понедельник, 31 мая 2010 г.

Встреча участников DLM-форума в Мадриде

25-26 мая 2010 года в Мадриде прошла очередная встреча участников DLM-форума.

Цели встречи были сформулированы следующим образом:
  • Проинформировать о ряде успешных /разноплановых программ использования спецификаций MoReq,

  • Сообщить о ходе реализации инновационной программы MoReq 2010,

  • Провести дискуссии на тему «Стандарты управления электронными документами на перекрестке дорог – сближаются ли спецификации ISO и MoReq?»,

  • Дать оценку проблем, связанных с воздействием и позиционированием SharePoint в области управления корпоративными документами,
  • Сообщить новости об инициативе DLM по интероперабельности,

  • Высказать мнения об управлении документами на рабочем месте,

  • Проанализировать образовательную/исследовательскую программы проекта MoReq,

  • Провести круглый стол по вопросу создания сети центров тестирования на соответствие требованиям MoReq.

Пресса и сам DLM-форум пока не балуют обилием информации, однако удалось обнаружить выложенную в сети презентацию большого доклада, с которым на встрече выступил профессор университета Амстердама Эрик Кетелаар (Eric Ketelaar – о нём упоминалось здесь: http://rusrim.blogspot.com/2010/05/8-eca-2010-vii.html ).

Доклад Кетелаара назывался «Гражданский служащий 2.0 и управление жизненным циклом электронных документов: Шалость или угощение? [Trick or Treat - игра такая, особенно популярная во время Хэллоуина, когда детишки ходят от двери к двери и просят их угостить, угрожая в противном случае какой-нибудь проделкой]».


Из самого факта данного доклада (50 слайдов - часа полтора, не меньше!) можно сделать вывод о том, что DLM-форум серьёзно задумался о том, как "вписаться" в программы "правительства 2.0" / "открытого правительства".

Источник: сайт DLM-форума / сайт Slideshare
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=318_b0072e75dbc68d6b99306550ab9d7955&Itemid=117〈=en
http://www.slideshare.net/ketelaar/dlm-madrid

Конференция по архивному делу в Румынии

На днях на сайте ВНИИДАД появилась новость об участии специалистов института в международной конференции «Архивы в 21 веке: теория, практика, профессиональное образование и новейшие тенденции развития в этой области», организованной факультетом архивистики Полицейской академии имени А.И. Куза (Academia de Politie «Alexandru Ioan Cuza», г. Бухарест) и проходившей 13-14 мая 2010 года (см. http://www.vniidad.ru/news/buharest2010.html ).

Сейчас на сайте академии выложены тезисы докладов (в т.ч. на английском языке, см. http://www.academiadepolitie.ro/Facdearh/documente/cercetare/rezumate_sesiune_arhivistica_mai_2010.pdf ), включая тезисы докладов Е.А. Романовой и Н.А. Тасиц. Доступна и программа конференции, - правда, только на румынском языке (см. http://www.academiadepolitie.ro/Facdearh/cercetare.html ), но автопереводчики справляются :)

Мне показались наиболее интересными тезисы доклада Богдана Флорина Поповичи, румынского архивиста из регионального архива города Брашова (Arhivele Naţionale Braşov) "Архивный компас в магнитной буре" (Busola arhivistică în furtuna magnetică), перевод которых приводится ниже.

Богдан Флорин Поповичи (Bogdan Florin Popovici, на фото), Национальный архив в г. Брашов, Румыния «Архивный компас в магнитной буре»

«Как и всякая политика общегосударственного масштаба, национальная политика в области архивного дела формируется политиками. Когда у них нет подходящих идей, они обращаются за советом к профессионалам. Несмотря на все это, в Румынии в определение архивной политики вмешиваются все, кому не лень:  политики, архивисты, экономисты, юристы и т.д.

Профессионалы различных специальностей жалуются на эту «магнитную бурю», приводящую их в  недоумение, но в то же время каждый пытается извлечь для себя преимущества из правового хаоса, выбирая то, что лучше соответствует его личным интересам и игнорируя общую перспективу.

Существует ли выход из этой ситуации? На это трудно дать уверенный ответ, поскольку подобные процессы происходят в Румынии не только в области архивного дела. И кто же виноват? На мой взгляд,  основную ответственность несут профессионалы архивного дела,  - работающие, в основном, в государственных архивах, - живущие в собственном изолированном мирке и неспособные подняться до уровня понимания и до широкой профессиональной перспективы, которые требуются для формирования национальной позиции по вопросам архивного дела.»

Источники: сайт ВНИИДАД / сайт Полицейской академии им. Куза
http://www.vniidad.ru/news/buharest2010.html
http://www.academiadepolitie.ro/Facdearh/cercetare.html

воскресенье, 30 мая 2010 г.

Тезисы ECA-2010, часть X: Хорватия

Влатка Лемич (Vlatka Lemic – на фото, рядом с В.П.Козловым) - Государственный архив Хорватии, «Управление электронными документами в системе ARHiNET»

ARHiNET – это сетевая информационная система для описания, обработки и управления архивными документами, созданная в 2006 году Государственным архивом Хорватии и компанией по разработке программного обеспечения Avicena Software.

В Хорватии это национальная архивная система, признанная Министерством культуры национальным проектом, а также являющаяся частью «электронной Хорватии» - оперативного плана правительства Республики Хорватия. Кроме того, на европейском конкурсе инноваций, способствующих эффективности и продуктивности государственных администраций европейских стран  «European eGovernment Awards 2009», система была отмечена знаком «хорошей практики».

Все архивы Хорватии участвуют во внедрении этой уникальной архивной информационной системы, охватывающей все деловые процессы в архивных учреждениях, а также в ряде других организаций-хранителей документов, подконтрольных государственным архивам. В настоящее время в системе около 700 зарегистрированных пользователей из более чем 150 учреждений.

Одна из важных задач системы заключается в обеспечении доступности и сохранности электронного контента, а также описания электронных документов. ARHiNET дает возможность описывать архивные материалы любого типа и содержания (текстовые, графические, картографические, аудиовизуальные, электронные, объекты, фотографии и т.д.), в соответствии с международными стандартами архивного описания и другими соответствующими спецификациями.

Каждый документ описывается с помощью набора общих элементов данных; специальных данных, зависящих от типа документа; и соответствующих таблицы дополнительных данных, доступных в виде специальных списков. Описательная информация хранится  в нескольких основных, взаимосвязанных наборах данных, которые описывают фонды и коллекции, создателей и хранителей документов. Совместно они обеспечивают интеграцию данных и сохранение контента и контекста документов всех видов.

Помимо поддержки описания электронных материалов, в ходе идущего сейчас развития системы предусматривается совершенствование имеющихся функциональных возможностей, включая опции онлайн-доступа к электронным документам, их поиска и извлечения. Реализовано это будет посредством модели «централизованного пула данных» ARHiNET, спроектированной для обеспечения долговременной сохранности и доступа к электронной информации, такой, как базы данных и мультимедийные документы. В модели определен список XML-структур, баз данных и файлов, обеспечивающих сохранение структуры, содержания и контекста электронных документов, управление ими и их использование в рамках единой системы.

Дополнительная информация:
http://www.iias-trieste-maribor.eu/fileadmin/atti/2008/Lemic.pdf
http://www.bar.admin.ch/eca2010/... (презентация доклада)

суббота, 29 мая 2010 г.

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 опубликован

Как подсказали коллеги с форума секретарей на сайте PRO-Секретариат ( http://www.sekretariat.ru/forum/forum1/topic683/message23009/#message23009 ), наконец-то опубликован стандарт ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами».


Со стандартом можно познакомиться на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии по адресу: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=2&month=4&year=2010&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=167711

Основная ценность ГОСТ Р ИСО 22310-2009: он недвусмысленно говорит о том, что все виды документов должны управляться по единым правилам, а именно - по правилам делопроизводства.

Данный стандарт должен помочь специалистам по управлению документами при общении и при налаживании равноправного партнёрства со специалистами других направлений (таких, как менеджмент качества и окружающей среды, обеспечение безопасности на рабочих местах, информационная и общая безопасность, обеспечение непрерывности деловой деятельности и т.д.). В свою очередь специалистам этих направлений стандарт поможет более качественно разрабатывать документированные процедуры по управлению документами и информацией, а также иные нормативные документы, так или иначе затрагивающие вопросы делопроизводства и документооборота.

Помимо этого, стандарт может быть полезен при разработке политики управления документами в организации, - особенно в отношении того, как формулировать требования к делопроизводству во внутренних нормативных документах.

Тезисы ECA-2010, часть IX: Германия

Михаэль Холлман (Michael Hollmann) - Федеральный архив Германии, «Электронный архив Федерального архива Германии»

В докладе представлены концепции уже реализованных компонентов, а также дальнейшие планы развития электронного архив Федерального архива Германии.

В октябре 2008 года Федеральный архив принял в промышленную эксплуатацию первую очередь своего электронного архива. С этого момента функциональные возможности электронного архива постоянно усиливаются, с целью охватить все описываемые стандартом OAIS стадии архивации подлинных электронных документов, и все типы электронных документов.

В результате создаются необходимые условия для принятия в будущем на архивное хранение подлинных электронных документов федерального канцлера, федерального правительства и министерств, и для обеспечения их долговременной сохранности и доступа к ним.

