среда, 30 ноября 2011 г.

Германия готовится разрешить уничтожение бумажных документов после их оцифровки

24 ноября 2011 года сайт «Postmaster Online» ( http://www.postmaster-online.de ) сообщил, что Федеральное центральное налоговое управление Германии (Bundeszentralamt für Steuern, BZSt) подготовила предварительный порядок хранения бумажных документов после их сканирования.

В нем предусматривается, что документы и дела должны будут храниться (например, в коробах) в течение 6 месяцев после их сканирования и ввода в электронную систему управления документами. В течение этого периода должна быть проведена проверка качества оцифровки и, в случае необходимости, повторное сканирование. После этого бумажные оригиналы могут быть уничтожены, при условии, что их образы сохранены «надлежащим образом» (qualifizierte Dokumente) в электронных делах.

Впоследствии, если документ нужно будет представить в суде и не будет возможности сделать это в электронном виде, можно будет его распечатать.

В данный момент эта новость живо обсуждается на блоге д-ра Ульриха Кампфмайера (Dr. Ulrich Kampffmeyer) в социальной сети Xing. Особенно специалистов интересует вопрос о том, что считается «надлежащим образом сохраненными документами». В своем первоначальном посте Кампфмайер отметил, что, в интересах профессионального сообщества, не хотелось бы, чтобы под этим понималось подписание графических образов электронной цифровой подписью. По идее, надлежащее сохранение должно подразумевать контроль качества оцифровки и снабжение документов необходимыми метаданными.

Другие участники обсуждения тут же указали на то, что в другом источнике (сайт Haufe.Steuern) по этому поводу, в частности, говорится: «Подтверждать надлежащее выполнение процесса сканирования бумажных документов будет квалифицированная подпись.» В итоге в рядах немецких специалистов стала тут же созревать идея добиться отмены этого положения – и, вспоминая недавний конфликт по поводу порядка хранения электронных счетов, подписанных ЭЦП, они вполне могут это сделать! К действиям их подталкивают не только трудозатраты и расходы  на подписание, но и перспектива, при длительном хранении, заниматься регулярным переподписанием документов.

Как указал Вольфганг Хайнрих (Wolfgang Heinrich), на сайте налоговой службы выложено её письмо от 28 сентября 2011 года о сроках хранения оцифрованных документов, направленное в адрес т.н. «семейных фондов» (Familienkassen), см. http://www.bzst.de/DE/Steuern_National/Kindergeld_Fachaufsicht/Familienkassen/Einzelweisungen/110928_DMS.pdf , из которого, по-видимому, пресса и получила информацию. По мнению Хайнриха, данный порядок может оказаться не всеобщим, а предназначенным лишь для отдельных организаций. Кроме того, это временный порядок, вводимый «до выпуска соответствующих нормативных актов».

Мой комментарий: С подписанием электронных образов бумажных документов электронной цифровой подписью или без него, однако, в любом случае, возможность перевести бумажные деловые документы в электронный вид с последующим уничтожением оригиналов колоссально облегчит жизнь многим коммерческим организациям, которые сейчас вынуждены годами хранить тонны никому не нужной бумаги в своих офисах и на внеофисном хранении. Это хороший пример для подражания.

Даже если окажется, что речь идёт о временных правилах работы для очень узкой группы организаций, тем не менее, эти правила показывают, в какую сторону, скорее всего, пойдёт разработка уже полноценных нормативных актов, регулирующих данный вопрос.

Источники: сайт «Postmaster Online» / сайт Xing / сайт «Haufe.Steuern»
http://postmaster-magazin.de/index.php?option=com_content&view=article&id=7810:aufbewahrungspflicht-von-gescannten-papieren&catid=87:mailroom&Itemid=100197
https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/legal-aspects-of-information-document-management-265/de-aufbewahrungsfristen-fur-papierdokumente-nach-dem-scannen-38933761/38938275/#38938275
http://www.haufe.de/steuern/newsDetails?newsID=1321537171.56&topic=Finanzverwaltung&topicView=Finanzverwaltung 

Требования к порядку и срокам хранения документов, образующихся в ходе организованных торгов, будет устанавливать ФСФР

Федеральный закон от 21 ноября 2011 г. № 325-ФЗ «Об организованных торгах» вступает в силу (за исключением отдельных положений) с 1 января 2012 года. Закон регулирует отношения, возникающие в процессе организованных торгов на товарном и финансовом рынках, и устанавливает требования к их организаторам и участникам - в том числе и к документированию этой деятельности.
Статья 5. Организатор торговли (вступает в силу с 1 января 2013 года)

12. Организатор торговли обязан осуществлять хранение информации и документов, которые связаны с проведением организованных торгов, и ежедневное резервное копирование таких информации и документов в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти в области финансовых рынков.

13. Организатор торговли обязан обеспечить возможность представления в федеральный орган исполнительной власти в области финансовых рынков документов и сведений в электронной форме с электронной подписью в формате, порядке и сроки, которые установлены нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти в области финансовых рынков.

14. Организатор торговли обязан вести реестр участников торгов и их клиентов, реестр заявок и реестр заключенных на организованных торгах договоров в соответствии с нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти в области финансовых рынков.
Закон определяет основы государственного регулирования данного вида деятельности, в том числе и полномочия федерального органа исполнительной власти в области финансовых рынков – Федеральной службы по финансовым рынкам (ФСФР), среди которых в очередной раз можно обнаружить вопросы регулирования порядка документирования и порядка и сроков хранения созданных в процессе деловой деятельности документов.
Статья 25. Полномочия федерального органа исполнительной власти в области финансовых рынков (вступает в силу с 1 января 2013 года)

4) устанавливает порядок ведения реестров участников торгов и их клиентов, реестров заявок и реестров договоров, заключенных на организованных торгах, требования к порядку и срокам предоставления выписок из указанных реестров;

6) осуществляет регистрацию правил организованных торгов и иных документов организаторов торговли, в том числе спецификаций договоров, подлежащих регистрации в соответствии с настоящим Федеральным законом, а также вносимые в них изменения;

14) определяет правила, состав, порядок и сроки раскрытия (предоставления) информации организаторами торговли;

16) устанавливает требования к порядку хранения и защиты информации и документов, связанных с проведением организованных торгов, а также к сроку их хранения;
Одновременно был принят федеральный закон от 21 ноября 2011 г. № 327-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организованных торгах»», которым, помимо прочего, внесены изменения в статью 14.24 «Нарушение законодательства об организованных торгах» Кодекса административных правонарушениях. Теперь эта статья предусматривает:
Статья 14.24. Нарушение законодательства об организованных торгах 3. Нарушение организатором торговли порядка раскрытия информации, установленного законодательством об организованных торгах, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет; на юридических лиц - от семисот тысяч до одного миллиона рублей.

4. Воспрепятствование организатором торговли проведению федеральным органом исполнительной власти в области финансовых рынков проверок или уклонение от таких проверок - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет; на юридических лиц - от семисот тысяч до одного миллиона рублей.
Источник: КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121890
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121888

вторник, 29 ноября 2011 г.

США: Обама требует лучшей электронной архивации федеральных документов

Статья Эда О’Кифи (Ed O'Keefe), опубликованная 28 ноября 2011 года в его рубрике «Глаз за федеральным правительством» (Federal Eye) на сайте газеты «Вашингтон пост» (The Washington Post).

Процесс архивации государственных данных, решений и обсуждений ждут кардинальные изменения.

В понедельник [28 ноября 2011 года] Президент Обама распорядился, чтобы  федеральные органы власти более широко использовали электронные системы управления документами и их хранения, в рамках того, что обещает стать самым значительным изменением в архивации государственных документов со времен президентства Гарри Трумэна.

Дополнительная информация: Президентский меморандум «Управление государственными документами», адресованный руководителям федеральных органов исполнительной власти, доступен по адресу http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records

«Ныне используемая федеральная система управления документами основана на устаревших подходах, включающих бумажные документы и шкафы для хранения дел», сказал Обама в заявлении, в котором сообщил о сделанных им распоряжениях. «Сегодняшнее решение передвинет это процесс в электронную эпоху, с тем, чтобы американская общественность могла иметь доступ к ясной и точной информации о решениях и действиях федерального правительства».

Электронные архивы правительства хранят 142 терабайта данных, или 14200 гигабайт. Для сравнения, Библиотека Конгресса США накопила 254 терабайта данных,  а объём массива изображений, полученных более чем за 20 лет с космического телескопа «Хаббл» Национального аэрокосмического агентства (NASA), составляет более 45 терабайт – этого достаточно, чтобы заполнить 5800 DVD-дисков.

По данным Белого дома, Национальные Архивы США (NARA) ежегодно принимают на хранение порядка 475 миллионов страниц электронных документов, однако архивная служба недавно предупредила, что федеральные органы власти отстают в своих усилиях по переходу на электронные документы, что означает неисполнение ими требований закона о федеральных документах (Federal Records Act).

В качестве ответной реакции, советники Белого Дома заявили, что Обама даст руководителям федеральных органов исполнительной власти четыре месяца на то, чтобы разработать планы по улучшению своих программ управления документами. За этим - согласно тексту проекта распоряжения Обамы, - должны последовать конкретные инструкции для всех государственных органов относительно того, как сделать делопроизводство «более экономически эффективным и доступным для общественности; и о переходе, где возможно, от бумажных документов к электронным».

