Юбилеи: Исполнилось 70 лет директору ГАРФ Ларисе Александровне Роговой

Архивисты, как известно, «сапожники без сапог», когда дело касается истории профессии и коллег, сыгравших видную роль в развитии архивного дела. Сегодня я попытаюсь немножечко смягчить ситуацию, благо есть повод – своё 70-летие отмечает директор Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) Лариса Александровна Роговая.

Профессиональный стаж Ларисы Александровны впечатляющий - почти полвека. Окончив в 1978 году Московский государственный историко-архивный институт, она 27 проработала на различных должностях в Российском государственном архиве социально-политической истории (бывший Центральный партийный архив Института марксизма-ленинизма при ЦК КПСС) – тогда это был, наверное, самый передовой и технически оснащённый архив страны.

Затем последовали 9 лет на посту заместитель директора - руководителя научно-информационного центра ГАРФ, и с июня 2016 работает директором ГАРФ, который является одним из крупнейших государственных федеральных архивов в стране - здесь хранится 7 миллионов единиц хранения с начала XIX века по сегодняшний день.

Усилия Ларисы Александровны отмечены многими государственными и ведомственными наградами. В 2012 году ей было присвоено почетное звание «Заслуженный работник культуры Российской Федерации». Самая недавняя награда - Почетная грамота Секретаря Совета Безопасности РФ за большой личный вклад в укрепление международной безопасности – свидетельствует в том числе и о том, что архивы – не просто хранители памяти о прошлом; хранящиеся в них документы по-прежнему играют ключевую роль в отстаивании интересов страны на международной арене и в резко обострившейся идеологической борьбе.

Лариса Александровна является автором и составителем более 60-ти сборников документов по истории России XX века.

В 2025 году в интервью Е. Еремкину она так ответила на заданный ей вопрос: 

Е. Еремкин: Лариса Александровна, Вы не первый год работаете в архивной отрасли. Как, по-Вашему, она изменилась с течением времени и как меняется ГАРФ?

Ответ: Я работаю в этой отрасли 46 лет, с момента окончания Историко-архивного института. Последние 20 лет здесь — в ГАРФ. И могу сказать, что изменилось всё существенно: архивы стали более открытыми, превратившись в публичные учреждения. Например, в зданиях ГАРФ всегда заняты читальные залы – в год регистрируется примерно 18–20 тысяч посещений. Отмечу, что сейчас работа исследователей стала значительно проще. Мы были одним из первых федеральных архивов, где на все 7 миллионов единиц хранения создана полноценная информационно-поисковая система. Сегодня она дополняется электронными образами документов. Благодаря ей исследователи могут в удалённом режиме заказать нужное дело и получить его для работы по приходу в читальный зал.

Наша аудитория значительно расширилась. ГА РФ участвует в подготовке и проведении большого количества выставок: в год до 40. Например, в этом году уже 29 апреля в Государственном историческом музее откроется выставка «Без права на забвение» к 80-летию Победы в Великой Отечественной войне, которую Росархив и ГАРФ готовят по поручению Президента Российской Федерации. А в нашем Выставочном зале на Большой Пироговской улице, дом 17 регулярно проходят документальные выставки (не менее четырёх в год), причём посещение таких выставок бесплатное. Так, 22 апреля откроется для посетителей выставка «Летопись Победы», подготовленная совместно с информационным агентством России ТАСС. Она посвящена советской журналистике в годы Великой Отечественной войны.

Мы активно работаем со школами, разрабатываем и проводим квесты, готовим задания к историческим олимпиадам, а в рамках просветительских проектов «Учебный день в архиве» и «Архивный практикум» школьники разных классов и студенты колледжей узнают больше о деятельности архивов, о значении документа и о роли архивов в жизни общества. На нашем сайте опубликован проект к 80-летию Победы в Великой Отечественной войне «Архивы – хранители памяти о войне», на страницах которого каждую неделю публикуются сканы 7–10 документов по определённой теме и вопросы к ним. Сейчас до 5 тысяч участников этого интернет-проекта ждут новых вопросов, чтобы попробовать дать правильный ответ.

Нам кажется важным доносить до любой аудитории, особенно для молодёжи, информацию о значимости архивов и бережном отношении к документам.

Желаю Ларисе Александровне крепкого здоровья, счастья и дальнейших успехов работе!

Источник: сайт ГАРФ / сайт Российского исторического общества
https://statearchive.ru/433
https://statearchive.ru/1667
https://statearchive.ru/2022
https://historyrussia.org/index.php?option=com_content&view=article&layout=edit&id=11242 

Ответ на вопрос коллеги: Существуют ли документы с требованиями к носителям информации, направленными на обеспечение долговременной сохранности документов?

Вопрос: Существуют ли документы с требованиями к носителям информации, направленными на обеспечение долговременной сохранности документов?

Ответ: В настоящее время требования к носителям для длительного хранения данных можно найти, например, в международных стандартах (ИСО, МЭК), в национальных стандартах (например, Южной Кореи) и в руководствах национальных архивов (Великобритания, Новая Зеландия).

Ключевые международные стандарты ИСО и МЭК:

ISO/TR 17797:2014 «Электронная архивация – Выбор электронных носителей для долговременного сохранения информации» (Electronic archiving — Selection of digital storage media for long term preservation, https://www.iso.org/standard/60569.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#iso:std:iso:tr:17797:ed-1:v1:en ), см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2014/10/blog-post_62.html 

Технический отчет предлагает методологию выбора наиболее подходящего носителя. В нем проводится сравнительный анализ различных типов носителей (жесткие диски, магнитные ленты, твердотельные накопители, оптические диски) с точки зрения их пригодности для долгосрочного хранения.

В документе рассматриваются не только технические характеристики, но и факторы риска: частота отказов, качественные показатели, необходимость периодического контроля и миграции данных. 

ISO/IEC 18630:2023 «Информационные технологии - Носители с цифровой записью для обмена и хранения информации - Метод распознавания качества оптических дисков и метод эксплуатации систем долговременного хранения данных» (Information technology — Digitally recorded media for information interchange and storage — Quality discrimination method for optical disks and operating method of storage systems for long-term data preservation), см. https://www.iso.org/standard/85333.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:85333:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2024/01/isoiec-186302023.html 

Стандарт посвящён оптическим дискам (CD, DVD, BD), в нём описан метод распознавания качества оптических дисков и метод эксплуатации систем хранения для обеспечения долговременной сохранности цифровых данных, использующих оптические диски и приводы оптических дисков. 

• Определяет комбинации записываемых дисков и приводов, гарантирующие долгосрочную сохранность;
  
  
• Устанавливает критерии дискриминации качества - то есть определят параметры, по которым можно отбраковать некачественный диск до записи или оценить его деградацию со временем;
  
  
• Распространяется на диски однократной записи, что критично важно для сохранения аутентичности и неизменности документов.