В докладе описываются основные положения и принципы Федерального электронного архива,  а также этапы его создания, выполненные до весны 2010 года, и планы на будущее.  В частности, будут рассмотрены, с архивно-методической точки зрения, следующие вопросы:
  • Стандарт OAIS как основа для федерального электронного архива;

  • Правовая база и особенности архивирования подлинных электронных документов;

  • Идея стандартного модуля архивирования (Standardarchivierungsmodul, SAM) как методологический подход к архивированию электронных документов из разных систем;

  • Схема метаданных XBArch

  • Workflow-процесс приёма на хранение электронных документов из систем управления документами и контентом;

  • Конвертирование не подходящих для длительного хранения файловых форматов как часть workflow-процесса;

  • Раскрытие архивных электронных документов,  и взаимодействие электронного архива с системой управления архивом Федерального архива (BASYS);

  • Резервирование (Die Speicherhaltung) и планирование работ по обеспечению долговременной сохранности;

  • Представление электронных архивных документов, и программа просмотра архивного информационного AIP-пакета;

  • «Промежуточный» электронный архив Федерального архива как общая служба, обслуживающая высшие федеральные органы власти и федеральное правительство;

  • Архивация электронных документов, хранящихся в файловых системах;

  • Архивация баз данных и другие специализированные электронные процедуры (методологические вопросы, и вопросы внедрения)
Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/... (презентация доклада)

пятница, 28 мая 2010 г.

Регламентирован порядок размещения информации на сайте ФСФР

Необходимость исполнения требований закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и постановления Правительства Российской Федерации от 24.11.2009 № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти» заставляет органы государственной власти совершенствовать нормативное регулирование работы своих представительств в Интернете.

Федеральная служба по финансовым рынкам приказом от 25 марта 2010 года № 10-25/пз-н утвердила новый «Порядок обеспечения доступа граждан и организаций к информационному ресурсу» и «Состав сведений о деятельности ФСФР России, размещаемых на сайте ФСФР России в сети Интернет».

Моё внимание привлекли два пункта, касающиеся требования о размещении текстов официальных выступлений и заявлений руководителя и заместителей руководителя ФСФР России, - прежде всего требование о том, чтобы тексты докладов и выступлений размещались на сайте «в течение одного рабочего дня со дня выступления» (пп. 2.5. и 2.6.).

Правда, не совсем понятно, какие выступления подпадают в категорию «официальных». В принципе, любое выступление чиновника такого уровня на публике в его должностном качестве (например, приветственная речь на открытии конференции) может рассматриваться как официальное.

Вопрос не праздный: сейчас не редкость, когда высокопоставленные руководители «без бумажки» выступают с 10-20 минутным докладом перед самой различной аудиторией. Если подобные выступления «перед пионерами школьниками» расценивать как официальные, то, согласно нормативному документу, чиновнику придется, придя на следующий день на работу, тут же записать свою речь для выкладывания на сайт!

Я – за гласность, но против доведения её до абсурда, тогда чиновники могут начать отказываться от публичных выступлений только потому, чтобы не писать затем их тексты для сайтов. Считаю, что если речь произносилась не по-написанному, вполне достаточно выложить или аудио- / видеозапись выступления, и/или презентацию (если докладчик выступал со слайдами), и/или дать о нём пресс-релиз. А может быть, руководителям стоит подойти к этому вопросу с выдумкой – соглашаться на выступления с условием, что принимающая сторона обеспечит аудиозапись и подготовку к следующему дню. стенограммы :)

Также заинтересовали меня два пункта, связанные с уничтожением информации, размещенной на сайте, и с организацией контроля за работой сайта.
«Об утверждении Порядка обеспечения доступа граждан и организаций к информационному ресурсу и Состава сведений о деятельности ФСФР России, размещаемых на сайте ФСФР России в сети Интернет» (утв. Приказ ФСФР РФ от 25.03.2010 № 10-25/пз-н)

3.4. В случае утраты актуальности размещенной на Сайте информации (за исключением информации, к которой должен быть обеспечен доступ в течение определенных сроков) ответственные работники структурных подразделений ФСФР России, предоставившее такую информацию, не позднее одного дня с момента утраты актуальности направляют в Управление информации и мониторинга финансового рынка сообщение в электронном виде по электронной почте о снятии такой информации с Сайта.

5.3. Работники всех структурных подразделений ФСФР России, обнаружившие отсутствие доступа к Сайту либо разделу Сайта, а также другие технические неисправности, должны незамедлительно предоставить данную информацию в электронном виде по электронной почте в Управление административно-технического обеспечения.
Если с п.5.3. все понятно и правильно – такой подход позволяет минимизировать затраты на выявление различных технических огрехов, то п. 3.4. наглядно показывает, что пока в ФСФР не понимают, что удаление информации с сайта - гораздо более ответственное дело, чем им кажется. Актуальность – она ведь, как говорится, «в глазах смотрящего» :) Я бы настоятельно рекомендовала отнестись к этому вопросу более серьезно, и проводить подобную «чистку» с составлением официального акта об удалении с сайта документов и информации.

Приведенный в документе список материалов, за размещение которых на сайте отвечает Управление делами и архива ФСФР, ярко показывает скромную роль службы ДОУ ведомства в освоении современных технологий. Из 139 видов размещаемой информации Управление делами отвечает за всего за 4 вида:
«Состав сведений о деятельности ФСФР России, размещаемых на сайте ФСФР России в сети Интернет»

1.2. Адрес электронной почты для направления запросов пользователями информации и получения запрашиваемой информации.

7.3. Порядок и время приема граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления.

7.4. Обзоры обращений граждан и организаций, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления, поступивших в ФСФР России, обобщенная информация о результатах их рассмотрения и о мерах принятых.

7.5. Телефоны и адресные реквизиты структурных подразделений ФСФР России по работе с обращениями граждан, сведения о порядке работы этих фамилия, имя и отчество подразделений; должностного лица ФСФР России, ответственного за работу с обращениями граждан, номер телефона, адрес электронной почты, по которому можно получить информацию справочного характера.
По-моему, это как-то маловато…

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=47022

Тезисы ECA-2010, часть VIII: Дания

Ян Дальстен Сёренсен (Jan Dalsten Sørensen – на фото) - Национальные архивы Дании, «Сдаточный информационный SIP-пакет по-датски»

Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов, с момента первых поступлений данных из EDP-систем в районе 1975 года, в течение многих лет остается очень важной областью, которой Национальные архивы Дании уделяют постоянное внимание. В 2000 году мы выпустили наш первый набор правил для полностью электронной передачи документов на архивное хранение, не позволяя передавать на бумаге сопровождающую документацию. Тогда же наши правила впервые стали выпускаться в качестве законодательно-нормативных актов, сначала как циркуляры, а затем (с 2004 года), как министерские приказы.

В 2010 году вступают в силу пересмотренные правила, в которых мы определили сдаточный информационный пакет (SIP) [терминология стандарта OAIS. – Н.Х.] таким образом, чтобы внести изменения, сохранив преемственность. В докладе будут элементы датской реализации SIP-пакетов в соответствии с новыми правилами.

В число основных положений новых правил входят следующие:
  • В принципе, SIP основан на швейцарском формате SIARD [открытый архивный формат для баз данных – Н.Х.], однако мы сочли необходимым сформулировать датское подмножество, с упором на те элементы, которые могут быть извлечены из баз данных автоматически. Кроме того, мы разработали отдельные схемы для XML-файлов, включающие дополнительные структурные и контекстные метаданные, с тем, чтобы четко отделить информацию, которая может быть автоматически извлечена из баз данных, от информации, которая должна быть представлена передающим документы учреждением.

  • Описательная информация для нужд долговременной сохранности (Preservation Description Information, PDI) стандартизирована в гораздо большей степени, чем прежде, на основе опыта обработки по существующим правилам сдаваемых на архивное хранение документов, а также опыта, накопленного в ходе нашего недавно завершившегося проекта  Accessproject (2005-2008 гг.), в ходе которого были разработал инструменты и процедуры, делающие сданные на хранение материалы доступными для наших пользователей.

  • Несколько увеличилось число принимаемых нами файловых форматов, - например, разрешены GML, JPEG2000 и MPEG-4. Мы, однако, не принимаем файлы в формате PDF/A.
Помимо структуры SIP-пакета по новым правилам, в докладе также будет рассказано о ряде наших работ по формулированию и внедрению новых требований, включая разработку программного обеспечения, а также о сотрудничестве с заинтересованными сторонами как внутри, так и вне Национальных Архивов.

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/... (презентация доклада)

четверг, 27 мая 2010 г.

Тезисы ECA-2010, часть VII: Дания

Метт Холл-Андерсен (Mette Hall-Andersen), Кирстен Вилладсен Кристмар (Kirsten Villadsen Kristmar – на фото) – Национальные Архивы Дании, «Экспертиза ценности документов из систем управления электронными документами (ERMS)»

С конца 1990-х годов большинство датских государственных органов перешло на использование полноценных ERMS-систем, в которых как документы, так и их метаданные хранятся в электронном виде. Выборки документов из примерно 30 таких систем были переданы в системно-независимых версиях в Национальные Архивы Дании. Эти документы не проходили экспертизу ценности. В 2009 году завершился проект по разработке на будущее политики экспертизы ценности принимаемых из ERMS-систем документов, - среди прочего, на основе изучения полученных Национальными Архивами выборок документов.

В нашем докладе мы хотим представить результаты этого проекта. В этой связи будут рассмотрены следующие вопросы:
  • Краткая информация о том, как государственные органы Дании используют ERMS-системы, и рассказ о датской модели передачи на архивное хранение, долговременной сохранности и обеспечения доступа к электронным документам.
Форматы поступающих из ERMS-систем документов
(преобладают DOC, TIFF, TXT и PDF)
  • Стоимость передачи на архивное хранение и обеспечения долговременной сохранности созданных в ERMS-системах документов, в сравнении с документами на бумажных носителях. Единственной причиной проведения экспертизы ценности документов служит желание сократить расходы, поэтому крайне важно знать, с чем связаны основные издержки. Например, так же ли влияет объём документов на стоимость обслуживание электронного архива, как он влияет на стоимость обслуживания бумажного архива?