Планы разработаны с расчетом на то, чтобы в конечном итоге сократить федеральные расходы на делопроизводство, однако знакомые с поставленными целями помощники,  -говорившие на условиях анонимности, поскольку они не были уполномочены обсуждать этот вопрос публично, - не смогли сказать, сколько денег может быть сэкономлено.

Распоряжения Обамы являются частью текущей кампании, которая должна  продемонстрировать решимость Белого Дома решать проблемы слабого развития экономики и отреагировать на опасения по поводу федеральных расходов. В рамках инициативы «Мы не можем ждать» (We Can’t Wait) выпущены распоряжения о сокращение отходов, образующихся в ходе деятельности государственных органов, об увеличении штата медицинских работников и о предоставление возможностей по трудоустройству для ветеранов вооружённых сил.

Сделанное в понедельник объявление «звучит как разумный эволюционный шаг вперед», говорит Стивен Афтегуд (Steven Aftergood), старший аналитик-исследователь Федерации американских ученых и директор проекта по секретности в государственных органах. «Кое-кого может даже удивить то, что это до сих пор ещё не сделано», сказал он. «Но колеса бюрократии вращаются медленно».

Хотя проект может в конечном итоге привести к экономии средств, Афтегуд предупредил, что переход на электронный документооборот может оказаться дорогостоящим. По его словам, «электронное делопроизводство также ставит новые проблемы, связанные с аутентификацией документов, их целостностью и обеспечением долговременной сохранности, которые необходимо решать».

Анна Вайсман (Anne Weismann), главный юрисконсульт неправительственной организации «Граждане за ответственность и этику в Вашингтоне» (Citizens for Responsibility and Ethics in Washington, CREW), отметила: «Большой вопрос заключается в том, сумеют ли федеральные органы власти найти необходимые средства для перехода на электронный документооборот». По словам сотрудников Белого Дома, CREW является одной из групп, с которыми Национальные Архивы и Административно-бюджетное управление (Office of Management and Budget) собираются консультироваться относительно того, как правильно переходить на электронных документы.

По словам Вайсман, ее группа надеется, что администрация отреагирует на высказанную группой озабоченность тем,  что подталкивание со стороны OMB в сторону электронных технологий и планы администрации по переводу государственных органов на облачные вычисления могут осуществляться без учёта рекомендаций Национальных Архивов по надлежащему управлению государственными документами.

Несмотря на все эти опасения, сделанное в понедельник заявление может пойти на пользу Национальным Архивам, перед которыми сейчас маячит перспектива многолетней реорганизации, и которые получили самый низкий среди крупных федеральных ведомств рейтинг в ходе недавнего опроса федеральных государственных служащих.

Архивист США Дэвид Ферьеро, назначенный на свой пост в 2009 году, в недавнем интервью сказал, что его ведомство все еще приспосабливается к электронной революции: «Мы продолжали делать то же, что делали в течение длительного времени, не смотрели на то, что делали другие, и не делились тем, что делаем мы сами», сказал он.

Ферьеро сказал, подводя итоги своих недавних посещений десятков региональных отделений Национальных Архивов, что сотрудники опасаются того, что агентство не повышает их профессиональные знания и навыки до уровня, соответствующего потребностям 21-го века. Для некоторых из них нынешние усилия по переходу на электронные технологии «являются глотком свежего воздуха», отметил Архивист, «и для других это создает проблему приспособления к  переменам».

Эд О’Кифи (Ed O'Keefe)

Источник: сайт газеты «Вашингтон пост»
http://www.washingtonpost.com/blogs/federal-eye/post/obama-wants-better-digital-archive-of-federal-records/2011/11/03/gIQAXJeA4N_blog.html 

Арбитражная практика: ООО признано недобросовестным поставщиком вследствие небрежности в оформлении документов

При заключении государственных контрактов в электронном виде всем участникам необходимо быть очень внимательными, поскольку малейшее упущение в процессе оформления контракта может привести к тому, что организацию включат в список недобросовестных поставщиков.

На это  раз Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области в апреле 2011 г. не счел объяснения ООО убедительными, и признал включение его в список недобросовестных поставщиков правомочным (дело № А56-6192/2011).

Суть спора

Санкт-Петербургским городским судом в декабре 2010 года был проведен открытый аукцион в электронной форме на право заключения государственного контракта на техническое обслуживание оборудования систем охранно-пожарной сигнализации, вызова залов и связи, систем охранного наблюдения, телефонной связи, вещательного телевидения и системы электроснабжения. Победителем аукциона было признано ООО «Альфа». Через оператора электронной площадки проект государственного контракта был направлен в ООО 22 декабря.

В установленный законом срок 27 декабря 2010 года заказчику через оператора электронной площадки поступили подписанные электронной цифровой подписью проект государственного контракта и договор поручительства. К договору поручительства, однако, не были приложены копии бухгалтерской отчетности поручителя и ряд других документов.

30 декабря 2010 года ООО представило заказчику договор поручительства на бумажном носителе со всеми необходимыми приложениями.

В связи с тем, что необходимые приложения к договору поручительства были представлены с нарушением срока, заказчиком было принято решение о признании ООО уклонившимся от заключения контракта. Управление Федеральной антимонопольной службы по Санкт-Петербургу (УФАС) приняло решение о включении ООО в реестр недобросовестных поставщиков.

Не согласившись с данным решением, Общество обратилось в арбитражный суд.

Позиция Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области

ООО пыталось оправдать непредставление полного комплекта документов тем, что объём соответствующего приложения в электронном виде превышает тот, что можно разместить в предназначенном для этого файле электронной площадке. Но суд этот аргумент не принял, отметив, что ООО, находящееся в одном населенном пункте с заказчиком, могло, установив данное обстоятельство, обеспечить предоставление недостающих документов непосредственно заказчику, в том числе и на электронном носителе.

Кроме того, УФАС в ходе проведения проверки выявило, что в  соглашении о предоставлении поручительства, заключенным между ООО и ОАО «Страхование капиталов, доходов и пенсий», было установлено, что договор поручительства и необходимые для подписания документы предоставляются ООО в течение трех банковских дней после поступления денежных средств в качестве оплаты услуг поручителя. ООО оплатил услуги только 28 декабря 2010 г., и на этом основании УФАС сделал вывод, что 27 декабря 2010 г. ООО не могло располагать необходимыми копиями документов, обязательными для подписания договора.

Кроме того, было установлено, что ООО «Альфа» представило заказчику два договора поручительства, датированных одним числом, подписанных двумя разными лицами (генеральными директорами) со стороны ОАО «Страхование капиталов, доходов и пенсий». Данное обстоятельство было расценено заказчиком и УФАС как представление недостоверных сведений о руководителе поручителя. В заявлении, поданном в суд первой инстанции, ООО признало, что допустило техническую ошибку, указав данные предыдущего директора поручителя.

На этом основании суд пришел к выводу о законности и обоснованности принятого УФАС решения о включении ООО «Альфа» в реестр недобросовестных поставщиков.

Тринадцатый арбитражный апелляционный суд в июле 2011 г. оставил решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области без изменения.

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в ноябре 2011 г. также не нашел оснований для удовлетворения кассационной жалобы ООО «Альфа».

Источник: официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://kad.arbitr.ru/ 

понедельник, 28 ноября 2011 г.

США: Круглый стол о перспективах использования социальных сетей Национальными Архивами

Статья Алекса Говарда (Alex Howard - на фото) была опубликована 18 ноября 2011 года на сайте «Радар О'Рейли» (O'Reilly Radar). В ней рассказывается о том, как Национальные Архивы представили разработанную ими «контрольную панель гражданина-архивиста» (dashboard for "citizen archivists") на недавнем форуме имени Уильяма МакГована (William G. McGowan) в Вашингтоне, темой которого было: «Что будет дальше в социально-сетевой революции?» (What's Next in the Social Media Revolution?). Полная видеозапись форума доступна по адресу: http://youtu.be/g34x7eipMjI

В ноябре 2011 года, разговоры о коммуникационных технологиях переключились с вопроса, стоит ли государству использовать социальные сети, на вопрос о том, как именно государство должно их использовать. Фейсбук (Facebook), Фликр (Flickr), Твиттер (Twitter) и YouTube стали типовой частью веб-сайтов вновь избранных должностных лиц.

По мере приближения года к завершению, риски и отдача от «Веб 2.0» стали более понятны как гражданам, так и государству. Естественно, что люди из всех слоев общества задаются вопросами о том, что взрывное развитие социальных сетей будет означать для будущего общества, в том числе сложными вопросами относительно того, как этот новый ландшафт повлияет на неприкосновенность частной жизни, безопасность, свободу самовыражения и онлайн-самобытность. Предсказания о том, к чему приведёт развитие социальных сетей в условиях всё более тесно взаимосвязанного общества, варьируются от мрачных автократий с тотальной системой слежки до более сильных, управляемых на основе информации электронных демократий. Или того и другого вместе.

Именно в таком контексте Национальные Архивы недавно организовали в Амфитеатре им. МакГована, расположенном в штаб-квартире NARA в Вашингтоне, круглый стол на тему «Что будет дальше?».

