пятница, 31 августа 2012 г.

США: Федеральный орган выпустил руководство по использованию облачных вычислений финансовыми учреждениями


Заметка Дианы Карлайл (Diane Carlisle) была опубликована 22 августа 2012 года на сайте ассоциации ARMA International

Федеральный совет по надзору за финансовыми учреждениями (Federal Financial Institutions Examination Council, FFIEC), в задачи которого входит стандартизация федерального надзора над такого рода организациями, впервые опубликовал заявление о рисках для банков и других финансовых учреждений, связанных с переданными на аутсорсинг облачными вычислениями (см. http://www.huntonprivacyblog.com/wp-content/uploads/2012/07/FFIEC-Outsourced-Cloud-Computing.pdf ).

Согласно статье, опубликованной на сайте CorporateLaw.com (этот сайт мне так и не ужалось отыскать – Н.Х.), руководство содержит три основных рекомендации:
  • Следует иметь представление о следующих областях риска:
    • должная осмотрительности при выборе поставщиков облачных вычислений,
    • менеджмент поставщиков облачных вычислений,
    • ответственность за аудит поставщиков,
    • информационная безопасность,
    • нормативно-правовые и репутационные риски, а также
    • планирование непрерывности деловой деятельности;

  • Не следует приносить безопасностью в жертву удобству и скорости;

  • Не нужно сомневаться, нужно решать связанные с рисками проблемы.
Хотя такие рекомендации являются прекрасной отправной точкой, профессионалам в области управления информацией необходимо обратить внимание на ряд  дополнительных проблем. Потенциальным пользователям публичных или гибридных облачных вычислений необходимо также принять во внимание такие вопросы, как время отклика при доступе к хранимым данным и ответственность поставщика за исполнение запретов на уничтожение документов и информации и за сотрудничество в реагировании на судебные приказы, запрещающие уничтожение, и на запросы регулирующих органов о предоставлении информации.

Более подробные рекомендации можно найти в следующих (в т.ч. платных) ресурсах ассоциации ARMA International:
  • Публикация «Горячая тема: Прыжок в облака? Как справиться с проблемами управления информацией» (Hot Topic: Making the Jump to the Cloud? How to Manage Information Governance Challenges), http://www.arma.org/HotTopic/HotTopic910.pdf

  • Руководство по аутсорсингу хранения документов в «облака» (Guideline for Outsourcing Records Storage to the Cloud), http://bit.ly/wFoCLH

  • Онлайн-курс «Облачные вычисления: Важнейшие вопросы» (Cloud Computing: Introducing the Vital Questions), http://bit.ly/HrQz1l 
Дополнительные сведения можно также найти здесь:: http://www.jdsupra.com/legalnews/ffiec-statement-on-outsourced-cloud-comp-13943/ 

Диана Карлайл (Diane Carlisle)

Источник: сайт ассоциации ARMA International
http://www.arma.org/policy/policy/newswire/12-08-22/U_S_Agency_Issues_Cloud_Computing_Guidance_for_Financial_Institutions.aspx

Конгресс МСА: Управление документами и социальная ответственность организаций


Заметка руководителя группы «летучих репортеров» МСА на Конгрессе в Брисбене Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes Hashimoto – на фото справа) была опубликована 21 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров». Интересно, что когда-то «летучим репортером» была и Инеке Дезерно, о докладе которой идёт рассказ.

Архивист НАТО в штаб-квартире этой организации в Брюсселе и аспирант университета Монаш (Monash), представитель Бельгии Инеке Дезерно (Ineke Deserno – на фото слева) рассказала сегодня об итогах своих исследований. Она изучает возможные взаимосвязи между управлением документами и социальной ответственностью предприятий и организаций (в частности, роль документальных свидетельств при подготовке отчетности по вопросам устойчивости развития – Н.Х.).

Понятие «корпоративной социальной ответственности» (по-английски corporate social responsibility) используется в основном для обозначения социальных, экологических и экономических проблем, которые приходится решать предприятиям. В особенности это касается вопросов, связанных с устойчивым развитием. Определенная часть коммерческих организаций готова принимать во внимание экологические и социальные последствия их деятельности.

Инеке Дезерно изучает политики корпоративной социальной ответственности и их возможные взаимосвязи с политиками управления документами. Она исследовала сайты 50 многонациональных корпораций (Инеке в первую очередь изучала выложенные на сайтах отчеты крупных корпораций, касающиеся устойчивости их развития – Н.Х.), а также проела беседы с директорами организаций и с руководителями служб управления документами. Инеке констатировала, что эти компании стремятся при подготовке отчетности, проведении аудита и внутреннего контроля реализовать глобальные  процедуры, дающие возможность взять под контроль деловы процессы, по следующим причинам:
  • Для поддержания хорошей репутации,
  • Для повышения эффективности
  • Для укрепления доверия как сотрудников, так и клиентов,
  • Для организации работы,
  • Для повышения качества процессов и процедур,
  • Для снижения рисков
Руководители организаций, однако, редко видят связь между целями «социальной ответственности» и управлением документами, несмотря на то, что принципы управления документами очень похожи. Появилась идея создания основательной нормативной базы, которая вполне могла бы быть отражена в политике «корпоративной социальной ответственности».

Сообщество специалистов по управлению документами должно меньше замыкаться на собственных проблемах, и ему следует попытаться включиться в деятельность других профессиональных сообществ, особенно в корпоративной среде. Следует также участвовать в деятельности комитетов по стандартизации, работающих над стандартами, относящимися к корпоративной социальной ответственности, чтобы включить в них вопросы управления документами.

Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes-Hashimoto)

Дополнительная информация: тезисы доклада Инеке Дезерно (на английском языке), http://ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12final00197.pdf 

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/fr/2012/08/21/responsabilite-sociale-des-entreprises/ 

четверг, 30 августа 2012 г.

Можно ли, не нарушая требований законодательства Германии, уничтожить бумажные документы после сканирования?


Статья д-ра Мартин Бартоница (Dr. Martin Bartonitz) была опубликована на блоге немецкой компании Saperion 26 мая 2010 года.

Статья была написана в связи с тем, что данный вопрос задается снова и снова. Хочу  сразу сделать оговорку, что компания Saperion не занимается оказанием консультационных услуг по правовым вопросам и приведенные ниже сведения не могут рассматриваться как юридический совет.

Поскольку в каждой немецкой земле и в каждой отрасли, в зависимости от вида документа, следует принимать во внимание ряд специфических законодательно-нормативных актов, то каждый случай надо рассматривать по отдельности. Пока же я хотел бы ограничиться деловыми и налоговыми документами, а также вопросами представления доказательств в суды по гражданским делам.

Соответствующие положения законодательства можно найти в ст.147 Налогового Кодекса (Abgabenordnung, AO, см. http://www.bundesrecht.juris.de/ao_1977/__147.html )  и в более узкой формулировке в ст.257  Коммерческого Кодекса (Handelsgesetzbuch, HGB, http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html ). Хотя эти положения первоначально были сформулированы в отношении доступа к финансовым данным, на них сейчас все больше и больше ссылаются нормативно-правовые акты в других областях.

В официальных ответах на часто задаваемые вопросы  относительно прав налоговых органов на доступ к данным (Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung, http://www.bundesfinanzministerium.de/... ) среди прочего рассмотрен вопрос о возможности  уничтожения оригиналов оцифрованных документов. В п.6 раздела III сказано следующее:
6. Могут ли документы уничтожаться после сканирования?

Если в интересах оперативной деятельности оцифровываются документы, первоначально полученные организацией в бумажной форме, то в дальнейшем они должны сохраняться в электронном виде (например, в таких графических форматах, как pdf или tiff). Если процедуры и процессы соответствуют общепринятым принципам бухгалтерского учета (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, GoB)/общепринятым принципам компьютеризованного бухгалтерского учета (Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, GoBS) и отсутствуют иные законодательно-нормативные требования к сохранению оригиналов, то допускается последующее уничтожение оригинальных документов.

В документации процесса должен быть регламентирован порядок правильного уничтожения более не нужных документов и обеспечения дальнейшей сохранности необходимых оригинальных документов.
Если документы оцифрованы и выполнены перечисленные ниже требования налоговых органов, то оригиналы могут быть уничтожены.

Доступность документов в электронной форме

Как только документы оцифрованы, должна быть обеспечена их сохранность в электронной форме. Для этого налоговые органы предлагают использовать файловые форматы pdf и tiff. Само собой разумеется, другие файловые форматы также могут использоваться, если они соответствуют требованиям законодательства по защите от несанкционированных манипуляций.

