Вслед за нашей первой статьёй о смешанном делопроизводстве, сегодня мы продолжим обсуждение этой темы, затронув вопрос, который многих компаний является центральным.
Действительно, эффективный процесс управления должен обеспечивать сохранность бумажных и электронных документов, исполнение соответствующих законодательно-нормативных требований и обеспечение удобного доступа к документам. В этом плане те, кто отвечает за выполнение корпоративных проектов в области управления документами, должны опираться на компьютерные технологии и выбирать программное обеспечение, способное поддерживать смешанный документооборот.
Встает, однако, вопрос о том, каковы могут быть последствия смешанного документооборота для управления деловой деятельностью организации.
Необходимость использования единого программного обеспечения
Для того, чтобы удовлетворить потребности деловой деятельности, необходимо обеспечить координированное управление бумажными и электронными документами с использованием одного и того же программного средства. Использование такого программного средства позволяет получить отдачу в виде простоты использования для конечных пользователей, повышения производительности труда, сокращения расходов, управления рисками и т.д.
Таким образом, координация управления бумажными и электронными документами в рамках одного инструмента становится необходимым условием для решения соответствующих правовых, стратегических и финансовых вопросов компаний.
Последствия смешанного документооборота для управления деловой деятельностью организации
Помимо надлежащего управления и обеспечения сохранности информации, проекты управления смешанными документальными фондами обеспечивают также коллективное использование информации и сохранение корпоративных знаний, а в конечном итоге – экспертизу ценности информационных активов и документального наследия организации. Эти проекты дают возможность удовлетворить ожидания многих сотрудников, сожалеющих об утрате ценной информации вследствие быстрых перемен и высокой мобильности кадров в компании.
Если, с точки зрения управления корпоративной информацией, главной целью является управление и обеспечение сохранности юридически значимых документов, то для сотрудников наибольшее значение имеет упрощение поиска информации, вне зависимости от вида носителя, посредством обеспечения единой точки доступа к документам. Такой подход позволяет сотрудникам находить нужную информацию в нужное время и в её актуальной версии. Централизация управления информацией на различных носителях в рамках одного инструмента, в соответствии с единой политикой, позволяет руководству «капитализировать» интеллектуальное наследие всей организации.
В свете экспоненциального роста объемов документов в компаниях, эволюции форматов и изменений в законодательно-нормативных требованиях, хорошая отраслевая практика должна учитывать возможности проектов ведения смешанного делопроизводства. При осуществлении таких проектов следует полагаться на проверенные процессы, методологии и инструменты.
Нуреддин Ламрири (Noureddine Lamriri)
Источник: блог компании Ever Team
http://blog.ever-team.com/archivage-electronique-papier/2013/01/29/impacts-de-larchivage-mixte-sur-la-gouvernance-dentreprise/
Интересно, в чем идея этого ПО. Ведь известная практика: сканы бумажных документов размещают в одной системе с электронными документами, т.е. создают единую точку доступа.
ОтветитьУдалитьЭтого, вообще говоря, недостаточно. Нужно иметь возможность ввести в систему сведения о местонахождении подлинника физического документа (это, кстати говоря, может быть не только бумажный документ или дело, но и электронный носитель), поддерживать контроль выдачи и возврата подлинника и т.д. Есть ряд тонкостей в ведении смешанных дел – частично электронных, частично бумажных; и в процедуре их уничтожения по истечении сроков хранения. В европейских требованиях к системам управления электронными документами MoReq2 таким возможностям посвящены два подраздела (10.1 и 10.2).
ОтветитьУдалить