Архивист Соединенных Штатов Америки Дэвид Ферьеро (David Ferriero – американцы, кстати говоря, произносят его фамилию как «Фэррио», с ударением на первом слоге - Н.Х.) представил слушателям круглый стол о социальных сетях:
«В этом столетии доступ к документам означает электронный доступ. Для многих людей, чего нет в сети в онлайн-доступе, того не существует.. Использование социальных сетей в целях расширения возможностей доступа является новой нормой. NARA [Национальные Архивы США] продолжают искать инновационные инструменты и осуществлять проекты, расширяющие электронный доступ к нашим документам, включая проекты, направленные на вовлечение общественности. Мы разрабатываем «контрольную панель гражданина-архивиста» (Citizen Archivist Dashboard), которая будут стимулировать граждан к тому, чтобы через социальные сети включиться в ряд наших проектов.»
Ферьеро предложил идею «гражданина-архивиста», когда принял в 2009 году руководство Национальными Архивами. Теперь Национальные Архивы идут вперед по пути привлечения помощи людей в выявлении, оцифровке и архивировании истории страны, с использованием Интернета.

Незадолго до этого форума, сотрудники Национального Архива провели «ярмарку социальных сетей», где показали, как они используют Twitter, Facebook, Flickr и социальных сети, использующие географическую привязку, для обмена сведениями об истории страны и для онлайн-контакта с гражданами. Подробнее о том, как будет работать «контрольная панель», можно узнать из видеозаписи ( http://youtu.be/g34x7eipMjI ) и из презентации доклада на круглом столе Памелы Райт (Pamela Wright), главного стратега Национальных Архивов по вопросам электронного доступа (см. http://www.archives.gov/social-media/pdf/mcgowan_forum_psw_11-4-11.pdf ).

На видео вы увидите, как Феррьеро и Райт обсуждают позицию Национальных Архивов относительно сохранения документального наследия в эпоху социальных сетей. По мере того, как всё больше документов становятся электронными, Национальные Архивы сталкиваются в деле обеспечения сохранности исторических документов с огромными проблемами.

На форуме я выступил с кратким вводным словом, в котором рассказал о прошлом, настоящем и будущем социальных сетей. Оно стало зачином для последующей дискуссии о социальных сетях между участниками круглого стола, в которой вместе со мной и с Райт принял участие Дэвид Вайнбергер (David Weinberger), старший научный сотрудник Гарвардского Центра им. Беркмана по вопросам интернета и общества, и Сара Бернард (Sarah Bernard), заместитель директора по Управлению электронной стратегии Белого дома.

Ещё до форума на этом блоге Вайнбергер уже поделился некоторыми своими идеями на тему «что нового в социальных сетях»:
1. Интернет начался как открытое «адресное пространство», что позволило создавать сети внутри него. Таким образом, мы получили «Паутину» (Web), которая объединила страницы. Мы получили социальные сети, которые объединили людей. Мы довольно далеко продвинулись на пути объединения данных, посредством семантических сетей (Semantic Web) и взаимосвязанных открытых данных (Linked Open Data). Мы движемся к интернету вещей (Internet of Things). DPLA [Digital Public Library of America - Электронная публичная библиотека Америки], надеюсь, поможет создать сеть культурных объектов.

2. Интернет и «паутина» всегда носили социальный характер, однако развитие сетей, специально настроенных на социальные потребности, имеет огромное значение, поскольку социальная составляющая определяет всё остальное. Действительно, Интернет является средой-посредником лишь потому, что сообщения, фактически, проходят через нас. Мы передаем их дальше, поскольку они имеют для нас значение, и на них остается определенный наш «отпечаток». Это мы являемся сетевой средой.

3. Изо всех крупных и преобразующих нашу жизнь сетей, лишь социальные сети являются закрытыми и находятся в частной собственности. Я не знаю, каким образом (и если) у нас появятся открытые социальные сети, - но их отсутствие в настоящий момент представляет опасность.
В течение вечера я выступал в качестве модератора увлекательного разговора о том, что быстро расширяющаяся вселенная технологий совместной работы означает для общества, государства и средств массовой информации. Очень оживленно прошло время, отведенное на вопросы и ответы, когда люди, «ранее известное как аудитория», присоединились к нашей дискуссии в зале и через активную линию обратной связи через Твиттер. Для меня было большой честью участвовать в этой дискуссии.

Алекс Говард (Alex Howard), корреспондент «O’Reilly Media» по вопросам «правительства 2.0»

Источник: сайт O'Reilly Radar / YouTube
http://radar.oreilly.com/2011/11/national-archives-social-media.html
http://youtu.be/g34x7eipMjI

Новая Зеландия приступает к пересмотру национального стандарта оцифровки

Архивы Новая Зеландия в настоящее время приступили к пересмотру национального стандарта оцифровки документов (Digitisation Standard) и сопровождающего его Типового перечня  для оригиналов оцифрованных документов (General Disposal Authority - Digitised Original Source Records, GDA 5). Оба эти документа были выпущены в 2007 году, и сейчас подошло время их планового обновления.

Процесс пересмотра должен завершиться в апреле 2012 года  публикацией нового инструментального набора для оцифровки и указаний по срокам хранения для оригиналов оцифрованных документов.

Архивы Новой Зеландии предлагают всем заинтересованным сторонам подавать свои предложения, а также высказаться относительно идеи о включении в новый инструментальный набор по оцифровке технического отчета ISO/TR 13028:2010 «Информация и документация - Руководство по организации оцифровки документов» (Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records)  (о нем см. http://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_3868.html ), который существенно основывается на текущем национальном стандарте Новой Зеландии.  Предоставляется возможность скачать этот техотчет по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/ISO___TR_13028_2010.pdf .

ISO 13028 находится в стадии адаптации в качестве совместного стандарта Австралии и Новой Зеландии (как AS/NZS 13028).

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/isotr-130282010-information-and-documentation-implementation-guidelines-digitization-records

«Консультант Плюс» начал делать работу Росархива

В справочно-правовой системе «Консультант Плюс»  появилась справочная информация «Сроки хранения документов организаций», подготовленная специалистами компании.

Она представлена в виде таблицы, содержащей следующие графы:
  • Вид документа (приводится точное наименование – как оно дано в нормативном документе)

  • Организации, которые должны сохранять такие документы (например, кредитные организации, работодатели, налогоплательщики и т.д.)

  • Срок хранения (дается точная формулировка из законодательного или нормативного акта, устанавливающая срок  хранения)

  • Основание (ссылки на пункты и статьи законодательных и нормативных актов, в которых установлены соответствующие сроки хранения)
В таблицу не включены  сроки хранения, установленные Перечнями типовых архивных документов, а также сроки хранения документов акционерных обществ (А жаль! Я бы данные из «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс) все-таки включила бы, для полного счастья :) ).

В документ включена информация только о сроках хранения документов юридическими лицами любых организационно-правовых форм с частной (негосударственной) формой собственности. Поэтому, к сожалению, информация по срокам хранения документов государственными и муниципальными учреждениями в справочном материале не приводится.


Документ пока что находится в открытом доступе и его можно бесплатно скачать по адресу http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121777;div=LAW;mb=LAW;opt=1;ts=0F57AA8D01C9D611F47EBFCD4DD3F6F0 .

Мой комментарий: Вот мы и дождались того, что коммерческая организация взялась за работу, которую, в общем-то, должен делать Росархив. И получается это у неё очень даже неплохо. Я давно уже агитирую именно за такой вариант,  включающий графу для сведений о законодательных и нормативно-правовых актах, устанавливающих ответствующие сроки хранения, - и за то, чтобы такая графа появилась во всех Перечнях типовых архивных документов.

Мне также очень понравилась идея введения в перечень графы, отражающей группы организаций, к которым в первую очередь относится конкретное требование. Благодаря этому, документ становится более информативным и удобным для использования в практической работе.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121777;div=LAW;mb=LAW;opt=1;ts=0F57AA8D01C9D611F47EBFCD4DD3F6F0

воскресенье, 27 ноября 2011 г.

Росалкогольрегулирование установило требования к форматам электронных документов, используемых при предоставлении государственных услуг

Постановлением Правительства РФ от 07.07.2011 № 553 «О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов» было установлено, что федеральные органы государственной власти должны утвердить «в месячный срок требования к форматам заявлений и иных документов и разместить требования на своих официальных сайтах в сети Интернет» (п.2.1.), - т.е. к концу августа.

Приказом Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка от 12 октября 2011 г. № 20н «О требованиях к форматам заявлений и иных документов, представляемых в форме электронных документов, необходимых для предоставления государственных услуг» (вступает в силу 22 ноября 2011 г.) требования к форматам установлены для следующих видов документов (п.1):
  • заявление на предоставление государственной услуги,
  • приложение к заявлению на предоставление государственной услуги,
  • межведомственный запрос, осуществляемый при предоставлении государственной услуги,
  • результат предоставления государственной услуги, если он может быть представлен в форме электронного документа в соответствии с действующими нормативными правовыми актами,
  • информационное сообщение о ходе и результатах предоставления государственной услуги, направляемое заявителю с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть Интернет,
  • ответы на межведомственные запросы.
Электронные документы должны формироваться в виде файлов в формате XML (XML-документ) в соответствии с описанием структуры XML-документов (XSD-описание) (п.3) с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (п.4).

