Терминология: В чём отличие «управления информацией» от «управления документами»?

Примерно через каждые три года в области управления документами и информацией появляются новые модные термины. Иногда за ними стоит что-то серьёзное, но чаще – это чисто маркетинговые перелицовки старого добра. Во всяком случае, послеживать за упражнениями в терминологии небесполезно, и сегодня я представляю вашему вниманию заметку, опубликованную 26 марта 2010 года на блоге швейцарской компании RSD  Тамиром Сигалом (Tamir Sigal), в которой тот пытается обосновать необходимость термина «Information Governance» = «управление информацией» (причем governance – это более «крутое» управление, чем какой-то жалкий management :)  ), - и его отличие от «управления документами» (records management).

Это здорово, когда появляется новый отраслевой термин, а ты можешь повлиять на его определение и использование! За последние 9 месяцев, термин «управление информацией» всё более и более часто использовался аналитиками рынка, компаниями и поставщиками. Хотя его применение расширилось, все же пока еще нет 100% согласия относительно его значения. Тем не менее, большинство специалистов определяет «управление информацией» как способ помочь организациям в управлении корпоративными рисками и в повышении операционной эффективности,  в то время, как они стремятся соответствовать законодательно-нормативным требованиям, относящимся к корпоративной информации. Звучит очень похоже на «управление документами», не так ли?

Управление информацией выходит за рамки существующего «уровня развития» программных приложений для управления документами. Я разделяю эти два понятия следующим образом. На формирующимся рынке управления информацией, управление жизненным циклом контента не только охватывает сохранение и уничтожение документов, но и полностью включает управление метаданными документов, многоуровневое хранение контента в системах хранения данных, классификацию контента по конфиденциальности в течение всего его жизненного цикла, поддержку в течение всего жизненного цикла документа атрибутов, указывающих на присутствие персональных данных, и, наконец, управление правами использования электронного контента, когда он уходит за пределы защищённого периметра организации. В сущности, программы управления информацией являются супермножеством программ управления документами, и включают похожие методологии и процессы.

Управление информацией также в большей степени представляет собой программу  подотчётности, принудительно обеспечивающую желательное поведение при создании, использовании, архивировании и удалении корпоративной информации [Сигал фактически рассматривает в качестве «управления информацией» то подмножество сферы управления корпоративным контентом, которое связано с исполнением законодательно-нормативных требований – Н.Х.]. Оно включает практику управления жизненным циклом, с тем, чтобы решить вопросы готовности к раскрытию информации в случае судебных разбирательств или расследований (eDiscovery),  управления информационными рисками, управления жизненным циклом деловой информации, и «федеративный» подход к архивированию [федеративный подход подразумевает, что документы и информация могут храниться в первоначальных/нескольких хранилищах, однако управление ими осуществляется централизованное, по единым правилам, на основе единого индекса. См. также http://rusrim.blogspot.com/2009/12/blog-post_22.html  – Н.Х.]. В рамках управления информацией четко определяются роли и ответственность, используются детально проработанные метрики и проводится аудит. Для управления информацией нужно создавать междисциплинарный комитет, с участием юристов, специалистов по исполнению законодательно-нормативных требований, представителей деловых подразделений и ИТ.

В отличие от нынешних решений для управления документами, управление информацией позволяет централизованно управлять политикой в области сроков хранения и метаданных, одновременно поддерживая исполнение регламентов управления информацией различными деловыми подразделениями, филиалами и хранилищами информации. В число хранилищ информации (information silos) входят как структурированные (базы данных и хранилища данных - data warehouses)), так и неструктурированные хранилища (системы управления корпоративным контентом, бумажные документы и т.д.).

Большинство традиционных поставщиков систем управления корпоративным контентом (enterprise content management, ECM) сейчас спешат вспрыгнуть в вагон «управления информацией», и перепозиционируют свои продукты для управления документами (которые, скорее всего, были ими прикуплены) в качестве решений по управлению информацией. Так что пристегните ремни, - поездка будет весёлой!

Тамил Сигал (Tamir Sigal),
Старший менеджер по маркетингу продуктов компании RSD

Источник: блог компании RSD
http://blogs.rsd.com/corporate/2010/03/information-governance-versus-records-management.html