IEC 62702-1-1:2022 «Система аудиоархива - Часть 1-1: DVD-диск и миграция данных для целей долговременного хранения аудиоданных» (Audio archive system - Part 1-1: DVD disk and data migration for long-term audio data storage) объёмом 60 страниц, см. https://webstore.iec.ch/publication/76653 , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2022/08/dvd-bd.html 

Стандарт определяет метод обеспечения уверенности в качестве данных для записываемых DVD-дисков (далее именуемых «дисками»), предназначенных для долговременного хранения данных, и метод миграции данных, способный обеспечить сохранность данных, записанных на дисках для долговременного сохранения аудиоданных.

В число записываемых дисков входят диски однократной записи форматов DVD-R и +R, и перезаписываемые диски форматов DVD-RW, +RW и DVD-RAM.

Описывает стратегии и процедуры плановой миграции данных, что является обязательным условием для любого долгосрочного архива. Регулярно обновляется, отражая развитие технологий (предыдущие версии были в 2018 году).

ISO/IEC 29121:2021 «Информационные технологии – Цифровые носители для обмена информацией и её хранения – Метод миграции данных для оптических дисков, используемых для длительного хранения данных» (Information technology - Digitally recorded media for information interchange and storage - Data migration method for optical disks for long-term data storage), см. https://www.iso.org/standard/79478.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:79478:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2021/03/isoiec-29121.html .

Стандарт определяет метод миграции данных для дисков DVD-R, DVD-RW, DVD-RAM, +R, +RW, CD-R, CD-RW, BD-R и BD-RW, используемых для долговременного хранения данных. 

Стандарт описывает:

• Метод миграции данных для использования при долговременном хранении данных;
  
  
• Методы тестирования для измерения максимальных ошибок в данных, включая внешнюю среду проведения тестирования, зону тестирования, тестовый привод, подготовку диска и выполнение теста;
  
  
• Первичный тест на работоспособность и периодический тест на работоспособность, применяемые для контроля частоты ошибок при чтении записанных на дисках данных с использованием классификационных таблиц на основе максимального числа ошибок чтения; 
  
  
• Меры предосторожности для снижения вероятности деградации диска, с тем, чтобы обеспечить целостность дисков в период их использования, хранения, обработки или транспортировки и 
  |
• Оценку срока службы B_mig, используемую для определения частоты проведения периодических тестов работоспособности.

Национальные стандарты и руководства:

Южная Корея: NAK 12:2022 (версия 3.1) «Требования к носителям информации для записи документов и критерии управления ими», см.  https://www.archives.go.kr/next/common/downloadFile.do?up_filepath=2F6e6578742e646174612F6d616e616765722F4e414b20313220323032322876332e312920B1E2B7CFB8C5C3BC20BFE4B0C720B9D720B0FCB8AEB1E2C1D82e706466  

Регулярно обновляемый (последняя версия 3.1 от 2022 г.) государственный стандарт охватывает все типы носителей - от бумаги до полупроводниковых накопителей. 

Документ содержит: 

• Детальные требования к выбору и обращению с магнитными лентами, магнитными дисками, оптическими дисками и полупроводниковыми носителями;
  
  
• Подробную таблицу с условиями хранения для каждого типа носителя (температура и относительная влажность). Например, для электронных носителей (магнитная лента, диск, оптика, SSD) рекомендованы 18–22°C и 35–45% RH; 

• Требования к оборудованию для долгосрочного хранения - оно должно работать 24/7, иметь функции самодиагностики и восстановления.

Национальные Архивы Великобритании: «Бюллетень 2 по обеспечению электронной сохранности: Выбор носителей информации для долговременного хранения» (Digital Preservation Guidance Note 2: Selecting Storage Media for Long-Term Preservation), 2008 год, https://cdn.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/selecting-storage-media.pdf 

В данном классическом практическом руководстве сформулированы базовые принципы выбора носителя, актуальные и сегодня. Особое внимание уделяется соотношению стоимости, надежности и скорости доступа.

Архивы Новой Зеландии: 20/G17 «Руководство по наилучшей практике хранения и обеспечения долговременной сохранности цифровых материалов» (Best practice guidance on digital storage and preservation), Archives New Zeeland, 2024, https://www.archives.govt.nz/files/etfoy87fj9he/tYVf8smE5eZEARcOlz9cO/299489f6ed5b84eac2e696f3f99791d7/best-practice-guidance-on-digital-storage-and-preservation-20-g17.pdf 

Национальное практическое руководство, опубликованное в 2024 году, отражает современные подходы к управлению цифровыми хранилищами. Оно охватывает не только выбор физических носителей, но и организацию систем хранения, политики резервного копирования и обеспечения целостности данных.

Дополнительная литература:

Для углубленного изучения вопроса можно порекомендовать обратиться к таким работам, как 

• «Архивация. Где лучше хранить холодные данные? Полный обзор на все типы физических носителей от FDD до LTO и M-disk», https://habr.com/ru/companies/tuna/articles/988926/ ;
  
  
• Владимир Тихонов «Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения» (2006), https://delo-press.ru/journals/documents/arkhivnoe-delo/34695-arkhivnoe-khranenie-elektronnykh-dokumentov-problemy-i-resheniya/ ;
  
  
• Лео Нотенбум (Leo A. Notenboom) «Какие носители лучше всего подходят для долговременного хранения материалов? Советы о том, как избежать потери на своём веку» (What’s the Best Long-Term Storage Media? Tips to avoid losing data in your lifetime), 2020 год, https://askleo.com/best-long-term-storage-media/ ;
  
  
• Чарльз Доллар (Charles M. Dollar) «Выбор носителей информации для обеспечения долговременного доступа к электронным документам» (Selecting Storage Media for Long-Term Access to Digital Records), журнал «Управление информацией» (Information management journal), июль 1999 года, см. https://www.alaska.edu/controller/projects/document-imaging/background_standards_storage_media.pdf 

Все стандарты сходятся в том, что ни один носитель не вечен. Гарантией сохранности является не столько сам носитель, сколько система контроля и управления, включающая продуманное резервное копирование, регулярный мониторинг состояния носителей, миграцию данных на новые носители, проведение конверсии в случае устаревания форматов, восстановление в случае сбоев и катастроф, и т.д.

С Днём Победы!

Дорогие друзья и коллеги,

Поздравляю Вас с Днём Победы!

Желаю Вам и Вашим близким счастья и благополучия, здоровья т удачи во всём!

 

С Новым 2026 годом!

Дорогие коллеги и друзья, в канун Нового года я хочу поздравить всех Вас - профессионалов, сохраняющим как юридически значимые документы и контент, так и документальное наследие организаций и общества, и обеспечивающих порядок в мире информации!

