Штат Виктория (Австралия): Опубликован проект руководства по проведению экспертизы ценности

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV)  наращивает свою активность в области разработки нового поколения стандартов в области управления документами.

29 октября 2010 года Управление опубликовало на своём сайте для публичного обсуждения проект «Руководства по проведению экспертизы ценности» (Guideline 2: Appraisal, http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/AppraisalGuidelineV0-2.doc ), входящего в комплект документов, уточняющих и дополняющих  «Стандарт оперативного управления» (Operations Management Standard), проект которого был опубликован две недели назад (см.  http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_3488.html ).

Публичное обсуждение продлится до 15 ноября 2010 года, Замечания и предложения можно присылать как по электронной почте standards@prov.vic.gov.au , так и подавать их непосредственно на блоге Управления по адресу: http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/46-Appraisal-Guideline-Public-exposure-draft.html

Следует отметить, что в комплект «Стандарта оперативного управления» будут входить 8 документов (стандарт, спецификация и 6 руководств, см. рис.)

Взаимосвязи стандарта оперативного управления
со спецификациями и руководствами

В документе говорится, что «Цель настоящего руководства – способствовать практической реализации седьмого требования Спецификаций оперативного управления [Оно формулируется следующим образом: «Должен быть проведен анализ назначения и ценности документов, с тем, чтобы обеспечить надлежащее управление ими» - Н.Х.]. Документ содержит практические рекомендации и критерии, которые позволят сотрудникам правительства штата Виктория и консультантам проводить экспертизу ценности хранимых государственных органом документов»

«Экспертиза ценности может проводиться в интересах ряда задач, решаемых в рамках программы управления документами государственного органа. Она часто используется в качестве элемента процесса уничтожения документов, с целью установления минимального срока хранения документов. Экспертиза ценности также может применяться для определения того, какие документы следует создать, каким документам нужно обеспечить особую защиту, какие документы могут быть переданы на внеофисное хранение, оцифрованы, выделены на постоянное хранение или намечены для аудита».

В руководстве предлагаются (с объяснениями и примерами) 10 критериев, которые следует учитывать при проведении экспертизы ценности:

• Документы идентифицируют, создают или являются свидетельством источника полномочий, оснований или структуры правительства штата
  
  
• Документы свидетельствуют о ключевых функциях и программах правительства
  
  
• Существуют законодательно-нормативные требования, требующие создавать и сохранять соответствующие документы
  
  
• Документы необходимы для обеспечения подотчётности государственного органа – они служат свидетельством процессов, решений, транзакций и действий
  
  
• Документы необходимы для того, чтобы сам государственный орган или иные стороны принимали хорошие обоснованные решения.
  
  
• Документы необходимы сторонним организациям и лицам для подтверждения их прав
  
  
• Документы свидетельствуют о действиях государственных органов, имевших значительные последствия для отдельных лиц и групп людей
  
  
• Документы представляют собой коллективную памятью государственного органа, отражают его историю
  
  
• Документы представляют собой часть коллективной памяти общества и отдельных сообществ штата
  
  
• Документы свидетельствуют о действиях государственных органов, связанных с управлением окружающей средой и с изменениями в ней.

Источник: Управление государственных документов австралийского штата Виктория
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/46-Appraisal-Guideline-Public-exposure-draft.html