пятница, 31 декабря 2010 г.

С Новым годом, дорогие коллеги!


Дорогие коллеги, от всей души поздравляю Вас с наступающим Новым годом!

В новом году я желаю Вам не только счастья и крепкого здоровья, но и больших успехов на профессиональном поприще, интересной работы и достойного заработка!


Для меня минувший год был сложным, но многое удалось сделать – защищена диссертация, вышла моя первая книга, появился первый опыт работы в качестве эксперта ИСО. В профессиональном плане, благодаря начавшемуся в стране широкомасштабному переходу на электронный документооборот,  оказалось востребованным всё, что было в этой области наработано за последние пять лет.

Как мне кажется, предстоящий год будет для всех российских специалистов, причастных к управлению документами и информацией, - специалистов ДОУ, ИТ, информационной безопасности и архивного дела, юристов, кадровиков и многих других, - ещё более напряжённым, но одновременно будут появляться и уникальные возможности для того, чтобы показать себя и существенно вырасти в профессиональном плане и продвинуться по служебной лестнице. В первую очередь, конечно же, они будут связаны с управлением электронными документами и с созданием электронных архивов, - но есть также немало возможностей для совершенствования работы и с бумажными документами, которые, я думаю, в будущем году уже нужно будет временами защищать от чрезмерно ретивых автоматизаторов.

В стране не просто начинают всерьёз осваиваться определенные технологии, но и, что очень важно, меняется менталитет людей. Всё больше коллег начинает шире смотреть на стоящие перед ними проблемы, интересоваться правовыми вопросами, следить за происходящим в смежных профессиях. Не нужно строить иллюзий: делопроизводители скоро начнут вымирать так же, как когда-то вымерли машинистки. Кто хочет не только выжить, но и преуспеть, должен стать более разносторонним специалистом, способным не только самостоятельно что-то сделать, но и организовать работу по своему направлению в других подразделениях организации.

Через считанные часы начнется второе десятилетие 21-го века. В последние столетия это был период непростых преобразований и больших свершений, и я всем Вам желаю пройти этот путь не только без потерь, но и максимально реализовав свой потенциал.

Будьте счастливы! С Новым годом!

С уважением,
Наташа Храмцовская

Правительство собирается определиться с форматами электронных документов

Я уже писала о «Плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения на 2011 - 2015 годы» (утв. распоряжением Правительства РФ от 17 декабря 2010 г. № 2299-р).

В этом плане есть несколько пунктов, которые затрагивают актуальную для специалистов в области управления документами и архивного дела проблему выбора форматов электронных документов. По этому вопросу в плане предусмотрено следующее:
  • Разработка и утверждение перечня спецификаций форматов хранения данных и интерфейсов обмена данными, которые должны поддерживаться программным обеспечением, разрабатываемым и приобретаемым для целей его использования в федеральных органах исполнительной власти, в частности для использования свободного программного обеспечения (п.11) - III квартал 2011 г.

  • Анализ перечня спецификаций форматов хранения данных и интерфейсов обмена данными, которые должны поддерживаться программным обеспечением, разрабатываемым и приобретаемым для целей его использования в федеральных органах исполнительной власти (п.12) - ежегодно, начиная с III квартала 2012 г.

  • Внесение изменений в перечень спецификаций форматов хранения данных и интерфейсов обмена данными, которые должны поддерживаться программным обеспечением, разрабатываемым и приобретаемым для целей его использования в федеральных органах исполнительной власти (по результатам соответствующего анализа) (п.13)- ежегодно, начиная с IV квартала 2012 г., при выявлении необходимости в доработке перечня

  • Переход на хранение данных в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных бюджетных учреждениях в форматах хранения данных, соответствующих открытым спецификациям - III квартал 2014 г. (п.18) (В качестве ожидаемого результата указаны «архивы данных», т.е электронные архивы ФОИВ и бюджетных учреждений. Интересно, что авторы документа понимают под словом «архивы»? Им бы стоило об этом сказать, поскольку, с точки зрения представителей моей профессии, архивы – это совсем не ZIP-файлы, а учреждения и подразделения, работающие в соответствии с правилами архивного дела. Не менее интересен и вопрос о том, что такое «открытые спецификации (форматы)» - точки зрения по этому вопросу различаются, а очень хотелось бы знать с самого начала, относятся ли OOXML, TIFF, RTF к числу открытых форматов, или нет? Напомню, что совсем недавно само Правительство классифицировало подобные нечеткие формулировки в нормативных документах как коррупционные.  – Н.Х.)
Мой комментарий:  Ответственными исполнителями по п. 11 и 12 значатся - Минкомсвязи России, Минэкономразвития России, заинтересованные федеральные органы исполнительной власти, а по пп. 13 и 18 - Минкомсвязи России, заинтересованные федеральные органы исполнительной власти.

Росархив опять остается в стороне. В итоге получится, что именно Минкомсвязи будет устанавливать, в каких форматах электронные документы будут поступать на постоянное государственное хранение.

Источник: Официальный сайт Правительства РФ
http://government.ru/gov/results/13617/

четверг, 30 декабря 2010 г.

Публичное обсуждение MoReq2010 провалилось

Данная заметка Марка Фреско (Marc Fresko) под названием «MoReq2010 Consultation Fails» была опубликована 29 декабря 2010 года на сайте ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM в блоге сообщества по управлению документами.

Публичное обсуждение (почти) полного проекта MoReq2010 завершилось 26 декабря. Только примерно 25 человек представили свои замечания и предложения, включая сотни замечаний, присланных в горячке последних трёх дней обсуждения - в Рождество.

Большинство наблюдателей, думаю, согласятся, что такое небольшое число участников означает провал. Обещанное участие AIIM и других профессиональных ассоциаций не материализовалось, и практически не было откликов из Национальных архивов [имеются в виду, в первую очередь, Национальные архивы стран Евросоюза, являющиеся членами DLM-форума – Н.Х.].

Что еще хуже, DLM-форум уже объявил о намерении опубликовать завершённые спецификации до 31 декабря 2010 года. Учитывая, что многие из поступивших во время обсуждения замечаний являются важными и принципиальными, невозможно поверить,  что это может быть сделано.

Давайте будем надеяться - ради блага всего сообщества специалистов по управлению документами - что DLM-форуму хватит мужества осознать необходимость провести больше обсуждений - намного больше - и что не стоит пытаться опубликовать готовые спецификации к концу 2010 года.

Что сейчас нужно, так это подготовить очередную версию проекта спецификаций, а затем провести должным образом спланированное дальнейшее обсуждение. Эта расширенное обсуждение должно предусматривать нечто большее, чем просто размещение проекта на веб-портале – неработоспособность такого подхода уже выяснилась. Нужны встречи, конференции, большая открытость и более эффективные механизмы сбора замечаний и предложений, и всё это следует распланировать, как минимум, на три месяца. И следующий проект должен быть полным, в нём не должен (как в последнем обсуждавшемся варианте) отсутствовать ряд ключевых компонент.

Марк Фреско (Marc Fresko)

Источник: блог сообщества по управлению документами на сайте ассоциации AIIM
http://aiimcommunities.com/erm/blog/moreq2010-consultation-fails

Чехия: Опубликована новая версия Национального стандарта для систем управления электронными документами

1 декабря 2010 года Министерство внутренних дел Чехии опубликовало в своем «Вестнике» №101/2010 новый национальный стандарт для систем управления электронными документами (Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, http://www.mvcr.cz/soubor/101vmv-pdf.aspx ).

Стандарт опубликован на основе § 70 ч.2 закона №499/2004 «Об архивном деле и управлении документами, и об изменении некоторых законов» (zákon o archivnictví a spisové službě o změně některých zákonů), с внесенными в него поправками.

Национальный стандарт разработан на основе европейских спецификаций MoReq2 (см. http://rusrim.blogspot.com/2009/09/moreq2.html ) и состоит из глав, структурированных в соответствии с основными функциями управления электронными документами, и содержит минимальные требования, которые обязательны либо рекомендуются для исполнения пользователями национального стандарта в конкретных условиях. Национальный стандарт вступает в силу с 1 января 2011 года, и одновременно отменяется предыдущая версия национального стандарта, опубликованная в 2009 году в «Вестнике Министерства внутренних дел» №76/2009.

В соответствии с ч.II. закона 190/2009 (с изменениями), государственные органы должны привести своё управление документами в соответствии с требованиями закона №499/2004 (с изменениями) – и,  таким образом, также в соответствие с данным национальным стандартом, – в течение 3 лет с момента вступления в силу этого закона. Это срок истекает 1 июля 2012 года.

Сообщившая об этом на своём сайте фирма GORDIC также отметила, что она разрабатывает и поддерживает своё решение для управления электронными документами GINIS ® SSL в соответствии с обязательными требованиями стандарта. Внесенные в стандарт изменения уже в 2011 году будут учтены в очередных версиях GINIS. Ключевое требование стандарта, сохранившееся и в новой версии, о поддержке создания сдаточных SIP-пакетов для передачи документов на архивное хранение, реализовано в системе GINIS с 15 сентября 2010 года.

Источник: сайт фирмы GORDIC / сайт Министерства внутренних дел Чехии
http://www.gordic.cz/portal/Tiskov%C3%A9centrum/Tiskov%C3%A9zpr%C3%A1vy/2010/Zve%C5%99ejn%C4%9Bnanov%C3%A1verzeN%C3%A1rodn%C3%ADhostandardu/tabid/576/language/cs-CZ/Default.aspx
http://www.mvcr.cz/clanek/vestnik-ministerstva-vnitra-vestnik-ministerstva-vnitra.aspx

среда, 29 декабря 2010 г.

Мои впечатления от проекта MoReq2010

Я довольно много рассказывала об отзывах коллег о проекте спецификаций MoReq2010. Думаю, сейчас самое время высказать и свою собственную точку зрения.

Я не собираюсь останавливаться на всех тех многочисленных недостатках, которые не мог не иметь проект, написанный практически заново после завершившегося в сентябре 2010 года первого тура публичного обсуждения. Нынешний проект очень мало общего имеет с обсуждавшейся тогда концепцией, которая, в свою очередь,  радикально отличается от подходов, использовавшихся при создании заслуживших мировое признание спецификаций MoReq и MoReq2. Так что я остановлюсь только на наиболее принципиальных вопросах.