  • В чём и какой степени контент ERMS-систем отличается от содержимого бумажных архивов. Рассматриваются следующие вопросы:

    • Какую роль она играет, что, что сохраненные в EDMS-системах документы создаются и передаются электронным образом? Мы ожидаем найти в ERMS-системах большее количество документов, чем в бумажных системах, а также значительное количество компьютерных файлов, которые не могут считаться документами.

    • Как сказывается то, что ERMS-системами, как правило, управляют обычные гражданские служащие, а не профессиональные специалисты по управлению документами. Мы ожидаем найти в ERMS-системах определенное число неправильно созданных документов.

  • Каким образом реализовать на практике экспертизу ценности документов в ERMS-системах? Можем ли мы поспособствовать более эффективному использованию систем, и можно ли будет удалить те документы, которые мы не хотели бы сохранять.
На основании ответов на эти вопросы мы надеемся разработать политику в области проведения экспертизы ценности документов в ERMS-системах.

Мой комментарий: Я специально не перевожу термин ERMS (скажем, как СЭД), поскольку функциональные возможности систем, используемых датскими государственными органами, достаточно существенно отличаются от тех, которые в представлении наших специалистов традиционно ассоциируются с СЭД.

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/... (презентация доклада)

среда, 26 мая 2010 г.

США и Россия: Две точки зрения на роль архивов в современном обществе

Выступая 12 мая 2010 года с докладом  на VI заседании Совета по архивному делу,  руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов следующим образом обозначил роль архивов в современном российском обществе:  «Главная задача архивов – не исполнение услуг (самую массовую услугу – ответы на социально-правовые запросы – архивы реализуют бесплатно), а выполнение государственных функций по сохранению и пополнению документов Архивного фонда России, являющихся государственной или муниципальной собственностью».

При таком позиционировании своей деятельности архивам, с моей точки зрения, вряд ли удастся занять достойное место в системе государственного управления, а значит, и добиться достойного финансирования. Работа по комплектованию и сохранению национального Архивного Фонда, безусловно, важна,  - но она воспринимается большинством принимающих решения руководителей государственных структур (да и большинством населения), как вид деятельности, который слабо связан с решением наиболее актуальных текущих проблем, и может осуществляться «в фоновом режиме». Под это серьезных денег не дадут, а недостаток финансирования – несомненно, первопричина большинства накопившихся в отрасли проблем.

В США вопрос о роли Национальных Архивов  в конце 2009 года  обсуждался на существенно более высоком уровне – на слушаниях в подкомитете по информационной политике, статистике и национальным архивам комитета Палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления. Слушания были специально посвящены будущему Национальных Архивов США, и их тема была задана следующим образом: «Исторический музей или агентство, обеспечивающее доступ к документам? Определение и выполнение миссии Национальных Архивов» (см. подробнее: http://rusrim.blogspot.com/2009/12/blog-post_19.html ).

В своём выступлении на слушаниях Архивист США (руководитель национальный архивной службы) основную функцию своего ведомства сформулировал следующими словами: «Действующий стратегический план Национальных Архивов определяет нашу миссию как служение американской демократии путем защиты и обеспечения долговременной сохранности документов нашего государства, гарантируя, что граждане могут вести поиск, использовать и извлекать уроки из этого документального наследия. Мы обеспечиваем постоянный доступ к важнейшей документации, относящейся к правам американских граждан и действиям их правительства. Мы поддерживаем демократию, содействуем гражданскому образованию и способствуем историческому пониманию нашего национального опыта

Как видим, история и исторический опыт также упоминаются, - но среди других очень «звучных» функций Национальных архивов США.

В марте 2010 года Архивист США выступал перед подкомитетом по финансовому управлению, государственной информации федеральным службам и международной безопасности комитета Сената по внутренней безопасности и государственным делам года. Он, прежде всего, рассказал сенаторам о той роли, которую Национальные Архивы играют для американской демократии в целом, и, в частности, для построения современного «открытого правительства» - одной из самых «ударных» программ администрации президента Обамы (см. подробнее:  http://rusrim.blogspot.com/2010/04/blog-post_14.html ).

С моей точки зрения, тесная привязка деятельности архивов к основным принципам американского общества, выпячивание роли управления документами как ключевого элемента, необходимого для построении электронного / открытого правительства в США создает совсем иное представление о роли архивов в обществе,  и позволяет архивам получать очень приличное финансирование даже в условиях финансового кризиса.

Росархив же пока что лишь рассчитывает на то, «… что, как минимум, два мероприятия, связанные с архивами, найдут свое место в новой долгосрочной государственной программе «Электронная Россия»».

Я уверена, - и не устаю об этом говорить публично, - что и программа «Электронная России», и прочие программ, связанных с построением в России информационного общества, - это, прежде всего, юридически значимый электронный документооборот, электронные документы и электронные архивы. Без решения соответствующих вопросов любая программа обречена если не на полный провал, то на прозябание и ползучее продвижение вперед. Определенные успехи последних лет в построении «электронного правительства» напрямую  связаны тем фактом, что именно в этот период было наконец-то обращено внимание на решение проблем  электронных документов и электронного документооборота.

В докладе А.Н. Артизова указывается, что «…будущее архивов напрямую связано с внедрением информационных технологий и электронными документами. Мы должны аккуратно и последовательно предлагать свои услуги там, где действительно имеем классных специалистов и можем реально помочь внедрению электронного документооборота. На сегодня – это вопросы его нормативно-методического обеспечения, унификации и стандартизации традиционного делопроизводства, электронного документирования и электронного документооборота. Именно сюда мы будем направлять свои усилия».

С моей точки зрения, такая «программа участия» недостаточно «зубастая», и она автоматически отодвигает архивистов на вторые, а то и на третьи роли в этих проектах. В этом случае им и впредь будет доставаться только малоинтересная, трудоемкая и плохо оплачиваемая техническая работа, от которой отказались все остальные. В мировом архивном сообществе, напротив, уже стала общепринятой точка зрения, согласно которой архивисты должны на равных с представителями других профессий участвовать в соответствующих проектах, начиная со стадии первоначального проектирования, - и только тогда можно быть уверенным, что, когда придёт время сдавать электронные документы в государственные архивы,  не возникнет неразрешимых проблем. Писать же нормативные и методические документы к уже сформированным без учёта мнения документоведов и архивистов системам -  дело крайне неблагодарное.

Пришла пора потребовать своё законное место в проектах «электронного правительства», пора разорвать порочный круг, когда недостаток денег приводит к потере специалистов и сворачиванию научных исследований, а нехватка специалистов и свежих идей, в свою очередь, к тому, что деньги нет смысла выделять.

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/Artizov_120510.shtml

Тезисы ECA-2010, часть VI: Швейцария

Мартин Кайзер (Martin Kaiser), Георг Бюхлер (Georg Büchler) - Федеральный архив Швейцарии, «Политика приема на архивное хранение баз данных»

Экспертиза ценности содержимого баз данных осложняется тем фактом, что в традиционном смысле они не являются архивными документами. На вопрос о доказательной и информационной ценности можно ответить по-разному, и последствия в виде решения о приёме на хранение и удобства использования архивных данных имеют решающее значение. В проекте создания управления по координации архивирования электронных документов постоянного срока хранения (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen, KOST) эти проблемы рассматриваются на примере архивирования базы данных страхования имущества.

Особую проблему представляет экспертиза ценности тех электронных документов, которые не имеют аналогов на традиционных носителях, и где нельзя опереться на сложившуюся практику экспертизы ценности. В проекте KOST с этой проблемой столкнулись при архивации данных из реестров, относящихся к  страхованию зданий. В докомпьютерную эпоху эти данные упорядочивались в реестрах или картотеках по объектам и могли быть получены в таком виде, - а сегодня они хранятся в базах данных.

В принципе, возможны два различных сценария приема на хранение,  которые уже частично были протестированы в похожих проектах:
  • С одной стороны, можно утверждать, что база данных является лишь инструментом, помогающим в подготовке документов. В этом случае архивации подлежат только «готовые» документы, созданные на основе содержащейся в базе данных информации. Это могут быть как документы, реально используемые в деловой деятельности (в данном примере, технические паспорта зданий), так и специально созданные новые виды документов (списки зданий).

  • С другой стороны, компьютеризация регистрационных данных делает возможным гораздо более разнообразное использование этих данных (в частности, проведение статистического анализа), поэтому необходимо заархивировать саму базу данных в соответствующем формате. На хранение могут приниматься или все имеющиеся данные по объекту, или же может быть проведен традиционный отбор на архивное хранение только необходимого подмножества полей и таблиц. Отобранные данные экспортируются из исходной базы данных.
Выбор между этими сценариями и вариантами, и, следовательно, подход к проведению экспертизы ценности, должна основываться на ответах на следующие вопросы:
  • Какие потребности пользователей должны быть удовлетворены? Достаточно ли ориентироваться, в первую очередь, на исследование в области гражданского строительства (сегодня в подавляющем большинстве случаев данные используются именно в этих целях), - либо нужно учитывать имеющийся потенциал для проведения других типов исследований?

  • Каким образом лучше всего документировать деятельность учреждения? Достаточно ли, как раньше, сохранить подготовленные учреждением документы? Будут ли данные реестра по-прежнему полезны в их взаимосвязи, даже если они будут выведены из первоначальной программной среды базы данных?
В докладе KOST представляет свой подход к решению этой проблемы.

