С конца 1990-х годов большинство датских государственных органов перешло на использование полноценных ERMS-систем, в которых как документы, так и их метаданные хранятся в электронном виде. Выборки документов из примерно 30 таких систем были переданы в системно-независимых версиях в Национальные Архивы Дании. Эти документы не проходили экспертизу ценности. В 2009 году завершился проект по разработке на будущее политики экспертизы ценности принимаемых из ERMS-систем документов, - среди прочего, на основе изучения полученных Национальными Архивами выборок документов.В нашем докладе мы хотим представить результаты этого проекта. В этой связи будут рассмотрены следующие вопросы:
- Краткая информация о том, как государственные органы Дании используют ERMS-системы, и рассказ о датской модели передачи на архивное хранение, долговременной сохранности и обеспечения доступа к электронным документам.
Форматы поступающих из ERMS-систем документов
(преобладают DOC, TIFF, TXT и PDF)
(преобладают DOC, TIFF, TXT и PDF)
- Стоимость передачи на архивное хранение и обеспечения долговременной сохранности созданных в ERMS-системах документов, в сравнении с документами на бумажных носителях. Единственной причиной проведения экспертизы ценности документов служит желание сократить расходы, поэтому крайне важно знать, с чем связаны основные издержки. Например, так же ли влияет объём документов на стоимость обслуживание электронного архива, как он влияет на стоимость обслуживания бумажного архива?
- В чём и какой степени контент ERMS-систем отличается от содержимого бумажных архивов. Рассматриваются следующие вопросы:
- Какую роль она играет, что, что сохраненные в EDMS-системах документы создаются и передаются электронным образом? Мы ожидаем найти в ERMS-системах большее количество документов, чем в бумажных системах, а также значительное количество компьютерных файлов, которые не могут считаться документами.
- Как сказывается то, что ERMS-системами, как правило, управляют обычные гражданские служащие, а не профессиональные специалисты по управлению документами. Мы ожидаем найти в ERMS-системах определенное число неправильно созданных документов.
- Каким образом реализовать на практике экспертизу ценности документов в ERMS-системах? Можем ли мы поспособствовать более эффективному использованию систем, и можно ли будет удалить те документы, которые мы не хотели бы сохранять.
Мой комментарий: Я специально не перевожу термин ERMS (скажем, как СЭД), поскольку функциональные возможности систем, используемых датскими государственными органами, достаточно существенно отличаются от тех, которые в представлении наших специалистов традиционно ассоциируются с СЭД.
Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/... (презентация доклада)
>> поскольку функциональные возможности систем, используемых датскими государственными органами
ОтветитьУдалитьНаталья, а можно немножко раскрыть, хотябы пару тройку, самых ярких отличий?
И по экспертизе ценности, тоже интересное замечание...
ОтветитьУдалитьНапример, сейчас у многих специалистов, занятых в области управления контентом, с которыми я общаюсь бытует мнение, что "дешевле хранить все". Исключение пока что составляют лишь специализированные задачи, типа клиентских досье в банках и страховых, ну и хранение образов первичных документов у крупных производственных компаний (в первую очередь у тех, кто непосредственно работает с розницей) - там просто огромные объемы сканированных образов.
Похоже, что экспертиза ценности, чем дальше, тем больше будет применяться лишь к документам на материальных носителях.
Кстати, мнение о том, что "дешевле хранить все" подтверждается экономическими просчетами специалистов Австралии. Они вышли на сумму от 30 до 50 дол. за "экспертизу" всего лишь одной записи в «недрах национального архива». В связи с этим изложенная точка зрения http://rusrim.blogspot.com/2010/05/eca-2010-ii_22.html является наиболее приемлемой. К тому же экспертиза ценности связывается не с «постулатными» принципами сохранности национального достояния, а всего лишь с форматами документов, что экономически выгоднее. На вопрос, чего храним, будет внятный ответ – документы в форматах… Кому надо «корпус текста», плиз, на самостоятельный поиск -). С уважением С.В. Дроков
ОтветитьУдалить…сейчас у многих специалистов, занятых в области управления контентом, с которыми я общаюсь бытует мнение, что "дешевле хранить все"
ОтветитьУдалитьВсё зависит от соотношения рисков.