Меня не устраивает то, что проект в самой минимальной степени учитывает целевое назначение систем управления документами и необходимость для пользователей соблюдать имеющиеся законодательно-нормативные требования к управлению документами. Попытка создать универсальные спецификации, по которым можно было бы сертифицировать как СЭД, так и кассовые аппараты (и это совсем не шутка!) привела к тому, что документ IMHO толком не годится ни для того, ни для другого.  Поскольку требования сформулированы на новоизобретенном «птичьем» языке, малопонятном даже ИТ-специалистам, их, в отличие от требований MoReq2, будет сложно использовать для формирования собственных ТЗ. Показательный факт: если в первом туре публичного обсуждения участвовал целый ряд специалистов в области управления документами и архивного дела, то во втором туре почти все из них принимать участие не стали.

Поставщикам, желающим сертифицироваться на соответствие MoReq2010 в текущей версии, пришлось бы полностью переписать существующие продукты, и в том числе, возможно, убрать уже имеющиеся и востребованные клиентами, но не предусмотренные спецификациями дополнительные функциональные возможности. Участвовавшие в обсуждении представители поставщиков высказались недвусмысленно: они не собираются без веских на то оснований переделывать (и тем более портить) свои продукты, и скорее предпочтут подождать и посмотреть на опыт тех, кто первым рискнет создать MoReq2010-совместимый продукт. Как мне кажется, именно позиция поставщиков и определит дальнейшую судьбу проекта.

Особенно безумной является, с моей точки зрения, идея всю историю создания и использования каждого документа хранить на протяжении всего его жизненного цикла, и обязательно передавать вместе с документом при его экспорте в другие системы. В бумажном мире мы обходимся без того, чтобы, посылая куда-либо документ, прилагать к нему подробнейшую справку о том, кто и когда его создал, кто и когда его читал, в каких рубриках классификационной схемы он был зарегистрирован, какие события происходили с ним в СЭД, через какие СЭД прошёл и т.д. Нам вполне хватает подписи уполномоченного лица создавшей документ организации (ну, может быть, ещё нескольких реквизитов) – и IMHO большего на самом деле и не требуется! Я уже не говорю о рисках раскрытия конфиденциальной информации, возникающих при передаче вместе с документом «лишних» метаданных (на эти «грабли» уже сейчас организации нередко наступают).

Я считаю, что с электронными документами нужно поступать следующим образом: на определенных этапах их жизненного цикла должна проверяться их целостность и аутентичность. После надлежащего документирования успешности этой проверки, почти вся историческая информация, использовавшаяся в качестве доказательств в ходе проверки (особенно низкоуровневая контрольная информация), может быть благополучно забыта. Образно говоря, документ во внешний мир IMHO должен выходить с «диагнозом» о его целостности и аутентичности, а не с многотомной «историей болезни».

Положительной стороной проекта MoReq2010 стала попытка уйти от тех ограничений, которые являются наследием традиций работы с бумажными документами (это уже другой вопрос, что предлагаемые решения далеко не всегда кажутся разумными).
  • Действительно стоит задуматься о том, чтобы классификационные схемы стали не только инструментом установления и отслеживания сроков хранения, но и эффективным средством поиска нужных документов.

  • При работе с электронными документами нет необходимости держаться за сложившуюся в бумажном мире структуризацию дел (в MoReq2 предусматривалось два уровня – суб-дело и том).

  • Предложена интересная единая концепция управления аналоговыми документами, а также электронными документами, которыми СЭД не может управлять непосредственно (например, это могут быть документы на съёмном носителе, лежащем в архиве).  Она гораздо логичнее вызывавших улыбку конструкций MoReq2 (когда документы на тех же съёмных электронных носителях предлагалось считать физическими документами).

  • Заслуживают внимания идеи по поводу того, как управлять документами  в деловых системах.
Собственно, именно подобные идейные находки и стоило бы в каком-то виде сохранить. В целом же будущее проекта MoReq2010 видится безрадостным: пока что он успешно «расчищает» место для ближайшего конкурента – спецификаций Международного совета архивов, ключевая вторая часть которых, как ожидается, станет стандартом ИСО в конце февраля 2011 года. Я сомневаюсь, что Еврокомиссия и руководство DLM-форума найдут в себе силы признать провал MoReq2010, и необходимость вернуться к MoReq2  и к первоначальной здравой идее его частичной реструктуризации и разделения на модули.

Не очень хочется обобщать, но в последнее время у меня складывается ощущение, что в целом падает уровень стандартов в области управления документами, выпускаемых, в том числе, такими организациями, как МСА и ИСО, - не говоря уже о том, что они разрабатываются слишком долго. Учитывая темпы изменения технологий, за те пять лет, в течение которых хороший национальный стандарт преобразуется (часто с существенной потерей качества) в стандарт ИСО, он уже успевает частично устареть. Новые же разработки (такие как стандарты менеджмента документов серии 30300) очень сильно напоминают как раз проект MoReq2010 – при появлении даже призрачной возможности кому-то что-то продать (например, кого-то сертифицировать!), авторы этих документов готовы принести в жертву с большим трудом наработанные и завоевавшие международное признание принципы управления документами.

Правительство спланировало внедрение свободного программного обеспечения в федеральные органы государственной власти

Распоряжением Правительства РФ от 17 декабря 2010 г.  № 2299-р утвержден «План перехода федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения на 2011 - 2015 годы».

Большинство из 25 пунктов плана связано с давно уже муссируемой идеей внедрения в органах государственной власти всех уровней  свободного программного обеспечения (СПО). Основные пункты плана следующие:
  • Формирование пакета базового свободного программного обеспечения для решения типовых задач деятельности ФОИВ, с учетом их потребностей в видах программного обеспечения (п.5) - IV квартал 2011 г. Пакет будет включать операционные системы, драйверы для оборудования и  прикладное программное обеспечение для серверов и для рабочих мест пользователей.

  • Создание и обеспечение функционирования единого репозитория свободного программного обеспечения, используемого в ФОИВ (включая сопроводительные и методические материалы) на базе общероссийского государственного информационного центра (п.6) - II квартал 2012 г. (Оказывается, ОГИЦ, наперекор всем превратностям судьбы, ещё жив! Всё правильно - нужно же попытаться получить хотя бы копеечную отдачу от затеи, на которую потратили миллиарды. Впрочем, все проекты, «завязанные» на ОГИЦ, добром не кончились,  так что у меня очень большие сомнения по поводу судьбы и этого проекта – Н.Х.). Ежеквартально, начиная с III квартала 2013 г., планируется этот пакет обновлять (п.8).

  • Апробация пакета базового свободного программного обеспечения в пилотных ФОИВ (п.7), будет проходить во II квартале 2012 г. Тренироваться будут, очевидно, на менее ценных членах коллектива ФОИВ. (Если поступать по-честному, то первый пилотный проект надо провести в Минкомсвязи России,  которое в целом отвечает за реализацию этих великих планов. Да, и не забыть отобрать iPad у Президента! - Н.Х.).

  • Внедрение в ФОИВ пакета базового СПО и пакетов дополнительных прикладных программ (в соответствии с направлениями их деятельности), перенос данных из ранее использовавшихся информационных систем в информационные системы на базе свободного программного обеспечения (п.15) - III квартал 2014 г. (Чуть дальше идёт разумная мысль, что «системы на базе СПО» - это системы, в которых преимущественно используется СПО. На практике это означает, что все существующие специализированные информационные системы ФОИВ элементарно попадают в эту категорию, достаточно лишь заменить на пользовательских рабочих местах в качестве браузера по умолчанию Internet Explorer на Mozilla Firefox! – Н.Х.)

  • Формирование и впоследствии обновление пакетов дополнительных прикладных программ (по направлениям деятельности ФОИВ), апробация и размещение их в репозитории свободного программного обеспечения, используемого в ФОИВ (пп.14,16) – соответственно, IV квартал 2012 г. и ежегодно, начиная с IV квартала 2013 г.

  • Формирование информационных систем ФОИВ на основе преимущественного использования (Ах, всё-таки только преимущественного? – Н.Х.) СПО в соответствии с согласованными ведомственными планами (п.17) - II квартал 2013 г.

  • Планируется создать два центра поддержки, предложения по их созданию должны  быть представлены в правительство в 2011 году:

    • центр поддержки пользователей СПО -государственных гражданских служащих (п.9) - III квартал 2011 г.

    • центр консультативной и технологической поддержки государственных заказчиков и разработчиков СПО  (п.10) - II квартал 2011 г.
Кроме того, запланированы следующие организационные меры:
  • Проведение инвентаризации информационных систем ФОИВ и оценка ресурсов, необходимых для перехода на СПО (п.19) - IV квартал 2011 г. (Интересно, кто и как будет проводить эту инвентаризацию, и каковы окажутся результаты. Впрочем, независимо от исхода инвентаризации, дополнительных средств на процесс перехода на СПО ведомствам всё равно не дадут – хорошо ещё, если не урежут существующее финансирование ИТ-программ   – Н.Х.)

  • Разработка ведомственных планов перехода на использование СПО (с учетом результатов инвентаризации информационных систем ФОИВ и оценки ресурсов, необходимых для перехода на СПО) (п.20) - II квартал 2012 г.

  • Подготовка ежегодного доклада о состоянии и перспективах использования  СПО в Российской Федерации, в том числе о результатах мониторинга использования программного обеспечения в ФОИВ (п.23) - ежегодно, начиная с  IV квартала 2011 г.

  • Разработка ведомственных планов развития использования СПО (п. 24) - ежегодно, начиная со II квартала 2012 г.

  • Подготовка проекта распоряжения Правительства Российской Федерации об утверждении плана поэтапного внедрения свободного программного обеспечения на следующий плановый период - III квартал 2015 г.
В Постановлении Правительства есть ключевой п. 2, который требует от ФОИВ обеспечить выполнение предусмотренных планом мероприятий в пределах установленной Правительством РФ предельной численности их работников и бюджетных ассигнований, предусмотренных им в федеральном бюджете на выполнение полномочий в установленной сфере деятельности («Деньги? Какие деньги? Гусары денег не берут!» - Н.Х.).

Мой комментарий:  Другие страны, которые сначала проводят обследование хотя бы ключевых ведомств, оценивают реальность перехода на СПО и его плюсы и минусы, составляют детальные планы (не только мероприятий, но и ресурсов и финансирования), одновременно выторговывая у поставщиков проприетарного ПО льготные условия, - нам не пример и не указ. Нам нужно ради экономии трёх копеек сначала выбросить на ветер миллионы рублей, чтобы потом убедиться, что и этой экономии на самом деле получить не удастся. В общем, полный ОГИЦ.