Получается, что своим решением Росалкогольрегулирование сужает возможности заявителя, установленные Постановлением Правительства № 553 и позволяющие подавать электронные документы не только через портал госуслуг:
Постановление Правительства РФ от 07.07.2011 № 553 «О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов»

п.6 в) представляются в органы и организации, предоставляющие государственные и (или) муниципальные услуги, с использованием электронных носителей и (или) информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть Интернет:
  • лично или через законного представителя при посещении органа или организации;
  • посредством многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;
  • посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (без использования электронных носителей);
  • иным способом, позволяющим передать в электронном виде заявления и иные документы.
Электронные документы могут содержать вложения. Вложения должны быть представлены в форме файлов общеупотребительных форматов (п. 5):
  • файлы текстовых документов;
  • файлы электронных таблиц;
  • файлы графических изображений.
В данном случае, хочется отметить, что ведомство не называет конкретных форматов, а ссылается лишь на один их признак – широкую распространенность.

Также допускается использование:
  • специализированных форматов файлов вложений, при условии наличия программного обеспечения, обеспечивающего обработку электронных документов в данных форматах на стороне получателя информации;

  • в качестве вложений электронных документов - приложений к заявлению на предоставление государственной услуги в виде XML-документов.
При межведомственном информационном взаимодействии с использованием Единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), а также при направлении в Службу электронного документа с использованием Единого портала, электронный документ передается в составе электронного сообщения СМЭВ.

В общем случае в электронном документе должны содержаться следующие блоки данных: общие сведения, информация об отправителе, данные о получателе, специфические сведения, описание вложений, служебные сведения.

Каждый электронный документ и каждое вложение электронного документа должны быть подписаны электронной подписью (п.8).

В документ также включена шарада, за разгадывание которой ведомство, вероятно, осчастливит победителей соответствующей продукцией :-) :
«При межведомственном информационном взаимодействии с использованием СМЭВ, а также при направлении в Службу электронного документа с использованием Единого портала, местоположение значения электронной подписи по отношению к подписанному электронному документу (вложению электронного документа) определяется в соответствии с Техническими требованиями к взаимодействию в СМЭВ.»
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121336

суббота, 26 ноября 2011 г.

Видео: Отделение Национальных Архивов Франции в Пьеррефит

Видеорассказ о ходе строительства нового здания Национальных Архивов в Пьеррефит-сюр-Сен (Pierrefitte-sur-Seine). Звуковое сопровождение на французском языке.



Источник: официальный сайт французского правительства
http://www.gouvernement.fr/gouvernement/archives-nationales-a-pierrefitte 

ИСО: Опубликована новая редакция руководства по аудиту систем менеджмента

Как сообщает сайт МСО, 11 ноября 2011 года был опубликован стандарт ISO 19011:2011 «Руководство по аудиту систем менеджмента» (Guidelines for auditing management systems), заменивший редакцию 2002 года, адаптированную в нашей стране как ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента».

ISO 19011:2011 содержит рекомендации по аудиту систем менеджмента, в том числе принципы аудита, управлению программой аудита и проведение аудитов систем менеджмента, а также рекомендации по оценке компетентности лиц, участвующих в процессе аудита, включая руководителя программы аудита, аудиторов и аудиторских групп.

Стандарт применимы во всех организациях, которым нужно проводить внутренние или внешние аудиты систем менеджмента и управлять программой аудита.

Возможно применению ИСО 19011:2011 к другим видам аудита, при условии, что особое внимание будет уделено необходимым специфическим компетенциям.

В качестве основных отличий от первой редакции называются следующие:
  • Расширена область применения стандарта, от аудита систем менеджмента качества и окружающей среды на аудит любых систем менеджмента;

  • Уточнена взаимосвязь между ISO 19011 и ISO/IEC 17021;

  • Добавлены дистанционные методы аудита и концепции риска;

  • Конфиденциальность добавлена как новый принцип аудита;

  • Были реорганизованы разделы 5, 6 и 7;

  • Дополнительная информация была собрана в новое приложение B, что позволило  удалить соответствующие вставки из основного текста;

  • Был усилен процесс определения и оценки компетенций;

  • Примеры специфических отраслевых знаний и навыков были собраны в новое приложение A;

  • Дополнительные рекомендации можно найти на сайте: www.iso.org/19011auditing .

пятница, 25 ноября 2011 г.

Австралия: Для публичного обсуждения выложен глоссарий событий-триггеров, от которых отсчитываются сроки хранения документов

На сайте Австралазийской инициативы в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI) – организации, координирующей усилия учреждений, занимающихся вопросами управления документами и архивного дела в государственных органах Австралии и Новой Зеландии, в целях выработки единой политики в этих областях, выложен для публичного обсуждения проект довольно любопытного документа - глоссария событий-триггеров, от которых отсчитываются сроки хранения документов (ADRI Glossary of Disposal Triggers).

Этот 5-страничный документ можно скачать по адресу http://www.adri.gov.au/products/ADRI-disposal-triggers-Exposure-draft.doc . Публичное обсуждение продлится до конца января 2012 года.

ADRI разработала этот глоссарий с целью собрать воедино термины, широко используемые в указаниях ADRI по срокам хранения и действиям по их истечении, и определить их значение. По мнению авторов документа, он будет способствовать:
  • Большей согласованности терминов, используемых в указаниях по срокам хранения в Австралии и в Новой Зеландии,

  • Автоматизации отслеживания триггеров в электронных системах управления документами и информацией (EDRMS),

  • Согласованности сроков хранения в различных отраслях.
Предполагается, что члены ADRI смогут и впредь использовать привычный им стиль формулировок (так, варианты «Уничтожить через 5 лет после завершения транзакции» и «Хранить не менее 5 после завершения транзакции, затем уничтожить» считаются в равной степени приемлемыми). Цель глоссария – при переводе формулировок сроков хранения в машиночитаемый вид, обеспечить определенное единообразие значений поля «Триггер».

В документе разъясняется порядок использования триггера «завершение процесса/действия/операции/транзакции» (Action completed). В конкретных указаниям по срокам хранения триггеры такого рода предлагается «транслировать» в реальные деловые события, происходящие в деловой среде и/или среде управления документами. Например, если процесс завершается выпуском финального отчета, то процедуры отслеживания сроков хранения документов, относящихся к данному процессу и имеющих триггер «завершение процесса»,  следует «привязать» к информации об этой дате.

Всего предлагается 12 триггеров:
  • Завершение процесса/действия/операции/транзакции (Action completed).

  • Назначение сотрудника на определенную должность или начало исполнения им определенной роли (Appointment),

  • Момент создания документов (Created),

  • Дата рождения физического лица (Date of birth),

  • Дата смерти физического лица (Date of death),

  • Ликвидация или вывод из эксплуатации делового актива (Disposed of),

  • Нормальное прекращение действия политики или правового инструмента (контракта, лицензии и т.п.) (Expired),

  • Досрочное прекращение действия политики или правового инструмента (Terminated),

  • Вступление в силу политики или правового инструмента (Issued),

  • Прекращение обращения к документам (в случае, когда не удается найти более конкретного триггера, указывающего на завершение деловой транзакции) (Reference use ceases),

  • Уход сотрудника из организации по любым причинам (Separation),

  • Замена таких документов, как правила, политики, процедуры, учебные материалы, руководства по качеству и т.д. новыми версиями (Superseded).
Также названы три варианта действий, выполняемых по истечении сроков хранения:
  • Передача документов на архивное хранение,

  • Уничтожение,

  • Передача документов другой организации.
Мой комментарий: На мой взгляд, главная ценность этого документа в том, что он служит хорошим примером того, какую работу по упорядочиванию и стандартизации сроков хранения можно провести, причём так, что в дальнейшем полученные результаты позволят существенно облегчить управление сроками хранения в СЭД и его автоматизацию.

Нужно отметить, что данный проект глоссария уже подвергся критике за то, что он лишь обобщает уже сложившуюся практику, вместо того, чтобы предложить более современную и совершенную модель.

Источник: сайт ADRI
http://www.adri.gov.au/

Росархив: Рекомендации как диагноз

21 ноября 2011 года Росархив на своём сайте, в разделе «Методические пособия», выложил «Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов)» - как в текстовом виде (см. http://archives.ru/documents/rekomendacii-po-obespecheniju-sohrannosti-informaci-na-diskah.shtml ), так и в виде PDF-файла (см. http://archives.ru/sites/default/files/rekomendacii-po-obespecheniju-sohrannosti-informaci-na-diskah.pdf ).

Документ объёмом 52 страницы не соответствует своему названию – фактически это научно-технический отчет о результатах выборочного тестирования оптических дисков, хранящихся в РГАЛИ, РГАНТД и РГАСПИ, в котором десяток страниц приходится на описание методики тестирования и его итогов, а ещё 30 - на Приложение, содержащее фактические материалы о тестировании (по каждому протестированному диску!). Однако то, что хорошо и уместно для научно-технического отчета, вряд ли подходит для такого документа, как «Рекомендации», которыми, по идее, должны пользоваться архивисты и специалисты ДОУ страны.

Фактические данные, приведённые в отчёте, - это неутешительный диагноз, свидетельствующий о провальном положении дел с приёмом на хранение, обеспечением сохранности и использованием электронных носителей в ведущих архивах страны, в том числе в том, на основе которого руководители отрасли надеются создать государственный электронный архив.

В РГАНТД из 400 проверенных дисков 317 (79%) оказались в хорошем и отличном состоянии, 66 – в удовлетворительном, и 17 (4%) – в критическом.