От всей души желаю Вам здоровья, счастья и тепла в домашнем кругу; успешных проектов и карьерного и профессионального роста на работе; и удачи во всех начинаниях!

Счастливого Нового года!

Мой доклад на ежегодной клиентской конференции компании ЭОС «Осенний документооборот 2025»

31 октября 2025 года на ежегодно проводимой компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) клиентской конференции «Осенний документооборот – 2025: Вызовы и возможности управления документами в цифровой среде» я выступила с докладом «Тенденции перемен в положениях законодательства, касающихся управления документами и информацией в 2025 году».

В докладе дана оценка трех ключевых тенденций:

• Создание отраслевых государственных информационных систем (ГИС),
  
  
• Установление сроков хранения не только для документов, но и для информации,
  
  
• Установление обязанностей для организаций по хранению больших объемов разнообразной информации.

Создание отраслевых государственных информационных систем (ГИС) для организаций означает:

• Обязанность подключения и передачи данных: Компании и госорганы обязаны подключаться к ГИС и в оперативном режиме передавать в них предусмотренную законом информацию;
  
  
• Сокращение объёмов бумажного документооборота: В идеале это должно привести к «бесшовному» обмену данными между ведомствами и бизнесом, уменьшив необходимость предоставления одних и тех же данных многократно;
  
  
• Риск административного давления: Неподключение или несвоевременная передача данных в ГИС могут повлечь штрафы и санкции, вплоть до приостановлении деятельности.

Установление сроков хранения не только для документов, но и для информации для организаций влечёт за собой:

• Пересмотр политик хранения: Необходимо будет определить, какие информационные системы содержат данные, имеющие правовую, деловую и информационную ценность и подлежащие хранению в течение установленных сроков;
  
  
• Усложнение ИТ-инфраструктуры: Потребуются решения для архивации и обеспечения долговременной сохранности и доступности больших массивов структурированных и неструктурированных данных, а не только традиционных документов

Установление обязанностей для организаций по хранению больших объемов разнообразной информации для организаций означает:

• Затраты: Необходимость строить и обслуживать дата-центры, системы резервного копирования и архивирования, соответствующие требованиям регулятора (ФСТЭК, ФСБ); необходимость закупки ПО, обучения персонала и т.д.;
  
  
• Проблема «цифрового мусора»: Возникает сложность в отделении ценной информации от ненужных данных. Требуются системы классификации и управления жизненным циклом информации;
  
  
• Повышенные требования к безопасности: Длительное хранение больших объемов данных увеличивает риски утечки конфиденциальной информации, нарушения законодательства о ПДн - что требует дополнительных инвестиций в кибербезопасность.

Видеозапись моего доклада выложена по адресу https://rutube.ru/video/6962cbcbb72b7f9f9e0491e69e7edf76/ :

Презентация к докладу доступна по ссылке: https://disk.yandex.ru/i/pJnSqiuitRi4YA  

Полную видеозапись конференции можно посмотреть здесь: https://rutube.ru/video/1a4686e4115e872241ce4114b4a23410/ 

Источник: Rutube / Яндекс-Диск
https://rutube.ru/video/6962cbcbb72b7f9f9e0491e69e7edf76/    
https://disk.yandex.ru/i/pJnSqiuitRi4YA 

Ответ на вопрос коллеги: Каким перечнем пользоваться, разбирая неупорядоченный архив организации?

В Телеграм-группе «Pro архивы организаций» для общения на профессиональные темы в сфере организации архивного хранения документов (см.: https://t.me/pro_arhivi ) коллега задала следующий вопрос: 

Вопрос коллеги: Пытаюсь уяснить, каким перечнем пользоваться, разбирая неупорядоченный архив организации, в случае отсутствия номенклатуры дел? Например, массив управленческих документов за 2007 год. Номенклатуры дел нет.  Руководствоваться ли «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558, срок действия до февраля 2020 года) - или действующим «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236? (см.: https://t.me/pro_arhivi/7/3730 )

Ответ: Моя личная точка зрения следующая: Со сроками хранения ситуация, как с судебными приговорами - срок обычно устанавливается по перечню, действовавшему в соответствующий период времени; а новые перечни, как правило, обратной силы не имеют, но:

Наказывают организацию не за неверный выбор перечня/статьи, а за неисполнение действующих законодательно-нормативных требований, за невыполнение контрактных обязательств + организация может сама себя «высечь», оставшись без документов, необходимых ей для отстаивания её прав или сохраняющих её историю и знания. Поэтому в проблемных случаях желательно советоваться с юристами (а ещё лучше - решать вопрос на ЭК).

Если старый и новый сроки хранения одинаковы, можно сослаться на оба перечня.

Если сроки расходятся, тут нужно думать и оценивать риски. Что будет выгодней / дешевле / безопаснее: поскорее уничтожить документы (сделав их недоступными, скажем, для контролирующих органов) – или же на всякий случай отхранить их дольше? Как действуют другие аналогичные организации в этой ситуации (важно не быть «белой вороной» :))?

Если разница в сроках - это разница между постоянным и временным сроками хранения, а Вы - источник комплектования архива, - посоветуйтесь с архивом.

Кстати говоря, если срок хранения соответствующих документов прямо установлен законодательством (что встречается не так уж редко), то ссылаться можно непосредственно на законодательство.

Источник: Телеграм-группа «Pro архивы организаций» 
https://t.me/pro_arhivi 

Моя статья опубликована в журнале Archives and Records («Архивы и документы»)

Получать подарки к дню рождения всегда приятно, и в этот раз желанный подарок я получила от коллег-англичан. Пришло извещение об онлайн-публикации 16 ноября 2025 года во 2-м выпуске тома 46 за 2025 год журнала Archives and Records («Архивы и документы»), выпускаемого издательством Taylor & Francis и публикуемого Ассоциацией архивистов и специалистов по управлению документами Великобритании и Ирландии (Archives and Records Association UK and Ireland, ARA), моей статьи-интервью «Российская точка зрения: Интервью с Наташей Храмцовской» (Perspectives from Russia: an interview with Natasha Khramtsovsky), см. https://doi.org/10.1080/23257962.2022.2043149 или https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/23257962.2022.2043149 .

Страница статьи на сайте Taylor & Francis

Первоначально статья готовилась для специального выпуска журнала «Оспаривание архивного канона» (Confronting the Canon, том 43, вып. 2, 2022 – о нём см. мой пост здесь: https://rusrim.blogspot.com/2022/08/routledge-taylor-and-francis.html ), приглашённым редактором которого была авторитетный британский специалист Дженни Банн (Jenny Bunn) из Университетского коллежа Лондона (University College London, UCL). К сожалению, как и некоторые другие статьи, она попала под антироссийские санкции – поэтому и вышла в свет только сейчас.

Я очень благодарна Дженни Банн, взаимодействие с которой не только способствовало повышению качества публикации – я получила огромное удовольствие от общения с этим выдающимся учёным и очень интеллигентным человеком.