Обеспечение сохранности означает: Нужно обеспечить, чтобы электронные документы «в течение всего срока хранения были доступны, могли быть в любое время прочитаны  и могли обрабатываться автоматическим способом» (AO § 147 п.2 (2) , http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html ).

Соответствие метода обработки требованиям GoBS

«Общепринятые принципы компьютеризованного бухгалтерского учета» (Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, GoBS, http://www.bundesfinanzministerium.de/... ) содержат требования к программному обеспечению для бухгалтерского учета и порядку его использования, обеспечивающие соблюдения общепринятых принципов бухгалтерского учета.

Здесь следует отметить, что недостаточно наличия сертификата соответствия программного продукта (типа того, что Saperion получил от аудиторской фирмы KPMG). Поскольку продукт всегда используется в специфических условиях организации, то требованиям GoBS должно соответствовать внедрённое решение в целом. Пользователь может подтвердить такое соответствие, пройдя тестирование на соответствие PK-DML («Критерии оценки решений для электронного управления документами» - Prüfkriterien – Dokumentenmanagemenlösung des VOI, http://www.voi.de/... )
.
Соответствие процессов требованиям GOBS

Процесс обработки соответствует требованиям GoBs в случае, если реализованы  организационные меры, препятствующие сотрудникам производить какие-либо несанкционированные манипуляции с документами. К примеру, посредством установления правил работы и применения соответствующих технических мер, сотрудники должны быть лишены возможности  изменять документы при помощи программ обработки графических изображений. Для оцифровки должен быть организован таким образом, чтобы исключить или, по крайней мере, затруднить возможность манипуляций с документами. Соответствующие меры должны быть задокументированы.

Правила уничтожения оригиналов и их соблюдение

Оригинал оцифрованного документа уничтожать не обязательно. Само собой разумеется, что, наряду с оцифрованным вариантом, документ может и дальше сохраняться в бумажной форме. Если, однако, оригинал должен быть уничтожен, то в ходе этого процесса должно обеспечиваться выполнение требований законодательства по защите персональных данных.

Аргументы против уничтожения оригиналов

Положения §147 Налогового Кодекса относится только к обязанностям по сохранению налоговых и корпоративных документов в интересах налогового учета. Для документов, которые могут использоваться в качестве доказательств в гражданском судебном процессе, уничтожать оригиналы не рекомендуется. Согласно ст.286 Гражданского процессуального кодекса (Zivilprozessordnung, ZPO,   http://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__286.html ), в гражданском процессе судьи по собственному убеждению оценивают оцифрованные (и потом распечатанные) доказательства. Судья может, но не обязан, признать оцифрованный документ надлежащим доказательством. Если судья требует оригинальный документ, то нужное доказательство нельзя представить, если оригинал был уничтожен. Здесь не помогает ст.371a ГПК ( http://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__371a.html ), говорящая об аутентичности электронных документов, поскольку она неприменима в отношении оцифрованных документов.

В случае, когда отсканированный образ подписан квалифицированной подписью лица, проведшего сканирование, владелец ключа подписи (если документ вообще подписывался после сканирования) не идентичен автору документа - разве что документ был подписан от руки, без использования сертификата. Однако в областях, где действует Социальный Кодекс (Sozialgesetzbuch), особенно его § 110d, как например, в учреждениях социального страхования и в больницы, процесс сканирования, подписания и уничтожения оригиналов между тем побеждает.

При взаимодействии с фондами эти правила применимы лишь частично. Помимо пункта 6.10 «Общих условий использования грантов для финансирования проектов»  (Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektföderung, ANBest-P, https://foerderportal.bund.de/easy/module/easy_formulare/download.php?datei=182 ) имеются также положения законодательств земель, ссылающиеся, однако, на Коммерческий Кодекс и общепринятые принципы бухгалтерского учета. В европейском праве также скрываются свои особенности. Единого общеевропейского законодательного  регулирования в этой сфере не существует, поэтому, в качестве меры предосторожности,  оригиналы всегда следует сохранять – даже если они будут храниться по упрощённой схеме.

Итоговая рекомендация: Оценивать риски

Как правило, для всех оцифрованных документов, которые с заметной вероятностью могут понадобиться в качестве доказательств в гражданском судебном процессе, во избежание неприятностей лучше не уничтожать бумажные оригиналы. И наоборот: если споры и судебные разбирательства по документам (например, инвойсам) маловероятны и цена исков невелика, то их можно оцифровывать и затем уничтожать бумажные оригиналы. При решении вопроса о том, какие оригиналы можно уничтожать, а какие – нет, желательно проконсультироваться с юристом. При необходимости можно также обратиться за разъяснениями в соответствующий суд.

Д-р Мартин Бартониц (Dr. Martin Bartonitz)

Источник: блог компании Saperion
http://www.saperionblog.com/lang/de/wenn-ich-meine-papierbelege-nach-dem-scannen-vernichte-bin-ich-dann-noch-compliant/1766/

Сегодня на заседании Правительства займутся совершенствованием электронного документооборота в органах государственной власти


Сегодня, 30 августа 2012 года, на заседании Правительства РФ будет рассмотрен вопрос «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в деятельности органов государственной власти».

Докладчиком по данному вопросу значится Министр связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Н.А. Никифоров (заметьте, не Росархив – Н.Х.).

В пресс-релизе сообщается, что будет рассмотрен проект Постановления Правительства, вносящего изменения в Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.

Изменения направлены на совершенствование информационно - технологического обеспечения деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, переход к обмену электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Аппаратом Правительства Российской Федерации.

Николай Никифоров в своих твиттере ( https://twitter.com/nnikiforov ) сообщил:
"Сегодня докладываю на заседании Правительства РФ - Минкомсвязь внесла предложения по изменениям Регламента для электронного документооборота. Регламент - это основополагающий документ Правительства, определяющий все ключевые процедуры подготовки решений и работы с документами. Сегодня будет рассмотрен вопрос включения в Регламент положений, позволяющих органам власти вносить в Правительство документы в электронном виде с ЭЦП."
В два часа дня министр написал:
"Только что Правительство РФ утвердило изменения в Регламент и еще 4 нормативных акта и теперь государственные органы смогут вносить документы в электронном виде с ЭЦП".
Источник: Сайт Правительства РФ
http://government.ru/smi/messages/20449/ 
http://government.ru/smi/messages/20450/

Конгресс МСА: Проблема идентичности и самобытности и роль архивов


Архивист из Ганы Эрик Боама (Eric Boamah – на фото) в настоящее время учится в аспирантуре университета Виктория в Веллингтоне, а на конгрессе входит в группу «летучих репортеров». Его заметка была опубликована 23 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», где освещается ход Конгресса МСА в Брисбене.

Хотя подготовка заметки о данной сессии не планировалась, я сходил на неё, поскольку она непосредственно предшествовала докладу Джудит Эллис о системе стандартов, о котором мне нужно было написать. И мне захотелось поделиться впечатлениями о докладе Фен Хуэйлин (Huiling Feng), потому что мне было очень интересно его слушать. Это означает, что, вполне возможно, о нём также расскажет другой «летучий репортер».

Несмотря на то, что Хуэйлин говорила по-китайски, я многое понял благодаря синхронному переводу и хочу этим поделиться. Хуэйлин говорила о значении архивов для идентичности в современных условиях с точки зрения Китая. Но, как я понял, речь шла о том, как эффективно установить рамки и особенность архивной профессии в современном мире электронных технологий. Когда я представил себе идеи Хуэйлин в контексте Африки, это напомнило мне о докладе, на котором я побывал в первый день конгресса. Тогда выступал Мго Нгоепе (Mpho Ngoepe), который говорил о проблемах, стоящих перед архивным делом и делопроизводством в Восточной Африке. Нгоепе констатировал, что эти виды деятельности в Восточной Африке маргинализированы и что трудно установить, «есть ли у них собственная самобытность или же они находятся в Африке на периферии библиотечно-информационных наук».

Фэн Хуэйлин (на фото) отмечает, в плане признания идентичности/самобытности в современном архивном деле стоят две основные проблемы: 1) уникальное роль архивов в формировании и признании самобытности/идентичности граждан в процессе социального развития и изменений. 2) Признание профессиональных отличительных особенностей архивистов в условиях меняющегося архивного ландшафта.

