США: Обама требует лучшей электронной архивации федеральных документов

Статья Эда О’Кифи (Ed O'Keefe), опубликованная 28 ноября 2011 года в его рубрике «Глаз за федеральным правительством» (Federal Eye) на сайте газеты «Вашингтон пост» (The Washington Post).

Процесс архивации государственных данных, решений и обсуждений ждут кардинальные изменения.

В понедельник [28 ноября 2011 года] Президент Обама распорядился, чтобы  федеральные органы власти более широко использовали электронные системы управления документами и их хранения, в рамках того, что обещает стать самым значительным изменением в архивации государственных документов со времен президентства Гарри Трумэна.

Дополнительная информация: Президентский меморандум «Управление государственными документами», адресованный руководителям федеральных органов исполнительной власти, доступен по адресу http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records

«Ныне используемая федеральная система управления документами основана на устаревших подходах, включающих бумажные документы и шкафы для хранения дел», сказал Обама в заявлении, в котором сообщил о сделанных им распоряжениях. «Сегодняшнее решение передвинет это процесс в электронную эпоху, с тем, чтобы американская общественность могла иметь доступ к ясной и точной информации о решениях и действиях федерального правительства».

Электронные архивы правительства хранят 142 терабайта данных, или 14200 гигабайт. Для сравнения, Библиотека Конгресса США накопила 254 терабайта данных,  а объём массива изображений, полученных более чем за 20 лет с космического телескопа «Хаббл» Национального аэрокосмического агентства (NASA), составляет более 45 терабайт – этого достаточно, чтобы заполнить 5800 DVD-дисков.

По данным Белого дома, Национальные Архивы США (NARA) ежегодно принимают на хранение порядка 475 миллионов страниц электронных документов, однако архивная служба недавно предупредила, что федеральные органы власти отстают в своих усилиях по переходу на электронные документы, что означает неисполнение ими требований закона о федеральных документах (Federal Records Act).

В качестве ответной реакции, советники Белого Дома заявили, что Обама даст руководителям федеральных органов исполнительной власти четыре месяца на то, чтобы разработать планы по улучшению своих программ управления документами. За этим - согласно тексту проекта распоряжения Обамы, - должны последовать конкретные инструкции для всех государственных органов относительно того, как сделать делопроизводство «более экономически эффективным и доступным для общественности; и о переходе, где возможно, от бумажных документов к электронным».

Планы разработаны с расчетом на то, чтобы в конечном итоге сократить федеральные расходы на делопроизводство, однако знакомые с поставленными целями помощники,  -говорившие на условиях анонимности, поскольку они не были уполномочены обсуждать этот вопрос публично, - не смогли сказать, сколько денег может быть сэкономлено.

Распоряжения Обамы являются частью текущей кампании, которая должна  продемонстрировать решимость Белого Дома решать проблемы слабого развития экономики и отреагировать на опасения по поводу федеральных расходов. В рамках инициативы «Мы не можем ждать» (We Can’t Wait) выпущены распоряжения о сокращение отходов, образующихся в ходе деятельности государственных органов, об увеличении штата медицинских работников и о предоставление возможностей по трудоустройству для ветеранов вооружённых сил.

Сделанное в понедельник объявление «звучит как разумный эволюционный шаг вперед», говорит Стивен Афтегуд (Steven Aftergood), старший аналитик-исследователь Федерации американских ученых и директор проекта по секретности в государственных органах. «Кое-кого может даже удивить то, что это до сих пор ещё не сделано», сказал он. «Но колеса бюрократии вращаются медленно».

Хотя проект может в конечном итоге привести к экономии средств, Афтегуд предупредил, что переход на электронный документооборот может оказаться дорогостоящим. По его словам, «электронное делопроизводство также ставит новые проблемы, связанные с аутентификацией документов, их целостностью и обеспечением долговременной сохранности, которые необходимо решать».

Анна Вайсман (Anne Weismann), главный юрисконсульт неправительственной организации «Граждане за ответственность и этику в Вашингтоне» (Citizens for Responsibility and Ethics in Washington, CREW), отметила: «Большой вопрос заключается в том, сумеют ли федеральные органы власти найти необходимые средства для перехода на электронный документооборот». По словам сотрудников Белого Дома, CREW является одной из групп, с которыми Национальные Архивы и Административно-бюджетное управление (Office of Management and Budget) собираются консультироваться относительно того, как правильно переходить на электронных документы.

По словам Вайсман, ее группа надеется, что администрация отреагирует на высказанную группой озабоченность тем,  что подталкивание со стороны OMB в сторону электронных технологий и планы администрации по переводу государственных органов на облачные вычисления могут осуществляться без учёта рекомендаций Национальных Архивов по надлежащему управлению государственными документами.

Несмотря на все эти опасения, сделанное в понедельник заявление может пойти на пользу Национальным Архивам, перед которыми сейчас маячит перспектива многолетней реорганизации, и которые получили самый низкий среди крупных федеральных ведомств рейтинг в ходе недавнего опроса федеральных государственных служащих.

Архивист США Дэвид Ферьеро, назначенный на свой пост в 2009 году, в недавнем интервью сказал, что его ведомство все еще приспосабливается к электронной революции: «Мы продолжали делать то же, что делали в течение длительного времени, не смотрели на то, что делали другие, и не делились тем, что делаем мы сами», сказал он.

Ферьеро сказал, подводя итоги своих недавних посещений десятков региональных отделений Национальных Архивов, что сотрудники опасаются того, что агентство не повышает их профессиональные знания и навыки до уровня, соответствующего потребностям 21-го века. Для некоторых из них нынешние усилия по переходу на электронные технологии «являются глотком свежего воздуха», отметил Архивист, «и для других это создает проблему приспособления к  переменам».

Эд О’Кифи (Ed O'Keefe)

Источник: сайт газеты «Вашингтон пост»
http://www.washingtonpost.com/blogs/federal-eye/post/obama-wants-better-digital-archive-of-federal-records/2011/11/03/gIQAXJeA4N_blog.html