Рабочая встреча специалистов электронного архивного дела Украины

29 апреля была проведена рабочая встреча с участием представителей Госкомархива Украины, Центрального государственного электронного архива (ЦГЭА) Украины и УкрНИИДАД.

Повестка дня включала следующие вопросы:

1. Планирование жизненного цикла электронного документа.

2. Обсуждение итогов научно-практического семинара «Проблемы электронного документа: от создания до архива»

3. Вопросы, предложенные для рассмотрения ЦГЭА Украины:

• Определение понятия «архивный электронный документ»;
  
  
• Проблема предотвращения потери юридической силы электронного документа при конвертациях и миграциях в процессе длительного хранения;
  
  
• Формирование списков юридических и физических лиц - источников формирования Национального Архивного Фонда (НАФ) и источников комплектования ЦГЭА Украины;
  
  
• Включение электронных документов и электронных информационных ресурсов в номенклатуру дел учреждений и организаций;
  
  
• Предельные сроки хранения электронных документов в архивных подразделениях учреждений и организаций;
  
  
• Особенности осуществления учета и описания электронных документов в архиве (архивном подразделении организации, областном архиве, ЦГЭА Украины). Процесс учета электронных документов и электронных информационных ресурсов в ЦГЭА Украины;
  
  
• Формирование перечня типовых профильных электронных документов, подлежащих постоянному хранению;
  
  
• Нормативное регулирование взаимодействия ЦГЭА Украины с областными и центральными архивами при предоставлении пользователям доступа к электронным документам и электронным информационным ресурсам, хранящимся в ЦГЭА Украины;
  
  
• Проблемы создания и хранения электронных информационных ресурсов (баз данных).

4. Темы для обсуждения, предложенные УкрНИИДАД:

• Включение электронных документов в номенклатуры дел учреждений и организаций;
  
  
• Определение понятия «архивный электронный документ» - сроки его хранения в архивных подразделениях учреждений и организаций;
  
  
• Являются ли «электронные информационные ресурсы» (базы данных и веб-сайты) источниками комплектования НАФ?
        Если да, то: определение понятия «электронный информационный ресурс»; перечень источников формирования НАФ для электронного информационного ресурса и включение электронного информационного ресурса в номенклатур дел учреждений и организаций.
  
  
• Нормативное регулирование взаимодействия ЦГЭА Украины с центральными архивами, облгосархивами и архивными отделами райгосадминистраций и городских советов, архивными отделами учреждений, предприятий и организаций: особенности осуществления учета и описания электронных документов в ЦГЭА Украины (единица учета, единица хранения).
  
  
• Конвертация электронных документов:
  
  
• Предотвращения утраты аутентичности электронных документов при конвертации в интересах обеспечния долговременного хранения;
  
  
• Создание отраслевого Аккредитованного Центра сертификации ключей;
  
  
• Внесение изменений в Закон Украины «О нотариате» (предоставление архивистам права нотариального заверения копии архивного электронного документа).
  
  
• В случае отсутствия технических средств воспроизведения содержания электронного документа, такой электронный документ все равно следует сохранять.
  
  
• На каких этапах жизненного цикла электронного документа используется Отраслевой стандарт «Метаданные архивного электронного документа. Описания структуры и содержания данных», учитывая внедрение в сфере делопроизводства межсистемного «Единого формата электронного сообщения».

По итогам рабочей встречи были приняты следующие рекомендации:

Рекомендации

участников рабочей встречи 29 апреля 2010 года

Результатом проведения рабочей встречи является согласование сторонами следующих позиций:

• Электронные документы создаются в произвольном формате, как того требует Закон Украины «Об электронном документе и электронном документооборот»

• При передаче электронных документов на постоянное хранение архивное подразделение конвертирует их в рекомендуемые форматы архивных электронных документов;

• Областные государственные архивы, центральные архивы осуществляют все архивные процедуры и передают документы на постоянное хранение в ЦГЭА Украины;

• ЦГЭА Украины проводит экспертизу ценности (техническую), обеспечивает постоянное хранение оригиналов, создает резервные копии и для поддержки жизненного цикла электронных документов конвертирует их при изменении программно-аппаратного обеспечения;

• При организации доступа к электронным документам ЦГЭА Украины обращается за разрешением к владельцу фонда;

• Электронные информационные ресурсы на данном этапе нельзя отнести к Национальному архивному фонду Украины;

• В правовом поле, предоставить ЦГЭА Украины право нотариального заверения при конвертации и миграции электронных документов.

• Считать нецелесообразным (на данном этапе) составление списка потенциальных источников формирования Национального Архивного Фонда (НАФ), которые передают документы в ЦГЭА Украины.

• Внести предложения в Госкомархив относительно предельных сроков хранения электронных документов в архивных подразделениях.

• Разработать оптимальную модель архивного хранения профильных документов.

• Продолжать комплектование ЦГЭА Украины тематическими архивными коллекциями, архивными собраниями копий веб-сайтов.

• Разработать Концепцию планирования жизненного цикла электронных документов и электронных информационных ресурсов с учетом внесенных предложений;

• Применить в учреждениях двойное (параллельное) ведение системы документооборота: электронное и бумажное;

• Предоставить ЦГЭА Украины полномочия Отраслевого Аккредитованного Центра сертификации ключей.

Источник: сайт ЦГЭА Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/plan29042010.php
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/plan29042010_rek.php