Организации работают на информации. Если у организации не будет хорошей электронной деловой информации, то её деятельности будут препятствовать существенно большие деловые риски, неэффективности и необходимость выплачивать компенсации за нанесенный ущерб.
Даже в самых типовых сценариях очень непросто обеспечить такое управление своей электронной деловой информацией, чтобы она была точной, доступной и подотчетной. Однако для успешного управления ею в перечисленных ниже семи сценариях приходится каждый раз решать специфические проблемы. Не соблюдая какого-то определенного порядка этих сценариев, в данной статье предлагается короткое обсуждение причин, с которыми связаны такие проблемы, а также некоторые идеи относительно того, что можно сделать в Вашей организации для решения этих конкретных проблем управления электронными документами.
Момент первый: Миграция системы
Время проведения миграции система является ключевым моментом риска для электронной информации.
Во время миграции возможна как неумышленная, так и злонамеренная утрата значительных объёмов данных. Если какой-либо системе предстоит миграция, то важно определить, какие документы должны быть перенесены из системы, каковы взаимосвязи и зависимости метаданных этих документов и как они смогут функционировать в новой целевой системе. Если требования к метаданным не будут специально учтены, то в процессе миграции документы, а также метаданные, необходимые для понимания и сохранения ценности документов, могут быть безвозвратно утрачены.
Руководство по управление электронными документами, выпущенное Управлением государственных документов штата Новый Южный Уэльс (Guideline 22 "Managing digital records", http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-22/guideline-22-managing-digital-records ), содержит множество советов по поводу того, как управлять проектами миграции с тем, чтобы документы оставались точными, значимыми и пригодными к использованию.
Момент второй: Обновление или модификация интегрированных систем
Во многих организациях созданы интегрирующие связи между их деловыми системами и средами управления документами и контентом (EDRMS environments). Такие связи позволяют легко экспортировать документы из деловых систем и передавать их в другое приложение, которое позаботится об управлении ими на протяжении длительного времени.
Обычно подобные связи работают хорошо, и такого рода интеграция может быть очень неплохим решением, обеспечивающим управление документами, - однако эти интеграционные связи необходимо переналаживать и заново оценивать всякий раз, когда обновляется одна или обе взаимодействующие системы.
Ниже приведен пример того, как небольшие, но существенные изменения, вызванные модернизацией интегрированных систем, могут повлиять на качество управления документами.
Пример: Муниципальный совет использует деловую систему для приёма, обработки и подготовки ответов на запросы, требования и заявления клиентов. Поскольку система обслуживает клиентов по всем направления деятельности, она стала для Совета ключевой деловой системой.(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/03/ii.html )
Совет интегрировал эту систему со своей корпоративной системой управления документами и контентом (EDRMS). Поскольку деловая система работает с использованием запрограммированных workflow-процессов, в этих workflow-процессах в определенных точках был предусмотрен автоматический экспорт документов в EDRMS. Документы сохраняются в EDRMS вместе с качественными метаданными о бизнес-процессе, задействованных в нём сотрудниках, заказчике и о дате и времени всех совершенных действий.
В последние пару лет деловая система обновлялась каждые 18 месяцев. Персоналу деловых подразделений эти обновления необходимы, поскольку благодаря им в систему добавляются новые полезные функциональные возможности. После последнего из обновлений сотрудники службы управления документами провели оценку автоматически экспортируемых в EDRMS документов, чтобы убедиться в том, что по-прежнему обеспечивается захват полной и точной информации о транзакциях, выполняемых в деловой системе.
Выяснилось, что обновление затронуло способность системы импортировать в EDRMS метаданные об участниках процесса. Ранее интеграционная связь обеспечивала автоматическую загрузку имен тех сотрудников, которые взаимодействовали с клиентами, принимали решения или создавали документы, непосредственно в соответствующие поля в EDRMS. Теперь, после обновления деловой системы, она вместо имени сотрудника в каждое поле имени участника операции экспортирует значение метаданных по умолчанию «CBC server», в том числе в поля контрольной информации о выполняемых в системе действиях по её администрированию.
У Совета существуют потребности – как деловые, так и связанные с отчетностью и подконтрольностью, - в документировании действий отвечающих на запросы и создающих документы сотрудников. Отсутствие указанных метаданных представляет собой риск для юридической значимости и точности ключевых деловых документов. Совет в настоящее время ведет переговоры с поставщиком об исправлении сложившейся ситуации, но данный пример показывает, как важно вести мониторинг деловых систем и постоянно контролировать точность их работы.
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/top-7-moments-you-should-think-is-my-digital-information-ok/
Комментариев нет:
Отправить комментарий