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/00732/00869/index.html?lang=en&download=M3wBPgDB/8ull6Du36WenojQ1NTTjaXZnqWfVp3Uhmfhnapmmc7Zi6rZnqCkkIN2fXuCbKbXrZ6lhuDZz8mMps2gpKfo  (презентация доклада)

вторник, 25 мая 2010 г.

Очередная конференция Евро-Азиатского регионального отделения Международного Совета Архивов (ЕВРАЗИКА) прошла в Одессе

11-я ежегодная общая конференция Евро-Азиатского регионального отделения Международного Совета Архивов прошла 21-23 мая 2010 в г. Одесса. Кроме того, прошли заседания Консультативного совета руководителей государственных архивных служб стран СНГ и международные научные конференции: «Общее архивное наследие и национальные архивные фонды» и «Электронный документооборот и электронные архивы».

Организовали мероприятия Государственный комитет архивов Украины и Государственный архив Одесской области. Международные мероприятия проводились при поддержке Одесской областной государственной администрации.

Евро-Азиатского регионального отделения  МСА (ЕВРАЗИКА) было создано на основании статьи 53 Устава МСА решением XIV сессии Генеральной ассамблеи МСА в Севилье 25 сентября 2000 г.  Главные цели ЕВРАЗИКИ: установление, поддержание и развитие связей между национальными архивными службами региона, а также между учреждениями и организациями, занятыми в сфере сохранения, использования и управления архивными документами; поддержка мероприятий по сохранению и защите архивного наследия региона, расширение доступа к архивам региона, подготовка и распространение информационных материалов об их фондах и стимулирование использования архивных документов; улучшение профессиональной подготовки архивистов региона. Общие конференции ЕВРАЗИКи проводятся ежегодно, участие в них принимают члены регионального отделения и страны-наблюдатели.

В этом году в ежегодной 11-й Всеобщей конференции ЕВРАЗИКИ, в работе Консультативного совета и международных конференций приняли: представитель Исполкома СНГ А.М. Аскольский;  руководители архивных служб и ответственные работники государственных архивных учреждений Азербайджана (руководитель делегации - начальник Национального архивного управления А.А.Пашаев), Армении (руководитель делегации - директор Национального архива А.С.Вирабян), Беларуси (руководитель делегации - директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции В.И.Адамушко), Грузии (руководитель делегации - заместитель директора Национального архива Грузии Г.С.Чежия), Казахстана (руководитель делегации - Председатель Комитета информации и архивов Министерства связи и информации Б.Т.Берсебаев), Латвии (директор Генеральной дирекции государственных архивов В.Е.Шталс), Молдовы (директор Национального архива П.М.Виколь), России (руководитель делегации - заместитель руководителя Федерального архивного агентства В.П.Тарасов), Узбекистана (Генеральный директор Агентства "Узархив" при Кабинете Министров А.Х.Абдуллаев), Украины (руководитель делегации - Председатель Государственного комитета архивов Украины О.П.Гинзбург). Общее количество участников - 40 человек.

В рамках международных мероприятий состоялось подписание Меморандума о сотрудничестве между Государственным комитетом архивов Украины и Национальным архивным управлением Азербайджанской Республики, Меморандума о сотрудничестве между Государственным комитетом архивов Украины и Национальным архивом Грузии, Соглашения о сотрудничестве между Государственным комитетом архивов Украины и Министерством связи и информации Республики Казахстан.

Мой комментарий: Интересно, сколько времени  потребуется Росархиву, чтобы рассказать о своём участии в этом мероприятии? По закону, ведомство вроде бы как обязано заранее информировать об участии своих руководителей, а через день после их выступления – публиковать на своём сайте тексты докладов :)

Дополнительная информация: Новость на сайте Федерального архивного агентства, 1 июня 2010 года, http://archives.ru/press/220510.shtml

Источник: сайт Госкомархива Украины / сайт «Взгляд из Одессы»
http://www.archives.gov.ua/News/pr-20-04-2010.php
http://od-news.com/index.php?option=com_content&task=view&id=9880&Itemid=2

Проект PLANETS: Опубликованы итоги опроса организаций, заинтересованных в долговременном сохранении электронных материалов

В начале 2009 года в рамках европейского проекта PLANETS (Preservation and Long-term Access through Networked Services – Обеспечение долговременной сохранности и доступа посредством сетевых сервисов) был проведен онлайн-опрос лиц и организаций, заинтересованных в долговременном сохранении электронного контента. В частности, опрашивались национальные библиотеки и архивы стран Европы. В ходе обследования было получено довольно большое число ответов (свыше 200). Хотя респонденты представляли широкий круг различных организаций, примерно 40% были сотрудниками библиотек и треть - архивов.

11 мая 2010 года отчёт был выложен на сайте проекта PLANETS, и доступен по адресу: http://www.planets-project.eu/docs/reports/planets-survey-analysis-report-dt11-d1.pdf

Результаты опроса показали, что респондентам требуется обеспечивать сохранность широкого спектра видов электронной информации из различных источников. Больше, чем каким-либо иным организациям, динамический контент нужно сохранять библиотекам, и у них же наибольшее разнообразие типов электронного контента. Интересно, что многие архивы могут диктовать, в каких форматах они получают электронные материалы (и, следовательно, определять, долговременную сохранность каких форматов им нужно будет обеспечить), - в то время, как библиотеки не имеют такой возможности.

Респондентам нужно сохранять значительные объёмы данных. В настоящее время организации в среднем хранят менее 20 терабайт, однако в течение десяти ближайших лет эта цифра вырастет, как ожидается, до 500 терабайт. Поэтому не удивительно то, что, по их мнению, любое решение для управления этими данными должно быть масштабируемым, как в плане общего объёма контента, так и скорости ввода данных в систему.

Возможность поддержания их электронной информации в течение сроков до 50 лет таким образом, чтобы можно было доказать отсутствие какой-либо порчи или искажений, респонденты рассматривают как важнейшее свойство любого решения, обеспечивающего долговременную сохранность. Также очень важны планирование деятельности по обеспечению долговременной сохранности, и соблюдение стандартов. Для библиотек ключевой является способность решения работать с разнообразными видами электронного контента и форматов, которые они должны хранить. В то же время респонденты сочли менее важными эмуляцию и интеграцию электронного архива с системами, обеспечивающими создание, хранение и доставку контента.

Организации в основном идут по пути создания систем из готовых компонентов и последующей их настройки под свои потребности. В настоящее время в решениях, обеспечивающих долговременную сохранность электронного контента, программное обеспечение с открытым исходным кодом и коммерческое ПО используются одинаково часто, обычно объединяясь в рамках одного решения. По прогнозам, в будущем только 2% всех решений будут чисто коммерческими, - это в семь раз меньше текущего уровня. Большое число тех, кто использует смесь коммерческого ПО и ПО с открытым исходным кодом, и создает настроенные под свои нужды системы из готовых компонентов означает, что ПО для обеспечения долговременной сохранности должна быть модульным, с четко определенными интерфейсами.

Источник: сайт проекта PLANETS
http://www.planets-project.eu/publications/

Тезисы ECA-2010, часть V: Швейцария

Флориан Мюллер (Florian Müller), Петер Форнаро (Peter Fornaro), Рудольф Гшвинд (Rudolf Gschwind) – университет Базеля, Швейцария, «Новый подход к аутентичности в электронных архивах»

Флориан Мюллер, д-р Петер Форнаро и проф. Рудольф Гшвинд

Многие методы проверки аутентичности  в аналоговых архивах неприменимы в электронной среде. В аналоговом мире информация неразрывно связана с материальным объектом, в то время, как связь с физическим носителем закодированной в цифровом виде информации недолговечна и преходяща. В большинстве случаев, электронная информация может быть произвольным образом изменена, а в плане долговременной сохранности, требуется её периодическая миграция на новые носители. Утрата материальности, как определяющей составляющей целостности, заставила разработать новые методы обеспечения уверенности в том, чтобы документы являются именно тем, чем претендуют быть. Наиболее важной и успешной разработкой оказались криптографические методы, которые в этом отношении стали ценным инструментом.

Тем не менее, основные проблемы, связанные с аутентичностью, остаются. Мы показываем, что они являются неизбежным следствием утраты материальности, и даём концептуальный анализ проблемы аутентичности в электронных архивах. Далее, мы описываем разработанный нами новый подход к аутентичности электронных документов.

В сущности, предлагается электронные документы неразрывно связать с не требующими миграции и неизменяемыми носителями (это может быть цветная микроплёнка, на которой двоичные данные фиксируются в виде двухмерных штрих-кодов). Поступая таким образом, мы обеспечиваем идентичность (и аутентичность) через материальность – понятие, твёрдо установленное в аналоговом мире, но считавшееся утраченным в электронную эпоху.

Мой комментарий: авторы, на мой взгляд, несколько переоценивают универсальность предложенного ими подхода, поскольку устаревание электронных носителей информации – лишь одна из проблем, которые приходится решать электронным архивистам. Никуда не исчезают проблемы устаревания программного обеспечения и форматов. В то же время, в ряде случаев такого рода решение может сработать, поэтому его стоит иметь в виду при планировании деятельности по обеспечению долговременной сохранности информации.

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/... (презентация доклада)

понедельник, 24 мая 2010 г.