С другой стороны, наши ведомства уже не раз переживали подобную компанейщину,  - думаю, переживут они и этот «эксперимент». И последующие.

Источник: Официальный сайт Правительства РФ
http://government.ru/gov/results/13617/

вторник, 28 декабря 2010 г.

Терминология: Переводчики-профессионалы признали records «документами»

Благодарю Михаила Писарева – он сегодня обратил моё внимание на, можно сказать, этапное событие. Впервые в отечественном словаре англоязычный термин records переводится как «документы», и этим словарём стал популярный Lingvo компании ABBYY! (см. скриншот).


Компании ABBYY – респект. Теперь сторонникам термина «записи», рождённого в начале 1990-х годов в результате ошибки переводчика во время работы над стандартами менеджмента качества, станет ещё труднее поддерживать жизнь этого «поручика Киже» :)

MoReq2010: Обсуждение закончено. Что дальше?

Предлагаю вниманию читателей заключительный комментарий Марка Фреско, ведущего разработчика предыдущих версий спецификаций MoReq, по поводу проекта MoReq2010.

Мое последнее замечание в рамках этого этапа публичного обсуждения:
  • Судя по всему, на момент, когда до завершения публичного обсуждения осталось 6 часов, свои замечания и предложения подали 24 человека. Кое-кто из сторонних наблюдателей мог бы сказать, что это неприлично мало;

  • Совсем нет замечаний и предложений, которые бы явным образом исходили от Национальных Архивов стран-членов Евросоюза;

  • Совсем нет замечаний и предложений, которые бы явным образом исходили от профессиональных ассоциаций, которые ранее обещали представить свои комментарии (Европейское отделение ассоциации AIIM, document@work, британское Общество специалистов по управлению документами и информацией - Information and Records Management Society, и др.);

  • Совместно 24 человек подали 551 замечание и предложение (по последним данным, 594 – Н.Х.). Многие из них содержат подробные замечания по нескольким вопросам, так что суммарное количество отдельных комментариев, вероятно, составляет несколько тысяч.

  • Анализ поданных замечаний и предложений показывает четкую тенденцию: вначале число представленных по каждому разделу замечаний довольно велико, а затем оно падает по мере продвижения «вглубь» спецификаций. Я предполагаю, что многие эксперты пошли от начала, а затем бросили это дело, или же им не хватило времени на то, чтобы его закончить.

  • Наблюдался наплыв комментариев «в последнюю минуту», когда 24, 25 и 26 декабря поступили сотни замечаний и предложений (к утру 24 декабря было подано 304 комментария, а в последние три дня ещё 290 – Н.Х.). Некоторые из этих замечаний являются принципиальными, и затрагивают проблемы, которые не могут быть устранены без основательной работы.

  • Мнения, высказанные по модулю 102 (API-интерфейс прикладного программирования – Н.Х.) единодушны: его концепция сформулирована неудачно, и в таком виде модуль работать не будет.

  • Спецификации неполны, и их нельзя считать вполне законченным продуктом (неполны спецификации метаданных, отсутствуют описания взаимосвязей).

  • Проект не является ни тем, что было обещано, ни тем, что ожидалось: он более объёмный и сложный, чем MoReq2; и он меняет направление проекта MoReq в целом в, возможно, очень правильном направлении, которое, однако (насколько мне известно) не обсуждалось.
Перечисленное выше - это факты. Мое мнение, основанное на этих фактах, заключается в том, что любые попытки опубликовать MoReq2010 к 31 декабря 2010 года в качестве законченного документа станут серьёзной ошибкой. Проект текста спецификаций не был должным образом проанализирован; уже не остается времени на то, чтобы качественно отработать полученные замечания и предложения; нет возможности получить необходимый отзыв от Экспертной группы (Expert Review Group); и нет времени для проведения обещанного независимого контроля качества. В то же время публикация документа в качестве ещё одной версии проекта спецификаций будет вполне уместна.

Руководство DLM-форума, действуя от имени своих членов, должно сейчас принять простое решение:
  • либо опубликовать MoReq2010 в качестве окончательного документа до 31 декабря;

  • либо признать, что документ не может быть подготовлен как следует в столь сжатые сроки; и что его нельзя завершить без проведения очередного раунда публичного обсуждения (лучше организованного и более широкого); - и поэтому следующим шагом должна стать публикация ещё одного проекта документа (возможно, до 31 декабря 2010 года, но, скорее всего, в январе 2011 года, с тем, чтобы обеспечить надлежащее качество текста).
Надеюсь, что сейчас уже совершенно очевидно, что первый вариант не вызовет доверия и приведет к гибели всего проекта MoReq. Второй вариант представляет собой единственный реальный путь вперед.

Марк Фреско (Marc Fresko)

Источник: сайт публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/dc1-1to3?pointId=1576019

Арбитражная практика: Отношение к факсу как к «не-документу» обошлось банку в 300 тысяч рублей

Отношение организаций к факсам до конца ещё не сформировалось. Традиционный подход к их использованию заключается в том, что полученные по факсу информация и копии документов используются в деловой деятельности организации, но вдогонку обычно «досылаются» бумажные подлинники (исключением является случай заключения между заинтересованными сторонами соглашения о том, что факсы считаются полноценными документами).

Такой подход используется и при взаимодействии с контролирующими органами, которые, стремясь укорить получение необходимых им документов, посылают свои запросы по факсу и электронной почте. Как правило, коммерческие организации на основании этих запросов готовят необходимые копии документов и терпеливо ждут поступления официального запроса на бумажном носителе. На этот раз такой подход не понравился Федеральной антимонопольной службе,  позицию которой, - а заодно и выставленные ею штрафные санкции, - поддержали и судебные органы.

9 апреля 2010 г. Управление Федеральной антимонопольной службы по Чувашской Республике по факсу и по почте направило в ОАО «Газпромбанк» запрос о предоставлении информации и документов. Запрос по факсу был получен и зарегистрирован банком 9 апреля 2010 года.

В срок до 27 апреля 2010 г. ответ на запрос Управлением получен не был. В результате банк был привлечен к административной ответственности, предусмотренной частью 5 ст.19.8 КоАП РФ, в виде штрафа в размере 300 тысяч рублей.

Разбираться в правомочности наказания пришлось суду, который счел, что банк нарушил требования законодательства (см. решение Арбитражного суда Чувашской Республики от 30 сентября 2010 года, дело № А79-6814/2010).

Свою позицию банк обосновывал тем, что у него отсутствует необходимость исполнять требование о предоставлении информации на основании запроса, направленного по факсу. Суд данный аргумент не принял, указав, что в соответствии с п. 35 ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» под электросвязью понимаются любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам. Таким образом, передача информации путем отправки факсимильных сообщений относится к одному из видов связи – электросвязи.

Согласно п.28 ст.2 закона «О связи» средства связи – это технические и программные средства, используемые для формирования, приема, обработки, хранения, передачи, доставки сообщений электросвязи или почтовых отправлений, а также иные технические и программные средства, используемые при оказании услуг связи или обеспечении функционирования сетей связи. Факсимильный аппарат подпадает под понятие «средство связи», так как является техническим средством для передачи, приема, обработки и доставки сообщений электросвязи.

Далее суд сослался на п.13 «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, которым установлено, что в федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. На основании этого пункта суд сделал вывод о том, что федеральные органы исполнительной власти имеют право использовать в своей деятельности средства электросвязи, к которым относятся факсимильные аппараты.

Отдельно суд указал на то, что в Законе о защите конкуренции не содержится явного запрета антимонопольному органу направлять запросы и требования о предоставлении информации с использованием факсимильной связи.

Суд также подчеркнул, что «использование средств электросвязи, в том числе факсов, необходимо для ускорения получения и обработки информации, более эффективного исполнения государственным органом своих полномочий», а также указал, что банк имел возможность исполнить требование о предоставлении информации в установленный срок.

Не принял суд и точку зрения банка о том, что исполнению подлежит только оригинал требования, поскольку, по мнению суда, этот вывод «не основан на каких-либо нормах права».

Первый арбитражный апелляционный суд (постановление от 14 декабря 2010 года) не нашел оснований для отмены обжалуемого решения. При этом суд указал, что запрос о предоставлении информации был получен банком  «по номеру факса, указанному на его фирменном бланке, а также содержащемуся на его официальном сайте, и зарегистрирован как входящая корреспонденция».

Довод банка о том, что обосновывать использование государственным органом факсового аппарата ссылками на п. 13 «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» неправомочно, поскольку «вышеназванные Правила регламентируют исключительно взаимоотношения между внутренними подразделениями федеральных органов власти» суд апелляционной инстанции отклонил на том основании, что «в документообороте, регламентируемом Правилами, участвуют как документы, созданные органами государственной власти, так и документы юридических лиц, направляемые в эти органы».

Постановление ещё может быть обжаловано в Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа.

Мой комментарий: По сути дела, банк наказан за то, что придерживался распространенной деловой практики. Если высшие суды также поддержат решения первых двух инстанций, мы, возможно, станем свидетелями ещё одного серьёзного изменения в практике делопроизводства, когда факсы и сообщения электронной почты, посланные государственными органами и не подписанные какими-либо ЭЦП, будут расцениваться как полноценные документы.

Было бы интересно, если бы банк попробовал потребовать у высших судов равных условий – если уж государственный орган может использовать факс на передачу, то, на тех же основаниях, он может использовать его и на приём! Почему бы тогда затребованные документы не передать антимонопольщикам по факсу? (Могу себе представить, какие бы раздались тогда горестные вопли по поводу загубленной бумаги!) 

Источник: Источник: сайт Высшего Арбитражного Суда РФ
http://kad.arbitr.ru

понедельник, 27 декабря 2010 г.

Мои публикации в ноябре-декабре

В ноябре-декабре 2010 года были опубликованы следующие мои статьи:
  • О перспективах межведомственного электронного документооборота (МЭДО) // Инфодокум2009: Профессиональный Форум «Эффективный документооборот в управлении бизнесом» - ИНФОДОКУМ-2010, 7-8 декабря 2010 г., г. Москва: материалы форума / Гильдия управляющих документацией.- М., 2010.- С.106. С. 17-24,
    http://www.gdm.ru/meropr/29.11.2010/5269/874/915/5358/

  • Россия и США: Современные проблемы управления документами органами государственной власти // Делопроизводство.– 2010.– № 4.– С. 34-37,
    http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=79306

  • Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле // Секретарь-референт. -  2010. - № 12. - С. 17-22,
    http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=79306

  • Проблемы из-за «своевременного» уничтожения финансовых документов  //  Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2010.- № 12.

