Оцифровывайте ответственно: Стандарты и стратегии для заслуживающих доверия электронных документов, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/09/1.html )

Национальные руководства по оцифровке: глобальные ориентиры

Оцифровка - деятельность, осуществляемая в глобальных масштабах; а национальные стандарты оцифровки устанавливают национальные требования по подотчётности.

В приведенной ниже таблице дано сопоставление национальных и международных концепций, которые дополняют или расширяют принципы ISO/TR 13028:

Мой комментарий: 

• «Канадская информационная сеть по вопросам культурного наследия» (Canadian Heritage Information Network, CHIN) – это специальное оперативное агентство (Special Operating Agency) при Министерстве канадского культурного наследия (Department of Canadian Heritage), которое предлагает канадскому музейному сообществу ценные ресурсы по управлению коллекциями и обеспечивает онлайн-доступ общественности к миллионам документов в составе этих коллекций, см. https://www.canada.ca/en/heritage-information-network.html . Материалы по оцифровке доступны по адресу https://www.canada.ca/en/heritage-information-network/services/digitization.html .
  
  
• «Немецкий исследовательский фонд» (Deutsche Forschungsgemeinschaft, DFG) является центральной самоуправляемой организацией в области финансирования исследований в Германии. DFG разрабатывает правила и положения, которых исследователям необходимо придерживаться при подаче заявок на финансирование и его использовании.
  
  
• В австралийской ассоциации GLAM Peak ( https://glampeak.org.au/ ) представлены ведущие галереи, библиотеки, архивы, музеи, исторические общества, организации культурного наследия и иные исследовательские коллекции страны.

Эти национальные концепции и руководства поддерживают внедрение ISO/TR 13028, устанавливая конкретные технические и технологические требования. Например:

• Британский стандарт BS 10008 авторизует принятие отсканированных документов в качестве доказательств, особенно в судебных процедурах.
  
  Мой комментарий: Действующие редакции двух частей авторитетного британского стандарта BS 10008 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила сохраняемой электронным образом информации» были опубликованы в мае 2020 года (см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2020/05/bs-10008.html ):

• BS 10008-1:2020 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила сохраняемой электронным образом информации. Часть 1: Спецификации» (Evidential weight and legal admissibility of electronically stored information (ESI) – Part 1: Specification), https://knowledge.bsigroup.com/products/evidential-weight-and-legal-admissibility-of-electronically-stored-information-esi-specification/tracked-changes 
  
  
• BS 10008-2:2020 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила сохраняемой электронным образом информации. Часть 2: Свод практики для внедрения BS 10008-1» (Evidential weight and legal admissibility of electronically stored information (ESI). Part 2: Code of practice for implementation of BS 10008-1), см. https://knowledge.bsigroup.com/products/evidential-weight-and-legal-admissibility-of-electronically-stored-information-esi-code-of-practice-for-implementation-of-bs-10008-1/standard 

• Немецкое «Практическое руководство DFG по оцифровке» (DFG Practical Guidelines on Digitisation) являются обязательными для финансируемых государством проектов оцифровки в библиотеках.
  
  Мой комментарий: Это руководство охватывает организационные, методологические и технические аспекты оцифровки и индексации объектов, имеющих отношение к исследованию. Руководство направлено на обеспечение жизнеспособности, доступности и совместимости оцифрованных материалов и полученной в результате инфраструктуры. Редакция руководства 2022 года доступна по адресу https://zenodo.org/records/7561148 (на английском языке).
  
  
• Национальные Архивы Австралии (NAA) требуют согласования усилий по оцифровке с указаниями по срокам хранения документов и со стандартами метаданных.
  
  
• Межведомственная служба Архивов Франции (Service interministériel des Archives de France, SIAF – архивное ведомство, которое подчинено Министерству культуры Франции – Н.Х.) требует от цифровых проектов в области культурного наследия обеспечивать целостность файлов, соблюдать соглашения о наименовании файлов, а также обеспечивать согласованность со стандартом EAD (Encoded Archival Description – «Кодированное описание архивных материалов»).

Формирование «стека» стандартов и руководств для стратегического управления оцифровкой

Если Вы курируете инициативу по оцифровке - будь то оцифровка досье, разрешений или кадровых дел - то эти стандарты и руководства группируются следующим образом:

Заключительные мысли: Цифровые суррогаты становятся полноценными источниками

В рамках современного цифрового ландшафта организациям требуется не просто доступ к документам - им нужна уверенность. Независимо от того, занимаетесь ли вы оцифровкой, административных (организационно-распорядительных – Н.Х.) документов, конверсией дел и тематических досье или захватом документов для целей архивного хранения, оцифровка (включая уничтожение исходных материалов) должна рассматриваться как элемент стратегического управления, а не просто как технологический проект. 

Такие документы, как ISO/TR 13028, наряду с национальными концепциями и стандартами (как, например, FADGI, BS 10008 и DFG), предлагают политику, процесс и техническую основу, необходимые для создания надёжных цифровых суррогатов аналоговых документов, которые смогут заменять оригиналы в течение 5 лет, 50 лет или постоянно.

Сканируйте так, словно от этого зависит Ваша репутация, - потому что так оно и есть!

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/digitize-with-intent?r=5cqz6j