Франция: Управлению смесью бумажных и электронных документов = смешанное делопроизводство?

Заметка специалиста компании Ever Team Нуреддина Ламрири (Noureddine Lamriri – на фото), была опубликована на блоге компании 31 мая 2012 года под заголовком «Un mix d’archives = archives mixtes ?».

Я решила перевести эту заметку потому, что, к сожалению, большинство коллег упорно не хочет замечать того, что мы переходим от бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному, и что в течение длительного периода времени нам нужно будет одновременно управлять как бумажными, так и электронными документами. Соответственно, и публикаций по этому вопросу – считанные единицы…

Думаю, следует также предупредить читателя о том, что у автора заметки, безусловно, есть заинтересованность в продвижении программных продуктов своего работодателя :)

Прошло более 10 лет с тех пор, как нам начали пророчить возникновение, вместе с экспоненциальным ростом объёмов электронных документов, «войну профессий» между адептами бумажных носителей и сторонниками носителей электронных. На самом же деле в практической деятельности у них имеется множество точек соприкосновения, и первую очередь общее желание сосредоточить внимание на основном элементе ценности: информации, и управлять ею.

Бумажные и электронные документы: взаимодополняющие, но разобщенные

Скажем прямо: внутри компаний, независимо от их размера, бумажные документы  продолжают использоваться и подтверждают свою полезность, наравне с электронными документами, в качестве носителя для записи информации, входящей в состав  информационных активов.

Несмотря на взаимодополняемость бумажных и электронных документов, и на наличие зрелого программного обеспечения для управления смешанными документальными фондами, службы управления бумажными и электронными документами уже давно работают разобщено, взаимно не имея представления друг о друге:

• С одной стороны, деятельность архивистов и документоведов тесно связана с управлением бумажными документами и с выполнением соответствующих задач, включая накопление реального опыта в плане создания высококачественных концепций и систем управления документами;


• С другой стороны, ИТ-специалисты отвечают за все виды электронной информации и культивируют глубокое понимание электронных рабочих процессов и условий их применения (архитектура, сети, и т.д.).

Организовать единую точку доступа к документам

Однако в последние годы, столкнувшись со сложившимся мире реалиями и с обстановкой, заставляющей защищаться от имеющихся рисков и повышать свою конкурентоспособности, компании осознали жизненную необходимость в достоверной  информации, в обеспечении её долговременной сохранности и быстрого к неё доступа, вне зависимости от вида используемых носителей информации. Эти обстоятельства стали катализатором появления новых проектов, в рамках которых пересматривается подход к управлению документами. Эти инновационные проекты нацелены на то, чтобы сфокусировать все силы компании на решение общей задачи: организовать единую защищённую точку доступа к документам.

Сотрудничество специалистов различных профессий и ИТ-специалистов

В большинстве подобных проектов одним из ключевых является вопрос о том, как объединить вокруг общей цели представителей различных профессий (архивистов, ИТ, юристов, ...) с тем, чтобы получить эффект синергии от их взаимно дополняющих знаний и навыков.

Подобные единые команды, формирование которых является ключевым элементом  проекта, делают возможным внедрение решений:

• Обеспечивающих единообразное управление всеми документами,


• Согласованных с политикой управления документами организации,


• Защищённых и жизнеспособных благодаря опоре на отраслевую практику и стандарты, такие, как ISO 14641-1:2012 «Управление электронными документами – Часть 1: Требования к проектированию и эксплуатации информационных систем, обеспечивающих долговременную сохранность электронных документов» (Electronic archiving - Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation) и др.;


• Способных перестраиваться в тех случаях, когда необходимо отреагировать на риски и экономические проблемы.

Успешное завершение проектов управления смешанными документальными фондами

В настоящее время можно констатировать рост числа реализуемых проектов совместного управления бумажными и электронными документами. Опыт, полученный в ходе  первых крупномасштабных проектов такого рода, подтвердил возможность создание единых глобальных систем. Отдача ощущается на всех уровнях компании, благодаря тому, что создатели и пользователи документов, а также специалисты по управлению ими действуют согласованно, ориентируясь на стратегические цели компании.

Нуреддин Ламрири (Noureddine Lamriri)

Источник: блог компании Ever Team
http://blog.ever-team.com/archivage-electronique-papier/2012/05/31/un-mix-archives-archives-mixtes/