Письмо из Дании: Архивация электронных документов

Работающий в Канаде специалист в области управления документами и архивного дела Алекс Бабин (Alex Babin  - кстати говоря, выпускник московского историко-архивного института), 8 ноября 2010 года прислал на форум по управлению документами выдержку из полученного им из Дании от друга письма с темой «Архивация электронных документов в Дании» (Archiving of Electronic Records in Denmark). Там говорится:

 «Новые датские правила сдачи электронных документов на архивное хранение. Датским Государственным Архивом издано новое распоряжение о сдаточных информационных пакетах (SIP) электронных документов. Распоряжение вступило в силу 1 сентября 2010 года, и сейчас оно переведено на английский язык. Оно доступно на нашем сайте по адресу:
http://www.sa.dk/content/us/appraisal_and_transfer
http://www.sa.dk/media(3367,1033)/Executive_Order_on_Submission_Information_Packages.pdf  

Дания - одна из немногих стран мира, в которой организована полномасштабная сдача электронных документов государственного сектора. Государственные органы и учреждения обязаны регулярно сдавать (обычно раз в пять лет) подлежащие сохранению электронные документы как из деловых систем, так и из систем управления документами, в виде стандартизированных SIP-пакетов. Вся миграция в форматы и стандарты, установленные Государственным архивом, должна быть проведена создателями документов или их поставщиками до передачи документов в архивы.

Новое распоряжение регламентирует сдаваемые SIP-пакеты. Одной из новых возможностей является введение формата SIARD, разработанного швейцарским национальным архивом и принятого в проекте PLANETS в качестве формата для долговременного сохранения баз данных. Таким образом, базы данных будут теперь сдаваться не в виде «плоских» файлов, а как XML-файлы. Для того, чтобы учесть специфические потребности Государственного Архива Дании, в формат SIARD  пришлось внести некоторые изменения.

По-прежнему предпочтительным форматом для обеспечения долговременной сохранности документов остаётся TIFF. Новые правила, однако, также допускают представление файлов в формате JPEG-2000. Язык GML введен в качестве стандартного для представления данных из географических информационных систем (ГИС). Существенно улучшены нормативные требования к документации и метаданным, которые должны быть включены в каждый SIP-пакет.

В настоящее время фонды Государственного Архива составляют около 3500 архивных информационных пакетов (AIP) , общим объёмом около 20 терабайт изначально электронных материалов, и их объёмы постоянно растут.

За дополнительной информацией, пожалуйста, обращайтесь к руководителю отдела электронной архивации г-ну Яну Дальстену Сёренсену (Jan Dalsten Sørensen) по адресу jds@ra.sa.dk , или к руководителю департамента экспертизы ценности  и приёма на хранение г-же Кирстен Вилладсен Кристмар (Kirsten Villadsen Kristmar), по адресу kvk@ra.sa.dk ».

Мой комментарий: Как мне кажется, взгляд на новые правила глазами датского архивиста хорошо дополняет предыдущий материал на эту тему.

Источник: Архив форума специалистов по управлению документами
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1011B&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=71