Позиция Росархива в отношении реформирования архивных учреждений

12 мая 2010 г. в Санкт-Петербурге состоялось VI заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (см. http://archives.ru/press/120510_2.shtml ). 20 мая на сайте Росархива был выложен сокращенный текст доклада руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова. Причины цензурирования доклада, к сожалению, не объясняются. Кроме того, учитывая актуальность обсуждавшихся вопросов, хотелось бы, чтобы были выложены и тексты других выступлений.

Само название доклада - «О современном состоянии архивной отрасли и выборе оптимальной организационно-правовой формы государственных архивов Российской Федерации в свете предстоящей реорганизации учреждений бюджетной сферы» - показывает, о каких двух ключевых проблемах шла речь.

Об очередной волне реформирования государственных учреждений я уже писала (см.: http://rusrim.blogspot.com/2010/05/blog-post_21.html  ), и мне было интересно узнать позицию Росархива.

В докладе указывается на то, что «…выбор между статусом нового бюджетного учреждения, по форме хозяйствования являющегося фактически автономным некоммерческим учреждением, и статусом казенного учреждения, остающегося на сметном финансировании, – это по большому счету выбор пути дальнейшего развития архивной службы в нашей стране

Из текста доклада явно видно, что Росархив склоняется к преобразованию архивных учреждений в казенные. С основным тезисом о том, что  «публичные государственные и муниципальные архивы всегда были и останутся бюджетными учреждениями, которые без бюджетного финансирования прожить не могут», нельзя не согласиться.

Однако казенные учреждения будут обязаны отдавать в бюджет все полученные ими доходы. В настоящее время заработанные архивами средства  используются,  в основном, для повышения зарплаты сотрудников, и встает вопрос – будут ли идущие на оплату труда  деньги рассматриваться как часть дохода, или же как необходимые расходы? От этого зависит многое (хотелось бы получить внятные объяснения от юристов и экономистов!). В докладе подчеркивается, что «мы не имеем права допустить ухудшения материального положения трудовых коллективов», однако не говорится, что конкретно будет для этого делаться. Поэтому данные слова, похоже, являются декларацией о намерениях, осуществить которые в рамках своих полномочий Росархив не властен.

В отношении региональных и муниципальных архивных учреждений Росархив вообще не имеет никаких реальных полномочий, так что в докладе не случайно прозвучали слова о том, что  Росархиву «…особенно важно услышать прогнозы членов Совета о том, как поведут себя компетентные органы субъектов России, которые будут определять размеры финансирования в зависимости от статуса архивов: казенные или же бюджетные учреждения».

К сожалению, доклады представителей регионов не удалось найти ни на сайте Росархива, ни на сайтах соответствующих региональных государственных органов, чьи представители выступали на заседании Совета, - поэтому узнать о позиции регионов пока что не удалось. К слову сказать, здесь налицо явное нарушение требований закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» :)

Наверняка обсуждение вопросов, связанных с реорганизацией архивов, ещё продолжится. И если, как мне кажется, судьба федеральных архивов уже практически решена (Росархив, похоже, уже определился со своей позицией), то пути реорганизации региональных и муниципальных архивов – вопрос пока что открытый, и как его будут решать регионы,  покажет время.

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/Artizov_120510.shtml

Тезисы ECA-2010, часть IV: Норвегия

Анне Метте Дёрум (Anne Mette Dørum - генеральный директор департамента экспертизы ценности и современного управления документами, на фото), Тронд Сиревог (Trond Sirevåg), Ханс Фредрик Берг (Hans Fredrik Berg) - Национальные Архивы Норвегии, «Норвежский стандарт Noark-5 – Новая модель долговременной сохранности делопроизводческих данных»

История Noark - норвежского стандарта по управлению документами – начинается с 1984 года, а использование систем, соответствующих требованиям Noark, является обязательным для норвежских государственных и муниципальных учреждений. С начала 1990-х годов в Национальные Архивы Норвегии начали поступать наборы документов из Noark-систем.

В докладе описывается опыт приема этих документов, а также пересмотренная и упрощенная модель обеспечения долговременной сохранности электронных документов, содержащаяся в новой 5-й редакции стандарта Noark (2008).

В предыдущих версиях Noark (1-й по 4-ю) был предусмотрен стандартизированный формат передачи, представлявший собой заданную табличную структуру. Задача заключалась в том, чтобы обеспечить хранилищам возможность импортировать полученные таблицы в реляционную СУБД для последующего хранения и распространения. Проблемы с противоречивыми данными в таблицах, передаваемых из Noark-3-систем, вынудили Национальные Архивы определить формат передачи очень детально (220 страниц; 95 таблиц, содержащих 885 столбцов; и множество правил проверки целостности), - очень близко к схеме базы данных, предусмотренной гораздо более сложным стандартом Noark-4 (1999 год).

Но и данные, передаваемые в формате Noark-4, часто оказывались несогласованными: нарушались правила ссылочной целостности, в таблицах встречались повторяющиеся значения главного ключа и т.д. Ошибки были фатальными, поскольку в результате импорта в данных в СУБД  база данных становилась несогласованной. Сложность модели передачи в целом стала серьёзной проблемой Noark-4. Настоятельная необходимость в разработке упрощенных структур передачи данных стала важным побудительным мотивом для создания спецификаций Noark-5.

При проектировании нового формата передачи в Noark-5 от сложных табличных структур отказались. Теперь задача восстановления структуры базы данных не ставится. Процесс передачи документов на постоянное хранение кардинально упростился - и стал значительно устойчивее. В Noark-5 передаваемые пакеты содержат лишь 8 «архивных единиц» (объектов метаданных). Обеспечивается долговременная сохранность только логической структуры самих документов. Выделение 8 архивных единиц в основном основывается на их положении в иерархической XML-структуре, а не на уникальных идентификаторах. Все условные коды, используемые в системах управления документами взамен определенной текстовой информации, раскодируются и заменяются самой этой текстовой информацией.

Внедрение в Noark-5 новой модели передачи, которая отделяет логический информационный контент от структуры базы данных, используемой в системе управления документами, - заставило поставить фундаментальный вопрос: что нам нужно сохранить? Данные, системы, или архивных документы? Как обеспечить, чтобы описания (метаданные) документов с достаточной точностью описывали контекст (систему), в которой документы были созданы, - чтобы избежать зависимости от продолжающегося существования (возможно, восстановленных) систем? Как обеспечить сохранение не только семантики документов, но и их целостности и аутентичности? В Noark 5 эта задача решается путем строгого режима создания и контроля контрольных сумм (значений хеш-функции).

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/...   (презентация доклада)

воскресенье, 23 мая 2010 г.

Тезисы ECA-2010, часть III: Франция

Алис Шато (Alice Chateau, генеральная дирекция судебной полиции), Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin, эксперт по управлению документами и архивному делу компании "Archive 17"), «Распространение в отрасли концепций международных стандартов: пример перевода на французский язык требований МСА»

Мари-Анн Шабен и Алис Шато (член группы «летучих репортеров МСА)

На примере проекта перевода стандарта ICA-Req с английского на французский язык, выполняемого группой из 12 переводчиков-волонтеров, рассматриваются три основные проблемы, связанные с распространения в области электронного управления документами понятий и концепций из международных стандартов:
  • координации с другими стандартами в данной области,

  • перенос понятий, разработанных в одной (англо-саксонской) культурной среде  в иную, отличающуюся культурную среду (французскую / франкоязычную); и

  • освоение передового опыта различными профессиональными группами (IT / бизнес / управление информацией).
Конечная цель заключается в освоении содержания стандарта различными профессиональными группами, задействованными на различных этапах процесса архивирования. Для этого необходимо как следует сформулировать лингвистические (верность перевода) и педагогические (точная передача концепций) требования.

Данный проект - это также опыт коллективного перевода, с участием переводчиков разного уровня, работающих в различных условиях: обеспечение режима, позволяющего работать без сбоев и получать согласованные результаты, стало первым тестом в плане распространения стандарта во французской архивной среде. Наконец, этот экспериментальный проект служит для Международного Совета Архивов источником опыта, с учетом перспективы перевода для французских/франкоязычных специалистов и других стандартов.

Мой комментарий: Мари-Анн Шабен переводила на французский язык все основные стандарты в области управления документами и современного архивного дела, такие так ISO 15489, MoReq, OAIS и MoReq2.

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/...  (презентация доклада)

суббота, 22 мая 2010 г.

Тезисы ECA-2010, часть II: Швеция

Мари Рунардоттер (Mari Runardotter – на фото), Ян Аспенфьял (Jan Aspenfjäll) - технологический университет Лулеё (Luleå), Швеция, «Организация долговременной сохранности электронных материалов - Кто это будет делать?»

Традиционно, - и это было вполне естественно для «бумажного» общества, - ответственность за вопросы долговременной сохранности целиком и полностью возлагалась на архивистов. Сегодня информационные технологии перевернули этот сценарий вверх ногами. Проведенные в Швеции исследования показали, что внедрение и использование технологий, и как следствие - изначально электронных документов, - разделить ответственность за долговременную сохранность электронных материалов на три зоны: практическую, технологическую и стратегическую. В результате изменились требования к профессиональной квалификации специалистов, нанимаемых для решения вопросов обеспечения долговременной сохранности. Они не только должны знать теорию архивного дела (например, принципы систематизации и упорядочивания, практическую сторону обеспечения сохранности), но также быть компетентными в вопросах технологий и обладать стратегическим мышлением.