В статье обсуждается вопрос о том, устарела ли (а если устарела – то в чём именно) архивная традиция, идущая от основоположника архивной науки Хилари Дженкинсона (Sir Hilary Jenkinson). Я также рассказала о том, что российские архивисты знают о Дженкинсоне и его идеях, и как эти идеи повлияли на российскую теорию и практику.

Источник: сайт издательства Taylor & Francis
https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/23257962.2022.2043149 

Моё выступление на XXIII конференции «PKI-Форум Россия 2025» с докладом «О работе над стандартами в ИСО, затрагивающими вопросы обеспечения долговременной сохранности электронных документов»

XXIII международная конференция по проблематике инфраструктуры открытых ключей и электронной подписи «PKI-Форум Россия 2025» прошла 16-18 сентября в Санкт-Петербурге. 

В ходе экспертной панели «Электронные архивы с ЭП. Усовершенствованные форматы ЭП. Провайдеры услуг доверенного хранения информации с ЭП» я выступила с докладом «О работе над стандартами в ИСО, затрагивающими вопросы обеспечения долговременной сохранности электронных документов».

В докладе говорилось о работе российских экспертов в ИСО, наших целях и задачах, а также о применении на практике современных стандартов по управлению документами. 

В связи с недостатком методической литературы на русском языке, адаптация и использование международных стандартов помогают решать проблемы, связанные с обеспечением сохранности цифрового документального наследия России. 

Кроме того, адаптировать стандарты ИСО во многих случаях намного дешевле и эффективнее, чем создавать их заново, а участие российских специалистов в деятельности ИСО позволяет, с одной стороны, знакомиться с передовым опытом и распространять его в России, а с другой – добиваться, чтобы международные стандарты учитывали опыт России и не противоречили российскому законодательству.

Видеозапись доклада выложена по адресу: https://rutube.ru/video/0dfcae10d3601451f9a6236788b15443/ 

Презентация к докладу доступна на по адресу: https://disk.yandex.ru/i/wp_MwNdbseQs1w

Источник: Rutube/ Yandex Disk 
https://rutube.ru/video/0dfcae10d3601451f9a6236788b15443/  
https://disk.yandex.ru/i/wp_MwNdbseQs1w

Памяти Стивена Кларка

Сегодня от коллег по техническому подкомитету TC46/SC11 «Управление документами» Международной организации по стандартизации (ИСО) пришло неожиданное сообщение о том, что от нас ушёл уважаемый коллега по работе над стандартами, известный специалист в области архивного дела и управления документами, бывший Главный Архивист Новой Зеландии Стивен Кларк (Stephen Clarke).

Ещё буквально на днях Стивен выступал на крупной конференции RIMPA Live 2025 в Австралии, и ничто не предвещало беды … Его номинировали в совет директоров ассоциации RIMPA и сделали пожизненным почётным членом ассоциации – награда, которую он с радостью и гордостью принял …

Стивен Кларк становится почётным членом ассоциации RIMPA

Мне довелось в течение нескольких лет поработать вместе со Стивеном в рамках ИСО, и нам его будет не хватать – и как сильного аналитика отрасли, и как человека, способного твёрдо отстаивать свои позиции, уважая при этом другие мнения и не оглядываясь на различия в «регалиях».

Председатель технического подкомитета SC11 Мишель Толлидей (Michelle Tolliday) хорошо сказала в своём посте:

Стивен,

Как же мне будет не хватать твоего неиссякаемого энтузиазма, постоянной поддержки нашей работы, просто блестящего ума и поистине огромного сердца!

Мы скорбим о нашей утрате, - и помним всё, что ты дал нам за время, проведённое нами с тобой.

Независимо от того, здесь ли ты или смотришь на нас с небесных высот, я знаю, что буду продолжать быть твоей «фанаткой» ещё долгие десятилетия.

Прощай, дорогой коллега и друг!

Мишель Толлидей

Я буду помнить Стивена и его вклад в развитие отрасли, как помню вклад и заслуги других ушедших коллег. Частью этой памяти будут переведенные и выложенные на моём блоге посты Стивена, подборку которых можно найти здесь: https://rusrim.blogspot.com/search?q="Стивен+Кларк+(Stephen+Clarke)" 

Поздравляю со 108-й годовщиной Великой Октябрьской социалистической революции!

Дорогие коллеги, всех Вас, помнящих историю страны, поздравляю с юбилеем революции, которая изменила мир в 20-м веке. Желаю Вам крепкого здоровья, долгих лет, счастья и удачи!

Моё выступление на XXIII международной конференции «PKI-Форум Россия 2025» с докладом «Такая непростая простая электронная подпись: Правоприменительная практика»

XXIII международная конференция по проблематике инфраструктуры открытых ключей и электронной подписи «PKI-Форум Россия 2025» прошла 16-18 сентября в Санкт-Петербурге. 

В «PKI-Форуме Россия 2025» приняло участие около 400 участников, в числе которых – представители государственных ведомств, удостоверяющих центров, российских разработчиков программного обеспечения и аппаратных решений, академического сообщества. Конференция проходила при поддержке Минцифры России и ФСБ России.

В рамках сессии «Ответственность операторов доверенных сервисов» я выступила с докладом «Такая непростая простая электронная подпись: Правоприменительная практика». В докладе был представлен анализ судебных решений по признании недействительными оформленных онлайн кредитных договоров, подписанных простой электронной подписью (ПЭП). С моей точки зрения, действующее законодательство, регламентирующее порядок подписания документов на всех видах носителей, нуждается в совершенствовании.

Видеозапись доклада выложена по адресу: https://rutube.ru/video/41a81d12a7f07681f5aa0a426d6bd336/

Презентация к докладу доступна на по адресу: https://disk.yandex.ru/i/QAtkv9Vpt7yFyg 

Источник: Rutube/ Yandex Disk
https://rutube.ru/video/41a81d12a7f07681f5aa0a426d6bd336/ 
https://disk.yandex.ru/i/QAtkv9Vpt7yFyg  

Моё выступление на Первой тематической конференции по актуальным вопросам документоведения ПАО «Транснефть»

21-22 августа 2025 года прошла Первая тематическая конференция по актуальным вопросам документоведения ПАО «Транснефть», которая собрала более 70 представителей со всей страны и отраслевых экспертов. 

По приглашению организаторов я выступила с докладом «Воздействие искусственного интеллекта и других трансформационных технологий на делопроизводство и архивное дело».

В организациях, которые занимаются реальным бизнесом (таких, как «Транснефть»), вопросы управления документацией и информацией приобретают особое значение, которое связано с обеспечением нормальной деловой деятельности в стратегических отраслях и критически важной инфраструктуре. В докладе был дан краткий обзор технологий и инструментов с элементами ИИ (как широко используемых и находящихся на стадии внедрения, так и пилотных, ожидаемых к внедрению в ближайшие годы).

