Вопрос 1: Очень интересно узнать, как сегодня в нашей стране решается вопрос об архивном хранении электронных документов, функционирующих в межведомственных системах документооборота - если решается, конечно?
Ответ: Если говорить в двух словах, то единых подходов нет, и каждое заинтересованное ведомство, регион и т.д. решает проблему самостоятельно, зачастую совершенно по-разному. Уже накоплен интересный опыт организационных, технических и правовых решений. Для полноценного решения задачи, конечно же, желательно было бы провести пересмотр теории, практики и нормативно-правовой базы управления документами и архивного дела с учётом особенностей 21-го века.
На федеральном уровне к системам межведомственного электронного документооборота у нас относят две системы: Систему межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Через систему МЭДО осуществляется взаимодействие между государственными органами власти. В ней идёт обмен электронными документами и уведомлениями, содержащими информацию об этапах работы с документами, отправленными по МЭДО.
СМЭВ – это система, которая обеспечивает федеральным, региональным и местным органам власти, кредитным организациям (банкам), внебюджетным фондам и прочим участникам СМЭВ обмениваться данными, необходимыми для оказания государственных услуг гражданам и организациям, в электронном виде. Она была создана в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Эти две системы предназначены не для хранения документов, а только для передачи документов и информации из одной информационной системы, включая СЭД, в другую информационную систему. Этот аналог электронной почты в узкой, но более защищенной среде.
По этим системам см. подробнее статью Е.Ю.Антошечкиной «МЭДО и СМЭВ - вместо или вместе?», см. https://ecm-journal.ru/material/MEhDO-i-SMEhV--vmesto-ili-vmeste или https://tinyurl.com/4t45uttt
Вопрос 2: Как решается вопрос о фондообразователе?
Ответ: Соответственно, по СМЭВ и МЭДО проблем с фондообразователями нет, поскольку системы исполняют несколько иные функции.
Однако на практике мы сталкиваемся сейчас с другой проблемой. Во многих регионах РФ единая СЭД используется для коллективной работы не только органов государственной власти всех уровней, но и их подведомственных организаций. При этом, как правило, документы размещаются в единой базе данных, с которой работают все подключенные к СЭД организации. В результате в СЭД создается единый документальный фонд государственных органов и организаций, которые могут быть источниками комплектования различных государственных и муниципальных архивов. Разделить этот единый фонд на фонды организаций практически невозможно, поскольку такие фонды неизбежно окажутся с одной стороны неполными и раздробленными, а с другой – дублирующими друг друга.
К сожалению, этой проблемой ни Росархив, ни ВНИИДАД не занимаются, поэтому на федеральном уровне ни стратегий, ни методических рекомендаций о том, как поступать в таких случаях нет, и каждый идёт своим путём.
Вторым камнем преткновения сейчас является тот факт, что как в государственных органах, так и коммерческих организациях обычно используются несколько информационных систем различного назначения, в которых создаются, получаются и сохраняются юридически значимые электронные документы, в том числе и с длительными сроками хранения, т.е. те, которые, согласно традиционным правилам, должны передаваться на хранение в ведомственный архив.
Здесь также возникает много проблем - например, когда фондобразователь пытается документы из разных систем передать в единый электронный архив ведомства. Такую амбициозную задачу поставил, например, Банк России – однако ввиду её сложности и трудозатратности решается она очень медленно.
В конце 2022 года введена в промышленную эксплуатацию Платформа «Центр хранения электронных документов». Положение утверждено Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2022 года №279. Информации о том, поступили ли в ЦХЭД на хранение электронные документы, пока нет
Вот несколько примеров попыток нормативного регулирования вопросов архивного хранения электронных документов:
- Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам, утв. приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №397;
- Порядок хранения и использования документов, образующихся в процессе электронного документооборота между «Многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг» ЛО, ОИВ Ленинградской области и организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, утв. Постановлением Правительства Ленинградской области от 25 ноября 2020 года №778.
Вопрос 3: Как финансируется это архивное хранение?
Ответ: Согласно российскому законодательству, сохранность документов должен обеспечивать их владелец. Он и несёт финансовое бремя ведомственного хранения документов на носителях всех видов.
Замечу, что по закону государственные органы имеют право финансировать хранение лишь собственных документов, и расходы на хранение документов, собственником которых они не являются, могут рассматриваться как нарушение финансовой дисциплины.