По мере того, как информационные технологии упрощают доступ к документам, можно выделить еще одну тенденцию, затрагивающую область обеспечения долговременной сохранности и тех, кто в ней работает: электронную информацию вообще не нужно архивировать – в традиционном смысле этого слова. Конечно, по-прежнему нужно выделять информацию, подлежащую сохранению и, следовательно, требующую специального обращения. Но нет никакой необходимости откладывать её наподобие того, как бумажные документы передавались на хранение в другое место (в хранилища архива). Вместо этого можно рассматривать постоянно сохраняемую информацию как столь же активную и «живущую», как и любой из информационных активов организации. Разница заключается в том, длительно сохраняемая информации подготавливается к длительному хранению, и её сохранность контролируется.

Основываясь на этом, мы утверждаем, что адекватным профессиональным профилем будет специализация по управлению информацией. Деятельность в качестве такого предусматривает, помимо прочего, выполнение таких задач, как планирование управления всеми информационными активами организации (частью такого управления является обеспечение долговременной сохранности); организация соответствующей деятельности, и поддержание информационных активов организации.

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/... (презентация доклада)

Видео о том, как Британская библиотека сохраняет коллекцию газет XIX века (и немного о проекте PLANETS)

В 2004 году Британской библиотеке было выделено 2 млн. фунтов на оцифровку ее ставшей уже хрупкой коллекции газет XIX века, и на организацию к ней доступа через Интернет. Коллекция является одной из десятки крупнейших в мире, и активно используется историками, исследователями и журналистами из различных стан мира. Одним из пользователей является и (показанная в видеоролике) Кейт Саммескейл (Kate Summerscale), автор отмеченного призами романа "Подозрения мистера Уичера" (The Suspicions of Mr Whicher).

Британская библиотека оцифровала 2 миллиона страниц, общий объем данных составил 80 терабайт. В данном видеоролике говорится о проблемах, которые Библиотеке пришлось решать для того, чтобы сохранить коллекцию для будущих поколений, -и о принятых решениях.



Источник: сайт проекта PLANETS / YouTube
http://www.planets-project.eu/publications/
http://www.youtube.com/watch?v=K6NnFcSpAh8&feature=player_embedded

пятница, 21 мая 2010 г.

Перелистывая тезисы Европейской конференции по электронной архивации ECA-2010, часть I: Канада

Как я уже писала (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/05/eca-2010.html ), тезисы конференции ECA-2010 были недавно выложены на сайте Национальных Архивов Швейцарии. Просматривая их, я натолкнулась на ряд любопытных материалов, не нашедших отражения в новостях с конференции, которые я планирую переводить и выкладывать ежедневно в течение полутора-двух недель.

Лючиана Дюранти (Luciana Duranti) «Электронная дипломатика и электронная судебная экспертиза: на пути к единой интегрированной дисциплине»

Все чаще от архивистов требуется принимать на хранение электронные документы не только от фондообразователей, имеющих хорошо налаженные и надёжные системы делопроизводства, но также и от организаций и частных лиц, у которых документы хранятся с использованием разнообразного морально устаревшего или почти устаревшего оборудования и программного обеспечения и/или форматов (зачастую «закрытых» коммерческих). К этим документам трудно получить доступ, их непросто идентифицировать, практически невозможно установить их целостность, а их аутентичность сложно поддерживать и доказывать.

Лючиана Дюранти (фото Н.А.Храмцовской)

В докладе обсуждаются компетенции, необходимые архивистам для выполнения роли судебных экспертов/криминалистов (forensic experts) и доверенных хранителей; а также конкретный набор знаний, необходимых для обеспечения таких компетенций. Обсуждаются соответствующие концепции сравнительно новой дисциплины, получившей название «электронной судебной экспертизы», которые сопоставляются с концепциями, разработанными в рамках проекта InterPARES в области электронной дипломатики; анализируются используемые двумя дисциплинами методологии, а также предлагается состав интегрированного набора знаний, который можно было бы назвать «электронной судебной экспертизой документов».

Дипломатика был разработана в XVII веке для оценки аутентичности документов неизвестного или неподтверждённого происхождения, и доказывания её в ходе судебных разбирательств. Электронная дипломатика возникла на основе дипломатики, ставя своей целью оценку и обеспечение долговременной сохранности аутентичности электронных документов. В свою очередь, электронная судебная экспертиза возникла примерно пять лет тому назад на основе компьютерной судебной экспертизы (computer forensics), и решает задачу сбора электронных доказательств из компьютеров и носителей информации таким образом, чтобы их аутентичность не могла быть поставлена под сомнение, - а также обеспечивает сохранение этих доказательств так, чтобы их аутентичности не мола быть оспорена в суде.

Очевидна общность целей и точек зрения этих двух областей знаний. Их концепции и методы согласуются и дополняют друг друга. Интеграция накопленных знаний может привести к наработке новых знаний, которые необходимы архивистам, выступающим в роли доверенных хранителей, специалистам по работе с документами всех направлений, а также правоохранительным органам и профессионалам в области права, судопроизводства и информационных технологий. Не следует недооценивать тот потенциал, которым обладает электронная судебная экспертиза документов в плане  привнесения архивных знаний в эти «не-документные» профессии, и выгод, получаемых в результате подобных усилий архивами.

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/... (презентация доклада)

Изменения правового статуса государственных и муниципальных учреждений, и судьба архивных документов

Продолжая разговор о новом законе от 08.05.2010 № 83-ФЗ, существенно изменяющем правовой статус государственных и муниципальных учреждений, хочется поднять ещё один вопрос, на который я пока что в тексте закона не нашла ответа. Связан этот вопрос с архивными документами.

Особо ценное движимое имущество

Теперь, по закону, все движимое имущество как бюджетных, так и казенных учреждений делится на две части: «особо ценное движимое имущество» - и всё остальное.

Бюджетные учреждения будут отвечать «по своим обязательствам всем находящимся у них на праве оперативного управления имуществом» … «за исключением особо ценного движимого имущества … а также недвижимого имущества» (п.2 ст.120 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Кроме того, автономные и бюджетные учреждения, без согласия собственника, не вправе распоряжаться только недвижимым имуществом и особо ценным движимым имуществом, а остальное имущество находится в их полном распоряжении, и они могут делать с ним все, что сочтут необходимым – продать, уничтожить и т.д. (см. ст. 298 Гражданского кодекса Российской Федерации; и ст.9.1. ФЗ «О некоммерческих организациях»).

Ключевым является вопрос о том, что понимается под особо ценным движимым имуществом учреждения, и кто это будет определять. Уточнения по этому поводу внесены в Федеральный закон от 12 января 1996 года № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» новой статьей 9.1.
Федеральный закон от 12 января 1996 года № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»

Статья 9.1. Государственные, муниципальные учреждения

11. Для целей настоящего Федерального закона под особо ценным движимым имуществом понимается движимое имущество, без которого осуществление бюджетным учреждением своей уставной деятельности будет существенно затруднено. Порядок отнесения имущества к категории особо ценного движимого имущества устанавливается Правительством Российской Федерации…
Виды особо ценного движимого имущества определяются федеральными органами исполнительной власти, высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации, местной администрацией, а «перечни особо ценного движимого имущества определяются соответствующими органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя». Аналогичные положения внесены и в Федеральный закон от 3 ноября 2006 года № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» (ст.3).

Как это затрагивает архивы и архивные документы

С моей точки зрения, всем, кого затронет эта «бюрократическая революция», при проведении реорганизации необходимо приложить все усилия к тому, чтобы все архивные документы бюджетных организаций (даже временного срока хранения) были включены в разряд «особо ценного движимого имущества». Это позволит обеспечить надлежащее финансирование обеспечения их сохранности, поскольку, например, для бюджетных учреждений предусмотрено, что «финансовое обеспечение выполнения государственного (муниципального) задания осуществляется с учетом расходов на содержание … особо ценного движимого имущества, закрепленных за бюджетным учреждением учредителем». В противном случае бюджетной организации придется финансировать деятельность своего архива из денег, которые были им дополнительно заработаны.

Урегулирован и вопрос с документами Архивного фонда Российской Федерации. Так в закон Российской Федерации от 9 октября 1992 года № 3612-I «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» в ст.26 внесено уточнение (ст.4), что «… документы Архивного фонда Российской Федерации…, находящиеся в оперативном управлении государственных (муниципальных) учреждений культуры, подлежат отнесению к особо ценному движимому имуществу государственных (муниципальных) учреждений культуры». А Федеральным законом от 3 ноября 2006 года № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» автономным учреждениям запрещено вносить документы Архивного фонда РФ «в уставный (складочный) капитал других юридических лиц или иным образом передавать это имущество другим юридическим лицам в качестве их учредителя или участника» (ст. 3).

Однако, если попытаться перенести эти положения на архивные учреждения, то сразу же возникает ряд серьезных вопросов. Законодательство не учитывает, что на хранении в государственных и муниципальных архивах находятся и другие архивные документы, в том числе «документы по личному составу», которые не относятся к документам Архивного фонда Российской Федерации, - а значит на них статус «особо ценного движимого имущества» автоматически не распространяется!
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19)

1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

1.3. Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к другим архивным документам.
Кроме того, не совсем понятно, к какому подвиду движимого имущества будут относиться архивные документы, принятые на хранение уже после проведения реорганизаций. Не ясна также и судьба документов, которые архивы принимают на хранение от коммерческих организаций за деньги. Могут ли они быть отнесены к особо ценному движимому имуществу? Будет ли финансироваться обеспечение их сохранности их государственного бюджета, если, например, коммерческая организация, передавая свои документы на хранение, самостоятельно оплатила архиву услуги по хранению её документов по личному составу в течение 75 положенных лет?

У архивов не очень много времени на «утряску» этих вопросов, поскольку «федеральным государственным органам, осуществляющим функции и полномочия учредителей бюджетных учреждений» до 1 марта 2011 года необходимо принять решения «об отнесении движимого имущества федеральных бюджетных учреждений к особо ценному движимому имуществу» (ст.31).