По мнению Хуэйлин, социальное развитие и информационные технологии изменили пространство и содержания архивной работы, и эти явления вынуждают современных архивистов пересмотреть свою роль, своё профессиональное развитие, позиционирование и ценности своей профессии. Представляется, что её точка зрения позволяет отчасти дать ответ на вопросы, которые ставил Нгоепе. Африканским архивистам необходимо пересмотреть взгляды на своё профессиональное развитие и значение своей профессии. Профессионалы должны воспользоваться новыми электронными технологиями для личного развития и развития своей профессии с тем, чтобы осознать своё отличие от представителей других профессий. Нужно преодолеть проблемы, связанные с плохим восприятием архивного дела в Африке, отсутствием интереса, низкий статусом архивной профессии, - и африканский архивист должен измениться. И изменение это начинается с осознания самобытности и значения своей профессии.

Эрик Боама (Eric Boamah)

Дополнительная информация: тезисы доклада Фен Хуэйлин  см. http://www.ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Final00203.pdf 

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/23/the-value-of-archives-in-the-modern-identity/

Конгресс МСА: Неприятные истории как стимул развития управления документами


Архивист и библиотекарь центра охраны здоровья и социальных услуг в канадском Северном Ланодьере, Ненси Гадури (Nancy Gadoury – на фото) была включена в состав «летучих репортеров» накануне конгресса. Её заметка была опубликована 23 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», где освещается ход Конгресса МСА в Брисбене.

В Шотландии в период между 1950 и 1995 годами более 1000 детей, находившихся на иждивении государства и живших в детских домах, подверглись насилию. Чтобы получить компенсацию или просто понять, что с ними произошло,  чтобы узнать имена своих биологических родителей, многие из этих них сейчас хотели бы получить доступ к документам детских домов, в которых они когда-то содержались. К сожалению, эти документы были очень неполные или вообще не существовали. Ряд детских домов не счел целесообразным сохранять свои документы, а во многих учреждениях даже изначально не нашли время на надлежащее оформление документов.

В 2011 году Том Шоу (Tom Shaw) подготовил доклад о шотландских детских домах и о том, что там происходило. Одной из главных рекомендаций доклада (как и следовало ожидать) касалась управления архивами этих домов. Шотландского правительства, после введения новых законов, работает в настоящее время над внедрением эффективной постоянно действующей системы управления этими документами, во избежание повторения и попадания в СМИ подобных неприятных историй.

Управление неполные документами в конечном итоге обошлось шотландскому правительству дороже, чем налаживание хорошего делопроизводства. К такому выводу пришёл в своем докладе Джорджа Маккензи (George Mackensie), руководитель Национальных Архивов Шотландии.

Я полностью с ним согласна. Иногда бывает трудно убедить тех, кто отвечает за создание и сохранение документов, в важности документов, которые они держат в своих руках, - и несчастные случаи (уничтожение, утрата и других бедствия, связанные с человеческой деятельностью) можно использовать для того, чтобы заставить людей осознать проблему. К сожалению, надо признать, что неприятные истории, попадающие в СМИ, часто помогают нам в нашей работе!

Ненси Гадури (Nancy Gadoury)

Дополнительная информация: тезисы доклада Джорджа Макензи «Воздействие доклада Шоу на государственное делопроизводство» (Impact of the Shaw Report on Public Record-keeping) см. http://www.ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Abstract00144.pdf

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/23/bad-news-story-can-be-good-for-records/

среда, 29 августа 2012 г.

Терминологические споры: Коллеги, не стреляйте в себя!


На сайте ElArchivo.ru, который в последнее время часто радует нас переводами различных зарубежных публикаций, от MoReq2010 (  http://elarchivo.ru/?page_id=1651 ) и до статей экспертов ассоциации AIIM ( например, http://elarchivo.ru/?p=2016 ). Это нужная и полезная работа, за которую готовы взяться (и профинансировать!) немногие; я уважаю труд переводчиков и терпимо отношусь к многочисленным ошибкам, которые они пока что по молодости делают. Я сознательно не пристаю к ним с вопросом о правильном переводе терминов documents и records, которые, следуя политике владельца сайта, они трактуют как «документы» и «записи».

Но, - видимо, устав от моих критических замечаний к  собственным переводам, «Империя нанесла ответный удар» в виде поста «Еще раз о том, кто и как переводит термин record», выложенного как на самом сайте ( http://elarchivo.ru/?p=2003 , комментарии можно оставлять только здесь), так и на взаимосвязанном с ним блоге ( http://elarhiv.livejournal.com/18228.html ).

В этом посте приведены интересные факты (хотя и далеко не с исчерпывающей полнотой – например, в немецком используются языке разные термины для обозначения проекта документа, документа в работе, документа законченного делопроизводством и архивного документа; осложняет дело и то, что в разным немецкоговорящих странах эти термины неодинаковые). На мой взгляд, старательно собранные авторами поста факты лишний раз подтверждают: «записи» - неподходящий перевод термина record.

Трудно без улыбки отнестись и к ремарке уважаемого коллеги (в ответ на мой комментарий), что за столетие перевод терминов изменился – это в бумажном-то делопроизводстве! Интересно, а если я попрошу доказательств? Или очередной раз попрошу перевести определение термина record, содержащееся в законодательстве США – за четыре года споров ни один «записевед» так и не рискнул это сделать :)

Впрочем, прочитайте пост (и мой комментарий к нему), и судите сами :)

Источник: сайт ElArchivo.ru
http://elarchivo.ru/?p=2003
http://elarhiv.livejournal.com/18228.html

Франция: Пожар в подземном хранилище документов страхового общества


Как сообщил 17 августа 2012 года сайт «Последние новости Эльзаса» (Dernières Nouvelles d'Alsace, DNA), в начале этого дня вспыхнул пожар в помещении страхового общества MMA (Mutelles du Mans assurances), расположенного на пути от Вакена (Wacken) в Страсбург. Пожар затронул документы, хранящиеся на подвижных стеллажах, установленных в подвале соседнего здания, в помещении общей площадью 300 кв.м.

Пожарные тушат возгорание в подземном хранилище документов (Фото DNA: Michel Frison)

Подвальное помещение было залито пеной

В середине дня, после того, как пожарная служба компании не смогла справиться с огнем своими силами, на место происшествия были вызваны пожарные, которые проработали до конца дня. Зона возгорания была залита пеной. К счастью, огонь не распространился на этажи здания.

Причина пожара пока что не установлена. Национальная полиция проводит осмотр места происшествия.

Мой комментарий: О последствиях пожара пресса не сообщила. Впрочем, нетрудно догадаться, что значительная часть документов была повреждена если не огнем, то водой и пеной.

Также интересно было бы узнать, почему с возгоранием не справилась система автоматического пожаротушения, которая, по идее, в хранилище должна была быть.

Источник: сайт DNA (Dernières Nouvelles d'Alsace)
http://www.dna.fr/edition-de-strasbourg/2012/08/17/incendie-dans-les-archives-de-mma

Росархив просит помощи у профессионального сообщества


На сайте Росархива (см.: http://archives.ru/press/280812-reference.shtml ) появилось следующее обращение к общественности:
Федеральному архивному агентству Правительством Российской Федерации поручено в срок до 1 декабря с.г. разработать Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации с учетом внедрения систем электронного документооборота. В целях качественной подготовки данного документа, имеющего определяющее значение для будущего российских архивов, а также учета мнения как можно более широкого круга профессиональной, научной и культурной общественности просим в срок до 15 сентября с.г. высказать свои предложения по формату и содержанию названного документа (электронная почта: tatievskaya_le@gov.ru ).
Сбор предложений у профессионального сообщества в последнее время практикуется довольно часто, однако, как показывает имеющийся опыт, для получения реальной отдачи требуется приложить значительные усилия как для сбора идей, так и для последующей их обработки и формирования итогового документа. Примером могут служить Национальные Архивы США, которые в феврале-апреле этого года провели сбор идей по улучшению делопроизводства в стране, открыв для этого специальный сайт, см. http://govrecordmanagement.ideascale.com/  . О том, что у них получилось в итоге, можно прочитать здесь: http://rusrim.blogspot.com/2012/08/i_27.html .

Впрочем, даже у американцев результаты такого публичного обсуждения оказались довольно скромными. Всего на сайт пришло 179 человек, было подано 30 предложений и 88 комментариев к ним, а также 203 голоса «за» ту или иную идею или «против» неё. Практически половина всей активности пришлась на десять участников (14 идей, 64 комментария и 100 голосов за/против). Чтобы добиться большего,  рекомендуется не просто бросать клич общественности, но и персонально приглашать ведущих экспертов принять участие в этой работе.  