В РГАЛИ из 72 проверенных дисков лишь 13 (18%) оказались в хорошем и отличном состоянии, 55 – в удовлетворительном, и 4 (5,5%) – в критическом. И не удивительно:
Представленные для тестирования диски РГАЛИ хранятся друг на друге в коробках. Осмотр дисков показал, что более 20% дисков имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины. Рекомендуется соблюдать правила обращения с дисками и хранить каждый диск, надетым на фиксирующее кольцо в отдельном контейнере (jewel case).
В РГАСПИ из 51 проверенного диска, лишь 19 (37%) получили рейтинги «отлично» и «хорошо», что сопровождается следующим комментарием:
Осмотр дисков показал, что более 65% имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины. …Большой процент дисков, имеющих оценку С, связан по всей видимости с наличием отпечатков пальцев и царапин.
А ведь речь идёт, как я понимаю, отнюдь не о фонде пользования! Впрочем, буквально в следующем абзаце авторы заключают:
Результаты тестирования свидетельствуют о том, что эти диски отвечают требованиям долгосрочного хранения информации.
Сами-то диски, возможно, требованиям более-менее и отвечают, а вот насчёт архива и его специалистов я не так уверена. Сомневаюсь, что они, как их зарубежные коллеги, надевают перчатки, прежде чем прикоснуться к архивному оптическому диску.

Приведенные в документе «Правила обращения с дисками» (стр.16 - о которых, безусловно, полезно напомнить нашим специалистам) и «Рекомендации» (стр.21) не отличаются оригинальностью – ровно те же советы можно найти в рекомендациях любого производителя оптических дисков. Наибольший интерес в данном разделе представляет сводная таблица требований к температурно-влажностным условиям хранения оптических дисков, составленная на основе отечественных и зарубежных стандартов.

Замечу также, что совет покупать оптические диски производства одной вполне конкретной фирмы, мягко говоря, некорректен в рекомендациях, рассчитанных на широкое использование (и будь дело за рубежом, Росархиву уже завтра пришлось бы отбиваться от судебных исков всех остальных производителей). Понятно, что авторы исследования протестировали продукцию (и, возможно, не самую лучшую) всего лишь 3-4 фирм – что имели – и рекомендации свои написали безо всякого злого умысла, но опять-таки: одно дело внутренний отчёт, и совсем другое – публично распространяемые рекомендации…

Список использованной литературы включает 6 позиций (в т.ч. одну ссылку на зарубежный источник), причём самая свежая публикация датирована 2005 годом. Думаю, этот факт в комментариях не нуждается.

Теперь о том, чего нет в документе – и чего, судя по всему, нет в практике работы наших архивов. В «Рекомендациях» ни слова не сказано о том, как принимать оптические диски на архивное хранение, и как организовывать регулярный мониторинг их состояния и перезапись дисков, состояние которых признано неудовлетворительным.

В этом смысле Росархив оказался позади Банка России, который в своих указаниях относительно хранения записанных на оптические диски документов (замечу, документов со сроком хранения 5 лет, а вовсе не постоянного хранения!) пишет следующее:
Указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»

2.19. Проверка состояния ЕХ [единиц хранения – Н.Х.] проводится не реже одного раза в год и должна затрагивать не менее 10% общего количества ЕХ в фонде ЕХ, сформированных за период после предыдущей проверки. Проверка состояния ЕХ осуществляется посредством сверки значения функции хэширования, вычисленной на ЕХ, со значением, отраженным на ярлыке к ЕХ.
В заключение хочу сказать добрые слова в адрес Росархива за стремление к большей открытости, проявлением чего стало появление данного документа в свободном доступе. Надеюсь, что коллеги готовы конструктивно воспринять неизбежные в таких случаях критические замечания, и что это им поможет повысить качество создаваемых нормативных и методических документов.

Источник: сайт Росархива
http://archives.ru/documents/rekomendacii-po-obespecheniju-sohrannosti-informaci-na-diskah.shtml
http://archives.ru/sites/default/files/rekomendacii-po-obespecheniju-sohrannosti-informaci-na-diskah.pdf

четверг, 24 ноября 2011 г.

«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти», часть III

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2011/11/ii.html )

Целостность электронных документов

Пункты 9 и 10 требуют обеспечить целостность электронных документов. При использовании ЭЦП/усиленной электронной подписи для этого используется значение хеш-функции. Однако в тех случаях, когда электронный документ не подписывается ЭЦП/усиленной ЭП (например, если используется простая электронная подпись), нужно быть готовыми ответить на вопрос о том, какие механизмы обеспечения целостности применяются в системе.

Управление многокомпонентными документами

Пункт 13 предусматривает, что СЭД должна обеспечить ввод всех компонент многокомпонентного электронного документа, и дальнейшее управление таким документом как единым целым. В требованиях MoReq, откуда взята эта формулировка, в первую очередь здесь имелись в виду сообщения электронной почты с приложениями и веб-страницы с графическими изображениями и другими отдельными элементами.

Документирование результатов проверки ЭЦП/ЭП

Пункт 15 содержит требование, которое, скорее всего, в данный момент в большинстве систем не реализовано:
15. Для проверки аутентичности, целостности и достоверности электронных документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать:
...хранить результат проверки электронной подписи в виде метаданных электронного документа;
Сбор и хранение контрольной информации (протоколов аудита)

Очень серьёзные требования к сбору и хранению контрольной информации содержатся в пп.17-18. Тем производителям ПО, у которых подобные возможности не реализованы, предстоит выполнить существенные доработки:
17. СЭД ФОИВ должна обеспечивать фиксирование контрольной информации с целью выявления и отслеживания действий, на которые у пользователя СЭД ФОИВ нет разрешений (прав) на выполнение.

При этом СЭД ФОИВ должна обеспечивать соответствие сроков хранения контрольной информации и протоколируемых действий срокам хранения документа.

СЭД ФОИВ должна сохранять в защищённом от изменений виде следующую контрольную информацию:
  • обо всех действиях, совершённых с документами или наборами документов, проектами документов, классификационной схемой;

  • о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившим действие;

  • о дате и времени совершения действия.
В число действий, фиксируемых в составе контрольной информации, должны входить:
  • ввод в СЭД ФОИВ документов, проектов документов;

  • перемещение раздела (подраздела) в классификационной схеме;

  • любые изменения в указаниях по срокам хранения и последующим действиям с документами;

  • любые действия, выполненные администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196);

  • наложение и снятие запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;

  • любые изменения метаданных классификационной схемы, разделов и документов;

  • внесение изменений и уничтожение метаданных пользователем СЭД ФОИВ;

  • изменения прав доступа;

  • создание, модификация и уничтожение пользователя СЭД ФОИВ или группы пользователей СЭД ФОИВ;

  • передача документов;

  • уничтожение документов;

  • печать документа или метаданных.
Пункт 18 дополнительно ужесточает эти положения.

Резервное копирование

Серьёзные требования по поддержке резервного копирования содержатся в п.32 (правда, допускается их выполнение за счет интеграции с другой системой).

Терминология

В заключение скажу и о проблеме терминологии. Мне использованная в требованиях терминология представляется, в целом, удачной. Однако я уверена, что ряд терминов (классификационная схема, метаданные, контрольная информация и т.д.) пока ещё непривычен для многих наших специалистов, поэтому Минкомсвязи следует подумать о проведении в этом направлении определенной разъяснительной работы. В ряде случаев желательно на примерах пояснить, что конкретно имеется в виду.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121840

США: И что не так с Национальными Архивами?

Фрагмент заметки Эда О’Кифи (Ed O'Keefe), опубликованной 16 ноября 2011 года в его рубрике «Глаз за федеральным правительством» (Federal Eye) на сайте газеты «Вашингтон пост» (The Washington Post).

Среди наиболее крупных федеральных агентств США, Национальные Архивы (National Archives and Records Administration, NARA) в рейтингах опроса «Лучшее место для работы в федеральном правительстве» (Best Places to Work in the Federal Government) скатились на самое дно, в итоге набрав лишь 53 процента от максимальной оценки, что представляет собой снижение на 7 процентов по сравнению с прошлым годом.

Так в чем же дело? По словам вице-президента «Партнерства в поддержку государственной службы» (Partnership for Public Service) Джона Пальгуты (John Palguta), «они там разбивают несколько яиц, чтобы сделать новый омлет». Иными словами, в Национальных Архивах в самом разгаре перестройка.

Архивист США Дэвид Ферьеро (David Ferriero) в январе 2011 года объявил о крупной реорганизации агентства, и эта тема все ещё занимала умы сотрудников, когда они в апреле-мае участвовали в опросе, - поясняет Анализа Арчер (Analisa Archer), руководитель кадровой службы NARA.

«В этот момент было много неопределенности в агентстве с тем, что будет означать эта реорганизация», говорит Арчер. «И должна вам сказать: хотя мы, конечно, разочарованы полученным рейтингом, но в любых книжках можно прочитать, что когда у вас в разгаре крупные организационные преобразования, обычно наблюдается провал в активности сотрудников и в их моральном духе, - до тех пор, пока не станут видны улучшения. Для нас это пятилетняя программа преобразований. Архивист постоянно об этом говорит, и мы на самом деле только в начале пути».

Ферьеро, тем временем, провёл значительное количество времени в дороге, посетив 41 из 44 отделений и филиалов Национальных Архивов по всей стране. По его собственным словам, «Многие из сотрудников впервые увидели Архивиста Соединенных Штатов».