  • Минэкономразвития разъясняет, как правильно устанавливать сроки хранения для конкурсной и аукционной документации  //  Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2010.- № 12.

  • О трендах и национальных особенностях рынка СЭД  // интервью ECM_community (Сообщество по системам электронного документооборота. Автоматизация процессов документооборота и делопроизводства )
    http://community.livejournal.com/ecm_community/39163.html   

  • Проблемы оформления документов в смешанном документообороте: арбитражная практика  // Секретарь-референт. -  2010. - № 11. - С.34-35,
    http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=79306

  • Стандартизация электронного документооборота: российский опыт // Информационная безопасность. – 2010.- №6.

  • Европейский проект Moreg2010 и его влияние на стандартизацию в области требований к системам управления электронными документами // Четвертая Всероссийская конференции  «Стандартизация информационных технологий и интероперабельность»: труды четвертой Всеросс. конф.  «Стандартизация информационных технологий и интероперабельность» SITOP 2010, 7 окт. 2010 г., г. Москва. – М., 2010. – С.30-38,
    http://www.sitopconf.ru/files/sitop2010.pdf .

MoReq2010: Новая концепция отслеживания сроков хранения и её недостатки

Во время первого публичного обсуждения концепции MoReq2010, его авторы рисовали блок-схемы, которые должны были показать, как будет проходить процесс отслеживания (в том числе нескольких) сроков хранения документа и выполнения заданных действий по их истечении, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/09/moreq2010-iv.html . Диаграммы были симпатичные, но критику выдерживали с трудом, поэтому от них, – а заодно и от удобной возможности назначать объекту несколько указаний по срокам хранения, – отказались.

Ко второму обсуждению авторы приготовили совсем иную концепцию, познакомившись заодно с основами теории конечных автоматов. Ей соответствует новая диаграмма, где показаны возможные состояния документа и переходы между ними (см. http://contribute2moreq.eu/portal/dc1-4?pointId=1290696245027#section-1290696245027 ):


Подробно описывать эту красоту авторы не стали. Впрочем, идея понятна и так. Согласно требованиям MoReq2010, всем документам тем или иным образом должны быть назначены указания по срокам хранения. Первоначально документ находится в состоянии 1, когда указание по срокам хранения назначено, однако событие, от которого должен отсчитываться срок хранения, ещё не произошло.

При наступлении события-триггера, документ переходит в состояние 2, в котором идёт отсчет срока хранения.

По истечении срока хранения, в зависимости от предусмотренных в указании по срокам хранения действий, возможны следующие варианты:
  • Документ автоматически уничтожается (попадая сразу в конечное состояние 4),

  • Документ переходит в состояние 3c, в котором система управления документами ждёт от администратора разрешения на уничтожение управляемых компонентов и/или подтверждения успешного уничтожения неуправляемых компонентов документа. После получения необходимых подтверждений, уничтожение документа завершается и от него остаются только остаточные метаданные (состояние 4).

  • Документ переходит в состояние 3b, в котором осуществляется передача документа и система управления документами ждёт от администратора подтверждения успешного завершения передачи. После получения подтверждения, документ уничтожается (переход в состояние 4).

  • Документ попадает на экспертизу ценности (состояние 3a), единственно возможным итогом которой может стать назначение нового срока хранения.
К сожалению, эта схема и наполовину не отражает реальность. Вот перечень возможных на практике событий, которые в ней не учтены:
  • На практике, в любой момент любому документу может быть назначено другое указание по срокам хранения. Это касается и документов, ожидающих передачи и уничтожения, но ещё не уничтоженных.

  • В любой момент времени любой документ может быть отправлен на экспертизу ценности. Это также касается и документов, ожидающих передачи и уничтожения, но ещё не уничтоженных.

  • Назначение нового срока хранения может отправить документ как в состояние 1, так и в состояние 2, поскольку событие-триггер нового срока хранения уже могло и произойти. Таким образом, из любого состояния, кроме 4, документ может перейти как в состояние 1, так и в состояние 2.

  • По итогам экспертизы ценности документ может не только получить новый срок хранения, но и может быть отправлен на уничтожение или передачу.
Помимо этого, авторам стоило бы учесть и другие ситуации, на которые система управления документами должна давать администратору возможность отреагировать адекватным образом:
  • Электронные или бумажные документы могут быть безвозвратно утрачены вследствие пожара, кражи носителей и т.п. Система должна давать возможность перевести эти документы в конечное состояние 4.

  • Маловероятна, но, тем не менее,  возможна ситуация, когда уничтоженный в системе документ восстановлен (например, с резервных копий), и в этот момент оказывается, что его хранение необходимо продолжить. В таком случае было бы желательно не регистрировать его заново, а использовать сохранившиеся остаточные метаданные – т.е. перевести из состояния 4 в какое-либо иное.
К этому добавлю, что, хотя MoReq2010 поддерживает большое число различных комбинаций возможных вариантов периодов хранения, способов их отсчета и задержек исполнения действий по истечении сроков хранения (чтобы справится со сроками типа «столько лет, начиная с первого января года, следующего за событием-триггером») – в нем, похоже, на данный момент не поддерживается такой срок хранения, как «до минования надобности» :)

Источник: сайт публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/dc1-4?pointId=1290696245027#section-1290696245027

воскресенье, 26 декабря 2010 г.

Общая оценка MoReq2010 по итогам публичного обсуждения

Публичное обсуждение проекта MoReq2010 подошло к концу. На 25 декабря 2010 года в обсуждении приняли участие 22 эксперта, из них только три (!) женщины. Всего было подано 456 замечаний (которые могли включать и по нескольку пунктов), причём пятая их часть - от немногочисленной женской группы. На этот раз в обсуждении в основном участвовали представители компаний-разработчиков программного обеспечения, а вот специалисты-практики управления документами и информацией были представлены очень слабо (и это сказалось на качестве дискуссии).

Напомню, что в первом публичном осуждении, завершившемся в сентябре этого года, участвовало вдвое больше специалистов - 41, в т.ч. 30 мужчин и 11 женщин; а число поданных тогда замечаний превышало 500.

Наверное, уже можно подводить итоги. Это уже, в общем-то, сделали сами участники обсуждения. Ниже приведены фрагменты из высказываний Марка Фреско (Marc Fresko) и Рея Охтерлуни (Ray Auchterlounie).

Марк Фреско дал очень обстоятельную оценку всего проекта MoReq2010:
1. Новые идеи

MoReq2010 содержит целый ряд новых понятий, многие из которых являются совершенно новыми в области электронного управления документами. Это делает проект весьма революционным, и, конечно же, он представляет собой нечто гораздо больше, чем обещанные «реструктуризация» и «упрощение» MoReq2. Эти новые идеи гораздо более соответствуют духу электронной эпохи, чем основанные на традициях бумажного делопроизводства понятия MoReq2. В число новых понятий входят (и это неполный список):
  • идея активных и неактивных объектов (active/inactive entities);

  • отказ от отдельных «журналов аудита» (audit trail);

  • отказ от некоторых стандартов ИСО, и замена их другими стандартами;

  • одноязычие.

  • идея первичной и вторичной классификации (primary/secondary classification).

  • взаимосвязь между агрегацией и классификацией документов;

  • новый понимание «экспорта» документов.
Однако, некоторые из этих идей, – а также ряд других, которые я не включил в список, - требуют тщательного обсуждения и обдумывания. К ним нужно отнестись с осторожностью, как ввиду их характера, так и из-за некоторых технических решений, принятых ради их осуществления (например, как именно взаимодействуют друг с другом агрегации, рубрики и указания по срокам хранения).

По сути, этот проект спецификаций MoReq2010 предлагает нам принять новую идеологию управления документами; и, если она будет принята, предполагается, что она останется «навсегда». Выбор новой идеологии на длительный период времени требует очень, очень тщательного рассмотрения и очень широкого обсуждения. Меня беспокоит, что нынешнее публичное обсуждение этого не предусматривает. Оно слишком скоротечно для того, чтобы как следует обговорить эти довольно-таки революционные идеи.

2. Неполнота

В данном проекте спецификаций отсутствует ряд ключевых моментов. Наиболее очевидное упущение - взаимоотношения между объектами. Без этого невозможно с чистой совестью завершить проект.

Также отсутствует понимание файловых форматов и их значения для обеспечения возможности долговременного использования электронных документов.

Кроме того, отсутствует система тестирования. Опыт показывает, что в ходе разработки системы тестирования выявляется множество ошибок и несоответствий - часто незначительных, но далеко не всегда. Поэтому было бы ошибкой считать данный проект завершённым до того, как будут подготовлены и проанализированы данные для тестирования.

3. Технические недостатки

У проекта есть два критических технических недостатка. Во-первых, модуль 102 никогда не будет работать. Во-вторых, проигнорирован вопрос о метаданных, описывающих формат файла. Проект исходит из предположения, что документы могут пережить многие поколения систем. Это очень глубокая и ценная идея, и она преобразует мир управления документами к лучшему. Однако для того, чтобы документы оставались пригодными к использованию, системам необходимо знать форматы их компонентов (ASCII-текст, Word 10, PDF версии 1.6, и так далее). Об этом в проекте нет ни слова.

Это, безусловно, сложная область - как в техническом, так и в политическом плане. Технически, в MoReq2010 должен быть предусмотрен контролируемый словарь файловых форматов, и в метаданные каждого компонента должен включаться соответствующий идентификатор файлового формата. Это также политически щекотливый вопрос, поскольку сейчас наилучший реестр такого рода – это английский реестр PRONOM, в то время, как о его долгожданном международном преемнике UDFR пока что нет никаких новостей. Наверное, вариант наименьшего риска заключается в том, чтобы в настоящее время ориентироваться на PRONOM, с намерением впоследствии перейти на использование UDFR (есть надежда, что UDFR будет согласован PRONOM или, по крайней, можно будет установить между ними какое-то соответствие, - хотя нет уверенности в том, когда и как это произойдет, и произойдёт ли). Ясно, что это важный вопрос, который руководство DLM-форума должно решать очень аккуратно. Нынешнее обсуждение не позволяет этого сделать.

4. Терминология

По непонятным причинам, в проекте лишь в очень малой степени используется терминология, введенная стандартом ИСО 15489 и спецификациями MoReq и MoReq2. Такие термины, как «retention and disposition schedule» (указания по срокам хранения и действиям по их истечении), «declare» (объявлять документом), «capture» (захват документа в СЭД) и другие были отвергнуты в пользу несколько отличающихся терминов, без объяснения причин. Здесь нужен тщательный анализ.

