Данное интервью известного международного эксперта Карлоты Бустело (Carlota Bustelo – на фото), координатора рабочей группы WG8 «Системы менеджмента документов» подкомитета TC46/SC11 «Управление документами», эксперта рабочей группы CEN 468/WG1 «Обеспечение сохранности электронной информации – Требования» европейского органа по стандартизации CEN, ведущего консультанта компании Gabinete Umbus, - было опубликовано в № 83 за сентябрь 2025 года «Испанского журнала по стандартизации» (La revista de la normalización española), издаваемого национальным испанским органом по стандартизации UNE.
Растущий объем электронно-цифровой информации сделал управление документами стратегическим приоритетом для организаций всех секторов. Карлота Бустело анализирует, почему отсутствие глобального видения остается главным препятствием на пути к цифровой трансформации, и каким образом стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО) могут способствовать этому процессу.
Карлота Бустело. Фото: Daniel Aznar
Карлота стала свидетелем роста масштабов цифровизации и её последствий, как в плане деловой деятельности, так и в плане нормативно-правового регулирования, Именно благодаря усилиям Карлоты Бустело консалтинговая фирма Gabinete Umbus стала образцом оказания консультационной поддержки компаниям, стремящихся к полной и жизнеспособной цифровизации.
Вопрос: Как компания Gabinete Umbus решает проблемы в условиях экологической и цифровой трансформации?
Ответ: Gabinete Umbus - это консалтинговая фирма, специализирующаяся на управлении документами и обеспечении долговременной сохранности электронных материалов - в областях, в которых мы были пионерами. Мы выступали за полную цифровую трансформацию организаций, когда этого ещё не было в их планах. Вскоре мы поняли, что для эффективного консультирования наших клиентов, нам следует применять те же принципы в отношении нашей организации. Такой подход позволил нам стать полностью цифровой, работающей удалённо организацией из категории малых и средних предприятий. Каждый из наших консультантов работает из дома и, когда это необходимо, совершает физические визиты к клиентам, где бы те ни находились.
По нашему опыту - и это также является общим для всех наших клиентов - главная проблема цифровой трансформации в управлении информацией заключается в необходимости иметь стратегическое глобальное видение. Только так мы сможем преодолеть изолированные информационные ниши и индивидуализированные действия тех, кто считает себя их владельцами. Данное видение становится тем сложнее, чем крупнее организация. Включение долгосрочного видения в общую стратегию заложено в нашу ДНК, и мы помогаем нашим клиентам отбирать и обрабатывать цифровую информацию таким образом, чтобы обеспечить её долговременную сохранность и доступность до тех пор, пока сохраняется потребность в этой информации.
Вопрос: Что для Вас означает возглавлять рабочую группу ИСО по системам менеджмента документов?
Ответ: Я занимаюсь этим с 2009 года, - и всё это время это была сложная, но очень благодарная работа. Координаторы таких международных рабочих групп должны поощрять участие всех экспертов, уважать все мнения и обеспечивать их уважение. Каждый может внести определённый вклад в работу, хотя тем экспертам, что не владеют на достаточно высоком уровне английским языком, на котором мы общаемся и на котором пишутся стандарты, иногда приходится сложнее. Ввиду этого нам приходится искать разные способы для их участия.
За эти годы я многому научилась, встречаясь с людьми, представляющими разные культуры, языки и сектора, и мы сталкиваемся с общими трудностями при управлении электронной информацией и приходим к одним и тем же выводам. Наша цель заключается в том, чтобы разработать стандарты, полезные в любых ситуациях. В моём конкретном случае, разработка стандартов серии ISO 30300 для систем менеджмента документов потребовала взаимодействия и сотрудничества с другими комитетами ИСО, поддерживающими такие стандарты систем менеджмента, как ISO 9001 (система менеджмента качества – Н.Х.) и ISO 14001 (система менеджмента окружающей среды – Н.Х.), и такой опыт вдвойне вдохновляет.
«Наша цель заключается в том, чтобы разработать стандарты, полезные в любых ситуациях» - Карлота Бустело
Вопрос: Какие стандарты в этой области Вы бы выделили, и какой вклад они вносят в деятельность отрасли?
Ответ: Стандарты ИСО по управлению документами, разработанные в техническом подкомитете TC46/SC11 и начавшие публиковаться в 2001 году с выхода первой редакции стандарта ISO 15489, - сегодня представляют собой набор из примерно 25 стандартов, технических спецификаций и технических отчетов, предлагающих солидный набор требований, который является фундаментальной основой управления документами в цифровой среде. Среди них первостепенную роль играют:
- Стандарт ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en - стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 – Н.Х.), и
- Стандарт ISO 30301:2019 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements), см. https://www.iso.org/standard/74292.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74292:en (а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2019/02/iso-30301.html - Н.Х.), - с поправкой Amd 1:2024 «Поправка 1: Изменения, связанные с усилиями по борьбе с изменением климата» (Amendment 1: Climate action changes), см. https://www.iso.org/standard/88415.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88415:en (а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/iso-303012019.html - Н.Х.).
Мой комментарий: Стандарт ISO 30301:2019 адаптирован в России дважды - как ГОСТ Р 7.0.101-2018 / ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования». см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=222670 (мой пост о нём: https://rusrim.blogspot.com/2018/03/iso-30301.html ); и ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=181007 (мой пост о нём: https://rusrim.blogspot.com/2015/03/blog-post_98.html ).
Помимо них, существует еще один документ, очень важный в контексте обеспечения электронной сохранности: это стандарт ISO 14721:2025 «Практика использования систем космических данных – Эталонная модель открытой архивной информационной системы (OAIS)» (Space Data System Practices - Reference model for an open archival information system (OAIS)), см. https://www.iso.org/standard/87471.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87471:en (а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/04/iso-147212025-oais.html . В России стандарт не адаптировался. – Н.Х.).
Применение этой эталонной модели, разработанной техническим подкомитетом ИСО по системам передачи пространственных данных, выходит далеко за рамки аэрокосмической отрасли. По этой причине подкомитет испанского национального органа по стандартизации UNE/AENOR (от Asociación Española de Normalización y Certificación – Испанская ассоциация стандартизации и сертификации – Н.Х.), председателем которого я являюсь, с предварительного разрешения соответствующего комитета по аэрокосмическим вопросам, перевел и адаптировал этот и взаимосвязанные с ним международные стандарты.
Вопрос: Какую роль играет UNE в распространении мнения и влияния испанских экспертов на международных форумах по стандартизации?
Ответ: UNE – это тот канал, через который испанские эксперты могут влиять на международную стандартизацию, участвовать в ней и предлагать свои идеи. В своей работе я всегда получала от UNE полную поддержку и помощь. В тесном сотрудничестве с различными членами ассоциации, являвшимися лидерами в нашем подкомитете, а также с испанскими экспертами, которые вызвались участвовать в нём на добровольных началах, мы добились того, что наше участие как на европейском, так и на международном уровнях высоко ценится и признаётся. Более того, в нашем случае, мы обсуждаем различные предложения на национальном уровне с тем, чтобы эксперты ощущали поддержку при отстаивании определённых позиций.
После стольких лет участия в международной стандартизации, я настоятельно рекомендую другим испанским экспертам также включиться в международную работу, и рекомендую их организациям не только допускать это, но и поощрять.
Посетите веб-сайт Карлоты Бустело по адресу: http://www.carlotabustelo.com/
Интервью давала Карлота Бустело (Carlota Bustelo)
Источник: сайт UNE
https://revistanormalizacion.une.org/83/gabinete-umbus/
Комментариев нет:
Отправить комментарий