Конференция ВНИИДАД-2010

Завершившаяся в пятницу ежегодная конференция ВНИИДАД (см. http://www.vniidad.ru/conference17.html ) оставила очень хорошее впечатление. Удалось и с коллегами пообщаться, и послушать ряд содержательных докладов, в которых прозвучали интересные цифры и факты. Необычно много было выступлений зарубежных гостей из стран СНГ и Евросоюза, при этом те доклады, что читались на английском и немецком языках, были хорошо переведены.

Как сказал мне коллега, «скоро кругом будут одни планшеты»

На мой взгляд, конференция отразила идущие в стране преобразования в сфере государственного управления и управления документами. Если в прошлом году в программе конференции впервые в полной мере были представлены проблемы электронного делопроизводства и документооборота, то в этот раз даже трудно припомнить доклад, целиком посвящённый бумажным документам – разве что выступление представителя фирмы Веллер о средствах компактного хранения бумажных документов. В общем, я всерьёз думаю о том, чтобы на следующий год заявить какую-нибудь тему по бумажным документам :)

Помимо вопросов организации электронного документооборота, целый ряд выступлений был посвящён правовым вопросам управления документами и архивного дела, требованиям к СЭД, а также вопросам построения «электронного правительства».

Руководитель Росархива А.Н.Артизов в своём вступительном слове, в частности, отметил, как одну из важнейших на настоящий момент задач организацию архивного хранения электронных документов. По его словам, уже в конце следующего месяца на коллегии Росархива будет рассмотрен ряд концептуальных вопросов электронного архивного дела. Он отметил необходимость разработки методических рекомендаций по работе с электронными документами в архивах, необходимость пересмотра сроков ведомственного хранения для электронных документов. Поставлен вопрос и о переработке раздела об электронных документах Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Планируется создание ведомственных перечней видов документов, которые могут создаваться, использоваться и храниться исключительно в электронном виде [я, правда, не понимаю, какой в этом смысл – ведомства на отсутствие таких перечней не жалуются, а обстановка сейчас революционная, и списки документов, которые могут быть электронными, непрерывно пополняются, причем не решениями Росархива, а законами и ведомственными нормативными актами – Н.Х.], а ВНИИДАД  поручена разработка методических указаний по подготовке такого рода перечней. Как отметил Андрей Николаевич, предстоит также разработать и требования к ведомственным СЭД, используя в качестве основы требования к МЭДО.

Доклады были богаты на «золотоносный песок» фактов и цифр, на основе которых можно впоследствии провести интересные исследования. Приведу лишь некоторые.

• Федеральный архив Германии видит угрозу в активности консультационных фирм, энергично организующих обучение и повышение квалификации по вопросам делопроизводства и архивного дела. Прозвучали слова о том, что «нельзя давать загонять себя в угол». Кроме того, было сказано и о нехватке кадров в Федеральном архиве.
  
  
• В Латвии (а как позже подсказала одна из коллег, и в Бельгии) существует законодательство, разрешающее, после проведенной должным образом оцифровки определенных видов бумажных документов, уничтожать бумажные оригиналы.
  
  
• Уже как минимум один банк начал хранить оперативные документы бухгалтерской отчетности в электронном виде на оптических диска, и прошел первую проверку Центрального Банка. В качестве «ярлыка» (о котором говорят Указания ЦБ) понимается вкладыш в коробку с диском – поскольку на наклейку физически невозможно уместить весь требуемый объём информации.
  
  
• В Беларуси подготовлен собственный перевод международного стандарта ISO 15489, и начат процесс его утверждения в качестве национального стандарта. Его предполагается, в частности, использовать для борьбы со службами СМК, там, где те пытаются «подмять» под себя службы делопроизводства. Помимо этого, белорусские коллеги готовят Методические рекомендации по применению ISO 15489, и подумывают о методических рекомендациях по использованию стандартов менеджмента качества серии ISO  9000.
  
  
• Украинские коллеги заменили термин «документационный фонд» на «документальный фонд», с тем, чтобы данное понятие охватило также и библиотечные и музейные фонды.
  
  
• В Финляндии начинают взвешивать, нужно ли маленькой стране продолжать разрабатывать собственные требования к системам управления электронными документами, если в Евросоюзе есть такие авторитетные требования, как MoReq. Тем временем продолжается разработка 3-й версии национальных требований SAHKE, и в них предполагается рассмотреть сложный вопрос о документах в базах данных.
  
  
• В Казахстане идёт разработка нормативных документов по делопроизводству, которые будут обязательны и для негосударственных организаций. Интересно, что право контроля ведения делопроизводства предоставляется не архивам, а уполномоченным органам власти, поскольку считается, что архивам как заинтересованным сторонам (принимающим документы на хранение) трудно избежать конфликта интересов и обеспечить объективность проверки.
  
  
• В Казахстане также подготовлен интересный документ - критерии оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (см. http://kaz.minplan.kz/economyabout/8236/27547/ )
  
  
• Казахстанские коллеги подчеркнули, что правила делопроизводства и перечни у них типовые в точном значении этого слова – они применяются не по принципу «одного размера для всех», а с учётом масштабов и особенностей деятельности организации.

Я выступала во второй день конференции и рассказывала о зарубежном опыте создания государственных электронных архивов. Мою презентацию можно скачать здесь: http://files.mail.ru/A2XA9S