5. Качество

Во многих отношения качество проекта спецификаций действительно очень высокое. Однако, остаётся еще много (фактически, сотни) вопросов, требующих решения. Поспешность с разрешением этих вопросов чревата риском наделать ошибок. Кроме того, во многих местах необходимо «подтянуть» язык документа, например, убрав неясные и неопределенные глаголы. Задача осложняется тем, что исполнители проекта явно отказались от идеи проведения окончательной независимой оценки качества, которая крайне необходима, и которую обещали не далее как в прошлом месяце. Единственным надежным подходом было бы удлинение сроков проекта, с тем, чтобы обеспечить надлежащий контроль качества.

6. Выводы и последующие шаги

По изложенным выше причинам, я считаю, что публикация «ядра» MoReq2010 в качестве готовых спецификации в декабре 2010 года стала бы серьезной ошибкой. Опубликовать-то текст можно, но лишь как итог очередного этапа проекта, как новый проект для публичного обсуждения - но не как готовые спецификации. Я настоятельно призываю Исполнительный комитет DLM-форума признать необходимость проведения очередного раунда подробного основательного обсуждения (а не просто четырехнедельное обсуждение с использованием примитивного портала).

Марк Фреско (Marc Fresko)
Рей Охтерлуни к этому добавил следующее:
К комментариям Марка Фреско я хотел бы добавить, что некоторые из этих новых идей недостаточно хорошо объясняются в проекте спецификаций. Попытки определения понятий на основе сформулированных требований приведут к двусмысленности, а в некоторых случаях к противоречиям.

В ряде случаев, даже прочитав текст несколько раз, я совсем не был уверен, что смогу четко объяснить концепции в виде требований к команде разработчиков системы управления электронными документами. С другими стандартами в области управления документами ничего подобного не происходило. И если предыдущие стандарты пытались стандартизировать и развивать существующие методы и системы управления документами, то этот проект, кажется, пытается сформировать совершенно новую практику управления документами через стандартизацию (смелый шаг!). Если мы пойдём на это, то новые концепции и практики нужно будет описать гораздо более подробно (более подробно, чем это уместно для стандарта – потребуется ряд других документов). Затем нужно будет провести тщательное изучение и обсуждения (и, возможно, пробные внедрения), а затем включить их в стандарт, - и тогда все будут четко понимать новые концепции.

Рей Охтерлуни (Ray Auchterlounie)
Источник: портал публичного обсуждения
http://contribute2moreq.eu/portal/dc1-1to3?pointId=1576019

суббота, 25 декабря 2010 г.

Австралия: Штат Виктория продолжает выпускать новые стандарты

Я уже не раз писала о том, как активно австралийский штат Виктория работает над стандартами в области управления документами, см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/Австралия

За последние месяцы Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало окончательную версию Руководства по проведению экспертизы ценности» (Guideline 2: Appraisal, http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1017g2.pdf ), о проекте которого рассказывалось здесь: http://rusrim.blogspot.com/2010/11/blog-post_208.html ,  а также выпустило ещё один документ – «Руководство по проведению функционального анализа» (Guideline 1: Functional Analysis, http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/1017g1.pdf ). Оба руководства входят в комплект документов, уточняющих и дополняющих  «Стандарт оперативного управления» (Operations Management Standard).

В этом году подготовлен ещё один стандарт, также с комплектом спецификаций и руководств – «Стратегическое управление» (Strategic Management), структура которого показана на рис.:


Все эти 12 документов (а также дополнительные материалы) можно скачать со страницы http://www.prov.vic.gov.au/records/standards.asp#SM

Таким образом, сформирована структура из 7 основных стандартов:

  • Стандарт стратегического управления (Strategic Management): Формулирование, реализация  и оценка стратегии управления документами государственного органа.

  • Стандарт оперативного управления (Operations Management): Оперативное управление документационной службой государственного органа.

  • Стандарт ввода (захвата) (Capture): Захват документов в документную систему государственного органа.

  • Стандарт контроля (Control): Контроль над документами, хранимыми в документных системах государственного органа.

  • Стандарт хранения (Storage): Хранение физических и электронных документов временного и постоянного сроков хранения.

  • Стандарт обеспечения доступа (Access): Управление доступом к государственным документам.

  • Стандарт уничтожения (Disposal): Окончательное решение судьбы документов, более не нужных государственному органу, путем их уничтожения либо передачи в Управление государственных документов.
Источник: сайт PROV
http://www.prov.vic.gov.au/records/standards.asp#SM

пятница, 24 декабря 2010 г.

США: Национальные Архивы готовятся представить публике систему онлайн-поиска по архивным документам

Заметка Элис Липович (Alice Lipowicz) была опубликована на сайте издания Federal Computer Week 17 декабря 2010 года, с подзаголовком «Прототип системы онлайн-доступа даёт возможность ознакомления с электронными архивами»

Как объявили официальные лица, Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) наводят последний глянец на новую систему онлайн-поиска, которая станет единой точкой доступа к 20 миллионам федеральных архивных документов.

Дебют прототипа системы «Публичный онлайн-доступ» (Online Public Access), намеченный на 27 декабря 2010 года, является ключевым элементом плана NARA по участию в построении «открытого правительства».

Система даст возможность вести поиск по целому ряду онлайн-ресурсов Национальных Архивов, включая сайт Archives.gov ( http://archives.gov/ ), каталог архивных описаний фондов NARA (Archival Research Catalog, http://www.archives.gov/research/arc/ ) и систему доступа к архивным базам данных (Access to Archival Databases, http://aad.archives.gov/aad/subject-list.jsp ).

Как отмечает Памела Райт (Pamela Wright – на фото), главный стратег NARA по вопросам доступа к электронным ресурсам, «Это мощный инструмент, который позволяет вам получить всё в результате выполнения одного поискового запроса».

Инструмент выдаёт дополнительные результаты в случае ошибок в правописании или в обозначениях. Наиболее соответствующие запросу документы размещаются в начале списка результатов поиска, а имеющиеся фильтры позволяют отбирать результаты по дате, месту или теме. «Нам всё время говорили, что мы должны упростить поиск», говорит Райт. «Этот поиск очень похож на поиск в Google».

Макет выдачи поисковой системы (из презентации Памелы Райт "Online Public Access", 3 марта 2009 года, http://www.cendi.gov/presentations/03-03-10_Wright_OPA.pdf  )

Однако, во многих случаях поиск выдаст содержащиеся в каталогах описания исторический документов, но не электронные версии самих документов. Многие исторические архивные документы пока еще не оцифрованы.

NARA призывает общественность опробовать новый инструмент поиска и сообщить свои замечания и предложения. Как ожидается, системой чаще всего будут пользоваться ветераны вооружённых сил и члены их семей, специалисты по генеалогии, историки и исследователи.

По словам Райт, вскоре через систему онлайн-поиска будет открыт доступ к дополнительным данным, включающим материалы из президентских библиотек и данные переписи 1940 года. Будут добавлены и новые функциональные возможности, в том числе средства увеличения изображения и возможность для пользователей помечать документы ярлыками-тегами («социальное тегирование»).

Райт также подчеркнула, что, хотя данный инструмент и не позволит вести поиск по многочисленным материалам, размещенным Национальными Архивами на сайте обмена фотографиями Flickr (см. http://www.flickr.com/photos/usnationalarchives/ ), все выложенные NARA на этом сайте фотографии имеются и в доступных через систему онлайн-поиска электронных архивах NARA.

Элис Липович (Alice Lipowicz)

Источник: Federal Computer Week
http://fcw.com/articles/2010/12/17/nara-introducing-new-online-search-engine.aspx

четверг, 23 декабря 2010 г.

Профильный подкомитет Международной организации по стандартизации проводит опрос о необходимости модернизации стандарта ISO 9000

Второй подкомитет 176-го Технического комитета ИСО (ISO/TC176/SC2) – тот самый, что вносил поправки в стандарт ISO 9000 в 2008 году и провёл его пересмотр в 2009 году, проводит до 11 января 2011 года опрос. Основной вопрос: нуждается ли в модернизации стандарт ISO 9000 (и другие стандарты этого семейства), и если да, то что именно нужно изменить?


Как уверяют представители комитета, ответ на все вопросы займёт около получаса. Есть возможность пройти опрос и на русском языке. Подробности см. по адресу http://isotc.iso.org/livelink/livelink/fetch/2000/2122/-8835176/-8835848/8835872/8835883/9841934/customview.html

Источник: сайт ИСО
http://isotc.iso.org/livelink/livelink/fetch/2000/2122/-8835176/-8835848/8835872/8835883/9841934/customview.html

Польша: Готова первая версия интегрированной архивной информационной системы ZoSIA

Новость под заголовком «ZoSIA 1.0 gotowa!» была опубликована на сайте Национального электронного архива Польши (Narodowe Archiwum Cyfrowe) 16 декабря 2010 года.

Национальный электронный архив (Narodowe Archiwum Cyfrowe, NAC) завершил работу по созданию первой версии интегрированной архивной информационной системы ZoSIA 1.0. Система, в настоящее время установленная в центральном электронном хранилище NAC, обеспечивает учет и поддерживает работу с архивными материалами, и готова к распространению по всем архивам страны. Благодаря этому, в архивах будет создана современная защищённая рабочая среда, дающая возможность управлять информацией о фондах.

Модуль ZoSIA для онлайн-доступа к документам

В настоящее время система содержит информацию о более чем 11 тысячах фондов, о примерно 2,5 млн. единиц хранения, описания 1,3 млн. архивных описаний и более миллиона отсканированных архивных материалов. На сайте http://szukajwarchiwach.pl/ (модуле системы ZoSIA для предоставления онлайн-доступа) уже зарегистрировались 57 тысяч уникальных пользователей. Анализ собранных данных показывает, что система стала инструментом научных и любительских исследований архивных материалов. Более половины зарегистрированных пользователей посещает сайт регулярно.

Подводя итоги трехлетнему периоду работ над первой версией системы ZoSIA, стоит вспомнить основные вехи проекта. Первые работы по проектированию системы начались в июне 2007 года по инициативе директора Государственных архивов (Archiwa Państwowe) д-ра Славомира Радоня (Sławomir Radoń). Год спустя, в середине 2008 года, началось пилотное внедрение прототипа системы ZoSIA в архивах Люблина и Познани, которые, начиная с января 2009 года, постоянно используют систему в качестве основного рабочего инструмента, взамен старых баз данных SEZAM/IZA.