Представляется, что и у нас сбор такого рода идей желательно, по американскому примеру, сделать максимально публичным, чтобы можно было не только подать свое предложение, но и выразить свое отношение к предложениям других коллег.

Наконец, очень интересно посмотреть, насколько эффективным окажется использование краудсорсинга в нашей отрасли.

Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/press/280812-reference.shtml

Конгресс МСА: Программа непрерывного использования электронной информации Архивов штата Квинсленд, Австралия


Заметка сотрудницы Национальных Архивов Франции и «летучего репортера» МСА Мари Лапердрикс (Marie Laperdrix – на фото справа) была опубликована 21 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», освещающем ход Конгресса МСА в Брисбене.

У Архивов австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives, QSA) пока ещё нет электронного хранилища, но они работают совместно с органами государственной власти над созданием процессов и процедур управления документами. Директор электронного архива QSA Адриан Каннингем (Adrian Cunningham) рассказал о программе непрерывного использования электронной информации, или «электронной непрерывности» (Digital Continuity Programme).

Выступает Адриан Каннингем

«Электронная непрерывность» - новая модная концепция (см. также http://rusrim.blogspot.com/2012/03/blog-post_8456.html - Н.Х.). Это более широкое понятие, чем обеспечение долговременной сохранности (digital preservation), оно подразумевает обеспечение постоянного доступа к важнейшим документальным свидетельствам.

Сотрудники QSA в период 2010-2011 годов выпустили ряд публикаций по вопросам развития возможностей обеспечения «электронной непрерывности» в масштабах системы государственных органов штата, и обеспечению доступа государственных органов к сервисам, инструментам, политикам и руководствам по электронной непрерывности.

Следующим шагом является создание доверенного электронного хранилища. С нетерпением ждём его появления в QSA!

Более подробную информацию об идеях QSA относительно непрерывного использования электронной информации см. www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/DigitalContinuity/Pages/Default.aspx

Мари Лапердрикс (Marie Laperdrix)

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/22/the-digital-continuity-programme-of-queensland-state-archives-qsa/

Конгресс МСА: Какие у архивиста есть возможности выбора профессиональной карьеры?


Заметка шведского архивиста, «летучего репортера» МСА Мартина Шталя (Martin Ståhl – на фото) была опубликована 22 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», освещающем ход Конгресса МСА в Брисбене.

Я продолжил ходить на сессии по направлению «Идентичность» и выслушал доклад о выборе карьеры, сделанный Карстеном Уде (Karsten Uhde) из Архивной школы в Марбурге, Германия, школы в Марбург, Германия вместе с Карен Андерсон (Karen Anderson) из университета Mid Universit в Хёмёсанде (Härnösand), Швеция.

Основное внимание в докладе, естественно, было уделено ситуации в Германии и в Австралии (родной стране Карен), хотя в конце были даны и некоторые более общие выводы. Понятно, что сектора, в которых работают архивисты  (частный, государственный, академической науки и т.д.), очень сильно различаются в зависимости от страны.

Очень ценным для молодого архивиста может быть отыскание себе  наставника. В некоторых странах, таких как Швеция, были разработаны программы наставничества, в которых молодым специалистам предоставляется возможность встретиться с более опытными коллегами, способными дать им хорошие советы в плане построения профессиональной карьеры. Такого рода опыт стоило бы позаимствовать и другим странам.

Докладчики подчеркнули, насколько важно для получения хорошей работы приобрести практический опыт, например, путем стажировок. Студенты часто этого не осознают. Когда речь заходит о поиске работы, прохождение стажировки может иногда иметь решающее значение. Хотя докладчики не поднимали вопрос о зарубежных стажировках, я хотел бы подчеркнуть необходимость расширения такого рода возможностей для будущих архивистов.

Не удивительно, что свою карьеру многие студенты видят связанной в первую очередь с историческими документами. Мысль докладчиков заключалась в том, что студентам следует попытаться избежать такого настроя и непредвзято относиться к  возможности поработать с новыми разнообразными видами информации. Имеется много рабочих мест, предусматривающих работу с электронными документами, и именно здесь по-настоящему востребованы архивные компетенции. Было интересно услышать, что стабильно растет спрос на архивистов на международном рынке  труда.

Мартин Шталь (Martin Ståhl)

Дополнительная информация: тезисы докладов:
  • Карстен Уде «Выбор карьеры архивистами и специалистами по управлению информацией: Уроки, извлеченные из опыта трудоустройства выпускников» (Career choices for archivists and information managers: Lessons learned from graduate experiences), http://ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Final00224.pdf

  • Карен Андерсон  «Виртуальные эксперименты по архивному образованию на основе коллективной деятельности: Создание электронной лаборатории дистанционного обучения» (Virtual experiments in collaborative archival education: constructing a digital laboratory for digital learning), http://ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12final00059.pdf
Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/22/what-kind-of-career-choices-does-an-archivist-have/

вторник, 28 августа 2012 г.

США: Опубликована долгожданная Директива по управлению государственными документами, часть II


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2012/08/i_27.html )

Задачи, поставленные перед Национальными Архивами США

Во второй части Директивы сформулированы те задачи, которые должны будут решать Национальные Архивы совместно с OMB и OPM. Эти задачи разделены на три группы

Группа А: Переход на электронное делопроизводство для обеспечения прозрачности, эффективности и подотчетности
  • До 31 декабря 2013 года пересмотреть руководство NARA по передаче на архивное хранении электронных документов постоянного срока хранения, а в дальнейшем регулярно его обновлять;

  • До 31 декабря 2013 подготовить новое руководство по управлению электронной почтой;

  • Стимулировать прикладные исследования в области автоматизированных технологий с целью уменьшения бремени, связанного с выполнением сотрудниками их обязанностей по управлению документами.

    С этой целью до 31 декабря 2013 Национальные архивы совместно с другими заинтересованными сторонами должны разработать полномасштабный план, описывающий подходящие методы автоматизированного управления электронной почтой, документами в социальных сетях и другими видами электронной документированной информации, в т.ч. передовые технологии поиска. В плане должно быть сказано об ожидаемых результатах и взаимосвязанных потенциальных рисках;

    К концу 2014 года Федеральный совет ИТ-директоров (Federal Chief Information Officers Council) и Федеральный совет по документам (Federal Records Council), совместно с Национальными Архивами, должны обеспечит привлечение внешних разработчиков решений с открытым кодом для управления документами;

  • Встроить требования к управлению документами (и предусмотреть соответствующие функциональные возможности – Н.Х.) в облачные архитектуры и в другие федеральные ИТ-системы, а также в коммерческие продукты.

    Будет введена (до конца 2013 года) ежегодная отчетность федеральных органов перед Национальными Архивами относительно облачных инициатив и того, как в рамках этих инициатив будет обеспечиваться исполнение законодательно-нормативных требований к управлению документами. Административно-бюджетное управление, со своей стороны, скорректирует свой циркуляр A-130 и явно потребует, чтобы при переходе на использование облачных вычислений в число требований включались требования к управлению документами.

  • До 31 декабря 2012 года Национальные Архивы должны оценить возможность создания защищённого облачного сервиса для хранения и поддержания, от имени федеральных органов, несекретных электронных документов. Фактически речь идёт о создании федерального центра хранения электронной документации, по аналогии с имеющимися у Национальных Архивов центрами хранения бумажных документов.
Группа B: Создание концепции надежного и устойчивого (robust) управления документами, обеспечивающей исполнение  требований федерального законодательства и содействующей развитию партнерства:
  • До 31 декабря 2012 года Архивист США должен созвать первую из встреч директоров федеральных органов исполнительной власти по управлению документами, которые в дальнейшем будут проводиться периодически.

    Кроме того, к концу 2012 года Национальные Архивы проведут анализ своих требований к отчетности и подготовят шаблон единого отчета, который директора по управлению документами будут посылать Директору по управлению документами Правительства США (Chief Records Officer) начиная с 1 октября 2013 года.

  • До 31 декабря 2013 года планируется создать сообщество по интересам (Community of Interest, COl) для решения проблем управления документами. Это сообщество должно стать площадкой для общения лидеров ИТ-сообщества и сообществ юристов и специалистов по управлению документами. Предполагается, что сообщество по интересам будет разрабатывать руководства, способствовать обмену информацией, проводить обучение и отбирать инструменты, способствующие управлению электронными документами.