В каждой из этих поездок Ферьеро слышал жалобы о замкнутости агентства и о его недостаточной технологической оснащённости. По словам Архивиста, в ходе намеченных им преобразований эти проблемы будут решаться. «Всё это вызвало, как и следовало ожидать, изрядное брожение в организации», говорит он. «Для одних людей это глоток свежего воздуха, а для других -  проблема принятия перемен. Но мы пытаемся помочь им и в этом направлении».

Если сотрудники жалуются на то, что реорганизация идёт не слишком хорошо, Ферьеро обещает сделать корректировки курса. «Мы собираемся прислушиваться к мнению сотрудников и вносить изменения, не дожидаясь, пока пройдёт ещё 10 лет», говорит Архивист. «В большой степени это [формирование планов реорганизации] ещё незаконченная работа».

Независимо от того, ждёт Национальные Архивы на этом пути успех или неудачи,  у Феррьеро есть нечто, чего нет у других руководителей ведущих агентств: время. Работа в должности Архивиста Соединенных Штатов, - на которую Ферьеро был номинирован Президентом Обамой в 2009 году, – это пожизненное назначение.

«Сотрудники спросили меня в ходе моих поездок: «Собираетесь ли вы оставаться во главе агентства, чтобы довести дело до конца?»», рассказывает Ферьеро. «И ответ был: да. Я здесь надолго. Это не игра «ударить и убежать»».

Эд О’Кифи (Ed O'Keefe)

Источник: сайт газеты «Вашингтон пост»
http://www.washingtonpost.com/blogs/federal-eye/post/best-places-to-work-highlights-from-the-2011-rankings/2011/11/14/gIQAVGCiPN_blog.html 

среда, 23 ноября 2011 г.

«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти», часть II


(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2011/11/blog-post_7134.html )

Продолжая разговор о требованиях Минкомсвязи к СЭД, хочу обратить внимание на те из них, соответствие которым, с моей точки зрения, может оказаться наиболее проблематичным.

Нефункциональные требования

Нефункциональные требования (т.е. количественные требования по производительности, надёжности и т.д.) сформулированы в п.4 (раздел II «Общие положения»). В частности, требуется обеспечить:
  • время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД ФОИВ - не более 30 минут;

  • восстановление электронного документа из резервной копии - не более 30 минут;

  • автоматическое уведомление пользователей СЭД ФОИВ о сбое в СЭД ФОИВ;

  • объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет.
Сохранение версий

В разделе II. «Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ», п.8 по сути требует защищенного сохранения версий в процессе согласования/подписания: «…Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа

Об этом же – но уже более конкретно – говорит и п.18:
18. Для обеспечения ведения контрольной информации СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
...сохранять в составе контрольной информации каждого документа проекты электронных документов, направленные на согласование или подписание
Классификационная схема и требования к управлению сроками хранения

В Требованиях содержится понятие «классификационной схемы», которая определена следующим образом (см. п.8):
классификационная схема - иерархическая схема, состоящая из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ
Далее в п.19 говорится:
19. В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ.

Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380).
Очевидно, что разработчики требований плохо знакомы с принципами установления сроков хранения, и не в курсе того, что многие сроки хранения установлены непосредственно законами и нормативными документами (в том числе и Минкомсвязи), и что законодательно-нормативные акты имеют преимущество перед Перечнями (Минкомсвязи почему-то не знает, что он у нас не один). Кроме того, сроки хранения могут быть увеличены, исходя из целого ряда соображений. Вина Минкомсвязи и «проштамповавшего» документ Минюста не в том, что они не разбираются в этих достаточно непростых вопросах, а в том, что не обращаются к специалистам. Если бы было проведено, скажем, публичное обсуждение проекта, то, уверена, многих огрехов можно было бы избежать.

Очень непростые для разработчиков ПО требования установлены в отношении функциональных возможностей для управления сроками хранения документов, и на них следует обратить особое внимание.
20. СЭД ФОИВ должна удовлетворять следующим требованиям по хранению и учету документов:
  • должна быть предоставлена возможность создавать и изменять сроки хранения разделов (подразделов) классификационной схемы, которые устанавливаются на основе номенклатуры дел ФОИВ;

  • не должно быть ограничений на количество сроков хранения;

  • при создании срока хранения, ему должен быть присвоен идентификатор и дана возможность ввести для него уникальное наименование;

  • позволять вести и сохранять в защищенном от изменений виде историю внесения изменений и уничтожения сроков хранения в контрольной информации, включая дату такого изменения или уничтожения, и информацию о пользователе СЭД ФОИВ, внесшем изменения или уничтожившем документ;

  • при изменении или уничтожении срока хранения документов необходимо фиксировать причину внесения изменений или уничтожения и сохранять эти сведения в контрольной информации;

  • назначение для каждого раздела, подраздела классификационной схемы как минимум одного срока хранения (проставление в карточке электронного документа номера раздела (подраздела), к которому относится документ, должно автоматически устанавливать срок хранения документа в соответствии со сроком, указанным в классификационной схеме);

  • в момент окончания срока хранения документов СЭД ФОИВ должна автоматически инициировать уведомления пользователя СЭД ФОИВ об окончании срока хранения;

  • выделение документов к уничтожению;

  • предусмотреть в сроках хранения документов минимальный набор вариантов действий с документами по истечении срока хранения:

    а) хранить постоянно;

    б) провести экспертизу ценности документа в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196);

    в) уничтожить документ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;

    г) передать на хранение в иное хранилище;

    д) по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.

  • СЭД ФОИВ должна позволять:

    а) увеличивать сроки хранения документов;

    б) выделять к уничтожению документы с сохранением в СЭД ФОИВ акта о выделении документов (разделов) к уничтожению;

    в) экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы;

    г) экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу;

    д) поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до ста лет;

    е) протоколировать в составе контрольной информации любые выполняемые действия по уничтожению и передаче документов, и оповещать о них.
(окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/11/iii.html )

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121840

Испания: Создана национальная архивная система

Как сообщил 18 ноября 2011 года сайт Совета Министров Испании, Совет Министров одобрил Королевский указ, которым создается система архивов Испании (Sistema Español de Archivos) и который регулирует систему архивов центрального правительства страны и подчиненных ему органов, и режим доступа, который будет единым во всех архивах и более удобным для граждан.

В пресс-релизе отмечается, что благодаря этому указу заполняется нормативно-правовой вакуум в отношении архивов и правил доступа к архивным документам, и обновляются нормативные положения, принятые ещё в 1901 году. Кроме того, новые правила учитывают изменения, происходящие в результате внедрения новых информационно-коммуникационных технологий, региональных особенности, а также признают за гражданами ряд прав в отношении информации и доступа к ней.

Одобренный 18 ноября 2011 года Королевский указ опирается на три принципа:
  • Модернизация государственного управления, улучшение организованности, эффективности и кооперации между министерствами и ведомствами по вопросам управления архивами;

  • Повышение прозрачности и улучшения информирования общественности, обеспечение права граждан на доступ к архивам и улучшение возможностей для электронного доступа;

  • Облегчение проведения исследований университетами и специалистами из различных областей исторической науки, социологии, политологии, статистики и т.д.
Благодаря данному Королевскому указу и созданию испанской системы архивов, улучшится взаимодействие между государственными властями различных уровней, с учётом их полномочий и на основе принципа добровольности, путем заключения соглашений, протоколов и т.д., - и строя на тех же принципах отношения с частными архивами. Указом также создается Совет по сотрудничеству в области архивного дела (Consejo de Cooperación archivística) при Министерстве культуры.

Кроме того, формируется система архивов центрального правительства и его учреждений (Sistema de Archivos de la Administración General del Estado), в целях установления единых стандартов современного архивного управления, упорядоченного и эффективного, основанного на концепции государственной службы. С этой целью Указом создается Комитет по архивам центрального правительства (Comisión de Archivos de la Administración General del Estado) в качестве межведомственного органа при Администрации главы правительства, и в нем также уделяется повышенное внимание электронным документам, создаваемым в ходе деятельности государственных органов.

И, наконец, Указом устанавливается процедура реализации гражданами права на доступ к государственным документам и архивам, признаваемого Конституцией и законами страны. Ключевым моментом является то, что решение по заявлению должно приниматься в течение месяца с момента его получения компетентным органом. В случае отсутствия ответа в течение этого времени, запрос на доступ будет считаться одобренным.

В тот же день Совет Министров одобрил Королевский указ о создании объединенного общего и исторического Архива Министерства обороны (Archivo General e Histórico de Defensa). Документ регламентирует архивную систему вооружённых сил, которая будет включать четыре архивные подсистемы: сухопутных сил, ВМФ, ВВС и Центрального аппарата.

Дополнительная информация: Текст Королевского указа 1708/2011 от 18 ноября 2011 года "О создании испанской системы архивов", http://boe.es/boe/dias/2011/11/25/pdfs/BOE-A-2011-18541.pdf 

Источник: сайт Совета Министров Испании
http://www.lamoncloa.gob.es/ConsejodeMinistros/Referencias/_2011/refc20111118.htm#Archivos

вторник, 22 ноября 2011 г.

«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти» приняты!

Когда распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. № 176-р был утвержден «План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», сразу же вызвало недоумение то, что Минкомсвязи, согласно плану, всего за два месяца должно было создать государственные требования к системам электронного документооборота, а все федеральные ведомства -  к июню 2011 г. (т.е. в течение двух месяцев!) привести свои СЭД в соответствии с этими требованиями. Результат оказался вполне ожидаемым - требования появились не к 1 апреля, а к 1 декабря 2011 года.

