четверг, 30 апреля 2015 г.

Проект InterPARES Trust: Выложены новые материалы


На сайте проекта InterPARES Trust (  https://interparestrust.org/ ) 30 апреля 2015 года был выложен ряд новых материалов.

Большинство из них относятся к первому научному семинару Австралазийской группы, проведенному 29-30 апреля 2015 года в Брисбене, Австралия, на площадке Технологического университета Квинсленда (Queensland University of Technology) – о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/interpares-trust.html .
  • Выложена презентация (67 слайдов) сделанного на семинаре доклада Лючианы Дюранти и Коринн Роджерс о ходе проекта InterPARES Trust. В целом это знакомая нам по семинару Лючианы Дюранти в Москве презентация, дополненная сведениями о выполняемых на данный момент в рамках InterPARES Trust исследованиях.

  • Выложена презентация (18 слайдов) к докладу Марка Крукстона (Mark Crookston), лидера по разработке стратегии в сфере электронных коллекций из библиотеки им. Александра Тёрнбула (Alexander Turnbull Library) в составе Национальной библиотеку Новой Зеландии, под названием «Электронные коллекции: Повторное использование, таонга (на языке маори сокровище, которым может быть всё что угодно, включая воспоминания. В данном случае речь идёт о культурных ценностях. знаниях и т.п. – Н.Х.), воздействие и доверие» (Digital Collections: Reuse, tāonga, impact & trust). В докладе рассматривались вопросы законодательно-нормативного регулирования и авторского права, особенно в отношении культурных ценностей коренного населения страны.

  • Выложена презентация (10 слайдов) к докладу Роба Кука (Rob Cook), руководителя Фонда киберинфраструктуры Квинсленда (Queensland Cyber Infrastructure Foundation, QCIF) на тему «Австралийское облако для хранения научно-исследовательских данных» (The RDSI Data Storage Cloud). Кук рассказал о создании национальной инфраструктурной платформы в 2009-2015 годах. Создана сеть на основе восьми узлов в крупных городах. Общая ёмкость хранения – порядка 100 петабайт. Кук также рассказал о стратегии резервирования и обеспечения сохранности данных.

  • Выложена презентация (21 слайд) к докладу Морган Гредвел (Morgan Gradwell, Технологический университет Квинсленда, Австралия) «Электронная сохранность в облаке: Пример Новой Зеландии» (Digital Preservation in the Cloud: A New Zealand Case Study).

    В докладе рассказывается об истории создания Национальной Библиотекой, начиная с 2004 года, Национального архива электронного культурно-исторического наследия (National Digital Heritage Archive, NDHA) и о его переходе на использование услуг облачного хранения в общегосударственном облаке. Данный архив рассмотрен в качестве примера в ходе исследовательского проекта 01 австралазийской группы «Обеспечение долговременной сохранности в облачной среде» (подробнее см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/05/interpares-trust.html ). Эффект перехода в облако оценен как очень положительный.

  • Выложена любопытная презентация (60 слайдов!) к докладу Лорен Фелл (Lauren Fell) «Точка зрения пользователей на доверие» (User Perspectives of Trust). Доклад рассказывает об исследованиях в рамках проекта 02 австралазийской группы, ставящих своей целью изучить реакцию пользователей на онлайн-информацию и проанализировать, в какой степени доверие связано с источником информации (конкретно речь идёт о доверии к фотографиям). Как и ожидалось, респонденты больше доверяют информации из авторитетного источника (такого, как музей), чем Фейсбуку :)

    Поднимаются интересные этические вопросы, связанные с использованием фотографий журналистами (и, отдельно, блоггерами) в тех случаях, когда сфотографированы, возможно, сильно похожие, но не те события, о которых рассказывается в статье или посте. Оценивалось также и то, как на решения использовать/не использовать фотографии влияла «степень подтасовки». В принципе, большинство испытуемых было готово использовать не совсем точные материалы, если, по их мнению, особого вреда от этого не было :)
Также на сайте проекта InterPARES Trust выложено предложение по проведению транснациональной группой исследовательского проекта 02 «Изучение примера из практики: Облачная инструмент для подбора персонала Международной федерации обществ красного креста и красного полумесяца IFRCjobs» (Case study - IFRCjobs, a SaaS employee recruitment tool). Домен: Контроль.

Система IFRCjobs ( http://www.ifrc.org/working-with-us/vacancies/ ) начала работу в январе 2014 года. Она включает:
  • Базу данных с персональными данными кандидатов,

  • Workflow-инструмент для размещения вакансий, обработки заявлений и подбора лиц на конкретные должности,

  • Электронную систему управления документами, заменившую использовавшиеся ранее бумажные дела.
При внедрении системы встал ряд вопросов, представляющих интерес для проекта InterPARES Trust:
  • Установление и выполнение в облачной среде сроков хранения и действий по их истечении для электронных кадровых документов:

  • Установление и выполнение в облачной среде сроков хранения и действий по их истечении для персональных данных;

  • Обеспечение защиты персональные данных;

  • Контрактные условия: что происходит с документами Красного креста, персональными данными и метаданными по завершении контракта или в случае, если поставщику услуг будет поглощён другой компанией?
В рамках данного исследования предполагается изучить вопросы, исследуемые в ряде уже идущих проектов, в контексте данной конкретной системы, и сравнить полученные результаты. В проекте примут участие архивист Красного креста и один исследователь-выпускник вуза. Проект планируется завершить к концу 2015 года.

Источник: сайт проекта InterPARES Trust
https://interparestrust.org/

Стратегии использования технологий в архивах: Какие возможны варианты политических и экономических решений?


Данная заметка французского специалиста Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes-Hashimoto – на фото) была опубликована 29 марта 2015 года на блоге «Archives Online».

Выбор технологий является политическим выбором. Технологии, если они были тщательно подобраны и реализованы, способны стать инструментом воплощения в жизнь всеобъемлющей стратегии, обеспечивающей несомненную экономическую отдачу. Они также позволяют закрепиться в одной или нескольких конкретных областях, одновременно их трансформируя. Именно таким образом в электронной революции принимали участие её основные действующие лица (Google, Apple, Facebook, Amazon ...).

Когда действующее лицо осознает политическую и экономическую мощь технологий, оно делает выбор, позволяющий ему эффективно действовать. Оно планирует, размышляет, продвигается вперед, занимается инновациями, откатывается назад, сдает позиции, определяет и переопределяет своё место на рынке. Его экономические решения преобразуют мир. Если же организация не воспринимает технологии, то ей все равно приходится, помимо своей воли, принимать навязываемые ей политические и экономические решения. Она выбирает себе место «по умолчанию» и пытается нащупать свою бизнес-модель в мире, где многие игроки реализуют хорошо продуманные решения.

В архивах, как и во многих других традиционных институтах (например, в руководящих структурах многих компаний), ещё не произошла полная интеграция технологий в реальные политические и экономические стратегии (по разным непростым причинам, которые не являются предметом данного поста). В мире, где доминирует цифровая экономика, теперь всем нам придётся в полной мере интегрировать технологии в более глобальную стратегию, обращенную к пользователю. «Вверх по течению» [потока данных] нам следует сформировать доверенные службы и сервисы для производителей данных, «вниз по течению» - нужно структурировать и массово открыть данные и метаданные для всех пользователей, с тем, чтобы способствовать их коллективному использованию, созданию, трансформации, распространению, обмену и позиционировать себя в качестве действующего лица в новой цепочке создания прибавочной стоимости (культурной и экономической). Я не могу представить себе политики использования архивных документов без политики открытых данных.

В моей сфере деятельности - электронной архивации (archivage électronique – примерно соответствует нашему термину «управление электронными документами» - Н.Х.) - встаёт две фундаментальных вопроса, которые тесно связаны между собой:
  • Какие технологические решения использовать в эпоху, когда любые информационные системы устаревают в крайне короткие сроки?

  • Какую экономическую модель, помимо инвестиционной, можно реализовать с целью профинансировать текущие расходы, которые быстро начинаю превышать годовой бюджет архивной службы, или даже всех архивных служб вместе взятых?
1. Какие информационные системы создавать для целей электронной архивации (я не хочу использовать термин SAE  - сокращение от Système d'Archivage Electronique – «система электронной архивации», что приблизительно соответствует нашему термину СЭД/ECM-система – Н.Х., за которым ничего существенного больше не стоит)?

Я не считаю, что на данный вопрос существует единственный ответ, но одно можно сказать наверняка: необходима надежная, эффективная и масштабируемая информационная система, способная подключаться ко многим деловым системам и интерпретировать очень разные модели данных.

Я не верю в то, что технологические проблемы, с которыми мы сталкиваемся, связаны с форматами файлов, как это долгое время считалось. Совершенно очевидно, что мы не контролируем все форматы и никогда не сможем это сделать. Проблема, как мне кажется, не кроется и в программном обеспечении самом по себе, даже если фактом является то, что на данный момент на рынке нет абсолютно никакого программного обеспечения, способный переработать половодье данных.

Исходя из своего личного опыта, скажу, что основная проблема заключается в создании крепкой физической инфраструктуры, которой можно управлять таким образом, чтобы контролировать стабильность хранящихся файлов во времени. Благодаря опыту управления информационной системой очень сложного электронного архива, я понимаю, что следует 1) полностью отделить программный слой от аппаратного, и 2) выделить гораздо больше времени и денег на аппаратный слой и его развитие.