  • До 31 декабря 2013 года разработать официальные перечни должностей (с соответствующими квалификационными требованиями) в области управления документами, в интересах повышения статуса и квалификации специалистов, занимающихся управлением документами в федеральных органах исполнительной власти.

  • Продолжить работу по повышению эффективности программ управления федеральными документами за счет использования аналитических инструментов и более строгого надзора со стороны Национальных Архивов. Такой аналитический инструмент для общегосударственного использования, позволяющий оценивать эффективность программ управления документами, Национальные Архивы должны выбрать до конца 2013 года.
Группа C: Улучшение используемых Национальными Архивами процессов и процедур в интересах удовлетворения потребностей федеральных органов исполнительной власти
  • Улучшение процесса обработки запросов на утверждение сроков хранения документов и действий по их истечении;

  • Пересмотр типовых перечней.
Мой комментарий:  Первые оценки Директивы американскими специалистами очень разные – от скептически-сдержанных до восторженных. Если требования Директивы будут претворены в жизнь, то это, несомненно, станет серьёзным шагом вперед для управления государственными документами в США.

Я, однако, склоняюсь к точке зрения скептиков. Для этого есть две основные причины: во-первых, требования Директивы не подкреплены дополнительным финансированием, и федеральные органы должны их выполнять за счет уже имеющихся ресурсов (которые, вследствие экономического спада, и так ограничены). Во-вторых, многое будет зависеть от исхода очередных президентских выборов в США. Если Обама их проиграет, то, с большой вероятностью, намеченные в Директиве цели и сроки могут быть пересмотрены.

Источник: сайт Белого дома / сайт Национальных Архивов США
http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=1692
http://www.archives.gov/press/press-releases/2012/nr12-145.html

Конгресс МСА: Оценка стратегий обеспечения долговременной сохранности электронных материалов


Архивист из Ганы Эрик Боама (Eric Boamah – на фото) в настоящее время учится в аспирантуре университета Виктория в Веллингтоне, а на конгрессе входит в группу «летучих репортеров». Его заметка была опубликована 22 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», где освещается ход Конгресса МСА в Брисбене.

На этой сессии Ян Хутар (Jan Hutar) сосредоточил внимание на миграции и эмуляции как двух основных стратегиях обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, используемых специалистами-практиками. Он рассказал о проведенном  Архивами Новой Зеландии, в которых он работает,  исследовании, посвященном выяснению успехов и проблем, связанных с этими стратегиями.

Из доклада следовало, что миграция, как правило, представляет собой периодическое перемещение электронных материалов из одного поколения компьютерных технологий в последующие. Организации проводят миграцию в целях сохранения легкодоступности того контента, который может быть перенесен в новую технологическую среду. Ян подчеркнул, что если миграция выбрана в качестве стратегии, то её придётся проводить всякий раз, когда появляются новые технологии и форматы файлов. Из полного текста доклада Вы можете подробнее узнать о миграции, а также о том, почему Ян не согласен с устоявшимся мнением о её трудности и сложности. 

Эмуляция, по словам Яна, предполагает использование исходного программного обеспечения для открытия файлов, отформатированных в соответствии со стандартом, который уже не поддерживается современным программным обеспечением. Здесь Ян также дал пояснения, развеивающие предубеждения о непрактичности использования эмуляции. Он отметил, что как миграция, так и эмуляция являются вполне возможными подходами. Ян также подчеркнул, что как рассмотренные две стратегии,  таки и прочие стратегии обеспечения электронной сохранности не являются взаимно-исключающими,  а, скорее, дополняют друг друга, и организации применяют их в зависимости от обстоятельств или видов документов.

Эрик Боама (Eric Boamah)

Дополнительная информация: тезисы доклада Яна Хутара см. http://www.ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Final00155.pdf

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/22/assessing-digital-preservation-strategies/

Конгресс МСА: Стратегии Национальных Архивов Великобритании в отношении электронных документов


Заметка члена команды «летучих репортеров» МСА австралийского архивиста Дебры Лейго (Debra Leigo) была опубликована 22  августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», посвященном Конгрессу МСА в Брисбене.

Национальные Архивы Великобритании - второй в мире архив по частоте использования. За последние 12 месяцев сотрудники перенаправили 40 миллионов неработающих ссылок с 1 миллиарда веб-страниц, которые были заархивированы начиная с 1997 года.

Оливер Морли (Oliver Morley) в своём докладе «Электронная стратегия Национальных Архивов Великобритании» (The National Archives’ digital strategy) объяснил, что документы как рыбы - все рыбы это рыбы (все документы – это документы), их трудно «поймать» и трудно сохранять!

У электронных и физических документов есть схожие характеристики  - большие объемы и низкий уровень обращения к ним. Национальные Архивы берут документы непосредственно из Интернета, так что государственным органам не нужно отбирать выложенные в сети документы на архивное хранение.

Переданные  на хранение в Национальные Архив электронные документы не проходят миграцию; в то же время обеспечивается соблюдение стандартов метаданных. Миграция была признана ненужной, поскольку электронные форматы фактически стандартизированы так, что в 20 наиболее распространенных форматах создается 99% файлов.

Документация Олимпийских игр 2012 года в Лондоне полностью электронная, в основном это файлы в форматах Microsoft Office, в видео- и графических форматах, а также заархивированные веб-сайты. Каждое решение должно основываться на предполагаемом использовании документов, и через 20 лет мы должны быть в состоянии объяснить сделанный нами выбор.

Выступает Оливер Морли, Хранитель Национальных Архивов Великобритании

Оливер Морли также отметил, что:
  • захват электронной почты все еще реализован неуклюже;

  • по-прежнему не решены до конца вопросы конфиденциальности и безопасности,

  • проблемой остается сбор и сохранение документов в социальных сетях, - но не такой большой, как нам казалось;

  • проверку подлинности (аутентификация) должна выполняться лишь однажды при поступлении документа на хранение. Впоследствии следует доверять Национальным Архивам в том, что те сохранят эту аутентичность;

  • не следует объединять функции обеспечения долговременной сохранности и представления документов. Непродуктивно организовывать экспозиционную деятельность в хранилищах;

  • при использовании облачного хранения следует убедиться в наличии возможности изъятия документов и передачи их другим поставщикам облачных услуг;

  • с привлечением квалифицированных экспертов прорабатываются методы электронной волонтерской деятельности с тем, чтобы информация, созданная волонтерами, явно отделялась от официальных метаданных, и

  • следует создавать простые системы, которые проще поддерживать.
Дебра Лейго (Debra Leigo)

Дополнительная информация: тезисы доклада Оливера Морли см. http://www.ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Abstract00342.pdf

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/22/digital-strategies-in-the-national-archives-uk/

понедельник, 27 августа 2012 г.

США: Опубликована долгожданная Директива по управлению государственными документами, часть I


Итак, с почти месячным нарушением установленного Президентом страны срока (что довольно-таки необычно для федеральных органов исполнительной власти США), Административно-бюджетное управление Администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB) и Национальные Архивы США (NARA) опубликовали, наконец, Директиву по управлению государственными документами.

Документ объёмом 7 страниц доступен на сайте Белого дома по адресу http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf

В документе отмечается:
«Настоящая Директива создает надежную, соответствующую законодательно-нормативным требованиям основу для управления документами с целью получения отдачи, предусмотренной меморандумом Президента США (о котором см. http://rusrim.blogspot.com/2011/11/blog-post_7838.html - Н.Х.).

Директива разрабатывалась с учётом докладов, представленных федеральными органами исполнительной власти в соответствии с п. 2 (b) президентского меморандума и обратной связи, полученной в результате консультаций с государственными органами, межведомственными группами и заинтересованными представителями общественности.

Настоящая Директива требует, чтобы федеральные органы исполнительной власти в максимально возможной степени отказались от бумажных технологий и перешли на электронное делопроизводство. Это требование относится ко всем органам исполнительной власти и ко всем документам, независимо от их грифа секретности и любых иных ограничений.

Настоящая Директива также определяет конкретные меры, которые будут предприняты Национальными Архивами (NARA), Административно-бюджетным управлением (OMB), и Департаментом по управлению персоналом (Office of Personnel Management, OPM) в поддержку программ по управлению документами федеральных органов исполнительной власти. Кроме того, Национальные Архивы проведут анализ Свода федеральных нормативных актов (Code of Federal Regulations) с целью обновления соответствующих его разделов с учетом положений настоящей Директивы.»
Требования, предъявляемые к федеральным органам исполнительной власти

Первая часть Директивы адресована федеральным органам исполнительной власти. Для них устанавливаются две главные задачи и контрольные сроки выполнения ряда требований.