Источник: Российская газета
http://www.rg.ru/2010/05/12/pravovoe-izmenenie-dok.html

четверг, 20 мая 2010 г.

DOCFLOW 2010: Мои впечатления

В этот раз, благодаря усилиям организаторов конференции по оптимизации её программы, так уж получилось, что вся первая половина дня на DOCFLOW у меня оказалась свободной, поскольку и мои выступления, и все интересовавшие меня аналитические доклады шли после 14-00. Наверное, впервые за многие годы я смогла почувствовать себя обычным посетителем выставки, со всеми соответствующими мелкими радостями и открытиями – например, в виде сбора сувениров :)

В этом году модным подарком были книги, и свой поход «за сувенирами» мы с Леной Юсиповой начали со стенда компании «Кодекс». Компания совсем недавно издала очень неплохую книгу В.В. Борискина  (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/05/blog-post_13.html), которую дарила посетителям своего стенда,-  а также книгу В.В. Борискина, Н.М. Поликарпова и С.Г. Тихомирова «Современный системный комплекс делопроизводства в сфере государственного управления и государственной гражданской службы Российской Федерации», изданную в 2008 году.

С большим удовольствием я встретилась и  обменялась впечатлениями и информацией с многочисленными коллегами и знакомыми. Вообще, в отличие от предыдущих конференций, DOCFLOW-2010 показалась мне вечеринкой для профессионалов – не было ни толп студентов (видимо, организаторы забыли поработать с преподавателями?), ни «новичков» из коммерческих организаций, готовящихся к первым внедрениям и жадно «впитывающих» информацию. Публика в основном, как мне кажется, состояла из представителей поставщиков и интеграторов, из хорошо уже знакомых специалистов из компаний-клиентов, и представителей прессы.

Встретились члены Гильдии Управляющих Документацией:
я, Станислав Макаров и Елена Юсипова

Главный редактор журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» Екатерина Губернская обсуждает с потенциальными авторами тематику публикаций

Пленарная часть прошла традиционно. В очередной раз симпатичный вице-президент ассоциации AIIM специалистов по управлению контентом Атле Шеккеланд  прочитал неплохую лекцию для студентов младших курсов о необходимости управлять информацией. Интересно, почему ABBYY не сочла нужным предупредить его о том, что в зале сидят профессионалы, для которых материал нужно подавать совсем иначе – по лени, или из вредности? Если бы это было сделано, да ещё если бы Атле «просветили» насчёт некоторых особенностей нашей страны, то его лекция, скорее всего, стала бы на порядок интереснее (подобный опыт уже был на других конференциях). После выступления Шеккеланда публика дружно встала и ушла, предоставив авторам шедших следом рекламных докладов рассказывать свои заготовки друг другу.

Вторая часть мероприятия прошла у меня в выступлениях, и я так и не смогла толком послушать выступления коллег, о чём очень жалею.

На презентации моей книги выделенный нам зал был заполнен (около 40 человек), но, как говорится, без ажиотажа –что в данном случае было хорошо. В Рэдиссоне поговорка «меньше народу – больше кислороду» справедлива в буквальном смысле, и если бы людей было больше, то мы бы, наверное, задохнулись… Порадовало, что коллеги с интересом слушали рассказ о «правительстве 2.0» и «открытом правительстве».

К своему стыду, я чересчур увлеклась, и практически не отсталость времени на вопросы – а это часто самая увлекательная часть мероприятия, когда не только можно людям что-то важное подсказать, но и от них тоже получить важную информацию...

Затем мы практически всем «составом» плавно перекочевали в зал побольше и с кислородом, где у меня был доклад по теме «Законодательно-нормативная база в области управления электронными документами: находки и ошибки регионов».

Вот, собственно, и всё :)

Дания: В архив с детского сада

На датском блоге Arkivformidling ( http://arkivformidling.wordpress.com/ ) выложена интересная заметка архивиста Моны Клювер Рёд Нильсен (Mona Klüver Roed Nielsen – на фото) об экскурсии группы дошколят в городской архив г. Фредеригксберга (Frederiksberg).

Ребятишкам показали фотографии и рассказали об истории самого города, а также о системе образования в различные периоды истории. Особенно их удивило то, что раньше девочки и мальчики обучались порознь.


Малыши смогли подержать в руках наиболее увесистые тома из коллекции архива (ими оказались финансовые книги). Им также была предоставлена возможность «поработать архивариусами» и, в частности, научиться работать с передвижными стеллажами в архивохранилищах, - с чем они успешно справились.

Посещение детьми архива стало продолжением программы, нацеленной на осознание с самого раннего возраста того, что всё имеет свою историю - документы, люди и города, в которых мы живем; и что эта история должна собираться и сохраняться для будущих поколений датчан.

После экскурсии, уже в детском саду, воспитатели провели специальные занятия, на которых обсудили с ребятами увиденное и услышанное.

Мой комментарий: Согласитесь, что трепетное и уважительное отношение к своей истории невозможно «впитать с молоком матери» - оно воспитывается на примерах, которые подают представители старших поколений. Датский опыт показывает, что для такой работы не требуется много усилий и затрат – необходимо, главным образом, желание взрослых.

Источник: блог Arkivformidling
http://arkivformidling.wordpress.com/2010/05/10/b%C3%B8rnehavebes%C3%B8g-pa-frederiksberg-stadsarkiv/

Интервью Архивиста США, Часть II: О прозрачности, рассекречивании и прочем

(Окончание)

Как Национальные Архивы справляются с выполнением запросов, подаваемых в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, FOIA)? Верно ли, что в масштабе федерального правительства имеются задержки с выполнением подобных запросов?

У нас в структуре архивной службы создано новое управление, главная задача которого - выполнять роль посредника между заявителями и государственными органами, контролирующими соответствующие документы и информацию. На государственные органы сейчас оказывается определенное давление, заставляющее их быть более гибкими.

Одновременно мы ищем новые способы раскрытия информации. У нас появился новый Национальный центр по рассекречиванию (National Declassification Center), который только что был создан в соответствии с исполнительным приказом Президента. Мы обязаны к концу декабря 2013 года  рассекретить 400 миллионов страниц контента. Это колоссальные объёмы. Сейчас мы работаем над созданием процесса, позволяющего нам  классифицировать контент по категориям, с тем, чтобы быстро обрабатывать материалы, а не просматривать их страница за страницей. В настоящее время в государственных органах имеется свыше двух тысяч инструкций по установлению и снятию грифов секретности. Нам нужно сократить их число до одной.

В мае 2009 года Президент издал меморандум по поводу контролируемой, но несекретной информации, а также о конфиденциальной информации. Как данный меморандум повлиял на деятельность президентских библиотек, на обязанности Национальных Архивов в соответствии с исполнительным приказом Президента № 12958 [это основной нормативный документ, регламентирующий работу со сведениями, составляющими государственную тайну – Н.Х.], и на оперативную работу Национальных Архивов?

Национальные Архивы сыграли центральную, решающую роль в ходе пересмотра политики, связанной как с «контролируемой несекретной информацией» (Controlled Unclassified Information, см. http://www.archives.gov/cui/ ), так и со «сведениями, составляющими государственную тайну» (Classified National Security Information, СNSI, см. http://www.archives.gov/isoo/policy-documents/eo-12958-amendment.html ), в качестве реакции на меморандума президента от 27 мая 2009 года.

Что касается сведений, содержащих государственную тайну, то Национальные Архивы прямо поддержали пересмотр существующей политики в этой области и подготовку рекомендаций для президента. Офис по контролю за информационной безопасностью (Information Security Oversight Office, ISOO), являющийся структурным подразделением Национальных Архивов, оказал существенную кадровую поддержку «Совету по рассекречиванию в интересах общественности» (Public Interest Declassification Board), который руководил обширной программной онлайн-консультаций с общественностью.

В связи с лидерством Национальных Архивов в области рассекречивания, а также с тем, что ISOO уже давно отвечает за надзор над деятельностью, связанной с установление грифов, обеспечением защиты и рассекречиванием, мы прямо поддержали межведомственные усилия по выработке рекомендаций для президента.

Кульминацией этих усилий стало подписание Президентом 29 декабря 2009 года трех документов. Это:
  • Исполнительный приказ 13526  «О сведениях, содержащих государственную тайну» (Classified National Security Information),

  • Президентский меморандум «О реализации положений исполнительного приказа 13526  «О сведениях, содержащих государственную тайну»» (Implementation of the Executive Order, ‘Classified National Security Information’),  и

  • Президентский приказ «Об организациях/лицах, наделенных правом первоначального установления грифов секретности» (Original Classification Authority).
Эти три документа представляют собой части скоординированной стратегии управления документами, информацией и знаниями. У государственных органов появляется возможность адаптироваться к потребностям меняющейся деловой среды.

Совокупное воздействие этих трех документов на деятельность Национальных Архивов огромно. Нам придется столкнуться с как никогда сложными проблемами, но решение этих проблем взаимосвязано с выполнением нашей давней роли по охране документов, содержащих требующую постоянной защиты информацию, а в прочих случаях – по обеспечению доступности документов для общественности. Мы также следует принять во внимание следующие проблемы:
  • Область ответственности ISOO расширилась, данное подразделение должно возглавить межведомственные усилия по разработке руководства по внедрению [новой политики – Н.Х.], - одновременно продолжая осуществлять надзор в течение критически-важного периода внедрения.