2. Мы всё свой внимание сосредотачиваем на бюджетах для выполнения проектов. Это нормально, - чтобы создать что-то, Вам нужен бюджет, позволяющий инвестировать. Мы ежедневно боремся за эти бюджеты в эпоху, когда во всех сферах деятельности доминирует управление на основе контроля над расходами (pilotage par les coûts). Иногда это мешает подумать о том, что будет по завершении проекта, особенно с учетом привычек, доставшихся нам от «линейного» мира, которым тот больше не является после электронной революции.

Теперь, начиная со стадии проектирования, следует в полной мере интегрировать в проект четко сформулированную логику бизнес-модели. Иными словами, необходимо построить экономическую модель и найти партнеров, у которых есть общие с нами интересы. Объединить возможности для инвестирования ещё возможно, но я сильно сомневаюсь, что мы сможем устойчиво совместно работать с одними и теми же партнерами. У модели объединения усилий партнерами, располагающими однотипными ресурсами, есть четкие пределы. Однако для решения задач электронной архивации нам нужны другие интеллектуальные и финансовые ресурсы. У многих действующих лиц имеются свои интересы, которые могут быть полезны для создания бизнес-модели в соответствии с логикой проекта (это инженеры, научно-исследовательские институты, разного рода предприятия и организации ...).

Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes Hashimoto)

Источник: блог Archives Online
https://archivesonline.wordpress.com/2015/03/29/strategies-technologiques-aux-archives-quels-choix-politiques-et-economiques/ 

Печать в России становится историей?


Федеральный закон от 6 апреля 2015 года № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» внес в российское законодательство изменения, затрагивающее основы основ традиционного делопроизводства – с мая 2015 года наличие круглой печати становится правом, а не обязанностью хозяйственного общества.

Изменения внесены в 15 федеральных законов, в том числе в:
  • Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (пункт 7 статьи 2); и

  • Федеральный закон от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (пункт 5 статьи 2).
Согласно действующим положениям этих двух законов каждое «общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения».

С 7 апреля 2015 года в отношении использования печати в законах «Об акционерных обществах» и законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» будет действовать следующее положение (тексты пунктов в двух законах идентичны – Н.Х.):
Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
Мой комментарий: Отмечу три важных аспекта нововведений:
  • Обязательность наличия печати трансформируется в право ее иметь;

  • Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

  • Предусмотрено, что федеральными законами могут быть установлены случаи, при которых использование печати может быть обязательным;
Последнее означает, если хотя бы один закон, под действие которого подпадает общество, требует обязательного использования печати, то обществу придётся воспользоваться своим правом на печать, хочет оно того или нет :)

Требование об указании сведений о наличии печати в уставе не создаст трудностей для тех, кто не собирается от неё отказываться – у большинства организаций такие формулировки уже включены в уставные документы. А вот любителям острых ощущений –т.е. тем, кто попробует жить без печати – это положение потенциально способно добавить неприятностей, поскольку, вполне возможно, им каждый раз придётся приносить нотариально заверенную выписку из устава, подтверждающую отсутствие печати. Если же если печать, согласно уставу, у них всё-таки имеется, то они попадут в неурегулированную законодательством ситуацию, поскольку одно дело не иметь печати (закон разрешает), и другое – не пользоваться ею.
.
Органам государственной власти, возможно, придется провести громадную работу по приведению законодательно-нормативной базы на всех уровнях в соответствие с новыми законодательными положениями.

В то же время в краткосрочной перспективе никаких изменений в деловой практике, скорее всего, не будет. Напомню, что скрепление печатью договоров давно уже не является обязательным, однако мало кто этим пользуется. Применение печатей – это устоявшийся элемент сложившегося делового оборота, способствующий установлению доверия и в ряде случаев также имеющий церемониальный характер (как договор, так и почётная грамота без печатей смотрятся несолидно). Наличие на документе печати, как показывает судебная практика, существенно снижает риски отказа организации от документа на том основании, что он был подписан неустановленным лицом. Не так уж редко экспертиза печатей позволяет выявить фальсификации.

Думаю, печати постепенно начнут исчезать на тех документов, где, согласно первоначальной традиции, их и не должно было быть – на не очень ответственных документах, исполненных на бланках организаций; а также на разного рода извещениях, которые формируются и рассылаются автоматически. И происходить это будет лишь тогда, когда отказ от использования печатей позволит организациям получить существенную деловую отдачу – например, за счет исключения лишних ручных операций при изготовлении бумажных документов определенных видов и, как следствие, более глубокой автоматизации процессов делопроизводства.

Поправки в законодательство откровенно нацелены в первую очередь на «внешнее» потребление – на улучшение позиций России в определенных рейтингах. Забавно, что никаких реальных облегчений для иностранных компаний и учреждений от этого, скорее всего, не будет.

В общем, пока что судьба печатей у меня беспокойства не вызывает – а дальше жизнь покажет.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=177588

среда, 29 апреля 2015 г.

США: Вопрос обеспечения долговременной сохранности электронной государственной информации заслуживает большего внимания


Изложение письма Криса Эриксона (Chris Erickson – на фото) редактору журнала «Документы – народу» (Documents to the People, DttP, http://wikis.ala.org/godort/index.php/DttP ) было опубликовано 26 марта 2015 года на блоге «Электронная сохранность важна» (Digital Preservation Matters).

Электронная сохранность (digital preservation) – чрезвычайно важная тема для профессионалов, работающих с государственной информацией. В данном письме затрагивается ряд вопросов, которые существенны для всех библиотек.
  • Обеспечение долговременной сохранности изначально-электронной информации - вполне реальная и важная проблема, которую сообществу специалистов по работе с государственным контентом и документами необходимо осознать и заняться её решением. Объём создаваемой сейчас за один лишь год государственной информации в электронной форме превышает объём всей печатной государственной информации, накопленной всеми федеральными депозитарными библиотеками (Federal Deposit libraries – библиотеки, получающие обязательные экземпляры публикаций – Н.Х.) за более чем 200 лет.

  • Оцифровка печатных материалов не является решением задачи их сохранения во времени. Она, напротив, создает новые проблемы в области электронной сохранности и является на деле лишь первым из многочисленных дорогостоящих и технически сложных шагов, необходимых для обеспечения долговременного доступа к контенту.

  • Обеспечение доступа – не то же самое, что обеспечение долговременной сохранности; текущая доступность не гарантирует долговременной сохранности и доступа.

    • Без решения проблемы долговременной сохранности доступность является, в лучшем случае, лишь временной;

    • Обеспечение сохранности без обеспечения доступности - иллюзия.

  • Обеспечение электронной сохранности является одним из ключевых видов деятельности библиотек. От неё нельзя отмахнуться под тем предлогом, что этим должен заниматься кто-то другой. Для решения задачи электронной сохранности требуются:

    • ресурсы,

    • долговременные усилия,

    • понимание ценности информации в длительной перспективе (даже той информации, которая не пользуется популярностью и не используется широко),

    • нацеленность на интересы потребителей информации.

  • Надеяться только на государство или на кого-то ещё в вопросе обеспечения сохранности государственной информации рискованно. «Кто отвечает за сохранение информации?» - Библиотеки должны принять на себя эту ответственность. Библиотеки могут уже сейчас принять меры для того, чтобы способствовать обеспечению сохранности электронной информации.

  • Нужно сохранять бумажные экземпляры. В рамках программы Федеральных депозитарных библиотек (Federal Depository Library Program, FDLP) успешно обеспечивается долговременная сохранность бумажных документов и документов на микроформах. «Мы часто слышим о том, что оцифровка бумажных документов обеспечит их долговременную сохранность, но нам не обязательно преобразовывать эти документы в электронную форму, чтобы сохранить их». Хотя оцифровка может обеспечить более удобный доступ и возможность использования / повторного использования многих физических документов, она не гарантирует долговременной сохранности контента. Хуже всего то, что постоянно повторяются призывы оцифровать бумажные коллекции, с тем, чтобы затем уничтожить бумажные оригиналы. Подобные действия поставят под угрозу сохранение контента, если они не будут предусматривать надлежащие меры по обеспечению электронной сохранности вновь созданных электронных объектов.

  • Нужна «умная» архивация контента в интернете. Хотя захват веб-страниц и их сохранение далеки от того, чтобы считаться адекватной (или хотя бы аккуратной) формой электронной сохранности, это полезная временная мера до тех пор, пока производители данных не осознают, что передача подлежащих сохранению электронных объектов на депозитарное хранение в доверенные электронные хранилища - единственный способ гарантировать сохранение своей информации. Библиотеки должны освоить использование инструментов и сервисов веб-архивации, таких, как Archive-It ( https://www.archive-it.org/learn-more ).