«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен» утверждены Приказом Минкомсвязи России №221 от 02.09.2011. Документ был официально опубликован только 21 ноября, так что требования вступят в силу с 1 декабря 2011 года.

Требования распространяются на ФОИВ, «внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД ФОИВ» (п.2; Правильнее было бы сказать не «оценивающие», а «проводящие существенную модернизацию». А так получается, что те, кто не «оценивает» свои системы, могут на требования не обращать внимания. Кроме того, любопытно, каким документом подтверждается факт «оценивания»? – Н.Х.).

Читая этот документ, я испытывала двойственные чувства. С одной стороны, я сама в течение нескольких лет агитировала за создание подобных требований, подчеркивая, что они помогут решить наиболее острый на сегодня вопрос - обеспечение взаимодействия между информационными системами различных производителей, необходимого как для повышения эффективности работы государственных органов, так и для переноса документов и информации в новую систему в случае вывода старой системы из эксплуатации. Ясно также, что продуманные государственные требования способны существенно подтянуть уровень закупаемыми государственными органами систем, причём, в основном, за счёт разработчиков, что означает существенную экономию для бюджета.

При этом, однако, выступая перед различной аудиторией,  я постоянно подчеркивала, что первая версия данного документа должна быть облегчённой, с расчётом на то, чтобы ей с самого начала соответствовало большинство имеющихся на рынке продуктов – если, конечно, мы не собираемся ликвидировать конкуренцию на рынке СЭД и/или сорвать их закупки государственными органами.

За рубежом на приведение используемых органами государственной власти систем электронного документооборота в соответствие с требованиями, как правило, дается примерно два года, поскольку за это время разработчики ПО успеют подготовить новые, доработанные в соответствии с требованиями версии своих продуктов. Минкомсвязи об этой стороне дела не задумалось, и никакого переходного периода не предусмотрело.

Нельзя не отметить, что документ содержит много разумных положений, основанных на мировом опыте. Так, в документе устанавливаются:
  • Требования к взаимодействию СЭД государственного органа с МЭДО и СМЭВ,
  • Целый ряд функциональных и нефункциональных требований,
  • Новый подход к систематизации и хранению электронных документов в СЭД.
Сами требования существенно опираются на положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», являющегося национальной адаптацией самого авторитетного на сегодняшний день международного стандарта в этой области ISO 15489:2001; в них также ощущается влияние спецификаций MoReq2.

Однако, если к вопросам соответствия подходить строго, на сегодня ни одна реально предлагаемая на российском рынке система данным требованиям в полной мере не соответствует, - а на доработки разработчикам времени не дано. Поэтому у меня есть опасения, что этот документ потенциально  может создать проблемы как государственным органам, так и поставщикам программного обеспечения. В общем, время покажет, что из этого всего выйдет.

(продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/11/ii.html )

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121840  

Украина: Состоялся семинар «Реставрация документов Национального архивного фонда»

Как сообщает сайт УкрНИИДАД, директор института А.Я.Гаранин и заведующий отделом физико-химических и биологических исследований Е.П.Володина приняли участие в семинаре «Реставрация документов Национального архивного фонда», проходившем в Киеве 17-18 ноября 2011 года.

Программа семинара (см. http://undiasd.archives.gov.ua/doc/programy/17-18.11.2011.pdf , на украинском языке) включала следующие доклады:
  • Киселева Л.А. «Нормативно-методическое обеспечение и организация работы по реставрации документов Национального архивного фонда в государственных архивных учреждениях»

  • Яценюк А.М. «Государственный центр хранения документов Национального архивного фонда»

  • Божук Г.И. «Новые технологии сохранения и восстановления документального наследия. Международный опыт»

  • Затока Л.П., Сорокина Л.А «Современные технологии и новые материалы для реставрации документов на бумажных носителях»

  • Горишняк Г.К. «Реставрация и консервация архивного фонда с применением современных технологий»

  • Кондратенко А. В. «Воздухоочистители Hyla»

  • Колесникова С.В. «Оборудование для очистки воздуха и дезинфекции документов»

  • «Комплекс оборудования для оснащения реставрационных подразделений архивов», презентация Украинского научно-исследовательского института полиграфической промышленности им. Т. Г. Шевченко

  • Пономаренко А.В., Галушко Ю.С. «Оборудование для осушки воздуха»

  • Овсак А.С. «Профессиональное оборудование и материалы для консервации и восстановления документов фирмы CBD»

  • «Реставрация и консервация архивных документов и книг. Новейшие технологии и оборудование », презентация ТОО «Argentum.kz» ( http://www.argentum.kz/ ), Республика Казахстан.
Кроме того, программа семинара включала круглые столы «Опыт реставрации документов Национального архивного фонда в государственных архивах» и «Вопросы подбора оборудования для реставрации и улучшения физического состояния архивных документов».

Источник: сайт УкрНИИДАД
http://undiasd.archives.gov.ua/index.php

понедельник, 21 ноября 2011 г.

ИСО: Стандарты новой системы менеджмента документов способствуют прозрачности корпоративного управления

Перевод пресс-релиза Международной организации по стандартизации (ИСО) от 15 ноября 2011 года по поводу публикации первых стандартов системы менеджмента документов.

В свете недавних провалов в области корпоративного управления, два новых стандарта ИСО помогут организациям быстро и эффективно раскрывать корпоративную информацию [естественно, в том случае, если политика организации нацелена именно на раскрытие информации, а не на её «закрытие» - Н.Х.]. Усилившиеся требования со стороны отраслевых регуляторов, - связанные с тем, что нарушения в области управления финансами, деловой этики, раскрытия информации и прозрачность при принятии решений стали обычным явлением, -  обязывают компании предоставлять такую информацию.

Стандарты ISO 30300:2011 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Основные положения и словарь» (Information and documentation - Management systems for records – Fundamentals and vocabulary), и ISO 30301:2011 «Информация и документация – Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), представляют собой квинтэссенцию опыта экспертов из 27 стран, расположенных на пяти континентах. [Или, если выражаться менее помпезно, новые стандарты представляют собой сплав слегка отредактированного основного стандарта по управлении документами ISO 15489:2001 с подготовленной к настоящему времени типовой структурой и типовыми текстами системы менеджмента ИСО – Н.Х.]

Данные стандарты были подготовлены таким образом, чтобы быть совместимыми и дополнять стандарты других систем менеджмента, разработанных ИСО, таких, как ISO 9001 (менеджмент качества), ISO 14001 (экологический менеджмент) и ISO/IEC 27001 (менеджмент информационной безопасности).

ISO 30300 является «зонтичным» стандартом, включающим в себя основные понятия и словарь, общих для всей серии, в то время как ISO 30301 устанавливает требования к СМД (системе менеджмента документов). В настоящее время уже идёт работа над очередными стандартами серии ISO 30300.

Руководители разработавших стандарты рабочих групп Джудит Эллис (Judith Ellis) и Карлота Бустело (Carlota Bustelo) подчеркивают, что «стандарты серии ISO 30300 предлагают методологию, обеспечивающую системный подход к созданию и управлению документами, соответствующий целям и стратегиям организации. Управление документами с помощью СМД способствует экономической эффективности оперативных процессов, таких как хранение, поиск и извлечение информации, повторное использование информации, участие в судебных разбирательствах и проявление должной осмотрительности».

Стоимость создания СМД зависит от масштабов внедрения в каждой конкретной организации, которые определяются деловыми потребностями и результатами оценки риска. СМД способна обеспечить как кратко- и долгосрочную отдачу от инвестиций, так и сокращение расходов (cost avoidance).

Глобальные факторы заставляют коммерческие и некоммерческие, государственные и частные, большие и маленькие организации сокращать свои расходы и повышать способность реагировать на факторы внешней среды путем внедрения СМД. В число таких факторов входят:
  • Усиление конкуренции,

  • Технологические изменения, ведущие к развитию электронной коммерции и электронного правительства,

  • Скорость связи и распространения информации через Интернет,

  • Возрастающая сложность нормативно-правовой среды - на местном, национальном и международном уровнях,

  • Растущие ожидания граждан в отношении того, что организации должны работать, обеспечивая подотчетность, прозрачность и проявляя социальную ответственность,

  • Повышенные риски, связанные с внешней средой, в том числе угрозы безопасности и стихийные бедствия.
Создание документов является неотъемлемой составной частью операций, процессов и систем в любой организации. СМД обеспечивает деловую эффективность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, и дает организациям возможность извлечь выгоду из своих информационных ресурсов, используя из в качестве деловых, коммерческих и научных активов (knowledge assets). Одновременно СМД способствует сохранению корпоративной памяти, решая проблемы, связанные с глобальной и электронной средами.

К числу отраслей, на использование в которых ориентированы новые стандарты ISO, относятся государственное управление, образование и промышленность (особенно фармацевтическая промышленность и добыча полезных ископаемых). Ожидается, что компании, участвующие в программах социальной ответственности, а также сектора экономики, в которых существует необходимость доказывать соблюдение законодательно-нормативных требований (такие, как атомная энергетика и телекоммуникации), особенно выиграют от эффективного внедрения этих стандартов.

Новые стандарты впитали в себя опыт, накопленный при внедрении опубликованного десять лет назад стандарта ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами».

