Дания: Вступили в силу правила Государственного архива по сдаче электронных документов государственными органами

С 1 сентября 2010 года вступило в силу распоряжение Государственного архива Дании (Statens Arkiver) № 1007 от 20 августа 2010 года «О сдаточных информационных пакетах» (Bekendtgørelse om arkiveringsversioner, перевод на английский язык этого документа доступен по адресу http://www.sa.dk/media%283367,1033%29/Executive_Order_on_Submission_Information_Packages.pdf )

К распоряжению объёмом 24 страницы выпущено «руководство по применению» (Vejledning til bekendtgørelseom arkiveringsversioner) объёмом 70 страниц. Распоряжение устанавливает, в каком виде государственные органы обязаны сдавать электронные документы на архивное хранение.

Следует отметить, что в Дании государственные органы обязаны уведомлять Государственный архив об имеющихся у них системах ещё до ввода их в эксплуатацию. Государственный архив оценивает, подлежат ли содержащиеся в системе информация и документы постоянному хранению, и, в случае положительного ответа на этот вопрос, устанавливает дату первой передачи материалов на архивное хранение. Это, как правило, происходит примерно через 5 лет.

Таким образом, системы, в которых хранятся отбираемые на архивное хранение электронные реестры (журналы), электронные дела и документы, должны быть одобрены Государственным архивом,  который проверяет  их соответствие установленным архивной службой в отношении государственных органов требованиям к управлению документами. При этом анализируются как организационные, так и технические аспекты систем, а также возможность создания системно-независимой версии документов для передачи в Государственный архив.

Благодаря извещениям о внедряемых системах,  у Государственного архива есть сведения обо всех электронных документных системах, используемых датскими центральными органами власти. Государственный архив, как правило, решает все вопросы, связанные с электронными документными системами, хотя в ряде случаев решения по отбору на сохранение либо уничтожение могут приниматься совместно с архивами провинций.

Данное распоряжение распространяется на документы органов исполнительной власти и судов, подлежащие постоянному архивному хранению. Установлено, что данные из ИТ-систем и аудиовизуальные материалы сдаются (в терминологии стандарта OAIS) в виде сдаточных информационных SIP-пакетов. Государственный архив оставляет за собой право потребовать, чтобы и другие документы, в интересах обеспечения их долговременной сохранности, также сдавались в виде SIP-пакетов.

В распоряжении подробно описана структура SIP-пакета, представляющего собой иерархическую структуру вложенных папок (предусмотрена возможность записи SIP-пакета на несколько носителей информации). SIP-пакеты не должны содержать зашифрованной информации. Для постоянно модифицируемых объектов предусмотрена сдача его  «снимка» на определенный момент времени. Электронные текстовые документы принимаются в форматах TIFF и JPEG-2000 (стандарт ISO/IEC 15444-1:2004).

Электронные цифровые подписи упомянуты в правилах только однажды, и только в том плане, что сдаточный пакет содержит сведения, извлеченные из ЭЦП сдаваемых документов.

Специально оговорено, что SIP-пакеты с документами муниципальных и региональных властей, содержащими персональные данные,  должны быть подготовлены и переданы в архив до наступления срока уничтожения таких данных. Аналогично, данные из ИТ-систем должны сдаваться до их уничтожения и/или до вывода соответствующей системы из эксплуатации.

Так выглядит структура SIP-пакетов

Государственный архив оставляет за собой право потребовать, когда это необходимо для обеспечения сохранности материалов, более ранней их сдачи в архив.

Сданные SIP-пакеты проверяются и одобряются соответствующими архивами: для центральных органов власти – Государственным архивом, для прочих – тем архивом, который принимает документы на хранение. До получения такого одобрения уничтожать данные не разрешается.

Источник: сайт Государственного архива Дании
http://www.sa.dk/content/us/appraisal_and_transfer (на англ. яз.)
http://www.sa.dk/media%283277,1030%29/Bek._1007_af_20._august_2010_om_arkiveringsversioner.pdf (распоряжение на датском языке)
http://www.sa.dk/media%283278,1030%29/Vejledning_til_bekendtg%C3%B8relse_om_arkiveringsversioner.pdf (руководство по применению распоряжения)