  • Нужно продвигать электронную сохранность. Библиотеки должны активно заниматься обеспечением долговременной сохранности государственной электронной информации. Время «пассивной электронной сохранности» - ожидания, что кто-то другой позаботится об электронной сохранности – давно прошло. Мы вполне можем работать совместно с другими заинтересованными сторонами, не перекладывая работу на них.
Крис Эриксон (Chris Erickson)

Источник: блог Digital Preservation Matters
http://preservationmatters.blogspot.ru/2015/03/letter-to-editor-concerning-digital.html

Проект InterPARES Trust: Австралазийская группа проводит свой первый научный семинар


На сайте проекта InterPARES Trust ( https://interparestrust.org/ ) 29 апреля 2015 года была выложена повестка дня первого научного семинара Австралазийской группы, который пройдёт 29-30 апреля 2015 года в Брисбене, Австралия, на площадке Технологического университета Квинсленда (Queensland University of Technology).

На семинаре с обзором хода проекта выступят его руководители Лючиана Дюранти (Luciana Duranti) и Коринн Роджерс (Corinne Rogers).

Затем о своей работе отчитаются руководители выполняемых Австралазийской группой проектов:
  • Морган Гредвел (Morgan Gradwell, Технологический университет Квинсленда, Австралия) «Электронная сохранность в облаке: Пример Новой Зеландии» (Digital Preservation in the Cloud: A New Zealand Case Study);

  • Лорен Фелл (Lauren Fell) «Точка зрения пользователей на доверие» (User Perspectives of Trust)
Во второй день свою точку зрения выскажут представители отрасли и специалисты-практики: 
  • Роб Кук (Rob Cook) из Фонда киберинфраструктуры Квинсленда (Queensland Cyber Infrastructure Foundation, QCIF, http://www.qcif.edu.au/index.php/about-us ) выступит на тему «Австралийское облако для хранения научно-исследовательских данных» (Australian research data storage cloud);

  • Идеями о проведении новых исследований поделятся Марк Крукстон (Mark Crookston) из библиотеки им. Александра Тёрнбула (Alexander Turnbull Library), представляющий Национальную библиотеку Новой Зеландии; и известный австралийский специалист Адриан Каннингем (Adrian Cunningham) из архивной службы штата Квинсленд.
Источник: сайт проекта InterPARES Trust
https://interparestrust.org/ 

Порядок информирования банков о приостановлении операций по счетам налогоплательщика


Приказом Федеральной налоговой службы от 20 марта 2015 года № ММВ-7-8/117@ утвержден «Порядок информирования банков о приостановлении (об отмене приостановления) операций по счетам налогоплательщика - организации и переводов его электронных денежных средств в банке, а также по счетам лиц, указанных в пункте 11 статьи 76 Налогового кодекса Российской Федерации». Речь идет счетах:
  • Организаций,

  • Индивидуальных предпринимателей,

  • Участников консолидированной группы налогоплательщиков,

  • Налогоплательщиков или налоговых агентов-нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, организаций и индивидуальных предпринимателей, не являющихся налогоплательщиками, которые при этом обязаны представлять налоговые декларации в соответствии с частью второй Налогового кодекса Российской Федерации),.
Для справки: Статья 76. Налогового Кодекса «Приостановление операций по счетам в банках, а также переводов электронных денежных средств организаций и индивидуальных предпринимателей» предусматривает, что «при наличии решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика-организации и переводов его электронных денежных средств в банке, а также по счетам лиц, указанных в пункте 11 настоящей статьи, банки не вправе открывать этой организации и этим лицам счета, вклады, депозиты и предоставлять право использовать новые корпоративные электронные средства платежа для переводов электронных денежных средств».
Налоговые органы обеспечивают информирование банков с использованием интернет-сервиса «Система информирования банков о состоянии обработки электронных документов», который размещается на официальном сайте ФНС России ( www.nalog.ru ) (п.2).

В интернет-сервисе содержится следующая информация из решения о приостановлении операций по счетам и переводам электронных денежных средств в банке (п.3):
  • Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

  • Наименование организации или фамилия, имя, отчество физического лица;

  • Код налогового органа, решением которого приостановлены операций по счетам и переводам электронных денежных средств в банке;

  • Номер и дата принятия налоговым органом решения о приостановлении операций по счетам в банке с указанием даты и времени его размещения (по московскому времени) в интернет-сервисе.
Информация предоставляется по запросу банка. При отсутствии решения о приостановлении операций по счетам или переводам электронных денежных средств в банке в налоговом органе представляется только ИНН. Сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, позволяющей идентифицировать ФНС России (п.4).

Сведения о наличии либо об отсутствии решения о приостановлении операций по счетам  в банке представляются на момент обращения банка с указанием даты и времени обращения банка (в часах, минутах по московскому времени).

В случае нарушения работы интернет-сервиса на официальном сайте ФНС России о данном факте сообщается путем размещения информации о причинах, дате и времени (в часах, минутах по московскому времени) отключения и о предполагаемом времени возобновления его работы (п.5). После возобновления работы размещается информация о дате и времени возобновления работы.

Информирование банков осуществляется путем их обращения к интернет-сервису (п.7):

Для проверки подлинности сведений, представленных ФНС России с использованием интернет-сервиса, банки устанавливают самоподписанный сертификат ключа проверки электронной подписи и список аннулированных сертификатов ключей проверки электронных подписей аккредитованного удостоверяющего центра ФНС России, размещенных на официальном сайте ФНС России (п.8).

Мой комментарий: Создан еще один информационный ресурс, от достоверности сведений которого будет зависеть, сможет ли клиент банка распоряжаться средствами со своего счета или нет. При этом даже сама ФНС признает, что пока что интернет-сервис может содержать неточные и устаревшие данные.
Для сравнения: В промышленную эксплуатацию с 03.02.2014 был внедрен интернет-сервис. «Сведения о наличии решений о приостановлении операций по счетам налогоплательщиков»

В письме ФНС России от 20 февраля 2014 года № ПА-4-6/3003 «Об использовании интернет-сервиса «Сведения о наличии решений о приостановлении операций по счетам налогоплательщиков»» отмечается: «Учитывая, что на федеральный уровень передаются только решения о приостановлении операций по счетам, направленные в электронном виде, возможно расхождение данных в базах местного и федерального уровней. В случае обращения налогоплательщика в инспекцию в связи с отказом банка в открытии счета по причине наличия у него неотмененных решений о приостановлении операций по счетам, налоговая инспекция обязана сверить имеющиеся у нее данные с данными из картотеки федерального уровня и, при необходимости, внести изменения в картотеку …».
Источник: Консультант Плюс 
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=177700 
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=159692;div=LAW;mb=LAW;opt=1;ts=17D87 

вторник, 28 апреля 2015 г.

Франция: Тенденции 2015 года в управлении документами


Данная заметка франко-канадского специалиста из провинции Квебек Мишеля Робержа (Michel Roberge) была опубликована на его блоге «Les Carnets de Michel Roberge» 25 марта 2015 года.

На конференции Documation 2015, старший аналитик фирмы Markess Элен Муиш (Hélène Mouiche – на фото) рассказала о ряде тенденций в 2015 году в сфере управления документами. Ниже приводится краткое резюме её точки зрения, подготовленное на основе выложенного на сайте Markess.fr материала, см. http://blog.markess.fr/2015/03/gestion-des-processus-documentaires-et-digital-tendances-2015.html .
1. Многоканальный способ общения. Технологические и социальные изменения преобразуют способы общения. Многоканальные коммуникации осуществляются посредством обмена документами и контентом с использованием взаимодополняющих каналов. Использование такого подхода неизбежно требует от компаний пересмотра своих процессов управления входящими и исходящими документами и применяемых для этих целей решений.

2. Сохранение имеющего правовое значение контента. Нормативно-правовая среда, безусловно, является катализатором для перевода документов в электронную форму, а также, как следствие, для сохранения электронного контента. Инициативы, направленные на широкомасштабное использование обмена электронными документами и электронными счетами-фактурами, должны, таким образом, способствовать проектам архивации электронного контента, в которых особое внимание будет уделяться сохранению материалов, имеющего правовое значение (contenus engageants).

3. Ситуация на рынке будет определяться потребностями в автоматизации бизнес-процессов. При выполнении многих бизнес-процессов по-прежнему используется много ручных и/или повторяющихся операций. Внедрение электронных технологий позволяет автоматизировать эти процессы полностью или частично, а также оптимизировать их, сделать более надежными и сократить время, затрачиваемое на их выполнение. Автоматизация процесса также широко востребована принимающими деловые решениями лицами, например, в сфере управления кадрами, которые видят возможности для оптимизации своих процессов.

4. Соединение воедино процессов, информации и сотрудников посредством «кейс-менеджмента» (case management – управление выполнением/оказанием большого количества более-менее однородных запросов, заданий или услуг – Н.Х.). Ключевой задачей является совершенствование и автоматизации процессов, однако в большинстве случаев уже внедрённые в организациях решения позволяют выполнить её лишь частично. Существует потребность в решениях, предлагающих всеобъемлющий единый взгляд на контент, процессы и вовлеченный в управление ими персонал, с тем, чтобы обеспечить удобное, быстрое и коллективное управление соответствующими делами и досье.

5. Создание доверия в электронной среде. Постоянные инновации в области электронно-цифровых технологий способствуют появлению новых способов применения этих технологий, таких, например, как заключение контрактов в онлайн-режиме или же фиксация сведений о ДТП и их передача с помощью смартфона. Эти инновационные применения способствует параллельному выполнению проектов по обеспечению защищённости таких способов обмена и порождаемых ими деловых транзакций.
Как ни странно, автором не было поднято никаких вопросов, связанных с управлением документами и их архивным хранением!

