куском фанеры. Эта комната без окон, набитая непомеченными и неупорядоченными коробами разного размера и в различном состоянии, должен была стать моим офисом, а козлы и лист фанеры – моим рабочим столом. Я действительно оказалась в подвале. Лучом света в темном царстве оказался джентльмен, помогавший мне «освоиться» в моём офисе. Это был мрачноватый и немного сварливый человек, и я не знала, что и думать о нём, пока он, собравшись уходить, он не пробормотал: «Хорошо, что ты здесь. Кто-то должен со всем этим разобраться. По-моему, они пытаются хранить всё, и ничего не могут найти». Насколько плохим было состояние дел? Таким, что даже этот человек понимал это!
Возможно, я была тогда чересчур оптимистичной и наивной. Но, в любом случае, в этих словах был проблеск надежды.
Развитие технологий (и скандал вокруг Enron) помогли нам продвинуться
В те дни не было таких законов, как FACTA, Сарбейнс-Оксли или HIPPA (связанных, соответственно, с кредитными транзакциями, корпоративным управлением и медицинским страхованием. Данные законы прямо или косвенно требуют надлежащего управления определенными видами документов, а неисполнение соответствующих требований может повлечь за собой малоприятные последствия – Н.Х.) , и стандарт ISO 15489 ещё не существовал. В те годы, если о месте работы сказать «Я занимаюсь управлением документами», реакция, как правило, была следующей «А, так Вы из отрасли звукозаписи?» (в английском языке одно и то же слово record означает как музыкальную пластинку, так и документ – Н.Х.) Под управлением информацией тогда подразумевали в первую очередь работу с бумагой; а также с микроплёнками или микрофишами, если вставал вопрос об архивном или долговременной хранения. А затем последовало дело Enron/Arthur Anderson и технологическая революция. (В деле о корпоративных злоупотреблениях в корпорации Enron выяснилось, что аудитор этой компании, одна из крупнейших на тот момент аудиторских фирм Arthur Anderson, способствовал сокрытию неприятных фактов, и в том числе умышленно уничтожал документы. В итоге фирма Arthur Anderson фактически прекратила своё существование, а ряд высокопоставленных руководителей был отправлен за решётку. Дело Arthur Anderson стало последней каплей в череде аналогичных скандалов, подтолкнувшей США к принятию жесткого закона Сарбейнс-Оксли – Н.Х.)
Сейчас трудно вспомнить время, когда не было электронной почты, мгновенных сообщений или SMS. Тогда Интернет как инструмент деловой деятельности не существовал. Вместе с технологиями пришли законодательно-нормативные требования и проблемы, связанные с исполнением этих требований и с обеспечением неприкосновенности частной жизни (т.е. защиты персональных данных – Н.Х.). Управление документами и информацией больше не было низведено до подвала, эти вопросы стали обсуждаться на заседаниях совета директоров. Теперь о существенных рисках, связанных плохо управляемой информацией, знал не только тот сотрудник, что помогал мне обустраивать мой первый офис. В отсутствие соответствующих политик и процедур по различным причинам - если было сказано лишнее, если была преждевременно уничтожена информация, если суду или следствию не были представлены запрошенные материалы или убедительные объяснения причин, по которым это не было сделано, - появлялись угрозы судебных исков, штрафов и санкций.
Там, где когда-то управление документами рассматривалось как чисто затратный вид деятельности, на него теперь смотрят как на инструмент, позволяющий сократить расходы. Были созданы междисциплинарные рабочие группы, с тем, чтобы объединить знания не только о технологиях, применяемых для создания информации, но и о технологиях, используемых для управления информацией на протяжении её жизненного цикла. Рассматривая проблемы с различных точек зрения, такие группы способны анализировать различные потребности и создавать возможности для максивального их удовлетворения.
Было ли одно только хорошее? Нет, были и препятствия
Хотя понимание необходимости управлять информацией и повысилось, но университетские курсы, позволявшие получить степень в области управления информацией, были ликвидированы. Образовавшуюся пустоту заполнили онлайн-курсы и семинары, однако профессионалы продолжают сталкиваться с ситуацией, когда они «наследуют» обязанности и учатся на рабочем месте.
Недостаточная пропаганда и непонимание той роли, которую играет управление документами и информацией продолжает приводить к тому, что ключевые игроки приглашаются в проектные команды уже после того, как были приняты системные решения. Конечно, есть ещё возможности для совершенствования, - но для того, чтобы лучше понять, как различным подразделениям, вместо приводящей к нестыковкам обособленности, действовать совместно в плане управления информацией, важно видеть, насколько сильно всё изменилось. Два из трех последних проектов, в которых я участвовала, были инициированы высшими руководителями организации. Сейчас руководители служб управления документами непосредственно подчиняются ответственным за соблюдение законодательно-нормативных требований (комплайенс) и ИТ-директорам. Можем ли мы добиться большего прогресса? Несомненно! Но факт остается фактом, управление документами уже выбралось из подвала и добралось до зала заседаний совета директоров.
Бет Зеспел (Beth Zaspel)
Источник: сайт Secure-360 Conference
http://secure360.org/2013/02/records-managements-evolution/
Комментариев нет:
Отправить комментарий