В ноябре 2009 года начал работать сайт http://szukajwarchiwach.pl/ - модуль системы, обеспечивающий всем заинтересованным лицам он-лайн доступ к этим данным (доступ к описаниям и отсканированным образам бесплатный). Одновременно директор Государственных архивов принял решение о реализации в системе дополнительных функциональных возможностей, в том числе связанных с управлением документами (ewidencją). Соответствующие работы были проведены в 2010 году. В июне 2010 года была готова бета-версия 1.0 системы ZoSIA, который затем была установлена и протестирована в рабочей среде электронного хранилища NAC. В декабре 2010 года работы над версией 1.0 были завершены.

Проектом создания системы Zosia руководил Рафал Магрыш (Rafał Magryś), начальник отдела информации и электронных ресурсов Национального электронного архива.

ZoSIA 1.0 является инструментом для архивной работы, уникальным для Польши и выделяющимся на фоне аналогичных систем, используемых в мире. Заслуживают признания усилия всех участников: архивистов, программистов, ИТ-администраторов и сотрудников архивов Люблина и Познани, которые были первопроходцами внедрения системы. То, что проект удалось реализовать, несмотря на проблемы с кадрами и финансовые ограничения, - это их большая заслуга.

После завершения работ директор Национального электронного архива запросил у директора Государственных архивов разрешение на замену используемых в государственных архивах баз данных SEZAM и IZA (сделанных на основе Microsoft Access) и внедрение вместо них системы ZoSIA 1.0.

Разработка и внедрение системы ZoSIA 1.0 выполнены в соответствии с указаниями Министра культуры и национального наследия об оцифровке архивных материалов, содержащимися в «Программе оцифровки культурных ценностей и сбора, хранения и распространения электронных материалов в Польше на 2009-2020 годы» (Program digitalizacji dóbr kultury oraz gromadzenia, przechowywania i udostępniania obiektów cyfrowych w Polsce 2009-2020, http://www.nina.gov.pl/files/images/Program_digitalizacji_2009-2020.pdf ). В 2008 и 2010 годах развитие системы частично финансировалось из фондов Министра культуры и национального наследия

Источник: сайт Национального электронного архива
http://nac.gov.pl/node/472

среда, 22 декабря 2010 г.

Великобритания: Сегодня принят закон, отменяющий национальные идентификационные карты

Сегодня королева Великобритании утвердила «Закон об идентифицирующих личность документах» (Identity Documents Bill), который, в частности, предусматривает ликвидацию национального реестра идентификационных данных (National Identity Register) и прекращение включения в паспорта биометрических данных (отпечатков пальцев). Создание этого реестра обошлось казне в 4, 5 миллиарда фунтов стерлингов.

Через месяц уже выпущенные идентификационные карты граждан Великобритании станут недействительными. Следует иметь в  виду, что идентификационные карты теперь будет не нужны гражданам Великобритании, однако граждане стран, не входящих в Евросоюз, по-прежнему должны будут их иметь.

С принятием закона начнётся защищённое уничтожение реестра идентификационных данных, включая фотографии, отпечатки пальцев и персональные данные, собранные в процессе выдачи карт. Уничтожение данных планируется завершить в течение двух месяцев.

В качестве дальнейших мер по укреплению прав и свобод граждан, правящая коалиция обещает в начале 2011 года запретить снятие отпечатков пальцев несовершеннолетних без согласия их родителей, и ужесточить правила, регламентирующие хранение генетической информации.

Источник: ZDNet
http://www.zdnet.co.uk/news/regulation/2010/12/21/id-card-scrappage-bill-to-gain-royal-assent-40091226/?s_cid=122

Правительство 2.0? Давайте сначала убедимся, что работает правительство 1.0!

Данная заметка аналитика Андреа ди Майо была опубликована на блоге фирмы Гартнер 14 декабря 2010 года.

Из моих бесед с клиентами о правительстве 2.0 видно, что люди считают само собой  разумеющимся наличие работоспособной электронной версии правительства 1.0 (которая раньше называлась «электронным правительством»), - и что нужно как можно скорее двигаться вперед.

Я только что толкнулся с контрпримером. Я просматривал веб-сайт итальянской налоговой службы в поисках информации о том, как иностранец – гражданин страны Евросоюза ЕС может обратиться за получением ИНН, чтобы у него появилась возможность устроиться на работу. Поскольку я не мог отыскать эту информацию (я нашел инструкцию для итальянских граждан, и для граждан стран, не входящих в Евросоюз, но не для иностранцев из Евросоюза), то я нажал на кнопку с надписью «Связаться с агентством» (ту, что с улыбающимся лицом, в верхнем правом углу приведенной ниже картинки).

Затем я выбрал в качестве канала связи электронную почту, - другими вариантами были телефон, сертифицированная электронная почта (для использования которой нужно зарегистрироваться) или личный визит (о котором можно договориться), - и вот что я получил:


Для тех, кто не владеет итальянским языком, перевожу: в сообщении говорится «Мы достигли максимального числа электронных писем, которые можем получить. Пожалуйста, свяжитесь с нами в ближайшие дни, или используйте альтернативные каналы связи».

Разве это не иронично, что в 2010 году мы по-прежнему получаем подобные сообщения, да ещё от агентства, которое всегда было одним из лидеров в этой стране по части оказания электронных услуг?

Если оценивать ситуацию с определенной долей цинизма, то можно предположить, что  это связано с желанием подтолкнуть людей к использованию сертифицированной электронной почты в качестве единственного электронного канала онлайн-взаимодействия с государственными органами. Несмотря на огромные инвестиции и усилий по продвижению сертифицированной электронной почты, пока что зарегистрировалось очень мало людей (называлась цифра в 200 тысяч, в то время, как целевым показателем этого года является 1 миллион).

Конечно же, могут иметься и вполне разумные технические причины для появления таких сообщений. Однако это совсем не то, что можно было бы ожидать в 2010 году, когда такие слова, как «масштабируемость», «гибкость» и «непосредственность» звучат в бесчисленных разговорах о развитии услуг электронного правительства.

Так давайте на мгновение забудем о правительстве 2.0, и сосредоточим внимание на основах. Думаю, что не менее, чем описанным выше сообщением, люди будут разочарованы, обнаружив на Facebook-странице налоговой службы извещение «Стена закрыта в связи с избытком комментариев»,

Андреа ди Майо (Andrea Di Maio)

Источник: блог фирмы Гартнер
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2010/12/14/government-2-0-lets-make-sure-government-1-0-works-first/

Президент хочет электронный архив – для начала судебный

Президент Дмитрий Медведев в целях повышения открытости и доступности правосудия дал ряд поручений правительству и главам высших судов, с целью ускорить переход правосудия на электронные рельсы.

Символично, что первые предложения, которые следует подготовить к июню 2011 года, должны затрагивать не только формирование единого информационного пространства судов общей юрисдикции и мировых судей, но и вопрос перевода судебных архивов в электронный вид.

Кроме этого, будет создан информационно-аналитический центр обработки и хранения информации и технической поддержки ГАС «Правосудие».

Будет установлен порядок создания официальных сайтов мировых судей, размещения на них информации и её обновления (в том числе своевременное и полное размещение информации о деятельности судов на соответствующих сайтах в сети Интернет).

Перед арбитражными судами поставлена задача к июлю 2011 года разработать и представить на рассмотрение план действий по поэтапному внедрению в качестве «пилотного проекта» электронного судопроизводства в арбитражных судах Российской Федерации, для которого уже создана законодательная база. Изменения, внесенные в Арбитражный процессуальный кодекс Федеральным законом от 27.07.2010 № 228-ФЗ «О внесении изменений в арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации»  предусматривают возможность ведения арбитражного процесса с использованием только электронных документов.

Источник: сайт Президента РФ
http://www.kremlin.ru/news/9848

Центробанк регламентировал использование средств криптозащиты при электронном взаимодействии с банками, Пенсионным фондом и Фондом соцстрахования

Приложение 7 «Порядок обеспечения информационной безопасности при использовании СКЗИ» к Положению Банка России от 15 ноября 2010 г. № 361-П «О порядке сообщения банком в электронном виде органу контроля за уплатой страховых взносов об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета», с моей точки зрения, заслуживает отдельного внимания.

Дело в том, что Банк России уже давно использует для взаимодействия с банками не ЭЦП, а «код аутентификации» (КА). Теперь «код аутентификации» будет использоваться при взаимодействии с Банком России и подразделениями Пенсионного фонда и Фонда социального страхования. Технологии при этом применяются те же, что и при использовании ЭЦП, а вот правовая регламентация совсем иная, что позволяет Банку России обойти неудобные для него ограничения, налагаемые законом «Об электронной цифровой подписи». Основным отличием КА от ЭЦП является то, что код аутентификации принадлежит не физическому лицу, а организации, участвующей в электронном обмене.

Учитывая, что Банк России давно работает с электронными документами, неудивительно, что нормативный документ содержит грамотные формулировки и положения, которые можно в случае необходимости позаимствовать.
«Порядок обеспечения информационной безопасности при использовании СКЗИ» (Приложение 7 к Положению Банка России от 15 ноября 2010 г. № 361-П «О порядке сообщения банком в электронном виде органу контроля за уплатой страховых взносов об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета»)

3. Владельцы ключей могут иметь резервные ключи КА и ключи шифрования.

4. В Банке России и его территориальных учреждениях организуются регистрационные центры, выполняющие функции регистрации ключей КА и (или) ключей шифрования и управления ключами КА и (или) ключами шифрования.

5. Владелец ключей изготавливает ключ КА самостоятельно. Ключ шифрования, предназначенный для обеспечения защиты информации при ее передаче по каналам связи, предоставляется ему регистрационным центром. Получение ключа шифрования оформляется актом. Форма акта определяется регистрационным центром.

6. Ключ КА подлежит регистрации в регистрационном центре. Для этого изготавливается регистрационная карточка в 2 экземплярах …

Один экземпляр оформленной регистрационной карточки остается в регистрационном центре, другой передается владельцу ключа КА. Ключ КА считается зарегистрированным со дня передачи владельцу ключа КА его экземпляра оформленной регистрационной карточки.
Порядок содержит требования к срокам хранения документов и открытых ключей, а также требования к организации хранения секретных ключей и их уничтожения:
«Порядок обеспечения информационной безопасности при использовании СКЗИ» (Приложение 7 к Положению Банка России от 15 ноября 2010 г. № 361-П «О порядке сообщения банком в электронном виде органу контроля за уплатой страховых взносов об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета»)

13. После ввода в действие новых ключей КА и (или) ключей шифрования прежде действовавшие секретные ключи КА и (или) ключи шифрования уничтожаются, а открытые ключи КА хранятся владельцем ключей в течение всего срока хранения электронных сообщений, для подтверждения подлинности и контроля целостности которых они могут быть использованы.

