среда, 30 ноября 2011 г.

Германия готовится разрешить уничтожение бумажных документов после их оцифровки

24 ноября 2011 года сайт «Postmaster Online» ( http://www.postmaster-online.de ) сообщил, что Федеральное центральное налоговое управление Германии (Bundeszentralamt für Steuern, BZSt) подготовила предварительный порядок хранения бумажных документов после их сканирования.

В нем предусматривается, что документы и дела должны будут храниться (например, в коробах) в течение 6 месяцев после их сканирования и ввода в электронную систему управления документами. В течение этого периода должна быть проведена проверка качества оцифровки и, в случае необходимости, повторное сканирование. После этого бумажные оригиналы могут быть уничтожены, при условии, что их образы сохранены «надлежащим образом» (qualifizierte Dokumente) в электронных делах.

Впоследствии, если документ нужно будет представить в суде и не будет возможности сделать это в электронном виде, можно будет его распечатать.

В данный момент эта новость живо обсуждается на блоге д-ра Ульриха Кампфмайера (Dr. Ulrich Kampffmeyer) в социальной сети Xing. Особенно специалистов интересует вопрос о том, что считается «надлежащим образом сохраненными документами». В своем первоначальном посте Кампфмайер отметил, что, в интересах профессионального сообщества, не хотелось бы, чтобы под этим понималось подписание графических образов электронной цифровой подписью. По идее, надлежащее сохранение должно подразумевать контроль качества оцифровки и снабжение документов необходимыми метаданными.

Другие участники обсуждения тут же указали на то, что в другом источнике (сайт Haufe.Steuern) по этому поводу, в частности, говорится: «Подтверждать надлежащее выполнение процесса сканирования бумажных документов будет квалифицированная подпись.» В итоге в рядах немецких специалистов стала тут же созревать идея добиться отмены этого положения – и, вспоминая недавний конфликт по поводу порядка хранения электронных счетов, подписанных ЭЦП, они вполне могут это сделать! К действиям их подталкивают не только трудозатраты и расходы  на подписание, но и перспектива, при длительном хранении, заниматься регулярным переподписанием документов.

Как указал Вольфганг Хайнрих (Wolfgang Heinrich), на сайте налоговой службы выложено её письмо от 28 сентября 2011 года о сроках хранения оцифрованных документов, направленное в адрес т.н. «семейных фондов» (Familienkassen), см. http://www.bzst.de/DE/Steuern_National/Kindergeld_Fachaufsicht/Familienkassen/Einzelweisungen/110928_DMS.pdf , из которого, по-видимому, пресса и получила информацию. По мнению Хайнриха, данный порядок может оказаться не всеобщим, а предназначенным лишь для отдельных организаций. Кроме того, это временный порядок, вводимый «до выпуска соответствующих нормативных актов».

Мой комментарий: С подписанием электронных образов бумажных документов электронной цифровой подписью или без него, однако, в любом случае, возможность перевести бумажные деловые документы в электронный вид с последующим уничтожением оригиналов колоссально облегчит жизнь многим коммерческим организациям, которые сейчас вынуждены годами хранить тонны никому не нужной бумаги в своих офисах и на внеофисном хранении. Это хороший пример для подражания.

Даже если окажется, что речь идёт о временных правилах работы для очень узкой группы организаций, тем не менее, эти правила показывают, в какую сторону, скорее всего, пойдёт разработка уже полноценных нормативных актов, регулирующих данный вопрос.

Источники: сайт «Postmaster Online» / сайт Xing / сайт «Haufe.Steuern»
http://postmaster-magazin.de/index.php?option=com_content&view=article&id=7810:aufbewahrungspflicht-von-gescannten-papieren&catid=87:mailroom&Itemid=100197
https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/legal-aspects-of-information-document-management-265/de-aufbewahrungsfristen-fur-papierdokumente-nach-dem-scannen-38933761/38938275/#38938275
http://www.haufe.de/steuern/newsDetails?newsID=1321537171.56&topic=Finanzverwaltung&topicView=Finanzverwaltung 

Комментариев нет:

Отправить комментарий