Мишель Роберж (Michel Roberge)

Источник: блог «Les carnets de Michel Roberge»
http://gestarcarnets.blogspot.ru/2015/03/989-les-tendances-2015-en-gestion-des.html

Порядок и способы уведомления правообладателя земельного участка об изменении его границ


Приказом Министерства экономического развития РФ от 12 марта 2015 года № 138 утвержден «Порядок и способы уведомления правообладателя земельного участка об изменении органом кадастрового учета сведений государственного кадастра недвижимости о местоположении границ земельного участка при исправлении кадастровой ошибки».

Орган кадастрового учета в течение пяти рабочих дней со дня изменения кадастровых сведений о земельном участке в связи с исправлением ошибки уведомляет об этом его правообладателя или правообладателей, направляя решение о внесении изменений в сведения государственного кадастра недвижимости (ГКН) о местоположении границ и площади земельного участка при исправлении ошибки и одного экземпляра кадастровой выписки о земельном участке (п.2).

Документы об исправлении кадастровой ошибки направляются следующими способами (п.3):
  • При наличии в ГКН сведений об адресе электронной почты правообладателя земельного участка - в форме электронных документов, в порядке и способами, установленными для направления решения об исправлении технической ошибки и одного экземпляра кадастровой выписки о земельном участке;

  • При отсутствии в ГКН сведений об адресе электронной почты правообладателя земельного участка – в форме документов на бумажном носителе почтовым отправлением.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=177624

понедельник, 27 апреля 2015 г.

США: Плохие условия хранения исторического наследия в архиве столичного округа Колумбия


Данный видеофрагмент и его транскрипция были выложены 5 апреля 2015 года на сайте круглосуточно работающего новостного издания The Daily Caller.

Видео доступно по адресу: http://bit.ly/1O9wLkA

Архивы округа Колумбия является домом для документов, которые рассказывают о богатой истории столицы нашей страны.

В здании хранятся такие материалы, как завещания и свидетельства о рождении и браке, датируемые начиная с 1800-х годов, и вот фонду The Daily Caller News (TheDCNF) стало известно о том, что эти архивы находятся в ужасном состоянии.

Здание архива знавало лучшие дни ...

12 марта 2015 года на заседании Совета округа Колумбия члены некоммерческой организации «Друзей архивов округа Колумбия» сообщил законодателям о том, что прохудившаяся крыша и неадекватная система вентиляции стали причиной большого ущерба для артефактов и картин, хранящихся в здании.

«Я, конечно, слышал рассказы о том, что в этом архиве люди не получают надлежащего качества услуг и доступа к документам», - сказал Совету представитель этой группы Билл Райс (Bill Rice). «Мне неудобно говорить об этом публично, но следует также заняться и вопросом обеспечения безопасности».

Мы хотели увидеть своими глазами, насколько плохо выглядят архивные документы, но нас раз за разом «отфутболивали» многочисленные государственные органы и учреждения. После двух недель безуспешных телефонных звонков и неотвеченных электронных писем, ответственный за хранение государственных документов в здании архива Билл Бранч (Bill Branch), наконец, направил нас в секретариат мэра города. Секретариат перенаправил нас к директору аппарата мэра по связям с общественностью Майклу Чиню (Michael Czin), который тут же перестал отвечать на электронные письма.

Сытые всем этим по горло, журналисты TheDCNF решил попробовать получить информацию по-старинке (т.е. попытаться поговорить на проходной, см. видео – Н.Х.).

Источник: сайт издания The Daily Caller
http://dailycaller.com/2015/04/05/dcnf-investigates-poor-conditions-at-the-dc-archives/?advD=1248,316332 

На сайте Британского института стандартов начато публичное обсуждение проекта международного стандарта по подбору персонала


С 22 апреля 2015 года на сайте Британского института стандартов (BSI) выложен для публичного обсуждения проект международного стандарта ISO DIS 30405 «Управление кадрами – Руководство по подбору персонала» (Human resource management - Guidelines on recruitment), см. http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/54391 (см. также http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=64149 ) объёмом 21 страница. Обсуждение на сайте продлится до 20 июня 2015 года.


Как отмечается в аннотации, «Данный международный стандарт содержит рекомендации для отвечающих за наем персонала лиц относительно том, как привлечь, найти, оценить и оформить сотрудников на работу. В стандарте основное внимание уделяется процессу и методам подбора персонала (recruitment), необходимым для заполнения вакантных мест. Разработка поддерживающих процесс подбора персонала политик и процедур (например, размещения объявлений о вакансиях) рассматриваются в логическом порядке потока кандидатов, начиная от потенциального кадрового резерва (Potential Talent Pool) через кадровый резерв (Talent Pool), пул подавших заявления кандидатов (Applicant Pool), группу кандидатов, отобранных для дальнейшей оценки, механизм управления кандидатами, предварительное ознакомление с условиями труда (Pre-board) и занятие рабочего места (boarding).»

«В крупных организациях данные функции, как правило, выполняются профессиональными специалистами по управлению кадрами. В небольших организациях подбором персонала могут заниматься сотрудники, не являющиеся специалистами в области работы с кадрами. Данный международный стандарт разработан таким образом, чтобы быть применимым в организациях любого типа (государственных органах и учреждениях, частных организациях и т.д.) и размера. В первую очередь он адресован специалистам по кадрам, менеджерам по найму персонала или иным сотрудникам организаций, которые несут ответственность за подбор персонала; поставщикам персонала, кадровым агентствам, преподавателям по вопросам управления кадрами и консультантам, которые определяют потребности, анализируют и готовят отчеты о результатах подбора кадров.»

Источник: сайт Британского института стандартов / сайт ИСО
http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/54391
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=64149

Требования к нотариальному удостоверению решений, принимаемых обществами с ограниченной ответственностью


В последнее время обязанности нотариусов стали расширяться. Так, федеральным законом от 5 мая 2014 года № 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» с 1 сентября 2014 года было введено новое нотариальное действие - удостоверение нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии.

Федеральный закон от 29 декабря 2014 года № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» дополнил «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» от 11 февраля 1993 года № 4462-1 новой главой XX.3 «Удостоверение решения органа управления юридического лица» (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/02/blog-post_44.html  ).

Эта тенденция продолжена федеральным законом от 30 марта 2015 года № 67-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения достоверности сведений, представляемых при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», которым в очередной раз расширены полномочия нотариуса по нотариальному удостоверению деятельности обществ с ограниченной ответственности. Новые положения вступают в силу 1 января 2016 года.

Изменения, внесенные в федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», предусматривают активное участие нотариусов при оформлении различных решений ООО. Теперь требуется, чтобы решение об увеличении уставного капитала было удостоверено нотариально.
Федеральный закон от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 17. Увеличение уставного капитала общества

3. Факт принятия решения общего собрания участников общества об увеличении уставного капитала и состав участников общества, присутствовавших при принятии указанного решения, должны быть подтверждены путем нотариального удостоверения.
Закон расширяет перечень случаев, когда сделка, направленная на отчуждение доли или её части в уставном капитале ООО, подлежит обязательному нотариальному удостоверению. Теперь требуется нотариально удостоверять все сделки по отчуждению доли при использовании преимущественного права покупки. Оферта, адресованная участникам общества и самому обществу, содержащая указание цены и других условий продажи доли или части доли участника общества в уставном капитале общества к другим участникам общества и третьим лицам, также должна быть удостоверена нотариально путем составления одного документа, подписанного сторонами (ст.21).

В законе подробно изложена процедура проверки нотариусом полномочий лица, отчуждающего доли в уставном капитале общества на распоряжение ими, а также перечислены виды документов, которые подтверждают эти полномочия.
Федеральный закон от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 17. Увеличение уставного капитала общества

13. Нотариус, совершающий нотариальное удостоверение сделки, направленной на отчуждение доли или части доли в уставном капитале общества, проверяет полномочие отчуждающего их лица на распоряжение такими долей или частью доли, а также удостоверяется в том, что отчуждаемые доля или часть доли полностью оплачены (статья 15 настоящего Федерального закона).

Полномочие лица, отчуждающего долю или часть доли в уставном капитале общества, на распоряжение ими подтверждается документами, на основании которых доля или часть доли ранее была приобретена соответствующим лицом, а также выпиской из единого государственного реестра юридических лиц, содержащей сведения о принадлежности лицу отчуждаемых доли или части доли в уставном капитале общества и полученной нотариусом в электронной форме в день удостоверения сделки.
После нотариального удостоверения сделки нотариус обязан подать в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, заявление о внесении соответствующих изменений в единый государственный реестр юридических лиц.
Федеральный закон от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 17. Увеличение уставного капитала общества

14. После нотариального удостоверения сделки, направленной на отчуждение доли или части доли в уставном капитале общества, нотариус, совершивший ее нотариальное удостоверение, в срок не позднее чем в течение трех дней со дня данного удостоверения подает в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, заявление о внесении соответствующих изменений в единый государственный реестр юридических лиц. Это заявление подписывается нотариусом, удостоверившим указанную сделку, и скрепляется печатью нотариуса. Подлинность подписи нотариуса не подлежит свидетельствованию в нотариальном порядке.