14. Уничтожение открытых ключей КА после истечения срока их хранения осуществляется владельцем ключей самостоятельно.

15. Программные средства, предназначенные для создания и проверки КА, а также документация на эти средства хранятся владельцем ключей в течение всего срока хранения электронных сообщений, для подписания и подтверждения подлинности и контроля целостности которых использовались (могут быть использованы) указанные средства.

21. Для хранения носителей ключевой информации с секретными ключами КА и (или) ключами шифрования должны использоваться надежные металлические хранилища. Допускается хранение носителей ключевой информации с секретными ключами КА и (или) ключами шифрования в одном хранилище с другими документами, но при этом отдельно от них, в отдельном контейнере, опечатываемом пользователем ключа КА и (или) ключа шифрования.

22. В течение рабочего дня вне времени составления передачи и приема электронного сообщения, а также по окончании рабочего дня носители ключевой информации с секретными ключами КА и (или) ключами шифрования помещаются в хранилище.

27. СКЗИ и открытые ключи КА, необходимые для аутентификации хранящихся в банке электронных сообщений, квитанций о получении электронного сообщения и извещений об ошибках, подлежат хранению банком в течение срока, указанного в пункте 3.3 настоящего Положения. (не меньше срока хранения соответствующего юридического дела клиента, т.е. долго! – Н.Х.)
Документом также установлено, что организации, взаимодействующие в электронном виде, должны разработать следующие документы:
  • Порядок учета, хранения и использования носителей ключевой информации (ключевых дискет, ключевых идентификаторов touch memory, ключевых смарт-карточек) с секретными ключами КА и ключами шифрования (п.18).

  • Список лиц, имеющих доступ к секретным ключам КА и ключам шифрования (с указанием конкретной информации для каждого лица).
При компрометации ключа КА и (или) ключа шифрования владелец ключей должен не только провести служебное расследование, но и документально оформить его результаты и представить эти документы в регистрационный центр (п.25).

И еще один важный момент, о котором в организациях часто забывают. В случае увольнения или перевода в другое подразделение (на другую должность), изменения функциональных обязанностей работника, который имел доступ к секретным ключам КА и (или) ключам шифрования, должна быть проведена замена ключей, к которым указанный работник имел доступ (п.26).

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=107963

вторник, 21 декабря 2010 г.

США: Начиная с 2012 года, Национальные Архивы приостановят развитие «Электронного архива документов» ERA

Данный материал Джейсона Миллера (Jason Miller) под названием «NARA to suspend development of ERA starting in 2012» был выпущен в эфир и опубликован на сайте Радио федеральных новостей (Federal News Radio) 17 декабря 2010 года.

Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) в сентябре следующего года завершают фазу создания и развития «Электронного архива документов» (Electronic Records Archive, ERA).

Директор проекта ERA по связям с общественностью Дэвид Лейк (David Lake) сообщил, что по итогам отчета на заседании группы TechStat Административно-бюджетного управления администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB), занимающейся оценкой состояния ИТ-программ,  NARA and OMB решили досрочно завершить эту фазу контракта с компанией Lockheed Martin, и сосредоточить свои усилия на том, чтобы федеральные органы власти начали использовать уже имеющиеся возможности системы, - прежде чем добавлять новые функциональные возможности.

 «Мы заканчиваем в сентябре 2011 года, и это будет последний, пятый этап развертывания системы, предусмотренный текущим контрактом по созданию ERA», сообщил Лейк. «После этого мы будем обеспечивать эксплуатацию и техническое обслуживание системы. Как это будет происходить в плане контрактов, определится позднее». У NARA есть опциональная возможность, в рамках сделки с Lockheed Martin на эксплуатацию и техническое обслуживание системы, на дополнительный шестой год техобслуживания, однако неясно, воспользуется ли им агентство.

Лейк не стал комментировать планы NARA относительно будущего системы, но сказал, что в ближайшие месяцы будет принято решение о том, как продвигаться вперед в вопросе обеспечения непрерывной работоспособности системы. «Принято решение завершить работы примерно на год раньше, чем первоначально планировалось», отметил Лейк. «Оно принято в рамках процесса оценки TechStat, который OMB по существу сделало обязательным в 2011 году. Мы следуем всем этим решениям. Есть и другие этапы процесса TechStat, через которые нас попросили пройти, такие, как планирование улучшения программы. Мы продолжаем совместную работу с ними и информируем их о достигнутом прогрессе».

Пресс-секретарь компании Lockheed Martin Шейла Коллинз (Sheila Collins) заявила, что компания тесно сотрудничает с NARA в последний год развития функциональности системы ERA. «В соответствии с контрактом, Lockheed Martin будет продолжать работать в тесном партнерстве с NARA, чтобы завершить комплексную поставку решения ERA в рамках системного поэтапного подхода, предусматривающего пять этапов развёртывания», сказала Коллинз. «В настоящее время мы начинаем работы финального, пятого этапа развития функциональности системы, который планируется завершить к 30 сентября 2011 года. Наш контракт с NARA дает правительству опциональную возможность привлечь нас ещё на год для эксплуатации и технической поддержки системы ERA». Коллинс добавила, что система ERA уже сейчас помогает NARA в обеспечении долговременной сохранности и доступа к электронным документам.

Лейк сообщил, что NARA может возобновить развитие системы ERA в 2014 году, после того, как всех крупные федеральные ведомства начнут ею пользоваться.

NARA ведёт лоббирование в Конгрессе, с тем, чтобы обеспечить возможность дальнейшего развития ERA в будущем. В проходящем в данное время через Конгресс проекте бюджета на 2011 финансовый год Сенат предложил выделить Национальным Архивам на программу ERA 72 миллиона долларов. По словам Лейка, если законодатели одобрят выделение этих средств, то NARA их использует для дальнейшего развития, эксплуатации и технического обслуживания системы, а также, возможно, для перехода к другому подрядчику.

В 2005 году NARA подписала с Lockheed Martin 308-миллионный контракт на создание системы ERA. Lockheed и NARA рассчитывали на первичную готовность системы к эксплуатации к 2007 году, и полномасштабный ввод в эксплуатацию в 2011 году.

Однако в июне текущего года Счётная Палата США (Government Accountability Office, GAO) установила, что сметная стоимость системы ERA увеличилось, а процесс её создания отстает от графика (на самом деле, Счетная Палата регулярно сообщала по ходу всего проекта о существующих проблемах – Н.Х.). За последние три года, сметная стоимость увеличилась примерно на семь процентов, с 531 до 567 миллионов долларов, по состоянию на февраль 2010 года. Счетная Палата сообщила, что дополнительные расходы включают не только затраты в рамках контракта на создание системы, но и, среди прочего, расходы на управление программой, научные исследования и разработки, и на содержание группы управления программой.

Кроме того, аудиторы установили, что планируемые даты завершения двух выполняемых в настоящее время этапов развёртывания примерно на год отстают от плановых сроков (они бы отставали существенно больше, однако некоторое время назад Национальные Архивы, ради выдерживания сроков, пошли на уменьшение требований к функциональным возможностям и/или на перенос сроков реализации ряда функциональных возможностей на более поздние этапы развёртывания – Н.Х.).

В октябре 2010 года Счетная Палата установила, что NARA отстает от первоначального графика. Аудиторы сообщили, что в первоначальную эксплуатацию приняты только два этапа развёртывания, и что Национальные Архивы рассчитывают в ходе дальнейших усилий полностью ввести систему в эксплуатацию к 2012 году.

В июньском 2010 года отчёте Конгрессу аудиторы отметили, что «выявленных недостатки в управлении Национальными Архивами проектом ERA делают маловероятной возможность того, что удастся избежать дополнительного увеличения расходов и отставания от графика. …В результате, становится все более маловероятным, что NARA сможет завершить создание системы ERA со всеми первоначально предусмотренными функциональными возможностями к плановой дате - 2012 году,  и что агентство сможет эффективно использовать систему для удовлетворения потребностей своих пользователей, поддерживая тем самым выполнение миссии Национальных Архивов».

Вивек Кундра (Vivek Kundra), директор по информационным технологиям федерального правительства, назвал программу ERA одним из примеров того, как агентства продолжают проекты, несмотря на то, что те не соответствуют ожиданиям. «Система ERA создавалась в течение пяти лет, и её использование весьма ограничено», отметил Кундра на прошедшей в начале в этого месяце пресс-конференции по итогам итогов TechStat-оценки 16 наиболее рискованных проектов. «Мы сократили бюджет проекта на 215,5 миллионов долларов, и собираемся реализовать функциональные возможности быстрее, увеличить объёмы использования системы с 80 терабайт в настоящее время до 122 терабайт, а также перейти к модульному принципу развития. Новые функциональные возможности будут теперь добавляться через каждые несколько кварталов. И все федеральные ведомства будут использовать систему к концу следующего года».

Лейк сообщил, что в 2011 году каждый квартал в систему ERA будет вводиться 10 терабайт данных, и к концу 2012 года использование системы станет обязательным для всех федеральных агентств.

 «Мы ожидаем ряд крупных поступлений в архив», сказал он. «По мере затихания войны в Ираке, мы планируем получить документы Центрального командования (CentCom), которые, естественно, секретные; ещё мы планируем получить 500 терабайт данных переписи населения 2010 года, которые будут закрыты для доступа в течение 72 лет. Часть возможностей, реализуемых на пятом этапе развёртывания, предназначены для управления процессом передачи этих материалов и обеспечения их последующего хранения (в первую очередь, речь здесь идёт о средствах, обеспечивающих работу с секретными электронными документами – Н.Х.). Объём в 10 терабайт в квартал по существу составят новые электронные документы, поступающие от федеральных ведомств».

Джейсон Миллер (Jason Miller)

Источник: FederalNewsRadio.com
http://www.federalnewsradio.com/?sid=2204570&nid=35

О счетах организаций банки будут сообщать в Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования электронным образом

Центральный Банк России утвердил «Положение о порядке сообщения банком в электронном виде органу контроля за уплатой страховых взносов об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета».