Первая цель сформулирована следующим образом: «Для обеспечения прозрачности, эффективности и подотчетности федеральные органы исполнительной власти должны перейти на электронное делопроизводство». В Директиве по этому поводу сказано следующее:
Для содействия открытости и подотчетности и для сокращения в долгосрочной перспективе расходов, органы федерального правительства должно немедленно начать переход на электронное государственное управление (digital government).  Федеральные органы исполнительной власти обязаны соблюсти следующие контрольные сроки:
  • К 2019 году федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате.

  • К 2016 году федеральные органы исполнительной власти будут управлять сообщениями электронной почты как постоянного, так и временного срока хранения в доступном электронном формате.
По этому поводу американский специалист по работе с информацией и документами Стефани Беннетт (Stephanie Bennett) написала в Твиттере: «Эта формулировка рассмешила меня до слёз. Можно было бы для ясности написать: «Ребята, кончайте распечатывать сообщения электронной почты!»»

Вторая цель – «Продемонстрировать исполнение федеральных законов и нормативных актов, касающихся управления документами». Для этого федеральные органы исполнительной власти должны соответствовать следующим требованиям:
  • К середине ноября 2012 года федеральные органы исполнительной власти должны назначить высокопоставленного руководителя (Senior Agency Official, SAO) на уровне помощника/заместителя руководителя (Assistant Secretary – в иерархии руководства американских ведомств это следующий уровень после первого заместителя руководителя и заместителей по направлениям деятельности – Н.Х.). В ноябре каждого года федеральные органы должны будут подтверждать полномочия этого лица либо назначать нового руководителя.

    В обязанности SAO (которого, думаю, можно назвать «директором по управлению документами») будет входить обеспечение исполнения федеральным органом исполнительной власти законодательно-нормативных требований и установленной Национальными Архивами политики в области управления документами, а также требований данной Директивы, для чего он будет выступать в роли координатора и посредника между руководителем службы управления документами (Agency Records Officer, ARO) и другими руководителями организации.

    Задачей директора по управлению документами будет добиваться необходимых корректировок существующей практики работы федерального органа, кадровой политики и выделяемого на управление документами финансирования. Кроме того, как ранее было установлено президентским меморандумом,  этот человек будет осуществлять общее руководство процессом пересмотра программы управления документами в федеральном органе.

  • Директор по управлению документами обязан обеспечить выявление документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче в Национальные Архивы, и сообщить о них в NARA. До 13 декабря 2013 года такая работа должна быть проведена в отношении документов, созданных 30 лет тому назад и ранее.

  • До 31 декабря 2014 года руководители служб управления документами федеральных органов исполнительной власти должны получить сертификат Национальных Архивов о прохождении обучения по вопросам управления федеральными документами. Вновь назначенные на этот пост лица обязаны будут получать такой сертификат в течение года с момента назначения.

  • До 31 декабря 2014 года федеральные органы исполнительной власти должны наладить у себя систему обучения соответствующих сотрудников по вопросам управления документами и информирования их об их обязанностях в этой области согласно законодательству и политике организации.

  • Директор по управлению документами должен обеспечить, чтобы документам были установлены сроки хранения. До 31 декабря 2014 года вместе с руководителем службы управления документами он обязан обеспечить подготовку и представление в Национальные Архивы на утверждение предложений по установлении сроков хранения и действий по их истечении для всех имеющихся бумажных и других неэлектронных документов.

    С этой целью руководитель службы управления документами должен во взаимодействии с Национальными Архивами к 31 декабря 2013 года выявить все виды документов, которым не установлены сроки хранения (замечу, что, по американским правилам, документы, для которых не установлены сроки хранения, не могут быть уничтожены и, по сути дела, являются документами постоянного хранения – Н.Х.). При этом должны быть охвачены все документы, переданные на внеофисное хранение как в ведомственные центры хранения документов, так и в центры хранения Национальных Архивов.
Я уже писала о том, что американцы, когда у них нет каких-либо более конструктивных идей, вводят новые должности в высшем эшелоне руководства (в отличие от нашей практики создавать в таких случаях комитеты и комиссии).  С моей точки зрения, такой подход (кстати говоря, очень похожий на тот, что рекомендуют новые стандарты ИСО серии 30300 «Система менеджмента документов»), вместо того, чтобы способствовать прямым контактам руководителя службы управления документами с людьми, принимающими в организации решения, наоборот, делает систему более бюрократической, вводя ещё одного посредника, от которого даже не требуется иметь какие-либо знания с области управления документами. Фактически идёт понижение статуса руководителя службы управления документами, который по-прежнему будет «тянуть» всю реальную работу.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/08/ii.html )

Источник: сайт Белого дома / сайт Национальных Архивов США
http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=1692
http://www.archives.gov/press/press-releases/2012/nr12-145.html

Конгресс МСА: Архивное описание в электронной среде – эстонское решение


Заметка сотрудницы Национальных Архивов Франции и «летучего репортера» МСА Мари Лапердрикс (Marie Laperdrix – на фото справа) была опубликована 21 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», освещающем ход Конгресса МСА в Брисбене.

Кульдер Аас (Kulder Aas – на фото слева), отвечающий в Национальных Архивах Эстонии за обеспечение долговременной сохранности электронных материалов, рассказывал об интеграции электронных архивов с системами-источниками комплектования. Доклад был посвящен тому, как отобразить метаданные из ИТ-системы или системы управления документами государственных органов в электронную архивную систему. Как сохранить метаданные о создателях документов? Как использовать стандарты архивного описания?

В поисках решения, Национальные Архивы Эстонии разработали «Универсальный архивный модуль» (Universal Archiving Module, UAM), способный отображать метаданные в архивное описание на основе XML-экспорта.

Более подробную информацию можно найти на сайте Национальных Архивов Эстонии http://www.ra.ee/en/universal-archiving-module/ . Это действительно интересная инициатива, которая доказывает, что подход к архивным описаниям в электронной среде следует переосмыслить!

Мари Лапердрикс (Marie Laperdrix)

Дополнительная информация: тезисы доклада Кульдара Ааса «На пути к бесшовной интеграции электронного архива с системами-источниками комплектования» (Towards seamless integration of Digital Archives with source systems), http://ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Final00221.pdf

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/21/about-archival-description-in-the-digital-world-an-estonian-solution/

Конгресс МСА: Пересмотр стандартов архивного описания МСА


Заметка члена команды «летучих репортеров» МСА австралийского архивиста Дебры Лейго (Debra Leigo) была опубликована 22  августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», посвященном Конгрессу МСА в Брисбене.

Стандарты архивного описания важны для описания различных объектов и элементов метаданных. Витор Фонсека (Vitor Fonseca) и Клер Сибий де Гримуар (Clair Sibille de Grimouard) в своём докладе «Пересмотр четырех стандартов МСА архивного описания: На пути к концептуальной модели архивного описания» рассказали о том, что пересмотр заключается не в переписывании стандартов, а скорее в разработке единой базовой концептуальной модели.

Это необходимо из-за того, что многие архивисты не всегда знают, как четыре стандарта взаимосвязаны друг с другом. Общий стандарт архивного описания ISAD (G) (перевод на русский язык доступен здесь: http://www.ifap.ru/pr/2011/n110513a.pdf - Н.Х.) представляет собой единый документ, не содержащий сведений о таких взаимосвязях. Три других стандарта - ISAAR (CPF) для описания юридических и физических лиц и семей, ISDF для описания функций и ISDIAH для описания учреждений, располагающих архивами, - являются отдельными, однако должны формировать связи между создателями, функциями и местами хранения архивных документов.

Выступает Клер Сибий де Гримуар

Моделирование концепции приведет к созданию сети связей между элементами метаданных. Работа по пересмотру будет включать в себя разработку общего глоссария, поскольку в настоящее время в четырех стандартах встречаются несовместимые определения. Области управления также должны быть одинаковы во всех стандартах, с объяснениями относительно того, как четыре стандарта сочетаются друг с другом и могут быть использованы в административной структуре.