Если по условиям сделки … доля или часть доли переходят к приобретателю с установлением одновременно залога или иных обременений либо с сохранением ранее возникшего залога, в заявлении о внесении соответствующих изменений в единый государственный реестр юридических лиц указываются соответствующие обременения.

Это заявление направляется в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, в форме электронного документа.
Нотариальное удостоверение теперь также требуется при заключении договора залога доли или части доли в уставном капитале общества, за исключением случаев, если на момент нотариального удостоверения договора залога доля или часть доли еще не принадлежит залогодателю (ст.22 «Залог долей в уставном капитале общества»).

Закон также предусматривает обязательное нотариальное удостоверение для:
  • Требований участника общества, голосовавшего против принятия такого решения или не принимавшего участия в голосовании, о приобретении доли в уставном капитале общества, принадлежащую этому участнику (ст. 23 «Приобретение обществом доли или части доли в уставном капитале общества»).

  • Заявлений участника общества о выходе из общества (ст. 26 «Выход участника общества из общества»).
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=177213 

воскресенье, 26 апреля 2015 г.

В свободном доступе выложен инструмент для идентификации файловых форматов Siegfried


Данная заметка Ричарда Лехейна (Richard Lehane) была опубликована 25 марта 2015 года на его блоге «Richard's Blog» (см. http://openpreservation.org/knowledge/blogs/author/richardlehane/ ), расположенном на сайте Фонда «Открытая сохранность» (Open Preservation Foundation, OPF), под названием «Выпущена первая версия инструмента для идентификации файловых форматов «Зигфид»» (Siegfried v 1.0 released (a file format identification tool).

Программа «Зигфрид» (Siegfried) представляет собой инструмент идентификации файловых форматов на основе реестра форматов PRONOM. Её первая версия Siegfried v. 1.0 теперь доступна по адресу http://www.itforarchivists.com/siegfried .

Основные отличительные особенности программы следующие:
  • Полная реализация PRONOM (байтовые и контейнерные сигнатуры)

  • Надежные результаты (Siegfried на тестах сравнивался со «скелетным» пакетом Росса Спенсера (Ross Spencer) и прошёл тестирование на качество в сопоставлении аналогичными по назначению пакетами DROID и FIDO)

  • Быстрое нахождение соответствия без ограничения на количество просматриваемых байтов;

  • Детальная информация о том, на каком основании был сделан вывод о соответствии определённому формату;

  • Простой интерфейс командной строки с возможностью выбора вариантов вывода результатов (в формате YAML, JSON или CSV);

  • Встроенный сервер для интеграции с рабочими процессами;

  • Расширенные возможности, включающие режим отладки, модификацию сигнатур и поддержку нескольких идентификаторов.
Большое спасибо Россу Спенсеру за базовый набор функций, Мисти де Мео (Misty De Meo) Ubuntu-упаковку, а также всем тем в Национальных Архивах Великобритании, кто создал и поддерживает базу данных PRONOM.

Мой комментарий: Программы такого рода входят в число основных рабочих инструментов электронных архивистов. Они анализируют внутреннюю структуру файлов и позволяют достоверно определить использованный для его создания формат (и версию формата).

Переходя по данной Лехейном ссылке ( http://www.itforarchivists.com/siegfried ), мы попадаем на посвященную программе Siegfried страницу его личного сайта, которая вызовет ностальгию у тех, кто ещё помнит времена PC 286-х (см. рис.1).

Рис.1. Страница для загрузки и тестирования программы

На этой странице можно скачать 32- и 64-битовые версии программы. Можно также оценить, что программа умеет, просто перетащив мышкой какой-нибудь файл прямо на наковальню Зигфрида. Вот что получилось у меня (см.рис.2, в качестве примера был взят PDF-файл):

Рис.2 Пример выдаваемой о файле информации

Сама программа выдает результаты в следующем виде:


Особых «красот» здесь нет, электронным архивистам важна функциональность и возможность сопряжения с другими инструментами.

Дополнительная информация: Её можно найти в других постах Лехейна, посвященных проекту Siegfried:

Арбитражная практика: Конкурсный управляющий не обязан разыскивать и сдавать в архив документы по личному составу организаций-предшественников


Анализ судебной практики показывает, что, к сожалению, ситуация с обеспечением сохранности документов по личному составу часто складывается просто катастрофическая.

Вот и на этот раз, рассматривая в августе 2014 года дело № А74-2523/2013 о банкротстве ООО «Арбатское», Арбитражный суд Республики Хакасия не удовлетворил жалобу Министерства культуры Республики Хакасия, в котором оно пыталось обязать конкурсного управляющего разыскать и сдать в государственный архив документы по личному составу организаций-предшественников.

Суть спора

В июне 2013 года ООО «Арбатское» было признано несостоятельным. Конкурсное производство в отношении общества было завершено в июне 2014 года.

В мае 2014 года Министерство культуры Республики Хакасия обратилось в арбитражный суд с жалобой, в которой просило суд обязать конкурсного управляющего принять меры по розыску архивных документов по личному составу организаций предшественников ООО «Арбатское» за 1965-2001 годы.

Позиция Арбитражного суда Республики Хакасия


Жалоба Министерства культуры Республики Хакасия была мотивирована тем, что конкурсным управляющим допущено нарушение статьи 129 Закона о банкротстве, выразившееся в непроведении мероприятий, направленных на розыск архивных документов по личному составу организаций-предшественников ООО «Арбатское»: совхоза «Арбатский», Акционерного общества «Арбатское», цеха «Арбатский» Акционерного общества «Абаканское рудоуправление» за период с 1965 по 2001 годы.
Для справки: Абзацем десятым пункта 2 статьи 129 Закона о банкротстве установлена обязанность конкурсного управляющего передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.
Суд установил, что ООО «Арбатское» было зарегистрировано в качестве юридического лица в феврале 2003 года. Конкурсный управляющий пояснил, что организация была создана в 2003 году. Документами по предприятиям: совхоз «Арбатский», акционерное общество «Арбатское», цех «Арбатский», акционерное общество «Абаканское рудоуправление» за период с 1965 по 2001 годы конкурсный управляющий не располагает.

Суд отметил, что подлежащие архивному хранению документы должника по личному составу за период с 2003 по 2011 годы переданы конкурсным управляющим в муниципальный архив администрации Таштыпского района в феврале 2014 года.

Арбитражный суд пришел к выводу о том, что, поскольку ООО «Арбатское» зарегистрировано в качестве юридического лица в 2003 году, то у конкурсного управляющего возникла обязанность по передаче на хранение документов должника начиная с 2003 года, что конкурсным управляющим было выполнено. Поэтому в действиях конкурсного управляющего отсутствуют признаки недобросовестности, в связи с чем жалоба Министерства культуры Республики Хакасия является необоснованной

В итоге Арбитражный суд отказал в удовлетворении жалобы Министерства культуры Республики Хакасия.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/
http://ras.arbitr.ru/PdfDocument/df1e44d4-8f72-4120-8cb7-a7c401830bbe/%D0%9074-2523-2013__20140811.pdf 

суббота, 25 апреля 2015 г.

Выложены презентации с конференции Целевой рабочей группы по вопросам долговременной сохранности и архивации PASIG


Данная заметка Яна Хутара (Jan Hutař – на фото) была опубликована на чешском блоге «Электронная сохранность» (Digital Preservation CZ – BLOG) 11 апреля 2015 года.

В марте 2015 года в американском городе Сан-Диего прошла ежегодная встреча участников Целевой рабочей группы по вопросам долговременной сохранности и архивации PASIG (Preservation and Archiving Special Interest Group), на которой был сделан ряд стоящих докладов. Теперь презентации к этим докладам доступны в Интернете по адресу http://library.stanford.edu/projects/preservation-and-archiving-special-interest-group/international-meetings/march-2015-san

Из них я выбрал, с моей точки зрения, самые интересные:
  • Нейл Джеффериз (Neil Jefferies, Оксфордский университет) «Архитектура систем для обеспечения долговременной сохранности» (System Architecture for Digital Preservation) - очень многосторонняя презентация об основах электронной сохранности, текущих тенденциях, проблемах и т.д., см. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150311_Presentations/Jefferies_DPArchitectures.pdf

  • Ник Руэст (Nick Ruest, университет Йорка) и Стивен Маркс (Stephen Marks, университет Торонто) «Политика обеспечения долговременной сохранности для людей» (Preservation Policy for Humans) (Nick Ruest Йоркского университета и Стивен Маркс, Университет Торонто) – Вам нужно разработать стратегию обеспечения долговременной сохранности для Вашей организации? Тогда эта презентация для Вас, она подскажет Вам нужное направление, см. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150311_Presentations/Ruest_DigitalPreservationPolicyForHumans.pdf

  • Джозеф Лемпит (Joseph Lampitt, компания Oracle) «Использование облачного хранения для обеспечения сохранности» (Cloud storage for preservation) – Является ли хранение в облаке действительно столь выгодным для больших объемов данных?  См. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150311_Presentations/Lampitt_CloudStoragePreservation.pdf

