суббота, 31 мая 2014 г.

США: Новые публикации «Конференция Седона»


«Конференция Седона» (Sedona Conference®, о ней см. также http://rusrim.blogspot.com/search/label/Sedona ) – очень авторитетный североамериканский некоммерческий правовой идейный центр, в основном занимающийся вопросами обеспечения долговременной сохранности и представления в суд сохраняемой в электронном виде информации (э-раскрытия). В работе «Конференции Седона» принимают участие многие видные американские и канадские юристы, и хотя выпускаемые ею документы официального статуса не имеют, они рассматриваются практикующими юристами как «руководства к действию».

За последний год «Конференция Седона» опубликовала ряд интересных документов (полный список публикаций см. по адресу https://thesedonaconference.org/publications ):
Отмечу некоторые интересные терминологические нюансы в глоссарии. Например, вот как сейчас американские юристы определяют понятие «документ»:
Record: (1) Information, regardless of medium or format that has value to an organization.

Документ: Информация, представляющая ценность для организации, вне зависимости от вида носителя или формата.
Вот ещё несколько определений, показавшихся мне любопытными:
Аватара – графическое представление пользователя в коллективно используемой виртуальной реальности, например, на веб-форумах или в чате.

Большие данные – Колоссальные объёмы данных, часто хранимые распределено и слабоструктурированные, которые может быть проблематично обрабатывать с использованием традиционных технологических решений.

Непрерывная последовательность владельцев/ответственных хранителей (chain of custody) – Документация, отражающая владение, перемещение, обработку и местоположение доказательства с момента его выявления до момента представления в суд (или иного перемещения или представления), необходимая для установления как его допустимости, так и аутентичности. Важна для минимизации риска привлечения к ответственности за преднамеренное уничтожение или искажение доказательств.

Компьютерная судебно-криминалистическая экспертиза (Computer Forensics) - Использование специальных методов для восстановления, аутентификации и анализа электронных данных в случаях, когда расследование или судебное разбирательство затрагивает вопросы, связанные с реконструкцией истории использования компьютеров, анализом остаточных данных, аутентификацией данных на основе технического анализа или с объяснением технических особенностей данных и характера использования компьютерных устройств. Компьютерная судебно-криминалистическая экспертиза требует специальных знаний, выходящих за рамки обычных методов сбора и сохранения данных, известных конечным пользователям и персоналу служб системной поддержки. Как правило, её проведение требует строгого соблюдения протоколов, обеспечивающих непрерывность последовательности владельцев/ответственных хранителей (chain of custody).

Полномасштабное управление информацией (Information Governance) – всесторонняя междисциплинарная концепция (framework), объединяющая политики, процедуры и меры контроля и управления, которая используется зрелыми организациями для максимизации полезности имеющейся у организации информации и одновременной минимизации соответствующих рисков путем включения в процесс принятия касающихся информации решений требований в отношении (1) э-раскрытия, (2) управления документами и информацией, и (3) обеспечения безопасности и защиты персональных данных.
Источник: сайт Конференции Седона
https://thesedonaconference.org/publications

Как Росархив в 2014 году планирует взаимодействовать с гражданами и своими референтными группами


На сайте Росархива 13 мая 2014 года был выложен «Персональный План-график деятельности по взаимодействию с гражданами и отраслевыми референтами группами на 2014 г.», утвержденный руководителем Федерального архивного агентства А.Н. Артизовым (разработка таких планов сейчас для ведомств обязательна).

