Стратегии управления информацией в социальных сетях: Как сохранить документы, отражающие деятельность государственных органов в социальных сетях? Часть I

Статья Кейт Камминг (Kate Cumming) было опубликована 8 февраля 2013 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future). Публикуется с существенными сокращениями.

Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс (State Records) разработало проект свода рекомендаций под названием «Стратегии управления информацией в социальных сетях» (Strategies for managing social media information). Данное руководство расширяет и обновляет выпущенные в 2009 году рекомендации «Управление документами и веб 2.0».

Учитывая то, что сейчас значительная часть деятельности государственных органов начинает вестись с использованием предоставляемых социальными сетями возможностей, в рекомендациях рассматриваются проблемы, возможностей и варианты управления информацией в социальных сетях.

В данном руководстве описан ряд стратегий и приведены примеры из практического опыта, которые помогут определить:

• какая деловая информация создается в Ваших корпоративных разделах в социальных сетях,


• риски и долговременную деловую ценность этой информации,


• различные стратегии управления документами, которые будут использоваться для захвата и обеспечения сохранности документов, содержащихся в социальных сетях,


• сроки хранения различных типов документов, создаваемых в социальных сетях.

В руководстве уже имеется множество советов и примеров, но мы с удовольствием рассмотрим Ваши замечания и предложения, с тем, чтобы сделать этот документ максимально практичным и полезным. Мы особенно хотели бы получить «обратную связь» от специалистов, непосредственно имеющих дело с социальными сетями. Мы действительно заинтересованы во всех больших и маленьких замечаниях и предложениях, особенно по тем вопросам, которые мы упустили или неправильно истолковали. Нам также очень хотелось бы узнать мнение специалистов отрасли относительного того, как нам лучше структурировать руководство, чтобы оно было понятным и удобным в использовании.

На следующей неделе мы выложим руководство в виде PDF-файла, а пока что мы хотим предложить Вашему вниманию общее описание «Стратегий управления информацией в социальных сетях».

Деловые процессы государственного управления перемещаются в социальные сети

Важные деловые процессы государственного управления перемещаются в приложения, работающие в социальных сетях.

Социальные сети представляют собой группу онлайн-приложений, - таких, как сайты для общения и взаимодействия, вики-средства, блоги, микроблоги, сайты обмена видео- и аудиоконтентом и «доски объявлений», - позволяющих людям легко публиковать контент, делиться и обсуждать его (из руководства Департамента образования и по делам сообществ штата Новый Южный Уэльс по социальным сетям, 2011 год,  https://www.det.nsw.edu.au/policies/technology/communication/socmed_guide.pdf )

Такие мощные факторы, как Стратегия штата в области ИКТ (NSW Government ICT Strategy 2012, http://www.services.nsw.gov.au/ict/sites/default/files/NSW%20Government%20ICT%20Strategy%202012_1.pdf ), поощряют широкое использование государственными органами социальных сетей в интересах их основной деятельности, с тем, чтобы:

• улучшить обслуживание клиентов,


• расширить доступ к информации, и


• напрямую вовлечь общественность в процесс принятия решений в сфере государственного управления.

Если куда-то перемещается деловая деятельность, туда же уходит и информация

По мере того, как деловая информация будет создаваться или поступать с использованием платформ социальных сетей, организации станут полагаться на постоянную доступность деловой информации в социальных сетях при поддержке клиентов, выполнении деловых операций, подготовке отчетности и при обеспечении подотчётности перед общественностью.

Приложения социальных сетей принадлежат третьим сторонам и располагаются в облаке

Как правило,  приложения социальных сетей:

• являются собственностью третьей стороны,


• расположены в облаке,


• регулярно изменяются, и


• на них нельзя полагаться, когда речь идёт о сохранении деловой информации высокого риска или длительного срока хранения.

Поэтому, если у организации есть потребность в той деловой информации, которая перемещается в социальные сети, то следует спланировать управление ею

По мере того, как использование социальных сетей всё больше становится необходимым или обязательным и соответствующие приложения начинают массово применяться государственными органами и организациями, всем таким организациям нужно продумать, какая именно корпоративная и деловая информация перемещается в социальные сети, и выработать стратегии, обеспечивающие сохранение этой информации и её доступность тогда, когда в этом возникает необходимость.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/02/ii_11.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/strategies-for-managing-social-media-information-how-to-keep-records-of-government-social-media-business/#more-2691