Ответ на вопрос коллеги: Каким перечнем пользоваться, разбирая неупорядоченный архив организации?

В Телеграм-группе «Pro архивы организаций» для общения на профессиональные темы в сфере организации архивного хранения документов (см.: https://t.me/pro_arhivi ) коллега задала следующий вопрос: 

Вопрос коллеги: Пытаюсь уяснить, каким перечнем пользоваться, разбирая неупорядоченный архив организации, в случае отсутствия номенклатуры дел? Например, массив управленческих документов за 2007 год. Номенклатуры дел нет.  Руководствоваться ли «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558, срок действия до февраля 2020 года) - или действующим «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236? (см.: https://t.me/pro_arhivi/7/3730 )

Ответ: Моя личная точка зрения следующая: Со сроками хранения ситуация, как с судебными приговорами - срок обычно устанавливается по перечню, действовавшему в соответствующий период времени; а новые перечни, как правило, обратной силы не имеют, но:

Наказывают организацию не за неверный выбор перечня/статьи, а за неисполнение действующих законодательно-нормативных требований, за невыполнение контрактных обязательств + организация может сама себя «высечь», оставшись без документов, необходимых ей для отстаивания её прав или сохраняющих её историю и знания. Поэтому в проблемных случаях желательно советоваться с юристами (а ещё лучше - решать вопрос на ЭК).

Если старый и новый сроки хранения одинаковы, можно сослаться на оба перечня.

Если сроки расходятся, тут нужно думать и оценивать риски. Что будет выгодней / дешевле / безопаснее: поскорее уничтожить документы (сделав их недоступными, скажем, для контролирующих органов) – или же на всякий случай отхранить их дольше? Как действуют другие аналогичные организации в этой ситуации (важно не быть «белой вороной» :))?

Если разница в сроках - это разница между постоянным и временным сроками хранения, а Вы - источник комплектования архива, - посоветуйтесь с архивом.

Кстати говоря, если срок хранения соответствующих документов прямо установлен законодательством (что встречается не так уж редко), то ссылаться можно непосредственно на законодательство.

Источник: Телеграм-группа «Pro архивы организаций» 
https://t.me/pro_arhivi