  • Дэвид Майнор (David Minor, Калифорнийский университет в Сан-Диего) «Доверие к системам обеспечения долговременной сохранности» (Trustworthiness of Preservation Systems) - Что такое доверенное электронное хранилища и почему эта тема постоянно волнует сообщество специалистов по электронной сохранности? В презентации дан хороший обзор всех существующих на данный момент систем сертификации и аудита, см.  http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150311_Presentations/Minor_Trustworthiness.pdf

  • Тома Леду (Thomas Ledoux, Национальная Библиотека Франции) «Планирование деятельности по обеспечению долговременной сохранности в Национальной Библиотеке Франции» (Preservation planning at BnF) - как осуществляется планирование долговременной сохранности в Национальной Библиотеке Франции? Кто еще участвует в этом процессе и какие шаги этот процесс включает? http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150312_Presentations/Ledoux_PreservationPlanningAtBnF.pdf
Для обеспечения электронной сохранности Национальная Библиотека Франции использует систему SPAR
  • Микко Тиайнен (Mikko Tiainen, CSC - IT Center for Science Ltd.) «Финская служба обеспечения долговременной сохранности электронного культурно-исторического наследия» (Finnish Digital Preservation Service for Cultural Heritage) - презентация описывает финскую национальную инфраструктуру и систему для обеспечения электронной сохранности; она может быть очень полезна в качестве источника идей, например, при решении аналогичных задач в Чехии. В презентации также рассказано о планах на будущее, среди которых сертификация (на соответствие ISO 27001 в 2015 году и через два года – на соответствие ISO 16363, о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/02/iso-163632012.html - Н.Х.). Финны разработали свою собственную систему обеспечения долговременной сохранности на основе инструментов с открытым исходным кодом. См.  http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150312_Presentations/Tiainen_FinnishDPService.pdf

  • Луиш Фариа (Luis Faria, KEEP) «Обеспечение сохранности электронных документов и баз данных» (Preserving digital records and databases) (Luis Фариа, KEEP) – рассказывается о проектах обеспечения сохранности баз данных и главном инструменте для этого – системе RODA ( http://www.roda-community.org/ , см. также http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/roda-iso-16363.html - Н.Х.). См. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150313_Presentations/Faria_KEEP.pdf
Презентации, посвященные решениям для обеспечения долговременной сохранности:
На веб-сайте группы PASIG также доступны записи вебинаров, см. http://www.preservationandarchivingsig.org/index.html

Ян Хутар (Jan Hutař)

Источник: блог Digital Preservation CZ – BLOG
http://www.digitalpreservation.cz/2015/04/publikovany-prezentace-z-konference.html 

Судебная практика: О сроках хранения документов по социальным выплатам на детей, находящихся под опекой


Я уже неоднократно писала и говорила о том, что качество «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации №558 от 25 августа 2010 г., не отвечает требованиям времени, и что установленные в нем сроки хранения в ряде случаев противоречат срокам хранения для тех же самых документов, установленным в имеющих большую юридическую силу других законодательно-нормативных актах.

Теперь Верховный Суд РФ по иску гражданки признал своим решением от 4 февраля 2015 года №АКПИ14-1405 недействующими ещё две статьи этого Перечня.

Суть спора

Гражданка обратилась в Верховный Суд РФ с заявлением о признании недействующими статей  900 и 904 Перечня в части сроков хранения личных дел получателей социальной помощи, социального пособия и документов (копий отчетов, выписок из протоколов, заключений), подтверждающих, в частности, выплаты пособий опекунам на содержание подопечных.

Гражданка ссылалась на то, что данные нормы противоречат постановлению Правительства РФ от 18 мая 2009 г. № 423 «Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан».

Позиция Верховного Суда РФ

Представитель Министерства культуры РФ возражала против удовлетворения заявленных требований и пояснила суду, что оспариваемые положения нормативного правового акта соответствуют действующему законодательству, изданы в пределах полномочий федерального органа исполнительной власти и не нарушают прав заявителя.

Представитель Министерства юстиции РФ поддержала требования заявителя и пояснила суду, что оспариваемые положения нормативного правового акта изданы без учета Правил ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 18 мая 2009 г. № 423.

Суд отметил, что Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Верховный суд внимательно изучил требования законодательно-нормативной базы в отношении хранения документов

В соответствии со статьей 31 федерального закона от 24 апреля 2008 г. № 48-ФЗ «Об опеке и попечительстве» суммы пособий и иных выплат, предназначенных для проживания, питания и обеспечения других нужд подопечного, принадлежат самому подопечному и расходуются в соответствии с положениями, установленными Гражданским кодексом РФ и данным федеральным законом.

Статьей 37 Гражданского кодекса РФ определено, что опекун или попечитель предоставляют отчет о расходовании сумм, зачисляемых на отдельный номинальный счет, в порядке, установленном федеральным законом «Об опеке и попечительстве».

Частью 5 статьи 25 закона установлено, что отчет опекуна или попечителя хранится в личном деле подопечного. Правила ведения личных дел подопечных, форма отчета опекуна или попечителя устанавливаются Правительством РФ.

Суд отметил, что постановлением Правительства РФ от 18 мая 2009 г. № 423 утверждены «Правила ведения личных дел несовершеннолетних подопечных».

Согласно пункту 3 Правил в личное дело включаются, в частности, документы, подтверждающие расходование денежных средств на нужды подопечного, и отчет об использовании денежных средств, а также ежегодные отчеты опекуна о хранении, об использовании имущества подопечного и об управлении этим имуществом с приложением документов (копий товарных чеков, квитанций об уплате налогов, страховых сумм и других платежных документов), утвержденные руководителем органа опеки и попечительства. Этим же постановлением Правительства РФ утверждена форма отчета опекуна или попечителя о хранении, об использовании имущества несовершеннолетнего подопечного и об управлении таким имуществом.

Данный отчет в разделе 6 «Сведения о доходах несовершеннолетнего» предусматривает указание таких видов дохода, как алименты, пенсия, пособия и иные социальные выплаты, компенсационные выплаты и дополнительное ежемесячное материальное обеспечение.

По достижении подопечным 18 лет его личное дело передается на хранение в архив органа опеки и попечительства. Личные дела подопечных хранятся в архиве органа опеки и попечительства в течение 75 лет (пункт 19 Правил).

Вместе с тем, согласно статьям 900 и 904 раздела 11 Перечня, личные дела получателей социальной помощи, социального пособия и документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения), в частности, о выплате пособий, хранятся сроком 5 лет (!).

Суд сделал вывод о том, что статьи 900 и 904 Перечня не учитывают нормативные положения Правил ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. № 423.

Верховный Суд РФ решил удовлетворить заявление гражданки и признал недействующими со дня вступления в законную силу решения суда статьи 900 и 904 раздела 11 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Апелляционная коллегия Верховного Суда Российской Федерации
(решение АПЛ15-114) в апреле 2015 года оставила решение Судебной коллегии по административным делам без изменения.

Мой комментарий: К сожалению, в решении не содержится информации о том, чем именно гражданку так «задели» установленные в Перечне сроки хранения, но они явно не позволили защитить ей свои права в суде и доказать свою правоту.

Это дело также показывает алгоритм действий, который могут использовать все, кто по тем или иным причинам не согласен с установленными в Перечне сроками хранения.

Поражает другое: вместо того, чтобы признать свою ошибку и быстренько внести изменения в Перечень, Минкультуры тратит деньги налогоплательщиков на заведомо бесперспективное сутяжничество! Это, как мне кажется, тот самый случай, когда судебные издержки следовало бы вычесть из зарплаты министра Мединского, чтобы у него был стимул навести порядок в своём хозяйстве.

Источник: Консультант Плюс / сайт Верховного суда Российской Федерации
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=133126
http://www.vsrf.ru/moving_case.php?findByNember=%C0%CA%CF%C814-1405

пятница, 24 апреля 2015 г.

США: Остерегайтесь запросов на предоставление медицинских документов - Верховный суд штата Коннектикут опубликовал заключение, признающее халатностью несоответствие требованиям закона HIPAA по защите персональных данных


Заметка Кэтрин Сильвии (Kathryn Sylvia - на фото) из фирмы Robinson & Cole LLP была опубликована 3 апреля 2015 года на сайте «JD Supra Business Advisor».

Поставщики медицинских услуг и хранители их медицинских документов постоянно подвергаются давлению с целью заставить их раскрыть медицинские документы сразу же после получения требования на их предоставление (subpoena). Тем не менее, независимо от наличия требования о представлении документов и надоедливой настойчивости запрашивающего их адвоката, с учётом недавнего постановления Верховного суда Коннектикута по делу 314 Conn. 433 (2014) «Эмили Бирн (Emily Byrne) против Центра акушерства, гинекологии и перинатологии Avery» (см. http://www.gordonrees.com/Templates/media/files/pdf/314_Conn__433.PDF ), ответы поставщиков медицинских услуг на такие запросы должны, как никогда раньше, строго соответствовать положениям закона HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act – «Закон о переносимости и подотчётности медицинского страхования», содержащий, в частности, положения, касающиеся защиты медицинских данных и неприкосновенности личной жизни – Н.Х.).