ИИ вместе с другими революционными технологиями может заставить нас пересмотреть многие аспекты деловой деятельности и повседневной работы. Но не нужно бояться широкого распространения ИИ, не следует его игнорировать либо создавать препятствия. Сейчас специалистам по управлению документами и информацией важно определить своё место в этом процессе, и, прежде всего, необходимо способствовать юридически защитимому применению ИИ.

Видеозапись доклада выложена по адресу: https://rutube.ru/video/48152a737ca6a39c97689bd4bd61d7e9/ 

Презентация к докладу доступна по адресу: https://disk.yandex.ru/i/wplTN-Lw8izNIg 

Источник: Yandex Disk / Rutube
https://disk.yandex.ru/i/wplTN-Lw8izNIg
https://rutube.ru/video/48152a737ca6a39c97689bd4bd61d7e9/

Ответ на вопрос коллеги: Как создавать личный фотоархив?

Вопрос: Некоторое время мне потребовалось обратиться к одной из своих школьных фотографий, и я не нашел её (к счастью, есть надежда, что удастся получить копию у моих бывших одноклассников - но этим мне еще предстоит заняться). Однако, в процессе этих поисков, я осознал, что:

• В нашей семье имеется достаточно большой массив фотоматериалов на бумаге (и пленке - но с ней я, наверное, не готов связываться) от нескольких поколений (есть даже фотографии прабабушки). А еще есть архивы семьи жены …;
  
  
• Далеко не все они пребывают в хорошем состоянии. Что-то помялось, истерлось, а что-то начало выцветать (самое неожиданное для меня - я просто ранее не сталкивался - это потеря цвета у цветных фотографий, причем, не самых старых!), ...
  
  
• Помимо бумажных, есть огромная свалка цифровых фотографий, которые как раз в силу того, что это «свалка», практически не востребованы.

В общем, я озадачился созданием цифрового (увы, но работать с бумажными материалами для меня куда сложнее) фотоархива, но понял, что мне катастрофически не хватает знаний/опыта. Да, я могу просто «врукопашную» отсканировать часть (я не верю, что потяну всё, да и, по правде, всё, наверное, не имеет смысла) фотографий, и, скорее всего даже смогу как-то восстановить испорченные, но... это будет просто еще одна «цифровая свалка». Можете ли вы посоветовать какие-то материалы: статьи, инструкции, руководства, блоги, и т.д., где можно было бы почерпнуть чей-то опыт в данном вопросе? 

Ответ: Без каких-либо претензий на истину, просто поделюсь личным опытом :)

С моей точки зрения, сегодня самыми критичными проблемами личного архива фотографий являются:

• Риск порчи или полной утраты аналоговых фотографий и фотоплёнок, причём с течением времени становится всё сложнее найти оборудование для оцифровки фотоплёнок,
  
  
• Риск несохранения электронных фотоматериалов, которые, если их вовремя не захватить и не собрать в одно место, если не сделать резервные копии – имеют свойство пропадать без следа.

Поэтому, если есть силы и желание оцифровать имеющиеся аналоговые материалы – сделайте это сейчас. Это трудоёмкая работа, решиться на неё нелегко – но со временем всё будет только хуже (особенно если в семье не найдётся молодого энтузиаста семейной истории). Если самому это не под силу, но есть желание и деньги – попробуйте кого-нибудь нанять. Когда материалы оцифрованы, уже можно самому (или наняв кого-то) заняться цифровой реставрацией фотографий (для этого годится любой приличный графический редактор, а также ИИ-сервисы в интернете), восстановлением цвета (современный графический редактор либо доступные в интернете ИИ-сервисы), создание производных коллекций и т.п.

Ну а следующая по остроте проблема – неупорядоченность фотографий и отсутствие для них каких-либо описаний и метаданных. 

Оцифровка и первичная структуризация

Полученные при оцифровке материалы желательно хоть как-то систематизировать (и не обязательно помещать их сразу в структуру фотоархива) – причём не нужно пытаться создать одну-единственную структуру; структур может быть несколько, построенных на разных принципах (например, одна «год-событие», другая «член семьи-год»), и одна фотография может попасть в несколько разных рубрик. Не нужно бояться избыточности; а если есть желание её избежать – то можно поискать программное обеспечение, которое в структуры организует де-факто ссылки, а не сами объекты, и тогда физически файл с фотографией будет один, но видно его будет в нескольких папках). 

Важно не только отсканировать материалы с хорошим качеством – без экстремизма, но так, чтобы не было потери деталей изображения – но и сохранить тем или иным образом (либо посредством раскладывания по папкам, либо в именах файлов, либо присвоением метаданных в ПО для управления графическими образами) все известные сведения о снимках (метаданные), которые можно понять из положения оригинала в бумажном альбоме, из имеющихся на нём подписей, их самого изображения – год, место, время, кто изображён и т.п.

Упорядочивать фотографии можно как в файловой системе, так и в специальном ПО. Важно, чтобы в этом ПО файлы могли отображаться в виде мини-картинок; и очень желательно наличие средств структуризации, сортировки, преобразования форматов, назначения метаданных. Кстати говоря, в визуальном режиме проще разбирать «цифровые помойки» :)

Если архив делается как семейная память, то его структура должна быть понятной для членов семьи (и в первую очередь для Вас!); члены семьи должны знать, где лежит сам фотоархив и его резервные копии.

Если оцифровываете фотографии, скажем, из нескольких физических альбомов, то первичную структуризацию я бы делала на принципу «альбом-год-событие или тема в альбоме». Уже потом можно будет не спеша переместить их в основную структуру фотоархива.

То же самое касается электронных материалов. Поскольку они поступают их различных источников, часть из них также придётся конвертировать из оригинальных форматов в более удобные.

Рекомендую, помимо фотографий, оцифровывать и личные документы членов семьи, детские рисунки, почётные грамоты, старые рукописные письма и т.п. Меня фотоархив неоднократно выручал, когда требовалось быстро найти какой-либо документ.

Наконец, трудоёмкая часть работы, которая, однако, довольно быстро окупится – это захват в фотоархив фотографий, сделанных или полученных членами семьи на свои смартфоны и планшеты, или же в учётные записи в социальных сетях – в противном случае через 3-5 лет от них не останется и следа.

Сохранение первичных материалов

По мере возможности, следует позаботиться о сохранности бумажных оригиналов. Помимо своей сентиментальной ценности для семьи, возможно, когда-то какие-то из них потребуется пересканировать.

Изначально-электронные материалы в их первоначальных форматах тоже желательно сохранить на каком-нибудь резервном носителе – хотя бы на-какое-то время.

