План перехода государственных органов от бумажных документов на использование электронной информации и электронное управление документами представил 14 марта 2012 года в Канберре генеральный директор Национальных Архивов Австралии Дэвид Фрикер (David Fricker).
«План обеспечения непрерывного использования электронной информации» (The Digital Continuity Plan, http://www.naa.gov.au/Images/12.02.05%20Digital%20Continuity%20Plan%20web_tcm16-52027.pdf , 14 страниц ) был разработан Национальными Архивами в качестве ключевого элемента новой общегосударственной политики правительства, которая направлена на переход всех австралийских центральных органов государственной власти на режим повсеместного использования электронной информации и электронное управление документами.
Г-н Фрикер отметил, что в электронно-цифровом мире для государственных органов стало невозможным и непрактичным продолжать управлять бумажными документами и хранить их.
«Опрос, проведенный Национальными Архивами в 2010 году, показал, что к 2014 году общий объем электронных документов, которые государственные органы предполагают создать, превысит 10,7 миллионов гигабайт - и это только новые документы, а не общее количество информации, которой необходимо управлять. Этот информационный взрыв означает, что традиционное хранение документов в бумажном виде уже просто не вариант.»
Дэвид Фрикер, Генеральный директор Национальных Архивов Австралии
«В число преимуществ электронного управления документами входит экономия миллионов долларов благодаря сокращению расходов на хранение. (Опять эти иллюзии о дешевизне электронного хранения! При подсчете экономии разработчики государственных программ как-то не любят вспоминать о том, что, в отличие от бумажных документов, электронные документы нельзя просто положить на полку и забыть там на столетие – они требуют непрерывного ухода и внимания. И хотя удельные расходы в расчете на один электронный документ невелики и постоянно снижаются, общая сумма затрат, скорее всего, окажется существенно больше, чем при бумажном хранении. – Н.Х.) Возможна существенная экономия, связанная с поиском и извлечением документов, выполнением выемок по запросу контролирующих и судебных органов и запросов на основании закона о свободе доступа к государственной информации. С точки зрения общественности успешный переход государственных органов на работу в электронной среде, как часть работы по созданию более открытого правительства, улучшит прозрачность и подотчетность государственного управления.»
«Несмотря на все эти преимущества и на то, что все государственные органы в настоящее время работают в электронной среде, многие продолжают переводить электронные документы на бумагу в целях их хранения и управления ими, теряя тем самым возможность повысить деловую и экономическую эффективность», - сказал Фрикер.
Цитата из Плана: Обеспечение непрерывного использования электронной информации (Digital continuity)Национальные Архивы, в сотрудничестве с Офисом по управлению информацией правительства Австралии (Australian Government Information Management Office, AGIMO) и Управлением австралийского уполномоченного по информации (Office of the Australian Information Commissioner, OAIC), являются лидеров в деле реализацию политики перехода органов центрального правительства на электронные технологии (Government's Digital Transition Policy).
Обеспечение непрерывного использования электронной информации - это подход к хранению и управлению электронной информацией, обеспечивающий возможность её использования требуемым образом и столь долго, сколько это необходимо, но не дольше.
Данный подход обеспечивает наличие, полноту информации и её пригодность к использованию теми, кому она нужна. Он также обеспечивает хранение информации не дольше, чем это необходимо. Информация считается пригодной к использованию, когда есть возможность:
- найти её, когда она нужна,
- открыть её, когда это нужно,
- работать с неё таким образом, как это нужно,
- понимать, что она собой представляете и о чём она, и
- доверять тому, что она является именно тем, чем претендует быть.
По словам Фрикера, «Мы работаем совместно с руководителями органов государственной власти над осуществлением на практике изменений, включая сюда разработку «План обеспечения непрерывного использования электронной информации» и других практических руководств по управлению информацией и электронными документами в органах государственной власти.»
«План содержит рекомендации для государственных органов по обеспечению доступности и пригодности к использованию их электронной среды и электронных документов до тех пор, пока в них сохраняется необходимость. План должен способствовать распространению более совершенной практики управления информацией и избежать накопления и последующего хранения массивов ненужных электронных документов».
Источник: сайт Национальных Архивов Австралии
http://www.naa.gov.au/records-management/agency/digital/digital-continuity/plan/index.aspx
http://www.naa.gov.au/about-us/media/media-releases/2012/digital-continuity.aspx
Комментариев нет:
Отправить комментарий