США: Конференция MER-2010 пройдёт 17-19 мая в Чикаго

В США завершается подготовка к одной из ключевых для сообщества профессионалов в области управления документами и информацией конференций – к Национальной конференции по управлению электронными документами (Managing Electronic Records, MER-2010), которая пройдёт в Чикаго с 17 по 19 мая 2010 года.

Это, наверное, единственная в США конференция, которая посвящена исключительно организационных, техническим и правовым вопросам управления электронными документами на протяжении их жизненного цикла.

Программа конференции доступна по адресу http://www.merconference.com/details/sessions.php .

Безусловно, Америка довольно далеко оторвалась от нас в плане использования электронных документов, и это легко почувствовать, просто прочитав названия докладов. В то же время идущие у нас в последнее время бурные процессы дают себя знать, и, думаю, по крайней мере, часть докладов на MER-2010 могла бы быть интересна и нашим специалистам.

Ниже приводится перевод тезисов нескольких докладов, на которые я бы сама с удовольствием сходила :)

 «Документированные структурированные данные: С точки зрения управления документами, как, что, и почему?» (Structured Data Records – The ERM of Why, Which, and What?)

Дик Фишер (Dick Fisher) и Кейт Линдси (Keith Lindsey) из компании Cohasset Associates, расскажут о том, что значение структурированных данных, отдельных файлов данных, строк  в базах данных, архивных файлов и т.д., быстро возрастает по ряду причин, включая следующие:

• Недавние изменения в федеральных правилах гражданского судопроизводства ясно установили, что структурированные данные представляют собой вид  «сохраненной электронным образом информация» (electronically stored information, ESI) и, следовательно, являются «законной добычей» в ходе поиска и представления сторонами относящейся к судебному спору информации (legal discovery);
  
  
• В веб-приложениях и в иных программных приложениях, работающих в реальном времени и использующих базы данных, всё большие объёмы структурированных данных (например, транзакционные данные) сохраняются в электронном виде как «единственные» деловые документы, подтверждающие соответствующие транзакции, без распечатывания каких-либо документов или отчётов на бумаге.
  
  
• Большинство нормативных требований (например, требования налоговой службы) включают положение о том, что  должны быть созданы «копии-дубликаты» или «резервные копии»,  с помощью которые могут быть восстановлены документированные структурированные данные.
  
  
• Когда свободного пространства для хранения информации не хватает, или же если оперативные базы данных начинают работать слишком медленно, то более старые документированные структурированные данные, которые требуется сохранять в течение достаточно длительных периодов времени,  выводятся из оперативных систем и «архивируются».

Цель этой сессии - прагматически взглянуть на различные вопросы, связанные с управлением документированной электронной структурированной информацией, особенно на те данные, которые классифицируются или могут классифицироваться как деловые документы.

Источник: http://www.merconference.com/details/session.php?id=10

«Уничтожение “трудных” материалов: Управление унаследованными данными - недостающая части большинства программ управления электронными документами» (Disposing of the Difficult: Legacy Data Management – The Missing Part of Most E-records Programs) – доклад Анны Кершоу (Anne Kershaw).

В большинстве организаций накапливаются огромные объемы более уже не нужных данных, - но никто не желает применить в их отношении хорошую практику управления, и уничтожить их. Как правило, происходит это из-за страха, неуверенности и сомнений (Fear, Uncertainty, Doubt - FUD):

• Страх перед санкциями, если выяснится, что уничтожена подлежащая раскрытию информация,
• Неопределенность относительно содержимого общих дисков и лент, а также
• Сомнения том, кто несет ответственность за принятие решений об уничтожении ненужных унаследованных данных.

FUD-синдром привёл к появлению практики «сохранения всего», потому что никто не хочет принимать решения об уничтожении унаследованных данных. Однако:

• Правовая реальность: Если унаследованные данные становятся объектом процесса раскрытия информации в ходе судебного разбирательства или расследования, то они могут стать причиной огромных расходов – настоящей финансовой «бомбой»;
  
  
• Экономическая реальность: Если ресурсы тратятся на сохранение и резервирование ненужных данных - это неоправданные расходы, и, следовательно, возможность для быстрого получения значительной экономии.

В докладе будет представлена концепция проекта управления унаследованными данными, включающая:

• Советы о том, как добиться согласия на уничтожение документов от юристов организации и от внешних юристов-консультантов;
  
  
• Объяснение элементов, необходимых для того, чтобы успешно защищать решения об уничтожении данных:
  
  
• Способы доказывания  высшему руководству экономической отдачи,
  
  
• Разработку перечня «беспризорных» носителей информации, и проведение собеседований для получения сведений об этих носителях; и
  
  
• Создание непрерывного процесса, предотвращающего неоправданное сохранение данных и и их носителей в будущем.

Источник: http://www.merconference.com/details/session.php?id=8

(Окончание следует)