Всего в плане 15 пунктов, 12 из которых - ежемесячные личные приемы граждан руководителем Росархива, а также еще три мероприятия:
  • 18 июня - Встреча с представителями ветеранских организаций Вооруженных сил, спецслужб и труда в рамках открытия историко-документальной выставки к 100-летию со дня рождения Ю.В. Андропова:

  • 18 ноября - Встреча с представителями бизнес сообщества в сферах оказания архивных услуг и IT-технологий в рамках XXI международной НПК «Документация в информационном обществе: нормативно-методическое обеспечение управления документами»

  • Ноябрь - Проведение онлайн-конференции в сети Интернет совместно с компанией «Гарант» по вопросам интеграции архивов Республики Крым и города федерального значения Севастополя в архивную отрасль Российской Федерации
Учитывая, что аналогичные планы-графики должны были разработать и утвердить и другие ведомства, я решила посмотреть, какие же мероприятия они включили в свои планы работы. В интернете размещены:
Роспечати включило в свой план:
  • Проведение четырех заседаний Общественного совета при ведомстве (темы заседаний определены в плане);

  • Проведение пяти онлайн конференций в сети «Интернет» по информированию граждан о планах, процессах и результатах деятельности Роспечати и обсуждению ключевых вопросов, связанных с деятельностью Роспечати;

  • Ежедневное размещение полной информации о деятельности Роспечати с возможностью направить обращение на сайте агентства.
Руководитель ФТС планирует:
  • Проведение онлайн конференции с гражданами, используя существующую инфраструктуру ведомственной видеоконференцсвязи ФТС России;

  • Проведение интернет-конференции руководителя ФТС России с участниками внешнеэкономической деятельности;

  • Проведение пресс-конференции руководителя ФТС России в рамках проводимой выставки «Таможенная служба»;

  • Участие (председательство) в заседаниях Общественно-консультативного совета по таможенной политике при ФТС России (ежеквартально);

  • Участие в пленарном заседании Консультативного совета по иностранным инвестициям в России;

  • Осуществление личного приема граждан и участников внешнеэкономической деятельности (ежеквартально);

  • Размещение на официальном сайте ФТС России утвержденного Плана-графика деятельности руководителя ФТС России по взаимодействию с гражданами и референтными группами, а также информационных материалов о его выполнении
В план–график деятельности Министра финансов Российской Федерации включены пять круглых столов и пять онлайн-конференций в Интернете по различным вопроса деятельности министерства.

Персональный план-график деятельности Министра регионального развития Российской Федерации предусматривает проведение двух встреч с референтными группами и две онлайн-конференции с гражданами.

В план-график руководителя Росгидромета включены не только личный прием граждан, но и ежеквартальные пресс-конференции РИА Новости и ИТАР–ТАСС.

Мой комментарий: Планы существенно различаются, но во всех случаях половина запланированных мероприятий предусматривает использование интернет-ресурсов для общения руководителя ведомства с гражданами и референтными группами. В этом отношении план Росархива отражает уровень использования ведомством современных информационных технологий. Более того, он показывает нежелание руководства ведомства общаться и встречаться с гражданами и профессиональным сообществом.

Источники: сайты Федерального архивного агентства, Министерства финансов, сайт «Открытое правительство», сайты Министерства регионального развития; Росгидромета, Роспечати, Федеральной таможенной службы,
http://www.fapmc.ru/mobile/activities/open-government/item1/main/custom/0/0/file.doc 
http://www.customs.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=19277&Itemid=2471  
http://www.fas.gov.ru/netcat_files/556/713/skanirovanie0001.pdf 
http://www.minfin.ru/common/upload/library/2014/05/main/plan-grafik_deyatelnosti_ministra.pdf  
http://www.minregion.ru/uploads/attachment/46a7d4a6-d6c4-4f34-9a06-670f4692c9c8.pdf 
http://www.meteorf.ru/upload/iblock/91c/Plan-graphik-Ruk-Rosgidro-2014.pdf 

пятница, 30 мая 2014 г.

Международный день архивов приближается: В Марокко планируют поговорить об архивах политических партий


9 июня 2014 Архивы Марокко уже в третий раз будут отмечать Международный день архивов. На этот раз в фокусе внимания будут архивы марокканских политических партий.

В посвященном мероприятию буклете, подготовленном на арабском и французском языках, отмечается, что «хотя политические партии, бесспорно, играли и продолжают играть важную роль в современных демократических обществах, их деятельность редко бывает прозрачной. В то же время часто не хватает исследователей для работы в архивах, которые являются гарантами прозрачности и позволяют объективно оценить деятельность политических сил.»