Экспертиза ценности электронных документов стоит дорого, поскольку это трудоёмкая операция, для которой нужны квалифицированные т.е. высокооплачиваемые специалисты. Кроме того, в условиях очень жёстких требований к сохранности документов (как, например, в США) есть риск пострадать из-за того, что что-то будет уничтожено раньше времени.
На другой чаше весов – риск того, что при судебных разбирательствах или расследованиях всплывут какие-то неблагоприятные для компании документы, которые давно уже можно было уничтожить. Этот риск также особенно высок в США, и невелик сейчас у нас. Ещё есть требования законодательства о персональных данных, согласно которым ПД следует уничтожить через 3 дня после завершения обработки – но наказания за нарушения пока что нестрашные.
Не стоит забывать и о том, что если "хранение всего" превратится в постоянное хранение в электронном архиве, требующее регулярного проведения миграции и т.д., то это также может влететь в копеечку. Но кто сейчас об этом задумывается?
В итоге, на фоне снижения стоимости хранения, возникает серьёзное искушение хранить всё. Для некоторых организаций это может быть разумной стратегией, но при этом нужно очень внимательно отслеживать законодательно-нормативные требования, под которые организация подпадает. Скажем, выход на Нью-Йоркскую биржу тут же требует исполнения положений соответствующего американского законодательства.
Есть, конечно, ещё и вопрос о том, что в неприбранной цифровой помойке самой организации трудно будет находить нужную информацию среди завалов ненужной – но, по сравнению с вопросом денежным, на него мало кто обращает внимание :)
Думаю, что с большой вероятностью истина, как водится, окажется посередине – уже сейчас за рубежом видна тенденция к уменьшению детальности экспертизы ценности, к упрощению системы сроков хранения (от тысяч статей до десятков) – это известный подход «больших корзин».
… а можно немножко раскрыть, хотя бы пару тройку, самых ярких отличий?
ОтветитьУдалитьКонечно. Большинство установленных отечественных СЭД – это «повзрослевшие» электронные картотеки оперативных документов. В них очень мало электронных подлинников, и они редко используются для хранения документов и/или их карточек после их исполнения. Таким образом, типичная отечественная СЭД, как правило, поддерживает оперативное делопроизводство и документооборот.
За рубежом такие системы в значительно большей степени поддерживают основную деятельность в качестве информационного ресурса. В них документы хранятся в классифицированном виде как минимум за ряд лет, и они обычно имеют более развитые средства работы с контентом (в первую очередь поиска). Соответственно, они снабжаются и функциональными возможностями для классификации документов, отслеживания сроков хранения, проведения экспертизы ценности, юридически «чистого» уничтожения электронных документов. Чтобы почувствовать разницу, достаточно полистать тот же MoReq2 или ICA-Req :)
Очень показательно, что у нас поставщики зарубежных ECM-систем функциональные ERM-блоки для управления документами даже рекламируют неправильно – как средства архивного (!) хранения.
Н.А. Храмцовская: Не стоит забывать и о том, что если "хранение всего" превратится в постоянное хранение в электронном архиве, требующее регулярного проведения миграции и т.д., то это также может влететь в копеечку. Но кто сейчас об этом задумывается?
ОтветитьУдалитьДроков: У уже упоминавшихся коллег из «страны кенгуру» составлены подробные прайс-листы. Суммы потрясающие! Это же прекрасная почва для «продолжения банкета»! -)) Новые проекты «утруски» «больших корзин» «в лукошки» в соответствии с законодательными и нормативными принципами конкретной страны, судами районными, судами городскими, судами мировыми, биржами Нью-Йорка, Токио... С уважением
Коллеги, спасибо!
ОтветитьУдалитьКак всегда - полезно и информативно!