  • На Национальные Архивы теперь возложена ответственность за руководство деятельностью вновь созданного Национальной центра по рассекречиванию, с тем, чтобы  упростить процессы рассекречивания и меры по контролю качества, и наладить стандартизованное обучение в области рассекречивания.

  • Имеется срочная необходимость решения до 31 декабря 2013 года вопросов, связанных с контролем качества рассекречивания и с консультациями с заинтересованными ведомствами (referrals) в отношении более чем 400 миллионов страниц принятых на архивное хранение федеральных документов, имеющих постоянную историческую ценность.

  • Президентские библиотеки должны и дальше решать стоящие перед ними уникальные проблемы, с которыми они сталкиваются при поиске путей окончательного рассекречивания и раскрытия наиболее «чувствительных» и исторически ценных фондов.
Что касается контролируемой несекретной информации, то Национальные Архивы непосредственно поддержали пересмотр политики в этой области, выступив в качестве участника целевой группы, работающей под руководством Департамента внутренней безопасности (Department of Homeland Security, DHS) и Министерства юстиции (Department of Justice). Кроме того, занимающееся контролируемой несекретной информацией подразделение ISOO обеспечило целевой группе существенную техническую поддержку. В конце августа 2009 года целевая группа представила свои рекомендации президенту, а позднее доклад целевой группы был опубликован для общественности.

В дополнение к рекомендациям, которые в целом увеличивают обязанности Национальных Архивов в качестве агента исполнительной власти по вопросам контролируемой несекретной информации (КНИ), целевая группа рекомендовала расширить концепцию КНИ: от имеющей отношении к терроризму информации федеральных агентств, работающих в рамках «среды обмена информацией» (Information Sharing Environment, ISE) – до всей «чувствительной, но несекретной» (sensitive but unclassified) информации всех государственных органов.

Эти рекомендации, как и любые другие из 40 рекомендаций целевой группы, могут привести к экспоненциальному расширению сферы деятельности и росту нагрузки на Национальные Архивы как на уполномоченный орган исполнительной власти по вопросам КНИ. Тем не менее, реформы в области КНИ необходимы, и мы надеемся возглавить эту важную работу, результатом которой должны стать более эффективные и действенные средства выявления, охраны и обмена этой информацией; и более строгие средства контроля, обеспечивающие, что в качестве КНИ будет рассматриваться только информация, которая действительно нуждается в защите. В конечном итоге всё это послужит на пользу прозрачности и открытости.

Интервью брала Мириам Дрейк (Miriam A. Drake)

Источник: сайт журнала Information Today
http://www.infotoday.com/IT/may10/Drake.shtml
http://www.infotoday.com/IT/apr10/Drake.shtml

среда, 19 мая 2010 г.

Изменения в законодательстве: Кто вправе создавать государственные и муниципальные архивы?

Сейчас в прессе идет довольно бурная дискуссия по поводу нового закона, который существенно изменит правовое положение государственных и муниципальных учреждений (Федеральный закон от 08.05.2010 № 83-ФЗ). Активно обсуждается возможность сокращения бесплатных услуг, предоставляемых этими учреждениями, а также угрозу ухудшения материального положения их сотрудников.

Меня, прежде всего, интересует судьба архивных учреждений, тем более, что статья 20 данного закона внесла изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗ.

В статье 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» изменены два основных понятия: «государственный архив» и «муниципальный архив». Теперь они формулируются следующим образом:
10) государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

11) муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
Таким образом, теперь право создания государственных архивов предоставлено «Российской федерации» вместо «Правительства Российской Федерации»; «субъектам Российской Федерации» - вместо органа «государственной власти субъекта Российской Федерации». Муниципальные архивы теперь могут быть созданы «муниципальным районом, городским округом» вместо «органа местного самоуправления муниципального района, городского округа».

На первый взгляд, новое определение может оказаться полезным, поскольку оно допускает создание архивных учреждений соответствующими высшими органами законодательной и судебной власти.

Возникает, однако, вопрос: не изменится ли в результате нововведений статус ведомственных архивов федеральных ведомств, - и если да, то каковы будут последствия? Скажем, будут ли считаться федеральными государственными архивами, такие архивы, как «Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации»?

Источник: "Российская газета"
http://www.rg.ru/2010/05/12/pravovoe-izmenenie-dok.html

Интервью Архивиста США, Часть I: О программе создания государственного электронного архива

В апрельском и майском номерах журнала «Information Today» («Информация сегодня») опубликовано очень объёмное интервью, которое корреспондент журнала Мириам Дрейк (Miriam A. Drake) взяла у руководителя архивной службы США Дэвида Ферьеро (David Ferriero). Полностью интервью доступно по адресам:
  • http://www.infotoday.com/IT/apr10/Drake.shtml  - часть 1, «Новая миссия в Национальных Архивах для библиотекаря, назначенного Архивистом» (A New Mission for the Librarian Archivist at NARA)

  • http://www.infotoday.com/IT/may10/Drake.shtml  - часть 2, «Жизнь, свобода и погоня за «прозрачностью»» (Life, Liberty, and the Pursuit of Transparency)
Я перевела фрагменты интервью, относящиеся к программе создания государственного электронного архива, и к обеспечению доступа к архивным документам.

Вопрос: В каком состоянии находится программа «Архив электронных документов» (Electronic Records Archive, ERA)? Какова её цель? Какой прогресс был достигнут в ходе ее осуществления?

Ответ: «Архив электронных документов» представляет собой полнофункциональное, систематическое и динамичное средство обеспечения долговременной сохранности электронных документов, которое освобождает эти документы от зависимости от какого-либо конкретного оборудования или программного обеспечения, и в будущем позволит улучшить сохранность и доступ к электронным документам.

Система будет управлять всем жизненным циклом электронных документов с момента их поступления в систему,  посредством обеспечения их сохранности и распространения для клиентов. В течение следующего десятилетия, ERA функциональные возможности системы будут постоянно усиливаться, что даст Национальным Архивам (NARA) возможность обрабатывать и делать доступными ценные документы государственных органов.

Система  ERA должна обеспечивать доступ к информации авторизованных сотрудников из Национальных Архивов и органов федерального правительства, а также любых лиц, - где бы они ни находились, - имеющих доступ к сетевым соединениям, соответствующий их должностным обязанностям [например, государственные служащие должны пользоваться иными сетевыми подключениями, чем широкая публика – M.D.].

Наиболее фундаментальным свойством системы ERA является то, что она должна быть способна с течением времени эволюционировать, с тем, чтобы в неё можно было помещать и обеспечивать долговременную сохранность новых типов электронных документов. ЭРА создается таким образом, чтобы гарантировать отсутствие порчи или искажений электронных документов вследствие изменений в технологиях. В конечном итоге, пользователи смогут просматривать аутентичные документы, независимо от доступности использованного для их создания программного обеспечения.

Реализация программы ERA началась в 2002 финансовом году, с создания «Офиса по управлению программой ERA» (Program Management Office, PMO). Первая очередь системы – её «ядро» (ERA Base Instance), была сдана в эксплуатацию в июне 2008 года, тем самым была достигнута «стадия первоначальной оперативной готовности» (Initial Operating Capability, IOC). Первая очередь обеспечивает приём, хранение и обработку электронных документов - как унаследованных материалов из хранилищ Национальных Архивов, так и документов четырёх федеральных агентств [Бюро трудовой статистики,  Управления Патентов и Торговых Марок США, Национальной администрация по ядерной безопасности, а также Морского океанографического управления – M.D.].

При сдаче второй очереди основное внимание было обращено на поддержку передачи, ввода в систему и поиска электронных документов администрации Президента (Executive Office of the President, EOP) в конце срока пребывания на президентском посту Джорджа Буша. Эта часть системы, известная как ERA EOP, была развернута в декабре 2008 года. Загрузка данных в ERA EOP началась в январе 2009 года, на данный момент архив EOP содержит 77 терабайт данных. По материалам это архива уже выполнено более 36тысяч запросов.

В настоящее время идёт работа над третьей очередью, которая будет включать в себя следующее:
  • модуль документов Конгресса (Congressional Records Instance), упрощающий хранение и предоставление доступа к электронным документам Конгресса США [модуль публичного доступа, способной предоставить широкой публике инструменты, необходимые для поиска и доступа к документам в системе ERA – M.D.];

  • обновление архитектуры ядра системы, повышающее её гибкость, с тем, чтобы изменения в правилах выполнения деловых процессов или обновления коммерческих «коробочных» программных продуктов можно было бы проводить без написания больших объёмов «закрытого» программного кода;

  • обновления базового программного обеспечения системы ERA, дающие пользователям возможность просматривать и печатать отчеты, проверять успешность завершения процесса передачи документов в систему, вести поиск по деловым объектам [например, по перечням с указанием сроков хранения, или по документам, относящимся к процессу передачи материалов на архивное хранение –M.D.], вносить изменения в перечни, модифицировать требования на передачу документов, и проверять соответствие типа передаваемых документов той информации, что была представлена передающим агентством.
Какие тенденции Вы видите на ближайшие 5 или 10 лет?

Мы наблюдаем экспоненциальный рост объемов поступающей в архивы информации в электронной форме. С учетом «бюджетного климата», существующего сейчас и ожидаемого в ближайшей перспективе, нам придётся работать с бòльшим количеством документов, имея на это меньше долларов. Будет также постоянно нарастать потребность в открытость и прозрачности, к которой архивы готовы.

Интервью брала Мириам Дрейк (Miriam A. Drake)

(Окончание следует)

Источник: сайт журнала Information Today
http://www.infotoday.com/IT/may10/Drake.shtml
http://www.infotoday.com/IT/apr10/Drake.shtml