«Что касается Марокко, то в целом ситуация с архивами политических партий туманная, хотя некоторые партии взяли на себя инициативу формирования фондов, рассказывающих об их деятельности в сфере культуры и науки. Возникают два основных вопроса: Есть ли у партий политика управлениями архивными документами как инструментами повседневной деловой деятельности и как частью культурно-исторической памяти? Необходимо ли проводить их инвентаризацию и защищать? Есть ли у архивов своё место в их организационной структуре?»

«Архивы Марокко обратились к политическим партиям страны (в первую очередь к тем, что за время своей деятельности накопили значительное архивное наследие) с просьбой дать ответы и разъяснения по этим и многим другим вопросам, что способствовало бы дискуссии по этому аспекту архивного дела, который затрагивает интересы всех. В свою очередь исследователи поделятся опытом исследований, связанным с архивами марокканских политических партий».

Источник: письмо директора Архивов Марокко, профессора современной истории Джамама Байда (Jamaâ BAIDA) в рассылке Международного совета архивов

Временный вариант представления в орган кадастрового учета актов обследования


Внесенных в законодательство изменений, расширяющих сферу использования электронных документов, не всегда достаточно для того, чтобы обеспечить практическую возможность применения документов в электронной форме даже тогда, когда закон уже вступил в силу. В таких случаях ведомствам приходится «выкручиваться». Вот новый тому пример.

Федеральный закон от 23 июля 2013 года № 250-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета объектов недвижимости» дополнил положения закона требованиями о представления документов для осуществления кадастрового учета в электронном виде:
Федеральный закон от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости»

Статья 21. Порядок представления заявителями документов для осуществления кадастрового учета

1.1. Межевой план, технический план и подтверждающий прекращение существования объекта недвижимости акт обследования направляются в орган кадастрового учета в форме электронных документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера.
А вот дальше начались маневры, связанные с тем, что ведомство просто не успевало доработать подзаконную нормативную базу.

В письме Минэкономразвития России от 27 сентября 2013 г. № 20632-ПК/Д23 указывалось, что до вступления в силу приказа Минэкономразвития России, которым вносятся изменения в Приказ № 627, устанавливающие требования к подготовке акта обследования в форме электронного документа, и размещения соответствующих XML-схем на официальном сайте Росреестра в сети Интернет, акт обследования в форме электронного документа представляется в орган кадастрового учета в форме электронного образа бумажного документа, подготовленного в соответствии с Приказом № 627, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера, изготовившего такой акт обследования, в виде файлов в формате PDF.

Приказом Минэкономразвития России от 25 октября 2013 г. № 621 были внесены изменения в приказ Минэкономразвития России от 13 декабря 2010 г. № 627 «Об утверждении формы акта обследования и требований к его подготовке», в том числе в «Требования к подготовке Акта обследования». С 1 января 2014 года предполагалось, что акты обследования будут представляться с использованием XML-схем:
Требования к подготовке Акта обследования

11. Акт подготавливается в форме электронного документа в виде XML-документа, созданного с использованием XML-схем и обеспечивающего считывание и контроль представленных данных, и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера, подготовившего такой Акт.
Но этого не произошло, и Минэкономразвития России 9 января 2014 года выпустило письмо № 31-ПК/Д23и, в котором разъяснило, как направлять электронные документы для кадастрового учета в ситуации, когда даже после вступления в силу новых положений XML-схемы так и не появились на официальном сайте Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в сети «Интернет» ( https://rosreestr.ru/wps/portal/ ).

Минэкономразвития России высказало мнение, что до введения в действие XML-схемы используемой для формирования акта обследования в виде XML-документа, для государственного кадастрового учета в орган кадастрового учета акты обследования могут представляться:
  • В форме электронного образа бумажного документа, подготовленного в соответствии с Приказом № 627, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера, изготовившего такой акт обследования, в виде файлов в формате PDF (если кадастровые работы завершены до дня вступления в силу Приказа № 621);

  • В форме электронного образа бумажного документа, подготовленного в соответствии с Приказом № 627 в редакции Приказа N 621, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера, изготовившего такой акт обследования, в виде файлов в формате PDF (если кадастровые работы завершены после дня вступления в силу приказа № 621).
Со дня введения в действие XML-схемы, используемой для формирования XML-документов, акты обследования должны представляться в орган кадастрового учета только в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера, подготовившего такой акт обследования, в виде файла в формате XML.

