Организациям на протяжении всего периода их существования необходимо управлять и контролировать создание, коллективное использование, хранение и уничтожение их электронной информации. Для решения этой задачи организации инвестируют средства в системы и процессы управления контентом и документами. Такого рода системы и процесса предназначены для управления электронной информацией в краткосрочной и среднесрочной перспективе (5-10 лет), но не пригодны для удовлетворения потребностей в управлении на протяжении длительного периода времени.
Работа по обеспечению долговременной сохранности электронной информации не заканчивается после того, как все биты данных помещены в какое-либо безопасное место и обеспечена их защита. ИТ-отрасль постоянно обновляет наборы используемых технологий, и применяемые сегодня файловые форматы поразительно быстро могут стать нечитаемыми программным обеспечением и ИТ-системами завтрашнего – биты остаются, но извлечь из них какую-либо осмысленную информацию уже не удается.
В результате возникает риск того, что организация не сможет использовать свои информационные активы для повторного использования содержащихся в них знаний, для исполнения законодательно-нормативных требований или в качестве юридически значимых доказательств. В качестве примеров можно привести проектную документацию для атомных электростанций, или документы, на которые опираются встречные судебные иски.
Сравнение системы управления контентом и электронной архивной системы
Передовые организации в связи с этим задумываются о создании корпоративных электронных архивных систем (Enterprise Digital Preservation System, EDPS), обеспечивающих доступность подлежащей длительному хранению электронной информации. Одной из ключевых особенностей EDPS-систем является встроенная подсистема активного обеспечения долговременной сохранности (Active Preservation). В подобной подсистеме используется лучшие из имеющихся на сегодняшний день инструменты для автоматизированной и проверяемой «переработки» файлов в читаемые сейчас форматы, таким образом, чтобы в полной мере сохранялся не только облик электронных объектов, но и их поведение. Отбор правильных инструментов – это работа для специалистов. Компания Tessella сводит воедино опыт, накопленный ведущими архивами мира и научными учреждениями, с тем, чтобы предоставить своим клиентам профессиональные услуги, опирающиеся на результаты передовых научных исследований и разработок.
EDPS-системы во многом похожи на системы управления контентом, но есть и немало характеристик, где имеют место явные или тонкие отличия (см. таблицу). При оценке своих потребностей в управлении электронной информацией в долгосрочной перспективе, организации необходимо определить, достаточно ли для решения этой задачи возможностей системы управления контентом, или стоит подумать о развёртывании EDPS-системы.
Полный текст статьи доступен (в формате PDF) по адресу http://www.digital-preservation.com/wp-content/uploads/Content-Management-and-Archiving.pdf
Источник: сайт компании Tessella
http://www.digital-preservation.com/?p=2255&preview=true
Комментариев нет:
Отправить комментарий