Для того, чтобы соответствовать правилам, установленным законом HIPAA, поставщики медицинских услуг сначала должны получить «достаточные подтверждения» того, что лицо, чьи медицинские документы запрашиваются, было уведомлено о таком запросе. Хотя в большинстве требований о предоставлении документов в той или иной форме говорится об уведомлении субъекта персональных данных, Верховный суд штата подчеркнул, что для того, чтобы по-настоящему подтвердить наличие достаточной уверенности в уведомлении, запрашивающий документы адвокат должен:
  • Послать письменное уведомление субъекту персональных данных;

  • Предоставить этому лицу информацию, достаточную для того, чтобы оно заявить свои возражения; и

  • Дать этому лицу время на то, чтобы высказать свои возражения либо подтвердить, что возражений нет или что все спорные моменты были урегулированы.
Запрашивающий документы адвокат также должен подтвердить получение им до подачи требования судебного приказа (protective order), ограничивающего доступ к содержащейся в документах информации. В своём решении Верховный суд отметил, что недостаточно включить в требование заявление о том, что такой приказ будет получен, равно как и проект текста такого приказа. Надлежащий приказ уже должен быть получен в суде.

Следует помнить о том, что могут быть и другие законы штатов, относящиеся к защищаемой информации о здоровье (protected health information). Законы штатов могут быть более ограничивающими, чем HIPAA, в вопросах, касающихся «чувствительной» медицинской информации, такой, как сведения о лечении психических заболеваний или болезней, передающихся половым путем.

В соответствии с позицией, занятой в этом решении Верховным судом штата Коннектикут, к действующим в штате поставщикам медицинских услуг, не исполняющим требования HIPAA, могут быть предъявлены иски со стороны пациента (а также, возможно санкции со стороны штата) за халатность и причинение морального ущерба, в дополнение к возможному федеральному расследованию нарушений закона HIPAA.

Кэтрин Сильвия (Kathryn Sylvia)

Мой комментарий: Отмечу, что решение, принятое по актуальным вопросам высшим судов какого-нибудь одного из штатов США, часто быстро тиражируется другими штатами, - поэтому специалисты внимательно за ними следят.

Наша правовая система, конечно, отличается от американской, однако американский опыт правовой защиты медицинских персональных данных может в ближайшем будущем нам пригодиться по мере перехода медицинской отрасли на использование электронных документов.

Источник: сайт JD Supra Business Advisor
http://www.jdsupra.com/legalnews/beware-medical-records-subpoenas-connec-47917/ 

Установлены правила формирования и ведения закрытого реестра банковских гарантий


Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2015 года №308 внесены изменения в постановление Правительства РФ от 8 ноября 2013 года № 1005 «О банковских гарантиях, используемых для целей Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/blog-post_2.html ).

Приказ дополнен «Правилами формирования и ведения закрытого реестра банковских гарантий», предоставленных в качестве обеспечения заявок и/или исполнения контрактов, если они содержат сведения, составляющие государственную тайну. Ведение реестра осуществляется Федеральным казначейством (п.3).

Реестр хранится в соответствии со сроками хранения архивных документов, определяемыми в соответствии с частью 3 статьи 6 федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Законом РФ «О государственной тайне» (п.6).

Ведение реестра осуществляется путем формирования или изменения реестровых записей, в которые включается информация, представляемая банками, в соответствии с настоящими Правилами (п.7).

Ведение реестра осуществляется в электронном виде, а при отсутствии такой возможности – реестр ведется на бумажных носителях (п.7).

В целях ведения реестра, банк, не позднее рабочего дня, следующего за днем выдачи банковской гарантии или днем внесения изменений в условия банковской гарантии, формирует и направляет информацию в территориальный орган Федерального казначейства по месту нахождения банка (п.10).

Информация, подлежащая включению в реестр, подписывается лицом, имеющим право действовать от имени банка и направляется банком на бумажном носителе и при наличии технической возможности - на съемном машинном носителе информации, в соответствии с законодательством Российской Федерации о защите государственной тайны (п.11).
При направлении банком информации на бумажном и съемном машинном носителях информации, банк обеспечивает идентичность сведений, представленных на указанных носителях.

Запись включается в реестр или обновляется в нем Федеральным казначейством. В день формирования или обновления реестровой записи банку направленися выписку из реестра.

Федеральное казначейство по запросу гаранта, принципала или бенефициара представляет на бумажном носителе выписку из реестра о включенной в него информации о банковской гарантии, а также направляет такую информацию по запросу государственного органа, имеющего право ее получать. Запросы о представлении выписки из реестра направляются в территориальный орган Федерального казначейства по месту нахождения заявителя (п.16).

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=177696; 

четверг, 23 апреля 2015 г.

Поучительный американский опыт: Полицейское управление заплатило выкуп за восстановление доступа к данных, заблокированным вирусом


Данная заметка Абигайль Адамс (Abigail W. Adams – на фото) была опубликована 9 апреля 2015 года на сайте газеты Bangor Daily News, г. Бангор, штат Мэн (Maine), США.

20 марта 2015 года компьютерный вирус заразил центральный сервер правоохранительных органов округа Линкольн (Lincoln County, штат Мэн), зашифровав данные в системе управления документами, используемой Управлением шерифа округа и отделениями полиции в населенных пунктах Буфбей Харбор (Boothbay Harbor), Дамарискотта (Damariscotta), Вискасет (Wiscasset) и Волдборо (Waldoboro).

Вирус, известный под именем Megacode, держал «в заложниках» данные в системе управления документами до тех пор, пока не был выплачен выкуп в криптовалюте «биткойн», эквивалентный 300 евро, сообщил шериф Тодд Брэкетт (Todd Brackett). После оплаты был прислан код для расшифровки, и система управления документами вернулась в рабочее состояние.

По словам шерифа, вирус был скачан вручную, когда сотрудник нажал на ссылку в подозрительном электронном письме. «Это не была кибератака», - сказал Брэкетт. «Нас не взломали. С данным типом вируса, Вы должны совершить операции вручную, чтобы выпустить его на волю».

Скачанный вирус находился в неактивном состоянии на неиспользовавшемся компьютере в одном из отделений полиции района. Зараженный компьютер, который пролежал на складе более года, был снова подключен к системе, и вирус заразил центральный сервер.

Вирус Megacode представляет собой одну из форм вредоносного кода для крипто-вымогательства, программу, которая шифрует компьютерные файлы и делает их недоступными, пока не будет выплачен выкуп. Согласно отчету «Разбираясь с крипто-вымогательством» (Understanding Crypto-Ransomware, http://www.bromium.com/sites/default/files/bromium-report-ransomware.pdf ), подготовленному работающей в сфере компьютерной безопасности фирмой Bromium, подобные вредоносные программы впервые появились в сентябре 2013 года и стали все более и более распространенными ввиду своей успешности.

Крипто-вымогатели (crypto-ransomware) отличаются от других видов вредоносных программ тем, что не крадут информацию, которую шифруют (святая наивность! – Н.Х.). Подобные вирусы шифруют данные, лишая пользователей возможности получить к ним доступ до тех пор, пока не будет уплачен небольшой выкуп.

Согласно отчету, вирусы-криптовымогатели распространяются через вредоносную рекламу (malvertising) – появляющуюся на вполне легальных платформах в Интернете онлайн-рекламу, в которую встроен вредоносный код. Эти вирусы, как правило, проникают в систему после нажатия пользователем на ссылку, содержащую вирус. Авторы вирусов-вымогателей, как правило, требуют оплату в криптовалюте, такой, как биткойны (Bitcoins), из-за их невозможности проследить её движение. Согласно Центру жалоб на онлайн-преступления ФБР (Internet Crime Complaint Center) , такая схема известна как «интернет-вымогательство» (Internet extortion).

Для решения проблемы ИТ-специалисты в Управлении шерифа сотрудничали с компанией Burgess Computer – поставщиком услуг по поддержке компьютерной сети, а также со вспомогательным персоналом системы управления документами, - сообщил Брэкетт.

Брэкетт, первоначально не хотевший платить выкуп, затем по совету специалистов, знакомых с вирусами такого рода и помогавших другим пострадавшим от вируса пользователям, санкционировал в конечном итоге выплату 300 евро в биткойнах ответственным за вирус Megacode лицам. Код расшифровки пришёл сразу же после уплаты денег, и 22 марта правоохранительные органы округа Линкольн смогли получить доступ к системе управления документами. По словам шерифа, не было ни потеряно, ни украдено никаких данных из системы.

Переписка по электронной почте с ответственными за вирус Megacode кибер-преступниками позволила Управлению шерифа установить, что те находились в Европе. Биткойны были перечислены на счет в швейцарском банке, - рассказал Брэкетт. Их дальнейшее движение проследить не удалось.

По словам шерифа, вирусная атака практически не повлияла на жителей округа. Вирус был удален из системы, и никакие данные в системе управления документами скомпрометированы не были. В период с 20 по 22 марта звонки на номер службы спасения 911 принимались и правоохранительных органов выезжали по вызову как обычно.

В этот период сотрудники правоохранительных органов не смогли вводить свои отчеты непосредственно в систему, и им пришлось вернуться к перу и бумаге. После того, как работоспособность системы была восстановлена, накопившиеся за эти дни данные были введены в систему управления документами. «Всё восстановлено», подчеркнул Брэкетт. «Нет никаких остаточных явлений [после вирусной атаки]».