Согласно ст.24 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»:
«1. Банки обязаны сообщать об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета организации, индивидуального предпринимателя на бумажном носителе или в электронной форме в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего нахождения в течение пяти дней со дня соответствующего открытия, закрытия или изменения реквизитов такого счета.»
Учитывая, что такую же информацию в электронном виде банки должны направлять и налоговые органы, то данным Положением установлено:
«Положение о порядке сообщения банком в электронном виде органу контроля за уплатой страховых взносов об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета» (утв. ЦБ РФ 15 ноября 2010 г. № 361-П)

1.1. Сообщение банка в электронном виде об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета клиента, сформированное в соответствии с Положением Банка России от 7 сентября 2007 года № 311-П «О порядке сообщения банком в электронном виде налоговому органу об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета» … одновременно является сообщением, направляемым органу контроля за уплатой страховых взносов.

Датой сообщения … признается дата формирования территориальным учреждением Банка России … перечня наименований электронных сообщений сводного архивного файла первого типа, в котором содержалось … электронное сообщение. Дата сообщения указывается в квитанции о получении уполномоченным подразделением Пенсионного фонда Российской Федерации и в квитанции о получении уполномоченным подразделением Фонда социального страхования Российской Федерации электронного сообщения.
Так что теперь банкам нужно будет отслеживать только своевременность направления этой информации в Банк России по уже отлаженным каналам связи. Всю остальную работу по доставке этой информации Банк России берет на себя. Однако для банков в этом случае возрастает важность отслеживания квитанций и извещений, которые будут поступать от трех ведомств: налоговой службы, Пенсионного фонда и Фонда социального страхования.

Для электронных документов установлен и срок хранения:
«Положение о порядке сообщения банком в электронном виде органу контроля за уплатой страховых взносов об открытии или о закрытии счета, об изменении реквизитов счета» (утв. ЦБ РФ 15 ноября 2010 г. № 361-П)

3.3. Электронное сообщение … а также полученные банком квитанции о получении электронного сообщения и извещения о корректировке хранятся банком в электронном виде в течение срока, который не может быть меньше установленного законодательством Российской Федерации срока хранения соответствующего юридического дела клиента

Транспортные файлы банка, направленные в территориальное учреждение, а также полученные уведомления о принятии (непринятии) территориальным учреждением транспортного файла банка хранятся банком в электронном виде до получения в отношении каждого электронного сообщения, содержащегося в соответствующем транспортном файле банка, квитанции о получении электронного сообщения.
А сроки, которые установлены для юридического дела клиента, немаленькие, и, самое главное, условные:
Инструкция ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»

10.6. Юридические дела хранятся банком в течение всего срока действия договора банковского счета, счета по вкладу (депозиту), а после прекращения отношений с клиентом - в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации.

Сроки хранения документов в электронной форме, касающихся отношений банка и клиента по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту) должны быть не менее сроков хранения соответствующего юридического дела клиента.
Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=107963

понедельник, 20 декабря 2010 г.

Комиссия Таможенного Союза утвердила порядок предоставления электронной таможенной декларации

Решением Комиссии Таможенного союза от 8 декабря 2010 г. № 494 утверждена «Инструкция о порядке предоставления и использования таможенной декларации в виде электронного документа».

Сроки начала принятия таможенными органами государств - членов Таможенного союза таможенных деклараций в виде электронного документа будут определяться законодательством государств – членов Таможенного союза.

Это очень небольшой документ, состоящий из 6 пунктов, который предусматривает, что:
  • Структуры и форматы электронных таможенных деклараций определяются законодательством Таможенного союза и (или) законодательством государств – членов Таможенного союза (п.4);

  • Особенности предоставления, использования и хранения электронных таможенных деклараций и документов, могут определяться таможенным законодательством государств - членов Таможенного союза (п.6).
Инструкций вступает в силу с 1 января 2011 г.

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/291237/

Архивист США выступил с докладом о ситуации в Национальных Архивах

2 декабря 2010 года Архивист США Дэвид Ферьеро (David S. Ferriero) выступил с большим докладом о положении дел в Национальных Архивах.

Видеозапись доклада приведена ниже (она также доступна в варианте с субтитрами по адресу http://videocast.nih.gov/ram/nara_sota120210.ram ), а текст доклада можно прочесть здесь: http://archives.gov/about/speeches/2010/12-2-2010.html


Ферьеро с гордостью отметил, что за этот год он посетил 21 из 44 филиалов Национальных Архивов по всей стране, и планирует побывать в 23-х оставшихся в будущем году.

Говоря о проблемах архивного агентства, Архивист упомянул о том, что его сотрудники часто ощущают себя второсортными государственными служащими – к их мнению не прислушиваются, их работу недостаточно ценят, им приходится работать на устаревшем оборудовании, и не у всех есть доступ в Интернет. Кроме того, у сотрудников агентства слабые перспективы дальнейшего профессионального и карьерного роста. Не случайно в рейтинге федеральных агентств «Лучшее место для работы в федеральном правительстве» архивное агентство разделило последнее место (При этом, правда, следует отметить, что Ферьеро поощрял своих сотрудников активно участвовать в этом опросе и не скрывать своих проблем, что во многом предопределило плохой итог. Зато по активности участия в опросе агентство оказалось впереди всех.)

Такое положение дел Архивист считает неприемлемым, и ставит перед собой цель сделать агентство самым лучшим местом работы среди федеральных органов власти. Путь к этому, по его мнению, лежит через активное участие в программе построения «открытого правительства». Летом этого года была сформирована небольшая целевая группа по разработки плана трансформации архивного агентства, которая в сентябре 2010 года представила свои рекомендации, предлагающие 6 направлений преобразований (о них см. http://rusrim.blogspot.com/2010/11/blog-post.html ). В настоящее время целевая группа – теперь уже не по планированию, а внедрению преобразований - напряжённо работает над такими вопросами, как ценности организации, варианты действий, способные дать быструю отдачу; и формирование новой организационной структуры.

Одновременно с трансформацией собственного агентства, отметил Ферьеро, приходится иметь дело с реалиями в политике и в финансировании. В 2011 году архивистам предстоит выполнять свою работу, имея в своём распоряжении меньшие ресурсы. Президент и Конгресс стремятся сбалансировать бюджет и сократить расходы. В конце ноября Президент Обама предложил ввести двухлетний мораторий на повышение зарплаты. Сложная финансовая ситуация означает для архивов необходимость принятия непростых решений, касающихся программ агентства и предоставляемых пользователям услуг. Одновременно Архивист просит сотрудников агентства предлагать идеи, которые бы позволили уменьшить расходы.

Далее Ферьеро привел ряд ярких примеров, когда Национальные Архивы помогли гражданам США в решении важных для них вопросов. Оценивая итоги года в целом, он назвал его хорошим годом, потому что Национальные Архивы не только начали внутренние преобразования, но и смогли сделать очень многое:
  • Был разработан и начал внедряться план участия агентства в построении «открытого правительства»;

  • Национальные Архивы приложили немало усилий для того, чтобы стать лидерами среди агентств федерального правительства в освоении социальных сетей.
    • У агентства уже имеется 24 страницы на Facebook с общим числом «друзей», достигающим 10 тысяч; 8 блогов (включая блог самого Ферьеро), собирающих 7 тысяч посетителей в неделю; создан вики-центр для исследователей.
    • На YouTube выложено 1200 исторических видеозаписей которые суммарно уже были просмотрены 300 тысяч раз, и каждый день добавляет сейчас ещё 1500 просмотров.
    • Основная публикация агентства Prologue теперь доступна через мобильные телефоны и планшеты iPad На сайте Flickr выложено более 7 тысяч фотографий, которые суммарно были просмотрены два миллиона раз.

  • В декабре планируется открыть новую систему публичного онлайн-доступа (Online Public Access), которая станет существенным шагом на пути создания единой машины поиска по всем выложенным в онлайн-доступе фондам, и упростит для общественности поиск и просмотр государственных документов постоянного срока хранения.

  • «Электронный архив документов» (ERA) в настоящее время содержит почти 100 терабайт информации (созданной, в основном, администрацией Дж.Буша-младшего), и в будущем году ожидается значительное увеличение этого объёма.

  • Создана Группа по защите коллекций (Holdings Protection Team), задачей которой является предотвращение случаев утраты ценных документов. Будут усилены меры безопасности, в т.ч. проверки на выходе с территории Национальных Архивов.

  • Управление Генерального инспектора (Office of Inspector General) приложил немало усилий для того, чтобы агентство шло по правильному пути, давая ценные советы и рекомендации по улучшению деловой деятельности. Группа возврата архивных ценностей (Archival Recovery Team) ведет непрерывный мониторинг интернета, аукционов и распродаж с целью выявления и возврата украденных материалов.

  • Национальные Архивы продолжали укреплять свою лидирующую роль в деятельности федерального правительства по установлению грифов секретности и рассекречиванию, а также по предоставлению максимально широкого доступа к государственным документам;

  • Приступил к работе Национальный центр по рассекречиванию (National Declassification Center), которому предстоит разгрести «завал» из 400 миллионов страниц, разработав с этой целью методы, упрощающие обработку документов;

  • Управление по надзору за обеспечением информационной безопасности (Information Security Oversight Office, ISOO) приступило к реализации на практике ряда директив Президента, реформирующих принципы управления секретной и конфиденциальной информацией, включая сюда создание в рамках ISOO отдела по контролируемой несекретной информации.

  • В прошедшем году достигнут большой прогресс в деле оцифровки традиционных документов. Идёт оцифровка всех материалов переписи 1940 года, которые предполагается сделать доступными в апреле 2012 года. Продолжается взаимодействие с партнерами из частного сектора и с волонтерами, которые уже оцифровали миллионы страниц документов.

  • Персонал агентства, занимающийся вопросами управления документами, сделал первые шаги для того, чтобы свести вместе специалистов по управлению и ИТ-специалистов федеральных агентств, с тем, чтобы обеспечить должное управление подвергающимися сейчас риску документами. Выпущены руководства по управлению документами, образующимися при использовании социальных сетей.

Это лишь часть списка достижений Национальных Архивов, который зачитал Ферьеро. В нем также были упомянуты различные выставки и экспозиции, принятие на хранение ценных материалов, достижения в экономической деятельности федеральных центров хранения документации, и многое другое.

Закончил свою речь Архивист тем, что подчеркнул ключевую роль персонала агентства, их энергии и идей, в решении задач и проблем – и необходимость создания с этой целью совершенно иной корпоративной культуры.

Источник: сайт Национальных Архивов США / YouTube
http://archives.gov/about/speeches/2010/12-2-2010.html
http://www.youtube.com/watch?v=Ez6eR1IpSnw&feature=player_embedded