Резервное копирование

Опыт показывает, что единственный способ гарантированно не потерять свой фотоархив – это регулярно проводить его резервное копирование. Копий должно быть несколько, размещённых на разных носителях, хранящихся в разных местах. Главное – исключить риск одновременной утраты всех копий; поэтому желательно сочетать хранение на собственном ПК, на съёмных носителях и в облаке. Помните, что фотоальбомы – одна из целей атак программ-вымогателей.

Обработка оцифрованных материалов

Современное ПО, доступные в интернете инструменты и услуги сторонних лиц и организаций позволяют самыми разными способами обрабатывать фотографии – это не только кадрирование, реставрация и восстановление цветности, но и создание производных работ – стилизаций под картины, карикатур, мини-клипов с приданием динамики персонажам и т.п.

Мой личный подход: всегда сохранять в неизменном виде первичный материал, и вместе с ним сохранять все удачные производные материалы.

Создание производных коллекций

Смотреть полный фотоархив не всегда интересно и удобно. Если есть время и желание, можно создавать разнообразные тематические подборки – не боясь дублировать материалы. Это может быть, скажем, серия фотографий, показывающих как взрослеет определенный член семьи; или серия портретных фото для компьютерных аватар. 

Тематические подборки можно выкладывать в интернете и делиться ими с друзьями. Я, например, неоднократно передавала школьным друзьям и их родственникам подборки школьных фотографий, на которых те были запечатлены.

Упорядочение «цифровых свалок»

Я сама пока что делаю эту работу вручную, но есть современные инструменты (в т.ч. на основе ИИ), которые позволяют её автоматизировать, используя различные критерии отбора. 

Надеюсь, этот опыт будет Вам полезен :)

Что почитать: В интернете много материалов на эту тему, см, например, подборку https://www.google.com/search?q=как%20создать%20личный%20фотоархив 

В заключение ещё раз напомню основной принцип архивной работы: чтобы какие-либо материалы сохранить во времени и затем получить от них отдачу, - нужно сначала из собрать, взять на учёт (структурировать и минимально описать), а затем обеспечивать их сохранность и пригодность к использованию.

С уважением,
Наташа Храмцовская

Мой доклад на круглом столе «Материализация суверенного цифрового следа»

18 июня 2025 года, в рамках проведения XXVIII Петербургского международного экономического форума, в Президентской библиотеке состоялся круглый стол «Материализация суверенного цифрового следа». Данное мероприятие было организовано Архивным комитетом Санкт-Петербурга.

Модератор круглого стола, председатель Архивного комитета Санкт-Петербурга, Петр Евгеньевич Тищенко

 
Участники круглого стола А.А.Меницкая и Н.А.Храмцовская

На круглом столе я выступила с докладом «Международные стандарты ИСО как инструмент для обеспечения сохранности цифрового документального наследия».

Доля и объемы цифрового документального наследия в виде документов, контента и баз данных, стремительно увеличиваются. В эпоху ИИ и больших данных возрастает ценность цифрового наследия.

Обеспечение долговременной сохранности, аутентичности, целостности, доступности и конфиденциальности цифровых материалов – сложная и пока ещё до конца не решенная задача и стандарты ИСО могут нам в этом помочь.

Стандарты ИСО аккумулируют передовой мировой опыт в том числе по вопросам:

• Позиционирования управления документами и архивного дела как стратегически важного направления, поддерживающего основную деловую деятельность;
  
  
• Создания документов таким образом, чтобы их было легче впоследствии сохранять;
  
  
• Обеспечения долговременной сохранности и доступности документов. 

Видеозапись доклада выложена по ссылке https://rutube.ru/video/eab53de66a9cb5cf82c1e113b5361616/ , а презентация к докладу доступна по адресу https://disk.yandex.ru/i/-GoJ6ZokAms-HQ .

Полная видеозапись мероприятия доступна на RuTube-канале Президентской библиотеки ( https://rutube.ru/u/prlib/ ).

Источник: Yandex Disk / Rutube 
https://rutube.ru/u/prlib/ 
https://disk.yandex.ru/i/-GoJ6ZokAms-HQ 
https://rutube.ru/video/eab53de66a9cb5cf82c1e113b5361616/ 

Ответ на вопрос коллеги о процедуре изъятия документов из архива организации в ходе досудебного расследования

Вопрос:  Где искать описания процедуры изъятия документов из архива организации в ходе досудебного расследования? Описание процедуры изъятия документов из архива организации в ходе досудебного расследования, с конкретными ссылками на документы. Основания изложены в УПК РФ №174-ФЗ, но там нет конкретики именно по процессу.

Ответ: Процедура изъятия документов из архива организации в ходе досудебного расследования регулируется нормами Уголовно-процессуального кодекса РФ (УПК РФ) от 18.12.2001 №174-ФЗ (ред. от 21.04.2025) и иными федеральными законами.

1. Основания для изъятия документов

Изъятие документов возможно в рамках следственных действий, таких как обыск (УПК РФ, ст. 182 «Основания и порядок производства обыска») или выемка (УПК РФ, ст. 183 «Основания и порядок производства выемки»).

Основанием производства обыска является наличие достаточных данных полагать, что в каком-либо месте или у какого-либо лица могут находиться орудия, оборудование или иные средства совершения преступления, предметы, документы и ценности, которые могут иметь значение для уголовного дела.

• Обыск производится на основании постановления следователя (в жилище - на основании судебного решения), предъявляемого до начала обыска.
  
  
• До начала обыска следователь предлагает добровольно выдать подлежащие изъятию предметы, документы и ценности, которые могут иметь значение для уголовного дела.
  
  
• Выемка предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, а также вещей, заложенных или сданных на хранение в ломбард, производится на основании судебного решения.
  
  
• При производстве обыска во всяком случае изымаются предметы и документы, изъятые из оборота.
  
  
• Изъятые предметы, документы и ценности предъявляются понятым и другим лицам, присутствующим при обыске, и в случае необходимости упаковываются и опечатываются на месте обыска, что удостоверяется подписями указанных лиц.
  
  
• При производстве обыска участвуют лицо, в помещении которого производится обыск, либо совершеннолетние члены его семьи. При производстве обыска вправе присутствовать защитник, а также адвокат того лица, в помещении которого производится обыск.
  
  
• При производстве обыска составляется протокол. В протоколе должно быть указано, в каком месте и при каких обстоятельствах были обнаружены предметы, документы или ценности, выданы они добровольно или изъяты принудительно. Все изымаемые предметы, документы и ценности должны быть перечислены с точным указанием их количества, меры, веса, индивидуальных признаков и по возможности стоимости. Копия протокола вручается лицу, в помещении которого был произведен обыск, либо совершеннолетнему члену его семьи. Если обыск производился в помещении организации, то копия протокола вручается под расписку представителю администрации соответствующей организации.

