Миллион здесь, миллиард там: Делопроизводство в электронную эпоху

Данная заметка была опубликована на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория 2 марта 2012 года группой по оказанию государственных услуг. Перевод дан с небольшими сокращениями.

Эверетт Дирксен (Everett Dirksen, если вы не знаете, кто это, посмотрите во всегда столь полезной Википедии, http://en.wikipedia.org/wiki/Everett_Dirksen - американский сенатор от штата Иллинойс, известный «ястреб» и сторонник войны во Вьетнаме; умер в 1969 году – Н.Х.), возможно, сказал бы: «Миллион здесь, миллиард там, и очень скоро Вы заговорите о реальных документах и их проблемах».

По словам Джеймса Глейка (James Gleick, в заметке анонсируется новая книга этого автора, The Flood – «Потоп» - Н.Х.) информационный потоп, который в настоящее время переживает человечество, ставит новые проблемы. Сейчас мы сохраняем больше информации, чем в какой-либо предшествующий период в истории человечества, и для удаления или отсеивания ненужной информации требуется приложить гораздо больше усилий, чем для её накопления.

Ранее я уже делал оценку (см. http://prov.vic.gov.au/blog-only/how-many-records-are-created-in-the-vps ), согласно которой количество электронных документов, создаваемых в течение года государственными органами штата Виктория (например, в 2011 году) составляет где-то около полутора миллиардов.

Традиционно архивисты говорят, что где-то от одного до пяти процентов от общего числа создаваемых документов попадает в конечном итоге на постоянное архивное хранение. Если использовать минимальную оценку в 1%, то ежегодно 150 миллионов электронных документов должны поступать на постоянное хранение. Конечно, Вы могли бы с определенным основанием утверждать, что на деле использование электронных технологий приводит к увеличению числа создаваемых документов, и в итоге длительному и постоянному хранению будет подлежать меньшая их доля, - но пока у Вас нет доказательств противного, я буду придерживаться своих цифр. В любом случае, я могу аргументировать, что в действительности количество документов, которыми нужно будет управлять в течение длительного времени (и которые имеют те же свойства и так же хранятся, как и документы постоянного срока хранения) в электронном мире будет даже больше. Так что оценка в 150 миллионов, скорее всего, занижена.

Важно отметить, что соотношение электронных документов и VEO-объектов (стандартных сдаточных информационных пакетов, в виде которых электронные документы передаются на хранение в электронный архив штата – Н.Х.) далеко не всегда один к одному - чаще как раз наоборот. Текущие данные свидетельствуют о том, что в среднем соотношение числа электронных документов к число VEO-объектов примерно составляет 30 к 1 (т.е. на один VEO-файл в среднем приходится 30 документов).

Из этого следует, что из документов 2011 года на каком-то этапе их жизненного цикла, когда они выйдут из активного использования, потребуется сформировать и передать в электронный архив около 5 миллионов VEO-объектов.

На данный момент Электронный архив управления государственных документов штата (PROV’s Digital Archive) способен принимать на хранение от 200 до 500 тысяч VEO-объектов в год. Если число объектов, принимаемых в год на хранение, принять равным среднему арифметическому этих величин (т.е. 350 тысяч), то разрыв между потребностью и возможностями архива очень велик, и с каждым годом число непереданных объектов нарастает. При таких темпах через 10 лет число непереданных VEO-объектов превысит 50 миллионов. Конечно, точность/надёжность данных оценок можно оспаривать, - но не порядок величин.

Хотя эти цифры огромны, очень утешает тот факт, что возможности ИКТ-технологий растут гораздо более быстрыми темпами. Следующий фрагмент взят из Википедии (см. http://en.wikipedia.org/wiki/Hard_disk_drive ):

«Вследствие удвоения плотности записи каждые два-четыре года с момента их изобретения, жесткие диски изменились во многих отношениях. Можно выделить следующие ключевые моменты:

• Емкость жесткого диска увеличилась с 3,75 Мб до 3 Тб и более, т.е. выросла примерно в миллион раз,
  
  
• Физический объем жёсткого диска уменьшился с 2 тысяч литров (объём крупного холодильника), до менее 20 мл, - уменьшение в 100 тысяч раз,
  
  
• Вес снизился от ~ 900 кг до 48 грамм, т.е. в 20 тысяч раз,
  
  
• Цена упала с примерно 15 тысяч долларов США за мегабайт до одной десятитысячной доллара за мегабайт (или до 100 долларов за терабайт) т.е. более чем в 150 миллионов раз,
  
  
• Среднее время доступа снизилось от 100 миллисекунд до нескольких миллисекунд, т.е. больше чем в 40 раз,
  
  
• Сфера применения расширилась от отдельных ЭВМ в конце 1950-х годов до большинства приложений, обеспечивающих хранение больших объёмов данных, включая компьютеры и прикладные приложений для хранения развлекательного контента.»

Перед архивистами и специалистами по управлению документацией государственных органов стоит задача осознать проблему и соответствующие потребности, сообщить о них и затем работать совместно с ИТ-специалистами над достижением результата, который обеспечит долговременную сохранность Электронных документов.

Government_Services_Team («Группа оказания государственных услуг»)

Источник: сайт Управления государственных документов штата Виктория
http://prov.vic.gov.au/blog-only/a-million-here-and-a-billion-there-recordkeeping-in-the-digital-age