«Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти», часть II

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2011/11/blog-post_7134.html )

Продолжая разговор о требованиях Минкомсвязи к СЭД, хочу обратить внимание на те из них, соответствие которым, с моей точки зрения, может оказаться наиболее проблематичным.

Нефункциональные требования

Нефункциональные требования (т.е. количественные требования по производительности, надёжности и т.д.) сформулированы в п.4 (раздел II «Общие положения»). В частности, требуется обеспечить:

• время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД ФОИВ - не более 30 минут;
  
  
• восстановление электронного документа из резервной копии - не более 30 минут;
  
  
• автоматическое уведомление пользователей СЭД ФОИВ о сбое в СЭД ФОИВ;
  
  
• объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет.

Сохранение версий

В разделе II. «Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ», п.8 по сути требует защищенного сохранения версий в процессе согласования/подписания: «…Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа.»

Об этом же – но уже более конкретно – говорит и п.18:

18. Для обеспечения ведения контрольной информации СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
...сохранять в составе контрольной информации каждого документа проекты электронных документов, направленные на согласование или подписание

Классификационная схема и требования к управлению сроками хранения

В Требованиях содержится понятие «классификационной схемы», которая определена следующим образом (см. п.8):

классификационная схема - иерархическая схема, состоящая из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ

Далее в п.19 говорится:

19. В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ.

Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380).

Очевидно, что разработчики требований плохо знакомы с принципами установления сроков хранения, и не в курсе того, что многие сроки хранения установлены непосредственно законами и нормативными документами (в том числе и Минкомсвязи), и что законодательно-нормативные акты имеют преимущество перед Перечнями (Минкомсвязи почему-то не знает, что он у нас не один). Кроме того, сроки хранения могут быть увеличены, исходя из целого ряда соображений. Вина Минкомсвязи и «проштамповавшего» документ Минюста не в том, что они не разбираются в этих достаточно непростых вопросах, а в том, что не обращаются к специалистам. Если бы было проведено, скажем, публичное обсуждение проекта, то, уверена, многих огрехов можно было бы избежать.

Очень непростые для разработчиков ПО требования установлены в отношении функциональных возможностей для управления сроками хранения документов, и на них следует обратить особое внимание.

20. СЭД ФОИВ должна удовлетворять следующим требованиям по хранению и учету документов:

• должна быть предоставлена возможность создавать и изменять сроки хранения разделов (подразделов) классификационной схемы, которые устанавливаются на основе номенклатуры дел ФОИВ;
  
  
• не должно быть ограничений на количество сроков хранения;
  
  
• при создании срока хранения, ему должен быть присвоен идентификатор и дана возможность ввести для него уникальное наименование;
  
  
• позволять вести и сохранять в защищенном от изменений виде историю внесения изменений и уничтожения сроков хранения в контрольной информации, включая дату такого изменения или уничтожения, и информацию о пользователе СЭД ФОИВ, внесшем изменения или уничтожившем документ;
  
  
• при изменении или уничтожении срока хранения документов необходимо фиксировать причину внесения изменений или уничтожения и сохранять эти сведения в контрольной информации;
  
  
• назначение для каждого раздела, подраздела классификационной схемы как минимум одного срока хранения (проставление в карточке электронного документа номера раздела (подраздела), к которому относится документ, должно автоматически устанавливать срок хранения документа в соответствии со сроком, указанным в классификационной схеме);
  
  
• в момент окончания срока хранения документов СЭД ФОИВ должна автоматически инициировать уведомления пользователя СЭД ФОИВ об окончании срока хранения;
  
  
• выделение документов к уничтожению;
  
  
• предусмотреть в сроках хранения документов минимальный набор вариантов действий с документами по истечении срока хранения:
  
  а) хранить постоянно;
  
  б) провести экспертизу ценности документа в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196);
  
  в) уничтожить документ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;
  
  г) передать на хранение в иное хранилище;
  
  д) по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.
  
  
• СЭД ФОИВ должна позволять:
  
  а) увеличивать сроки хранения документов;
  
  б) выделять к уничтожению документы с сохранением в СЭД ФОИВ акта о выделении документов (разделов) к уничтожению;
  
  в) экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы;
  
  г) экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу;
  
  д) поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до ста лет;
  
  е) протоколировать в составе контрольной информации любые выполняемые действия по уничтожению и передаче документов, и оповещать о них.

(окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/11/iii.html )

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=121840