Читая новый австралийский стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (2)

(Продолжение)

Побудительные причины для проведения миграции документов описаны в разделе 2.1 следующим образом:

«В числе возможных причин проведения миграции документов можно назвать следующие:

• Обстоятельства, при которых сроки хранения документов являются более длительными, чем сроки эксплуатации текущей системы, в результате чего требуется миграция документов в новую систему;
  
  
• Необходимость сохранения документов в читаемом и пригодном для использования формате в течение всего срока их хранения, что требует преобразования документов из прежнего формата в новый;
  
  Мой комментарий: Здесь, очевидно, речь идёт уже не о миграции, а о конверсии документов :)
  
  
• Перемены административного характера или изменения в механизме государственного аппарата, требующие передачи соответствующих документов вместе с функциями в другую организацию;
  
  
• Развёртывание новых систем и/или технологий для замены устаревших технологий или выводимых из эксплуатации систем (включая миграцию документов в новые системы);
  
  
• Необходимость индивидуальной настройки или интеграции систем в случае, когда документы совместно используются этими системами;
  
  
• Изменения в классификационных схемах, в схемах метаданных, или изменения в местоположении данных;
  
  
• Слияния и поглощения (организаций – Н.Х.);
  
  
• Внутренние изменения в организации;
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности свидетельств / доказательств и истории организации;
  
  Мой комментарий: В данном случае речь скорее идёт о конверсии, чем о миграции.
  
  
• Обновление с одной версии на более новую версию того же программного обеспечения;
  
  
• Переход с системы одного типа на систему другого типа, или с одного существующего формата данных на новый формат данных;
  
  Мой комментарий: Переход на новые форматы – бесспорная конверсия, а не миграция.
  
  
• Переход с локальных приложений на платформы, поддерживаемые третьими сторонами;
  
  Мой комментарий: Данный пункт охватывает переход на облачные вычисление и использование иных видов аутсорсинга.
  
  
• Возврат (репатриация) документов после прекращения действия аутсорсинговых соглашений; и
  
  
• Экспоненциальный рост объёмов документов.»

Мой комментарий: Думаю, можно предложить ещё ряд причин, побуждающих проводить миграцию (понимаемую в более широком смысле):

• Оптимизация расходов и производительности посредством перемещения документов и информации в более дешёвые или более медленные системы хранения (в том числе миграция в рамках иерархических систем хранения) – либо перемещение с целью разгрузить «боевые» системы и повысить их производительность;
  
  
• Резервное копирование (включая создание и хранение локальных резервных копий, хранение резервных копий в удаленных местах, хранение резервный копий у третьих сторон);
  
  
• Дублирование документов в иерархических системах хранения, в которых документы нижележащего уровня «поднимаются» и агрегируются на следующем уровне – в своё время по такой схеме у нас хранились документы налоговых органов;
  
  
• Передача документов на ведомственное архивное хранение и на постоянное архивное хранение;
  
  
• Выемка электронных документов для представления их в контролирующие органы, судам и следствию;
  
  
• Выполнение контрактных обязательств, связанных с передачей документов от одной стороны другой.

Далее в п.2.1 говорится:

«Последствиями ненадлежащего планирования и выполнения миграции могут быть:

• Снижение выручки;
  
  
• Перерасход ресурсов проекта и/или перерасход бюджета;
  
  
• Неработоспособность решений из-за неполноты информации;
  
  
• Утрата или порча информации;
  
  
• Ошибки при принятии решений;
  
  
• Нарушение законодательно-нормативных требований; и
  
  
• Проблемам с брендом.

Мой комментарий: Чтобы легче было убеждать высшее руководство, я бы дополнительно упомянула следующие высокоуровневые аспекты:

• Снижение либо полная утрата документами юридической и доказательной силы после миграции;
  
  
• Утечка конфиденциальной информации и/или персональных данных в процессе миграции,
  
  
• Штрафы и санкции, вызванные неисполнением законодательно-нормативных требований, контрактных обязательств и т.п.;
  
  
• Потери (собственности, прав интеллектуальной собственности и т.п.; потери ввиду перебоев в деловой деятельности) ввиду утраты или компрометации документов и информации в ходе миграции) самой организации;
  
  
• Негативные последствия для внешних заинтересованных сторон и вызванный этим репутационный ущерб;
  
  
• Нечитаемость информации и её непригодность для использования в деловой деятельности после технически корректно выполненной миграции.

Аспекты поддержания ключевых по важности характеристик авторитетной (говоря по-русски, заслуживающей доверия – Н.Х.) информации включают в себя:

• Архивирование документов (с учётом происхождения, изменений контекста, обеспечения долговременной сохранности электронных материалов);
  
  
• Уничтожение не имеющих ценности документов;
  
  
• Вопрос метаданных и принятие во внимание требований аудита;
  
  
• Модели безопасности; и
  
  
• Эволюция архитектур и платформ (см. ISO TR 21965).»
  
  Мой комментарий: Здесь упомянут технический отчёт ISO/TR 21965:2019 «Информация и документация - Управление документами в рамках корпоративной архитектуры» (Information and documentation - Records management in enterprise architecture), см. https://www.iso.org/standard/72312.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:72312:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/03/isotr-219652019.html  .

(Продолжение следует)

Источник: сайт «Стандартов Австралии»
https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025