Стандарты ISO 30300:2011 и ISO30301:2011 были разработаны подкомитетом SC 11 «Управление документами и архивными документами» (Archives/records management) технического комитета ISO/TC 46 «Информация и документация». Их можно приобрести через национальные органы по стандартизации - члены МСО, а также непосредственно у Центрального секретариата ИСО, по цене 86 и 106 швейцарских франков соответственно, через интернет-магазин ИСО, или связавшись с отделом маркетинга, коммуникаций и информации.

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1487

Внесены изменения в Указы Президента о порядке официального опубликования законодательно-нормативных актов

Указом Президента от 17 ноября 2011 года № 1505 «О внесении изменений в некоторые акты Президента Российской Федерации» внесены изменения:
  • в Указ Президента Российской Федерации от 5 апреля 1994 г. № 662 «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных законов»,

  • в Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. №763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти»,

  • в пункт 11 Положения о Федеральной службе охраны Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 7 августа 2004 г. №1013 «Вопросы Федеральной службы охраны Российской Федерации».
Указ Президента был опубликован на правовом портале в день подписания 17 ноября 2011 года, а вступил в силу «задним числом» - 10 ноября 2011 года.

Указ № 662 дополнен пунктом 2.1 следующего содержания:
2.1. Официальным опубликованием федерального закона считается первое размещение (опубликование) его полного текста на «Официальном интернет-портале правовой информации» ( www.pravo.gov.ru ), функционирование которого обеспечивает Федеральная служба охраны Российской Федерации.
Указ № 763 дополнен пунктом 2.1 следующего содержания:
2.1. Официальным опубликованием акта Президента Российской Федерации считается первое размещение (опубликование) его полного текста на «Официальном интернет-портале правовой информации» ( www.pravo.gov.ru ), функционирование которого обеспечивает Федеральная служба охраны Российской Федерации.»
Пункт 9 этого же указа о порядке публикации правовых актов федеральных органов исполнительной власти изложен в новой редакции.
9. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат официальному опубликованию в "Российской газете" в течение десяти дней после дня их регистрации, а также в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти государственного учреждения - издательства "Юридическая литература" Администрации Президента Российской Федерации, который издается еженедельно. Официальным также является указанный Бюллетень, распространяемый в электронном виде федеральным государственным унитарным предприятием "Научно-технический центр правовой информации "Система" Федеральной службы охраны Российской Федерации, а также федеральными органами государственной охраны.
Таким образом, пока что не предусмотрена официальная публикация этой группы документов на «Официальном интернет-портале правовой информации» ( www.pravo.gov.ru )

К полномочиям Федеральной службы охраны добавлены следующие (Указ № 1013):
32.1) обеспечивает развитие государственной системы правовой информации, функционирование и развитие "Официального интернет-портала правовой информации" ( www.pravo.gov.ru )

32.2) размещает (опубликовывает) в установленном порядке федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты палат Федерального Собрания, принятые по вопросам, отнесенным к ведению палат частью 1 статьи 102 и частью 1 статьи 103 Конституции Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации на "Официальном интернет-портале правовой информации" ( www.pravo.gov.ru )
Таким образом, портал правовой информации будет работать под контролем ФСО.

Источник: КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121776

воскресенье, 20 ноября 2011 г.

Акция журнала «Архивная наука»: Открыт свободный доступ к некоторым статьям

Выпускаемый издательством «Шпрингер» (Springer, см. http://www.springer.com/new+%26+forthcoming+titles+%28default%29/journal/10502 ) журнал «Архивная наука» позиционирует себя как «единственный независимый международный реферируемый журнал по архивной науке, охватывающий все аспекты теории, методологии и практики, уделяя при этом должное внимание не-англоязычному миру».
«Журнал способствует развитию архивной науки как автономной научной дисциплины. В нём публикуются материалы по различным аспектам теории, методологии и практики. Кроме того, журнал стимулирует изучение различных культур и содействует обмену и сопоставлению взглядов, представлений и понятий в мировом масштабе.»

«Подход журнала к освещению проблем архивной науки комплексный, междисциплинарный и межкультурный. Область интересов издания охватывает всю сферу документированной, взаимосвязанной с деловыми процессами информации, которая анализируется с точки зрения её формы, структуры и контекста. Для достижения поставленных целей, журнал привлекает наработки тех научных дисциплин, которые имеют дело как с документами, выполняемыми ими функциями и с тем, как они создаются, сохраняются и ищутся; так и с контекстом, в котором информация создается, управляется и используется; а также с социальной и культурной средой создания документов, существовавшей в разные времена и в разных местах.»

Главными редакторами журнала являются известные специалисты Карен Андерсон (Karen Anderson, Среднешведский университет, Швеция), Эрик Кетелаар (Eric Ketelaar, Университет Амстердама, Голландия) и Элизабет Якель (Elizabeth Yakel, Мичиганский университет, США). Не менее внушительно выглядит и список членов редколлегии (см. http://www.springer.com/new+%26+forthcoming+titles+%28default%29/journal/10502?detailsPage=editorialBoard ).

Журнал, естественно, платный, однако в этом году он проводит ряд акций по привлечению читателей и авторов. Так, открыт свободный доступ ко всем материалам 1-2 номера за 2011 год – это специальный номер, посвящённый теме «Архивы и этика создания памяти» (Archives and the Ethics of Memory Construction, http://www.springerlink.com/content/1389-0166/11/1-2/ ).

18 ноября 2011 года редакция журнала разослала извещения об открытии на время бесплатного доступа ещё к ряду материалов, опубликованных в разные году, которые, по мнению редакции, близки к теме предстоящей конференции DLM-форума. Ниже приводится его перевод:
Уважаемый читатель,

Журнал «Архивная наука является единственным независимым международным реферируемым журналом по архивной науке, охватывающим все аспекты теории, методологии и практики, уделяя при этом должное внимание не-англоязычному миру.

В связи с предстоящей конференцией DLM-форума на тему «Интероперабельность и спецификации MoReq2010: Сделать интеллектуальное управление информацией реальностью в Европе» (Interoperability & MoReq2010®. Making intelligent information control a reality in Europe), мы предлагаем Вашему вниманию избранные статьи по управлению электронными документами и архивами, которые могут быть для Вас особенно интересны. Читайте их бесплатно до 31 декабря 2011 года; регистрация на сайте не требуется.
  • Джиллиан Оливер (Gillian Oliver), Бренда Чоунер (Brenda Chawner) и Хай Пин Лиу (Hai Ping Liu) «Внедрение электронных архивов: Проблемы доверия» (Implementing digital archives: issues of trust), http://sci.scientific-direct.net/c.asp?1001271&561d89f304f2deff&6

  • Пол Конвей (Paul Conway) «Качество архивного контента и обеспечение долговременной сохранности: Концептуальная основа для оценки полезности электронных суррогатов» (Archival quality and long-term preservation: a research framework for validating the usefulness of digital surrogates), http://sci.scientific-direct.net/c.asp?1001271&561d89f304f2deff&7

  • Фиорелла Фоскарини (Fiorella Foscarini) «Понимание контекста создания и использования документов: «Жёсткий» и «мягкий» подходы к управлению документами» (Understanding the context of records creation and use: 'Hard' versus 'soft' approaches to records management), http://sci.scientific-direct.net/c.asp?1001271&561d89f304f2deff&8

  • Джеффри Ео (Geoffrey Yeo) «”Нет двух одинаковых вещей”: Существенные свойства и представления об одинаковости и оригинальности» ('Nothing is the same as something else': significant properties and notions of identity and originality), http://sci.scientific-direct.net/c.asp?1001271&561d89f304f2deff&9

  • Дхарма Акмон (Dharma Akmon) «Только с Вашего разрешения: Как правообладатели реагируют (или не реагируют) на просьбы выложить архивные материалы в онлайн-доступе» (Only with your permission: how rights holders respond (or don't respond) to requests to display archival materials online), http://sci.scientific-direct.net/c.asp?1001271&561d89f304f2deff&10

  • Филип Будре (Filip Boudrez) «Электронные цифровые подписи и электронные документы» (Digital signatures and electronic records), http://sci.scientific-direct.net/c.asp?1001271&561d89f304f2deff&11

  • Дхарма Акмон (Dharma Akmon), Энн Циммерман (Ann Zimmerman), Морган Даниэльс (Morgan Daniels) и Маргарет Хедстрём (Margaret Hedstrom) «Применение архивных концепций в информационно-интенсивной среде: Взаимодействие с учёными, с целью понять потребности в управлении данными и в обеспечении их долговременной сохранности» (The application of archival concepts to a data-intensive environment: working with scientists to understand data management and preservation needs), http://sci.scientific-direct.net/c.asp?1001271&561d89f304f2deff&5 [эта статья, к сожалению, пока ещё «закрыта» - Н.Х.]
Надеюсь, эти избранные статьи Вам понравятся. Возможно, в скором времени и Вы станете автором одного из будущих выпусков журнала. Если у Вас возникли какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной во время или после конференции DLM-форума, которая будет проходить 12-14 декабря в Брюсселе.

Эрик Кетелаар (Eric Ketelaar), Главный редактор журнала «Архивная наука)
Источник: сайт издательства Шпрингер / Google-группа IranKIS
http://www.springer.com/new+%26+forthcoming+titles+%28default%29/journal/10502
http://groups.google.com/group/IranKIS/browse_thread/thread/8dd63fde0d8c7132