IBM: Как федеральным агентствам эффективно управлять документами, созданными с помощью новых инструментов социальных сетей?

По мере того, как развитие социальных сетей набирает обороты, и их активно начинают использовать органы государственной власти, опять поднимается вопрос о том, есть ли  (на этот раз – в социальных сетях) государственные документы, и если да, то что с ними делать.

Совсем недавно указания на эту тему выпустили Национальные Архивы США (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/10/20_29.html ). Эти указания напоминают, что, с точки зрения американского законодательства, вопрос о «документности» информации, и правила работы с документами в социальных сетях решаются точно так же и по тем же принципам, что и во всех прочих случаях. Это, безусловно, хорошая теоретическая основа, но она не очень помогает, когда специалисту по управлению документацией или архивисту нужно не просто решить, сохранять или не сохранять какой-нибудь блог, но и как именно его сохранять. Решение таких вопросов пока отдано на откуп самим агентствам.

Определённый идейный вакуум стремятся заполнить негосударственные исследовательские центры. В октябре Центр по вопросам государственной деятельности компании IBM (IBM Center for The Business of Government) выпустил отчёт под названием  «Как федеральным агентствам эффективно управлять документами, созданными с помощью новых инструментов социальных сетей?» (How Federal Agencies Can Effectively Manage Records Created Using New Social Media Tools), подготовленный Патрицией Фрэнкс (Patricia C. Franks), профессором университета Сан-Хосе (San Jose State University) – ссылки см. в конце поста.

В этом отчёте д-р Фрэнкс предлагает ряд детальных рекомендаций по таким вопросам, как «каковы характерные свойства документа?» в контексте использования социальных сетей. Отчёт стремится доступно объяснить проблемы управления документами в мире «веб 2.0» как специалистам агентств по управлению документами, так и веб-мастерам, руководителям ИТ-служб и подразделений, отвечающих за использование социальных сетей. В отчете содержатся рекомендации, описание хорошей практики и практические советы (всего около 50) по трансформации программ и практики управления документами в государственных органах. В число основных рекомендаций входят:

• Создать пост руководителя службы управления документами в масштабе всего правительства (Chief Records Officer) [непонятно, правда, зачем этот пост нужен, кроме как для «престижу» - по закону, регламентацией управления документами в федеральных органах исполнительной власти занимаются Национальные Архивы и их руководитель – Архивист США – Н.Х.]
  
  
• Организовать рабочую группу по изучению концепции управления документами в среде «веб 2.0» [как и предыдущий пункт, это звучит трогательно по-нашему :) –Н.Х.]
  
  
• Интегрировать управление документами в общие процессы управления информацией (information governance).
  
  
• Агентства должны закладывать расходы на управление документами, на соответствующие решения в их ИТ-бюджеты.
  
  
• Агентства должны инвестировать в программы обучения в области управления документами, охватывающие также проблемы, связанные с новыми технологиями.

Отчёт, безусловно, следует приветствовать как одну из первых попыток систематического исследования актуальной проблемы. И хотя,  с моей точки зрения, автору далеко не всё удалось, однако целый ряд приведенных в работе советов заслуживает внимания и может действительно помочь государственных органам в разработке их политики и практики работы с документами в социальных сетях.

Источник: Центр IBM по вопросам государственной деятельности
http://www.businessofgovernment.org/report/how-federal-agencies-can-effectively-manage-records-created-using-new-social-media-tools
http://www.businessofgovernment.org/sites/default/files/How%20Federal%20Agencies%20Can%20Effectively%20Manage%20Records%20Created%20Using%20New%20Social%20Media%20Tools.pdf (прямая ссылка)
http://www.businessofgovernment.org/sites/default/files/Summary%20Slide%20Presentation.ppt (презентация)