Минтруд: Согласие работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота

Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты РФ в письме от 12 февраля 2025 г. №14-6/ООГ-653 ответил на вопрос, поступивший на официальный сайт Минтруда России, по вопросу согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

Вопрос: Может ли работник дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО в электронном виде? В том случае, если может, почему этот документ не включен в Перечень кодов документов (кадровых мероприятий), утвержденный Приказом Минтруда России от 20.09.2022 №578н?

Ответ Министерства: Согласно части пятой статьи 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника (за исключением лиц, принимаемых или принятых на работу после 31 декабря 2021 г. и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 г. отсутствует трудовой стаж).

В пункте 27 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст, под письменным документом понимается документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

Мой комментарий: Данный стандарт утратил силу с 1 марта 2025 года в связи с изданием приказа Росстандарта от 28.01.2025 №30-ст. В новой версии определение термина «письменный документ» не изменилось.

Письменный вид документа в трудовых правоотношениях равнозначен бумажному носителю, что также подтверждается положениями части второй статьи 22.1 ТК РФ.

По мнению Министерства «согласие работника о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота является правовым гарантийным документом для работника и оформляется в письменном (бумажном) виде».

Мой комментарий: Министерство всё ещё считает, что «письменный вид» - это только бумажные документы :(

А вот Семнадцатый арбитражный апелляционный суд в декабре 2018 (Постановление от 26.12.2018 №17АП-17220/2018-АК по делу №А60-38486/2018) при оспаривании правомочности использования электронного документа, изложил иную позицию по данному вопросу и признал, что электронный документ, оформленный в соответствии с установленными требованиями, является полноценной письменной формой, порождающей те же правовые последствия, что и документ на бумажном носителе. Ниже кратко изложены суть этого судебного спора и его результаты:

Суть спора

Антимонопольный орган признал нарушение ч. 3 ст. 53 Закона о контрактной системе в действиях заказчика, которое выразилось в том, что в составе заявки ООО ЧОП «Альфа-Е» документ, подтверждающий внесение обеспечения заявки на участие в открытом конкурсе (банковская гарантия), был представлен в электронной форме, в то время как конкурсной документацией была предусмотрена исключительно письменная форма подачи заявок.

Оспаривая решение антимонопольного органа и суда первой инстанции, поддержавшего законность решения антимонопольного органа, общество настаивало на том, что банковская гарантия на USB-накопителе была вшита в состав заявки и включена в опись документов заявки, а также, что банковская гарантия была включена в реестр банковских гарантий, следовательно, вывод антимонопольного органа о том, что она отсутствует в надлежащей форме, ошибочен.

Позиция Семнадцатого арбитражного апелляционного суда

Согласно решению антимонопольного органа, представленную банковскую гарантию на USB-накопителе последний расценил как ненадлежащую форму документа, подтверждающего внесение обеспечения заявки на участие в открытом конкурсе, сославшись на то, что конкурсной документацией предусмотрена исключительная письменная форма подачи заявок, подача заявок в форме электронного документа не предусмотрена. 

При этом антимонопольный орган ссылался на п. 12 части II «Информационная карта конкурса» конкурсной документации в которой установлена форма подачи заявок на участие в конкурсе - письменная форма.

Суд сослался на следующие понятия «электронный документ»:

• В пункте 27 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст, под письменным документом понимается документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. В соответствии с п. 10 названного ГОСТ электронный документ: документ, информация которого представлена в электронной форме;
  
  
• Понятие «электронный документ» также включено в Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 2), согласно которому электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Суд на этом основании сделал вывод о том, что электронный документ так же, как и обычный документ, представляет собой информацию, зафиксированную на материальном носителе, и является видом документа.

Для применения в гражданском обороте (а равно и в публичных правоотношениях) и оформления юридически значимых действий для электронного документа должна быть обеспечена возможность дальнейшего использования содержащейся в нем информации.  

То есть, как и обычный «бумажный» документ, электронный документ связан с конкретным материальным носителем. В рассматриваемом случае таким носителем является USB-накопитель.

При использовании электронных средств не меняется правовая сущность сделки как действия, направленного на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 153 ГК РФ).

Суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что представление в составе заявки банковской гарантии на USB-накопителе само по себе не свидетельствует об изменении статуса банковской гарантии как документа, а также не меняет ее правовой сущности - обеспечение заявки.

Таким образом, вывод антимонопольного органа о том, что в составе заявки ООО ЧОП «Альфа-Е» отсутствует в надлежащей форме документ, подтверждающий внесение обеспечения заявки на участие в открытом конкурсе и соответствующий вывод суда первой инстанции о доказанности нарушения в этой части являются ошибочными, основанными на неверном толковании положений конкурсной документации, не соответствующими обстоятельствам дела. 

Мой комментарий: Несмотря на логику суда, на сегодняшний день наиболее безопасным способом является получение согласия на ЭДО в бумажном виде. Министерство труда — это орган, отвечающий за соблюдение трудового законодательства, и его разъяснения являются руководящими для инспекций по труду. Следование им минимизирует риски претензий.
Если работодатель решит пойти по пути получения согласия в электронной форме, он должен быть готов:

• К спорам с трудовой инспекцией при проверке;
  
  
• К возможному оспариванию всего электронного документооборота с работником, если суд в конкретном споре встанет на сторону Минтруда.

В настоящее время формальный приоритет у позиции Минтруда, и получение согласия на бумаге остаётся наиболее надежным способом. Однако приведенное выше судебное решение является серьезным аргументом в пользу того, что законодательство и правоприменительная практика должны и будут эволюционировать в сторону признания полной юридической силы за электронными документами, в том числе и за согласием на ЭДО.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=230287
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=RAPS017;n=208344