2. Процедура изъятия

Этап 1. Вынесение решения. Обыск и выемка проводятся по постановлению следователя (в ряде случае требуется, чтобы оно было санкционировано судом).

Этап 2. Проведение изъятия.

Обыск и изъятие проводятся при свидетелях. При производстве обыска участвуют лицо, в помещении которого производится обыск, либо совершеннолетние члены его семьи. При производстве обыска вправе присутствовать защитник, а также адвокат того лица, в помещении которого производится обыск.

Составляется протокол. Копия протокола вручается под расписку представителю администрации соответствующей организации.

• Фиксируется перечень изымаемых документов, их характеристики.
  
  
• Документы упаковываются и заверяются подписями участников.
  
  
• Копия протокола вручается представителю организации.

Согласно п.1 ст.12 «Защита права собственности на архивные документы» Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации»: «Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.»

Этап 3. Возврат изъятых архивных документов

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов. (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации», п.8 статья 26 «Использование архивных документов»).

3. Права организации

• Присутствие руководителя или представителя при изъятии (ст. 182 УПК РФ).
  
  
• Получение копии протокола и описи изъятых документов.
  
  
• Обжалование действий следователя в суд (ст. 125 УПК РФ).

Несоблюдение процедуры (например, отсутствие понятых или судебного решения) может повлечь признание доказательств недопустимыми (ст. 75 «Недопустимые доказательства» УПК РФ).

Важно: Изъятие документов должно быть обоснованным и соразмерным целям расследования, без избыточного вмешательства в деятельность организации.

4. Правила работы архивов об изъятии

В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 №77, в главе XVI «Изъятие архивных документов» установлен порядок действий архива в случае изъятия документов:

п. 208. Изъятие документов допускается: по решению судебных и (или) правоохранительных органов; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек.

п. 209. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются подписью работника архива (лица, ответственного за архив) и печатью государственного органа, органа местного самоуправления, организации и приобщаются к соответствующей единице хранения.

п. 210. В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов, они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения - уничтожаются.

п. 211. Подлинные личные документы выдаются владельцу с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику по предъявлении документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

п. 212. Изъятие (возврат) документов оформляется актом. Акт и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возврат), включаются в дело фонда. Изъятие (возврат) документов и их замена на копии отражаются в учетных архивных документах.

Хорошей практикой является оформление и использование карты-заместителя изъятых дел и документов.

Особые случаи – например, налоговые проверки

Процедура истребование налоговых документов в ходе налоговых проверок регламентируется Налоговым кодексом (часть первая), ст. 93 «Истребование документов» и 94 «Выемка документов и предметов». Специфические требования предъявляются к протоколу, см. ст. 99 «Общие требования, предъявляемые к протоколу, составленному при производстве действий по осуществлению налогового контроля».

Что является датой документа?

30 апреля 2025 года в Телеграм-канале «ЧАТ Управление документами» ( https://t.me/chat_pro_documenty ) был поднят вопрос «Что является датой документа?».

Мой мнение следующее: Даже с самым простеньким документом системы организационно-распорядительной документации (ОРД) может быть связано несколько дат, имеющих самостоятельное правовое и деловое значение (кстати, дата регистрации может в их число и не попадать – всё зависит от вида документа, сектора и т.д.). С документами иных систем всё может быть ещё сложнее.

Так что, строго говоря, нет даты документа «вообще» - имеет смысл говорить нескольких датах, например, о

• дате подписания сторонами (как указанной в самом документе, так и содержащейся в УЭП);
  
  
• дате формирования документа в окончательном виде, пригодном для использования (для чего может потребоваться внешнее согласование, регистрация в госоргане, нотариальное удостоверение и т.п.);
  
  
• дате вступления документа в силу (либо указанной явно в документе, либо определяемой как-либо иначе, на основании законодательства, договорных обязательств или обычаев делового оборота);
  
  
• дате рассылки/получения (в т.ч. устанавливаемой операторами ЭДО);
  
  
• и так далее!

В комментариях к моему посту прозвучала мысль: «Нравится «дата формирования документа». Надо такой реквизит ввести.».

Отмечу, что это пожелание коллег Федеральная налоговая служба России исполнила ещё 20 лет назад, см. Приказ ФНС России от 18.01.2005 № САЭ-3-13/5@ (ред. от 20.04.2022) «О внесении изменений в формат представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде (версия 3.00)» ( https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?BASENODE=1-1&req=doc&cacheid=58247CBC354833403BBE3464256F7E91&base=LAW&n=415627 ). В информационной части сообщения среди общих сведений предусмотрен реквизит «Дата формирования документа», и дано уточнение - «Указывается дата формирования электронного документа».

В настоящее время в законах и нормативно-правовых актах регламентируются и иные требования к датам, которые нужно проставлять на документах или фиксировать в информационных системах. Вот несколько примеров:

Пример 1. Указанием Банка России от 27 июня 2024 г.№ 6777-У «О формах заявления о внесении в свою кредитную историю сведений о запрете на заключение договоров потребительского займа (кредита) и заявления о внесении в свою кредитную историю сведений о снятии запрета на заключение договоров потребительского займа (кредита), подаваемых субъектом кредитной истории - физическим лицом во все квалифицированные бюро кредитных историй через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, и правилах заполнения таких заявлений» (см.: http://rusrim.blogspot.com/2024/11/blog-post_28.html  ) установлены  требования к дате подачи заявлений (как о запрете на заключение договоров потребительского займа, так и о снятии запрета). Сначала «указывается дата подачи заявления в формате дд.мм.гггг», а затем указывается время подачи заявления в формате чч:мм (две цифры, указывающие часы; двоеточие; две цифры, указывающие минуты) с указанием часовой зоны («МСКЧ», где Ч - разница (с учетом знака) в часах между местным и московским временем в соответствии со статьей 5 федерального закона от 3 июня 2011 года №107-ФЗ «Об исчислении времени»).

Пример 2. Федеральный закон от 13 февраля 2025 года №9-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», которым предусмотрено создание механизмов противодействия заключению договоров потребительского кредита (займа) и операциям по внесению наличных денежных средств на банковские счета с применением токенизированных (цифровых) платёжных карт без добровольного согласия клиента или с его согласия, полученного под влиянием обмана или при злоупотреблении доверием. Закон внёс изменения в федеральный закон «О банках и банковской деятельности», которыми, в том числе, установлены обязанности кредитной организации фиксировать факты, связанные с заключением договоров потребительского кредита (займа) (см.: http://rusrim.blogspot.com/2025/04/blog-post_21.html ). Причем фиксация факта (см. ст. 24-2) осуществляется незамедлительно, но не позднее 10 минут с момента возникновения соответствующего факта. Так, что Для исполнения требований законодательства банкам потребуется, чтобы их информационные системы могли фиксировать до минут, дату получения документов и информации по вопросам заключения договоров.