Дебра Лейго (Debra Leigo)

Мой комментарий: Докладчики представили архивному сообществу проект общей главы, разработанной Комитетом МСА по стандартам и передовому опыту, которая будет включена во все 4 стандарта МСА. В ней говорится о взаимосвязях между различными типами архивных сущностей.

Дополнительная информация: тезисы доклада Витора Фонсеки и Клер Сибий де Гримуар см. http://ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Abstract00051.pdf

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/22/revising-the-ica-descriprive-standards/

воскресенье, 26 августа 2012 г.

Конгресс МСА: Контролируемый словарь имеет ключевое значение для обеспечения доступа


Заметка члена команды «летучих репортеров» МСА австралийского архивиста Дебры Лейго (Debra Leigo) была опубликована 21 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», посвященном Конгрессу МСА в Брисбене.

Зденка Семлич Райш (Zdenka Semlič Rajh) из Словении в своем докладе «Создание заголовков: Перемены в сторону эффективной, организованной и доступной информации» (Creating Headings: the change toward effective, organised and accessible information) рассказала о том, что контролируемый словарь и средства нормативного (авторитетного) контроля (authority controls - "средство предоставления доступа к фондам хранилища посредством специально установленных ключевых слов (имен, предметных рубрик, видов деятельности и т.п.), составленных таким образом, что взаимосвязь между ними очевидна пользователю", см. словарь МСА, http://www.web-denizen.com/ - Н.Х.) по-прежнему необходимы для эффективного и действенного поиска.

Выступает Зденка Семлич Райш

Заголовки, сформированные на основе тезаурусов, классификаций и средств нормативного (авторитетного) контроля должны быть удобны как для пользователей, так и для архивистов. Существует потребность в том, чтобы авторитетный контроль не ограничивался уровнем создателей и коллекций и охватил нижележащие уровни описания.  Нужны дальнейшие уточнения на более высоком уровне авторитетного контроля, чтобы допускалась возможность использования повторяющихся географических названий и  имен/наименований создателей документов, которые пишутся одинаково, но обозначают разные места или людей. Это необходимо там, где имена меняются во времени и пространстве: например, германизированные или англизированные имена и названия не являются подлинными (аутентичными), поэтому для изучения семейной истории необходимо будет также знать подлинные имена.

Нестандартное использование знаков препинания также создает множество проблем, когда, например, неочевидно, что является семейным именем (фамилией), а что - личным (христианским) именем. Тематические заголовки облегчают доступ к контенту. Во времени и пространстве значение тематических терминов может измениться. Тезаурус может быть использован, чтобы показывать связи между терминами и изменения значений терминов. Все эти проблемы препятствуют тому, чтобы полнотекстовой поиск на естественном языке был толь же эффективным, как использование стандартизированных заголовков и использование контролируемого словаря.

Дебра Лейго (Debra Leigo)

Дополнительная информация: тезисы доклада Зденки Семлич Райш, см. http://ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Final00068.pdf

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/21/controlled-vocabulary-is-essential-for-access/

Конгресс МСА: Интервью президента МСА Мартина Берендсе «летучим репортерам» (видео)


«Летучий репортер» МСА Мари Лапердрикс (Marie Laperdrix – на фото)  взяла интервью у президента МСА, видеозапись которое 23 августа 2012 года была выложена на YouTube.

Президент Международного Совета Архивов и руководитель Национальных Архивов Голландии Мартин Берендсе (Martin Berendse) высказал нам свое мнение относительно молодых специалистов и темы Конгресса МСА 2012 года «Климат перемен». «Летучие репортеры»  хотели бы тепло поблагодарить его за его поддержку и за то, что он нашёл время побеседовать с нами.



М.Л. В этом году Конгресс МСА проходит под названием «Климат перемен». Что бы Вы могли сказать по этому поводу молодым профессионалам?

М.Б. Я хотел бы сказать следующее: сейчас ни один руководитель ни одного из архивных учреждений не сможет гарантировать Вам, что та работа, которая у Вас есть сейчас, останется неизменной через 5 или 10 лет. Многое происходит в архивной профессии и в обществе, и способ создания и использования информации в обществе меняется снова и снова.

Именно поэтому наша профессия замечательная. Если Вы хотите быть уверенными в том, что будете делать через 10 лет, меняйте профессию, потому что сейчас в архивной области ни в чем нельзя быть уверенным. Если же Вам интересны перемены в обществе, изменения в работе с информацией, тогда оставайтесь с нами - все это будет очень увлекательно!

М.Л. Как Вы представляете собственную дальнейшую карьеру, скажем, к 2016 году?

М.Б. Я останусь в нашей профессии, хотя и не могу заранее сказать, в какой организации и на какой должности. Я сейчас работаю в Национальных Архивах Голландии, и, возможно, буду работать там же и в 2016 году. Я точно останусь членом МСА, хотя, вероятно, и не в качестве Президента. В общем, я буду на месте :)

М.Л. Что бы Вы могли сказать "летучим репортерам"?

М.Б. Слушайте и замечайте всё происходящее вокруг, на этом масштабном мероприятии, и информируйте нас!

М.Л. Большое спасибо, г-н Берендсе!

Мари Лапердрикс (Marie Laperdrix)

Источники: Сайт «летучих репортеров» МСА / YouTube
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/23/interview-de-martin-berendse-president-of-ica/
http://www.youtube.com/watch?v=ZWLiQ4FzdqI

Всеобщая декларация по архивам Международного Совета Архивов: Разработка и использование


Заметка члена команды «летучих репортеров» МСА французского архивиста Грегуара Шампенуа (Grégoire Champenois) была опубликована 21 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», посвященном Конгрессу МСА в Брисбене.

Представители Национальных Архивов Австралии Ким Эберленд (Kim Eberland) и Колин МакИвен (Colleen McEwen) в своём докладе рассказали о Всеобщей декларации МСА по архивам (Universal Declaration on Archives, UDA, русский перевод см. http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_6088.html ).

Вдохновителем создания Декларации МСА по архивам стала «Квебекская декларации по архивам» (Déclaration québécoise des Archives). В 2007 году секцией профессиональных ассоциаций МСА (Section of Professional Associations, SPA) была создана рабочая группа для подготовки Декларации. В 2008 году UDA была пересмотрена и принята секцией SPA, а затем копии проекта были распространены среди участников конгрессе МСА в Куала-Лумпуре (июль 2008 года). Декларация по архивам была принята на 36-й Генеральной конференции ЮНЕСКО.

Выступает Ким Эберленд, (Национальные Архивы Австралии)

Целями Декларации по архивам являются:
  • Обеспечить глобальное понимание и признание назначения, ценности и сферы деятельности архивов и архивистов,
  • Продвижение роли архивов,
  • Поощрение принятия благоприятных для архивов управленческих решений,
  • Разъяснение уникальности архивов,
  • Поощрение использования архивов,
  • Использование Декларации как основы для проведения дискуссий о роли и значении архивов.
Распространение и продвижение Декларации:
  • Декларация переведена на 25 различных языков (возможно, переводов на самом деле больше т.к. МСА признает лишь официальные переводы, одобренные Национальными Архивами или национальными архивными ассоциациями – Н.Х.)
  • Присутствие в Интернете на веб-сайте Международного Совета Архивов,
  • Свою поддержку Декларации можно зарегистрировать на сайте,
  • На сайт можно выложить фотографию человека или группы лиц, держащих посвященный Декларации плакат.
Грегуар Шампенуа (Grégoire Champenois)

Дополнительная информация: тезисы доклада Ким Эберленд и Колин МакИвен (на английском языке), http://ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Final00074.pdf

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/21/universal-declaration-on-archives-development-and-use/

суббота, 25 августа 2012 г.

Конгресс МСА: Система международных стандартов менеджмента документов


Архивист из Ганы Эрик Боама (Eric Boamah – на фото) в настоящее время учится в аспирантуре университета Виктория в Веллингтоне, а на конгрессе входит в группу «летучих репортеров». Его заметка была опубликована 22 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», где освещается ход Конгресса МСА в Брисбене.

Джудит Эллис (Judith Ellis) начала выступление с цитаты из предложения МСА 1997 года, которая, по-видимому, заставила ее слушателей сконцентрироваться. Думаю, это было хорошее начало впечатляющего доклада.