Об инциденте было сообщено в ФБР. Для них это, однако, не слишком приоритетный вопрос из-за небольшой суммы денег – на фоне огромного объема киберпреступлений в целом. «Это распространенный вирус, о котором ФБР знает», - пояснил шериф. «Они будут разбираться с нашим инцидентом, но для них это неприоритетное дело. Всё это показывает, как умны эти преступники. Они выпрашивают достаточно небольшую сумму денег, чтобы не привлекать к себе много внимания».

Отделение ФБР в Портленде (Portland) не стало ни подтверждать, ни опровергать факт проведения расследования инцидента. Сообщения о большинстве расследуемых ФБР киберпреступлений поступают в Центр жалоб на онлайн-преступления, которым совместно управляют ФБР и Национальный центр по борьбе с преступлениями служащих NW3C (National White Collar Crime Center). Согласно информации на сайте NW3C, обращения рассматриваются группой аналитиков, отслеживающих тенденции в киберпреступности. Заявления об уголовных преступлениях передаются в соответствующие правоохранительные или контролирующие органы.

По словам Брэкета, будет проведено дополнительное обучение персонала правоохранительных органов округа Линкольн с целью предотвращения в будущем подобных инцидентов.

Абигайль Адамс (Abigail W. Adams)

Источник: сайт газеты Bangor Daily News
https://bangordailynews.com/2015/04/09/news/midcoast/lincoln-county-paid-bitcoin-ransom-for-police-data-blocked-by-computer-virus/ 

Нотариусы и единые государственные реестры юридических лиц и индивидуальных предпринимателей: Новые права и обязанности


Законодательство о нотариате в последние пару лет непрерывно совершенствуется, в том числе и в отношении расширения прав нотариусов и новых видов нотариальных действий, которые те могут осуществлять, в том числе и с использованием государственных информационных ресурсов – реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Для справки: Федеральным законом от 29 декабря 2014 года № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» статья 86 была дополнена новой частью, которая наделила нотариусов правом внесения сведений в Единый федеральный реестр сведений о банкротстве и Единый федеральный реестр о фактах деятельности юридических лиц (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/02/blog-post_11.html ).

Федеральный закон от 30 марта 2015 года № 67-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения достоверности сведений, представляемых при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» внес в «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» от 11 февраля 1993 года № 4462-1 изменения, связанные с новыми правами нотариуса и новыми видами нотариальных действий, которые вступят в силу с 1 января 2016 года

В статье 15. «Права нотариуса» расширены права нотариуса:
«Основы законодательства Российской Федерации о нотариате»

Статья 15. «Права нотариуса»

Нотариус имеет право: … получать бесплатно в форме электронного документа сведения из единого государственного реестра юридических лиц и единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.
В статье 35. «Нотариальные действия, совершаемые нотариусами» появился новый вид нотариальных действий:
Статья 35. Нотариальные действия, совершаемые нотариусами

Нотариусы, занимающиеся частной практикой, совершают следующие нотариальные действия:
30) представляют документы на государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Порядок представления нотариусами документов на государственную регистрацию регламентирован новой статьей, в которой предусмотрено, что документы из регистрирующего органа нотариус получает в электронном виде, а выдает клиенту либо в электронном виде, либо в виде документов на бумажном носителе.

Мой комментарий: Отмечу, что ранее нотариусы могли только представлять документы на государственную регистрацию юридического лица и индивидуального предпринимателя. Получать документы в налоговом органе должны были уполномоченные лица организаций и индивидуальных предпринимателей.
Статья 86.3. Представление документов на государственную регистрацию юридического лица и индивидуального предпринимателя

Нотариус, засвидетельствовавший подлинность подписи на заявлении, уведомлении или сообщении о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее - заявление), по просьбе лица, обратившегося за совершением соответствующего нотариального действия, представляет в форме электронных документов заявление и иные необходимые документы в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Нотариус, совершивший нотариальное действие, получает документы, выданные органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, и выдает их лицу, обратившемуся за совершением соответствующего нотариального действия, по его просьбе в форме электронных документов или в форме документов на бумажных носителях на основании удостоверения равнозначности документов на бумажных носителях электронным документам.
Одновременно изменения внесены в Федеральный закон от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», и в статью 9 «Порядок представления документов при государственной регистрации» также включены положения о возможности представления нотариусом документов в регистрирующий орган.
Статья 9. Порядок представления документов при государственной регистрации

1… Представление документов в регистрирующий орган может быть осуществлено по просьбе заявителя нотариусом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной регистрации. Указанные документы направляются в регистрирующий орган нотариусом в форме электронных документов, подписанных электронной подписью нотариуса, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", включая единый портал государственных и муниципальных услуг, в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=177213 

среда, 22 апреля 2015 г.

Польша: Выложена диссертация, рассматривающая последствия освоения архивами современных технологий, на примере архивов Германии


В начале апреля 2015 года польский специалист Анна Собчак (Anna Sobczak – на фото) проинформировала коллег о том, что в Интернете в открытом доступе выложена недавно защищённая ею диссертация «Между традиционным и виртуальным архивом - Формирование электронной самобытности архивов Германии» (Między tradycyjnym a wirtualnym archiwum Narodziny cyfrowej tożsamości archiwów w Niemczech, http://www.nac.gov.pl/wp-content/uploads/2015/05/miedzy_tradycyjnym_a_wirtualnym_archiwum.pdf ) объёмом 262 страницы (на польском языке, есть аннотация на английском языке – см.стр.225-226),
Как отмечает автор работы во введении:
«Целью проведенного исследования было выявление продолжающихся изменений, связанных с процессом виртуализации (перевода в электронный вид) архивных фондов, в первую очередь текстовых документов (dokumentacja aktowa). В качестве примера взяты немецкие архивы, в которых тенденция к оцифровке начала появляться на рубеже XX и XXI веков.

Внедрение новых технологий привело к тому, что архивы начали трансформироваться, благодаря предлагаемых в Интернете сервисам, во всё более виртуальные организации в плане ресурсов и взаимодействия с пользователями. Можно утверждать, что постепенно начинает складываться новый тип архива - виртуальный, под которым следует понимать учреждение, выполняющее определенные роли и обязанности, вытекающие из управления архивными фондами как в их первоначальной форме, так и во вторичной электронной форме. Такое учреждение использует частично интегрированную электронную систему управления информацией о фондах, которая в конечном счете может быть обогащена за счёт включения в неё прошедших ретроконверсию бумажных материалов, имеющих информационную и/или доказательную ценность. Все чаще используются системы обмена и управления отсканированными образами бумажных документов и изначально-электронными документами.

Архивные учреждения все чаще используют достижения компьютерных технологий, будь то для создания и совместного использования базы данных с информацией о фондах, или для оцифровки коллекций и сбора электронных ресурсов, являющихся результатом деятельности растущего числа государственных органов, организаций и учреждений. Возможность автоматизировать работу архивиста и оцифровать архивные материалы позволяет перевести архив в новый, виртуальный мир и, как следствие, в Интернет.

Эти изменения заставляют нас задуматься о новой, электронной форме этого специфического учреждения, сохраняющего историческую память, которая приводит к формированию его новой самобытности. Помимо проблем, новые ИТ-решения открывают архивам новые возможности для выполнения своих основных задач: сбора, хранения, обработки и совместного использования архивных материалов с использованием электронных технологий. Обработка фондов на аналоговых носителях проводится с помощью специализированного программного обеспечения, а с электронных фондов - выполняется почти что автоматически, поскольку системы управления электронными документами передают в архив не только документы, но и необходимые метаданные.

Тем не менее, из-за доминирования документов на аналоговых носителях, сбор и связанное с ним формирование архивных фондов пока что могут быть выполнены в электронном виде лишь в небольшой степени. В будущем эти процессы можно будет выполнять в электронном виде посредством интероперабельных ИКТ-систем, обеспечивающих передачу данных в рамках оказываемых услуг. Точно так же выглядит вопрос о совместном использовании и хранении. При работе с электронными и оцифрованными фондами возрастает степень автоматизации как оформления запросов, так и непосредственного использования архивных материалов. При использовании традиционных, ещё неоцифрованных носителей информации, ситуация будет несколько иная, поскольку процесс в основном включает в себя управление информацией о носителях.

При выполнении данной работы изучались следующие вопросы, касающиеся немецких государственных архивов:
  • В каком направлении движутся изменения в управлении архивными фондами, связанные с внедрением информационных технологий?

  • Как информатизация архивов влияет на взаимодействие с пользователями и на использование аналоговых архивных материалов?

  • Как прогрессирующая виртуализация архивов влияет на изменение роли и обязанностей архивов?

  • В какой степени возможна виртуализация архивов?

  • Каковы цели и значение перехода на использование электронных технологий?

  • Какова роль стандартов архивного описания и обмена информацией?
Замечу, что текст диссертации достаточно прилично можно понять с помощью автопереводчика (например, Google – см. https://translate.google.com/#pl/#ru/ , или Яндекс - https://translate.yandex.ru/ ).

Источники: LinkedIn / сайт Национального электронного архива Польши (Narodowe Archiwum Cyfrowe, NAC)
https://www.linkedin.com/grp/post/76812-5988714767504678912
http://nac.gov.pl/files/miedzy_tradycyjnym_a_wirtualnym_archiwum.pdf