Минэкономразвитие разъясняет как правильно устанавливать сроки хранения для конкурсной и аукционной документации

О том, что установление сроков хранения становятся головной болью как для коммерческих, так и для государственных организаций, свидетельствует тот факт, что все чаще министерствам и ведомствам приходится отвечать на вопросы о том, сколько нужно хранить тот или иной вид документов.

На этот раз «крутиться» пришлось Минэкономразвития РФ, который в письме от 06 августа 2010 г. № Д22-1346 высказал свою точку зрения о том, когда можно провести уничтожение «протоколов, составленных в ходе проведения конкурса, заявок на участие в конкурсе, конкурсной документации, изменений, внесенных в конкурсную документацию, и разъяснений конкурсной документации, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона».

Своё мнение по поводу соответствующих аспектов применения Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» высказал Департамент развития конкуренции Минэкономразвития России. При этом он сослался на следующие положения законодательства (не Перечня!):

• В ст. ст. 28 и 37 закона № 94-ФЗ от 21.07.2005 указано, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса (аукциона), заявки на участие в конкурсе (аукционе), конкурсная (аукционная) документация, изменения, внесенные в конкурсную (аукционную) документацию, и разъяснения конкурсной (аукционной) документации, а также аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозапись аукциона, хранятся заказчиком, уполномоченным органом не менее чем три года.
  
  
• Согласно ст. 57 закона № 94-ФЗ от 21.07.2005, любой участник размещения заказа имеет право обжаловать в судебном порядке, а также в порядке, предусмотренном гл. 8 этого закона, действия (бездействие) заказчика, уполномоченного органа, специализированной организации, оператора электронной площадки, конкурсной, аукционной или котировочной комиссии, если такие действия (бездействие) нарушают права и законные интересы участника размещения заказа. Срок обжалования действий заказчика по порядку, предусмотренному данной главой, установлен ч. 2 , 2.1 , 2.2 ст. 57 закона. По истечении указанного срока обжалование действий заказчика осуществляется только в судебном порядке.
  
  
• В соответствии со ст. ст. 195 , 196 Гражданского кодекса Российской Федерации, срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено, признается исковой давностью. Общий срок исковой давности устанавливается в три года. Статьей 200 Гражданского кодекса установлено, что течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. При этом по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения.

На основании перечисленных положений Департамент сделал вывод о том, что перечисленные выше документы можно уничтожить «через три года по истечении срока исполнения контракта». В тоже время было обращено внимание на то, что в отдельных случаях сроки исковой давности могут оказаться иными, и это также нужно учитывать при установлении сроков хранения.

Письмо Минэкономразвития РФ от 06.08.2010 № Д22-1346

Учитывая изложенное, считаем, что уничтожение протоколов, составленных в ходе проведения конкурса (аукциона), заявок на участие в конкурсе (аукционе), конкурсной (аукционной) документации, изменений, внесенных в конкурсную (аукционную) документацию, и разъяснений конкурсной (аукционной) документации, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона должно производиться через три года по истечении срока исполнения контракта. Аналогично этому срок хранения котировочных заявок также составляет три года после окончания срока исполнения контракта.

В соответствии со ст. 197 Гражданского кодекса Российской Федерации для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. Например, в случае, если должностные лица заказчика, уполномоченного органа, члены комиссий по результатам проведения конкурса, аукциона, запроса котировок судом привлечены к уголовной ответственности, то определение сроков давности осуществляется согласно ст. ст. 78 и 83 Уголовного кодекса Российской Федерации. Из этого следует, что срок хранения материалов по таким процедурам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд определяется в соответствии с указанными выше статьями Уголовного кодекса Российской Федерации.

Изучение нового Перечня типовых архивных управленческих документов показало, что в нем для данной группы документов установлены совершенно другие сроки хранения.

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)

Ст.273. Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы,
извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания,
графики – календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации:

а) в организации – заказчике - 5 лет ЭПК. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно

б) в других организациях - 5 лет

К сожалению, в Перечне отсутствуют какие-либо ссылки на законодательно, так что понять, на каком основании установлены именно такие сроки, невозможно.

Мой комментарий: Радует, что в органах государственной власти есть специалисты, способные четко и ясно обосновать сроки хранения тех или иных документов. Подход к определению сроков хранения, основанный на действующих положениях законодательства, в настоящее время, с моей точки зрения, наиболее правильный.

Стоит также обратить внимание на то, что учитывать сроки исковой давности при установлении сроков хранения организация может, но не обязана. Законодательство в отношении этих видов документов требует сохранять их ровно три года, без каких-либо дополнительных условий и оговорок. Поэтому, если организация сочтет для себя более выгодным уничтожить документы по госзакупкам ровно через три года, наказать её за это будет невозможно.

Мне кажется, что это письмо является наглядным примером того, как могли бы выглядеть комментарии к отдельным статьям Перечней с указанием сроков хранения.

Источник: Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения
http://www.subschet.ru/subschet.nsf/docs/B9C6ECB25DDB6E17C32577A900215B7D.html