Джудит остановилась на стандартах и взаимосвязанных с ними технических отчетах, разработанных международным техническим комитетом по управлению документами ISO/TC46 /SC11 (далее SC11). По словам Джудит и её коллег, подкомитет SC11 отслеживает меняющийся деловой, социальный и культурный контекст, в котором документы создаются, управляются и используются. Джудит сказала, что общим направлением деятельности подкомитета SC11 является создание концепции управления документами в течение всего времени, пока в них сохраняется потребность для организационных, социальных и культурных целей.

Хорошо поставленная четкая речь Джудит, в сочетании со спокойствием и терпением, с которыми она объясняла ее идеи, были, наверное, главной причиной, по которой доклад так увлек слушателей. Я сам слушал его с большим удовольствием.

Джудит рассказала, что организации используют стандарты:
  • Для создания ключевых элементов, позволяющих со временем улучшить показатели работы,
  • Для упрощения процессов,
  • Для обеспечения согласованности действий,
  • Для управление рисками и т.д. (другие причины перечислены в полном тексте доклада).
Она подчеркнула, что документы являются свидетельствами/подтверждениями деловой деятельности и ценным активом организации. Поэтому они должны быть надежными, целостными, аутентичными и пригодными для использования. Документные системы тоже должны быть надежными, защищенными, соответствующими законодательно-нормативным требованиям, всеобъемлющими и систематическими.

Эрик Боама (Eric Boamah)


Дополнительная информация: тезисы доклада Джудит Эллис см.
http://www.ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12final00277.pdf 

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/22/an-international-standards-framework-for-managing-records-for-as-long-as-required-for-organisational-social-and-cultural-purposes/ 

Конгресс МСА: Значение стандартизованных метаданных


Заметка члена команды «летучих репортеров» МСА австралийского архивиста Дебры Лейго (Debra Leigo) была опубликована 21 августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», посвященном Конгрессу МСА в Брисбене.

Хелен Морган (Helen Morgan), вступившая с докладом «Выдержать испытание временем: Обеспечение большей устойчивости онлайн-сетей архивных описаний», подготовленным совместно с Эйли Смит (Ailie Smith) и д-ром Джоан Ивенс (Joanne Evans),  объяснила сложность задачи сбора метаданных в систему Trove (система научно-справочного аппарата Национальной Библиотеки Австралии. На базе данной системы был объединен ряд существовавших ранее справочно-поисковых систем. – Н.Х.).

Выступает Хелен Морган (Helen Morgan)

Сложность этого процесса в значительной степени была обусловлена использованием нестандартизованных метаданных и «битыми» гиперссылками. Нестандартное использование метаданных во многочисленных базах данных, вводимых в Trove означало невозможность установления взаимосвязей с создателями материалов и с другими коллекциями. Решение этой проблемы представляет собой очень сложную задачу. Проблема «битых» (неработающих) гиперссылок была наиболее очевидна в тех базах данных, которые были доступны онлайн в течение длительного времени, так как они прошли через наибольшее число миграций, в ходе которых гиперссылки не были как следует скорректированы.

Дебра Лейго (Debra Leigo)

Дополнительная информация: тезисы доклада Хелен Морган (Helen Morgan), Эйли Смит (Ailie Smith) и Джоан Ивенс (Joanne Evans) «Выдержать испытание временем: Обеспечение большей устойчивости онлайн-сетей архивных описаний» (Standing the test of time: Building better resilience into online archival descriptive networks), http://ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Final00185.pdf


В статье приведен пример того, как в 2010 году были предприняты усилия по корректировке гиперссылок в базе данных «Архивы австралийских профсоюзов». На рис. показано как исходное соотношение работающих гиперссылок (зеленый цвет) в битым (красный цвет) в 2010 году, так и текущее положение дел спустя два года после корректировки.

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/21/the-importance-of-standardised-metadata/ 

Видео: Национальные Архивы Франции перевозят архивные документы в новое здание


Используется простая, но хорошо продуманная технология, вполне применимая и в наших условиях.



Источник: YouTube / сайт Национальных Архивов Франции
http://www.youtube.com/watch?v=aJ9v80WQATg
http://archivesnationalesfrance.blogspot.com/2012/08/video-du-demenagement-des-archives.html

Новое здание Национальных Архивов Франции в Пьеррефит-сюр-Сен



Источник: YouTube / сайт Национальных Архивов Франции
http://www.youtube.com/watch?v=56naG2Rbp0M
http://archivesnationalesfrance.blogspot.com/2012/08/video-du-batiment-de-pierrefitte-sur.html

пятница, 24 августа 2012 г.

Конгресс МСА: Контрразведчики и архивисты – одной крови


22 августа 2012 года на Конгрессе Международного Совета Архивов, проходящем в австралийском городе Брисбене, выступила весьма неординарная гостья.

Стелла Римингтон (Dame Stella Rimington), получившая от королевы Великобритании титул «кавалерственной дамы», с 1992 по 1996 год возглавляла британскую контрразведку MI-5. В последние годы Римингтон, которой исполнилось 77 лет, известна как успешный автор шпионских романов. Однако свою карьеру она начинала как архивист, да и после ухода из контрразведки она участвовала (в 2004 году) в деятельности рабочей группы, определявшей стратегию развития британских архивов.

Интерес к её выступлению подогревала и актуальная тема:  «Секретность и подотчётность: Архивы в эпоху Wikileaks» (Secrecy and Accountability: Archives in a Wikileaks World). Следует отметить, что немалая часть участников конгресса МСА (особенно австралийских) сочувствуют Wikileaks и его основателю Ассанжу.

Дама Стелла отметила, что работа в MI5 оказалась очень подходящей второй карьерой для архивиста, поскольку секретные организации существуют, опираясь на свои документы. Ключевым же навыком является оценка достоверности документов.

В воём докладе бывший руководитель MI-5 подчеркнула, что раскрытие сайтом Wikileaks тысяч конфиденциальных телеграмм Государственного департамента США поставило под угрозу жизни информаторов.

Она сказала, что «неправильным и нездоровым, на мой взгляд, является неизбирательный слив Джулианом Ассанжем и его организацией WikiLeaks в публичный доступ фрагментов просочившихся документов, в том числе информации о находящихся в уязвимом положении ныне здравствующих информаторах, тем самым подвергая риску их жизни». По мнению Римингтон, раскрытая информация не представляла из себя секрета (впрочем, реакция на утечку показала, что нередко наибольший ущерб был связан не столько с фактами, сколько с тоном сообщений – Н.Х.)

В то же время дама Стелла также подвергла критике США за ведение «так называемой секретной базы данных», которая была доступна широкому кругу различных людей, а также за систему, использовавшуюся для отбора информации для включения в эту базу данных.

Оценивая ситуацию, Римингтон подчеркнула: «Вы должны понимать, что если государства собираются защищать нас от серьёзных угроз, с которыми мы сталкиваемся в период распространения терроризма, то у них должны быть секреты. Секретность нужна для защиты информаторов и собственных операций, поэтому неразборчивое обнародование разнообразной информации несомненно приведёт к тому, что государства будут более тщательнее защищать сведения, которые им действительно нужно сохранить в тайне».

Она предсказала, результатом скандала с Wikileaks станет уменьшение количества информации, доступной для общественности. По её словам, «Все больше и больше информации будет защищаться всё более сложными способами, что приведет к меньшей, а не к большей открытости ...».

Свою позицию Римингтон суммировала следующим образом: Открытость играет ключевую роль для справедливого суда и гражданских свобод, секретность необходима для обеспечения безопасности – нужно решать непростую задачу сбалансированности этих двух требований.

Римингтон, которая ещё на посту руководителя MI-5 отличалась стремлением сделать деятельность своего ведомства, по возможности, более открытой, говорила, что в будущем архивистам предстоит сыграть ключевую роль в принятии решений о том, какая именно информация может быть раскрыта.

Судя по комментариям в Твиттере, выступление бывшей коллеги было воспринято неоднозначно, тем более что лишь очень немногие из участников конгресса когда-либо работали с секретной и конфиденциальной информацией и в полной мере понимают риски, связанные с её раскрытием. Большинство считает, что государства за счёт секретности избегают прозрачности и подотчётности, и любое раскрытие государственной информации идёт на пользу демократии…

Источники: Википедия / «Дейли Телеграф» / Illawarra Mercury
http://en.wikipedia.org/wiki/Stella_Rimington
http://www.telegraph.co.uk/news/uknews/9492154/Former-MI5-boss-Dame-Stella-Rimington-attacks-Wikileaks-and-US-government-security.html
http://www.illawarramercury.com.au/news/world/world/general/assange-probably-enjoying-the-attention-rimington/2653738.aspx