Так что вопрос о датах давно уже перестал быть тривиальным и требует соответствующего регулирования.

Как мне кажется, при пересмотре стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который приказом Росстандарта №2596 от 31 октября 2024 года включен в «Программу национальной стандартизации на 2025 год (ПНС-2025)» (см. https://rst.gov.ru:8443/file-service/file/load/1730380855478 ), имеет смысл подумать о включении и таких вариантов написания даты в российских документах.

Поздравляю с Победой!

Дорогие друзья и коллеги,

От всего сердца поздравляю Вас с 80-летием Великой Победы!

Желаю Вам и Вашим близким счастья, здоровья и долгих лет жизни, чтобы ещё не раз отпраздновать победы и достижения нашей Родины!

 

Ответ на вопрос коллеги: Сложности и подводные камни в вопросе автоматизации кадрового документооборота

Вопрос: Какие Вы видите сложности и подводные камни в вопросе автоматизации кадрового документооборота?

Ответ: На текущий момент времени законодательно-нормативная база в области использования электронных документов в трудовых отношениях достаточно хорошо проработана и накоплен соответствующий практический опыт работы. В то же время, с моей точки зрения, имеются серьёзные пробелы в нормативно-правовом регулировании, которые влекут за собой определённые риски:

• До сих пор не урегулирован вопрос об организации длительного хранения электронных документов, а ведь срок хранения части кадровой документации составляет 50 / 75 лет;
  
  
• Значительная часть кадровых документов предполагает их подписание не только работодателем, но и работниками, в том числе с использованием усиленных электронных подписей (УКЭП). Пока что у большинства работников таких УКЭП нет, и законодательством не предусмотрено их обязательное наличие и использование;
  
  
• Ещё одна проблема связана с длительными сроками хранения документов.  Обеспечить одновременно сохранность и работоспособность подлинника электронного документа в столь длительной перспективе вряд ли возможно, поэтому рано или поздно потребуется проведение конверсии документов из устаревших форматов/носителей в новые. В результате конверсии мы получим незаверенную копию электронного документа, на которую первоначальные УКЭП не «переходят». Даже заверив эту копию, будет сложно придать ей такую же юридическую и доказательную силу, которой обладал подлинник;
  
  
• Типичный срок службы информационных систем обычно не превышает 10 лет. Если организация существует дольше, она может столкнуться с непростой проблемой вывода кадровых документов из выводимой из эксплуатации системы и переноса их в новую систему. Готовых средств подобной миграции поставщики систем кадрового электронного документооборота обычно не предоставляют, поэтому может потребоваться проведение дорогостоящих и трудоёмких работ (возможно, с привлечением внешнего поставщика);
  
  
• Изменения в законодательстве об электронных подписях приводят к тому, что все должностные лица, кроме высшего руководителя организации, должны будут использовать вместе с УКЭП машиночитаемые доверенности (МЧД). Соответственно, система кадрового электронного документооборота должна будет каким-либо образом обеспечивать надлежащее управление МЧД (причём соответствующие требования законодательства вполне могут меняться с течением времени).

При этом необходимо учитывать, что, согласно законодательству, с 2021 года сведения о трудовой деятельности своих сотрудников работодатель обязан оперативно передавать в электронном виде в систему персонифицированного учета Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации - и только эти данные используются для учета пенсионных и трудовых прав граждан.

Ответ на вопрос коллеги: Новое определения понятия «подлинник» в ГОСТ Р 7.0.8-2025

Вопрос: В новом ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» присутствует весьма интересное для нас определение подлинника. Интересно оно примечанием-уточнением для электронного документа. Исходя из этого уточнения, любая копия ЭД (при условии его неизменности) имеет статус подлинника, и задача определить/пометить подлинник среди множества бинарно идентичных копий теперь не актуальна?

ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст)

23. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа.

Примечание - Подлинником электронного документа является любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения.

Ответ: В мире существуют научные определения понятия «подлинник (оригинал)» – также см. коллекцию определений здесь: http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2732 , http://www.ciscra.org/mat/mat/term/6505 и http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2733 . Это тот экземпляр (экземпляры) документа, который впервые был создан в полностью законченной и соответствующей требованиям (если есть) форме, пригодной для использования по прямому назначению,     - и при этом был реально использован в деловой деятельности. Экземпляры, созданные существенно позже (с точки зрения хода деловых процессов – например, после того, как самый первый из созданных экземпляров уже был отослан контрагентам; в каких-то случаях такое запаздывание по времени может исчисляться миллисекундами, и этого будет достаточно) могут быть признаны, в зависимости от конкретных обстоятельств, как дополнительными подлинниками, так и новыми документами, дубликатами документа или заверенными копиями.

Действительно, сегодня широко распространенным подходом является признание побитно-идентичных (включая файлы электронных подписей и, возможно, МЧД) экземпляров электронных документов равноправными – так просто удобнее работать. Однако так бывает не всегда:

• Существуют технологии, позволяющие выделить именно самый первый экземпляр (или несколько первых экземпляров), особенно если он записан на съёмном носителе (помните системы защиты от пиратства CD-дисков? Это вот эти самые технологии);
  
  
• В ряде случаев подлинниками по закону могут быть признаны только документы, хранимые в конкретной информационной системе;
  
  
• Наконец, документ – это не только контент, но и метаданные (включая данные регистрации). Если контент побитно идентичен, но существенные метаданные изменились либо отсутствуют, это, возможно, уже не совсем «тот» документ!
  
  
• В процессах оперативной обработки документов (например, обработка платёжных поручений) только первый поступивший экземпляр будет реально обработан, а все прочие будут отброшены. Также есть документы, когда права собственности связаны с обладанием документов (например, коносаменты) – здесь тоже приходится вести контроль экземпляров;
  
  
• Также существует конфиденциальное и секретной делопроизводство, в котором ведется строгий поэкземплярный учет, а неучтенные экземпляры могут считаться нелегитимными.

Также замечу, что фраза о невнесении изменений с момента подписания и регистрации (!) говорит о том, что авторы новой редакции терминологического стандарта не прошли «курс молодого бойца» по усиленным электронным подписям – данное высказывание можно истолковать так, что после подписания, но до регистрации (кстати – у кого? оператор документооборота и получатель ведь тоже регистрируют документ) изменения вносить можно :)

Вывод: Возможны различные ситуации, и единого подхода на все случаи жизни нет. Где-то различать побитно идентичные экземпляры не нужно, а где-то – придётся.

С праздником!

Дорогие женщины,

Поздравляю Вас с замечательным весенним праздником 8 марта!

От всей души желаю Вам крепкого здоровья, хорошего весеннего настроения, счастья и радости в кругу близких людей и друзей, благополучия в доме, энергии и мотивации для достижения всех задуманных личных и профессиональных целей!

Пусть Вам всегда и во всём сопутствует удача!