Штат Виктория, Австралия: Начато публичное обсуждение вопросов управления государственными документами в социальных сетях

16 марта 2012 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria) выложило на своем сайте для публичного обсуждения, по сути дела, проект политики государственных органов по управлению документами в социальных сетях.

Документ под названием «Последствия социальных сетей для делопроизводства. Проблемные вопросы» (Recordkeeping Implications of Social Media - Issues Paper) можно скачать по адресу http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2012/03/PROV-Social-Media-Policy-Issues-Paper-2012.pdf  .

Термин «социальная сеть» (social media) определен как любая веб-среда, дающая пользователям возможность легко создавать, публиковать и обмениваться контентом.

В предисловии к документу говорится:

«Государственные служащие создают документы, когда  используют социальных сети при выполнении своих обязанностей.»

«Требования к созданию, контролю, хранению и уничтожению документов, установленные в стандартах PROV по делопроизводству не зависят от вида носителей и сред, и в равной степени применимы к социальным сетям.»

 «Документы, создаваемые при использовании социальных сетей, должны своевременно захватываться, поскольку нет никаких гарантий их сохранения в социальной сети даже в краткосрочной перспективе. В документах должен также сохраняться контекст, в котором использовалась социальная сеть.»

«Государственные органы, использующие социальные сети, обязаны:

• информирование сотрудников об их обязанности документировать использование ими социальных сетей,
  
  
• обеспечить обучение и информирование, способствующие использованию принятого стандартного метода захвата документов, отражающих использование социальных сетей, и взаимосвязанных с ними метаданных,
  
  
• надёжно сохранять связанные с использованием социальных сетей документы в течение минимальных сроков хранения, установленных указаниями PROV по срокам хранения и действиям по их истечении.»

Какие сообщения в социальных сетях являются и не являются документами?

Всем органам государственной власти штата Виктория, всем местным, национальным и международным заинтересованным сторонам как из государственного, так и частного секторов предлагается подавать свои замечания и предложения по вынесенному на обсуждение дискуссионному документу. Обсуждение завершится 20 апреля 2012 года, и собранные материалы будут использованы при подготовке официальных рекомендаций PROV по управлению документами, образующимися при использовании социальных сетей.

Источник: Сайт Управления государственных документов штата Виктория
http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2012/03/PROV-Social-Media-Policy-Issues-Paper-2012.pdf