Мой комментарий: Мои попытки в конце мая 2014 года отыскать на сайте Росреестра XML-схемы акта обследования не увенчались успехом. Отмечу также, что «подкручивание» нормативных правовых актов информационными письмами вообще-то незаконно, и есть риск того, что изготовленные по предложенной технологии акты могут быть успешно оспорены в суде.

Источник: КонсультантПлюс
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_162675/ 
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_152436/

четверг, 29 мая 2014 г.

Кэрол Чокси (США): Документ умер, да здравствует документ!


Статья известного американского специалиста, генерального директора и главного консультанта фирмы IRAD Strategic Consulting д-ра Кэрол Чокси (Carol E.B. Choksy – на фото) была опубликована на сайте фирмы 16 мая 2014 года. Она посвящена «вечнозелёному» вопросу – «Что такое документ?», и отражает точку зрения, характерную для ряда коллег из США. Я предлагаю читателям перевод этой статьи как материал для размышлений; моя собственная точка зрения по ряду вопросов не совпадает с позицией Кэрол Чокси.

Заявления ученых мужей, что документы «умерли», свидетельствуют о невежестве в вопросах управление документами, управления рисками и э-ракрытия. Проблема в том, что большое число людей пытается заниматься управлением документами, не имея для этого соответствующей подготовки. Бухгалтеры, юристы, эксперты по раскрытию электронной информации в ходе судебных споров, консультанты по управлению контентом, консультанты по вопросам поиска и систем классификации - все они утверждают, что помогают организациям управляться с их «документами». Большинство готово давать советы о закупке технологий, даже не пытаясь определить, в какой мере используемая организацией корпоративная архитектура сковывает возможности даже хорошо подготовленных сотрудников по исполнению политик, касающимся управления информацией.

Особенно тревожным среди всех недостатков, вытекающих из отсутствия подготовки по вопросам управления документами, является непонимание того, что такое «документ» (record). Эта проблема настолько общераспространенная, что она ставит под угрозу способность большинства компаний управлять рисками, и в особенности рисками, связанными с судебными спорами. Даже руководители юридических служб крупных американских корпораций не понимают, особенно в сфере э-раскрытия, что такое документ и на что он способен, в результате подводя свои компании под самые уродливые и самые дорогостоящие формы представления информационного контента (Согласно законодательству США и ряда других англосаксонских стран, в случае судебного спора или расследования стороны в принципе обязаны представить суду абсолютно всю относящуюся к делу информацию и документы, находящуюся под их контролем, вне зависимости от вида носителя и способа хранения. Те, кого ловят на неисполнении этого требования, обычно проигрывают спор и могут быть подвергнуты ряду болезненных дополнительных наказаний. Поэтому, вовремя не уничтожая документы и рабочие материалы по истечении установленных для них сроков хранения, организации создают для себя дополнительные риски. – Н.Х.).

Что такое «документ»? Ответ: «Смотря по обстоятельствам». Государственные органы должны исполнять требования законов и нормативных актов, регламентирующих для них вопросы управления информацией. В определенный момент информация, относящаяся к деятельности по государственному управлению, меняет свой статус и становится «документом». Понятие «объявления документом» (declaring a record – которое, следует отметить, в последние годы почти вышло из употребления как раз вследствие усиления открытости государственного управления и практики э-раскрытия, в равной степени охватывающих документы и не-документы. – Н.Х.) проистекает из используемой государственными органами практики выделения официально опубликованных для общественности материалов, в отличие от проектов, черновиков и другой информации, которая может никогда не публиковаться. Принципы прозрачности государственного управления требуют, чтобы практически любая информация, созданная государственным органом или учреждением, могла быть раскрыта для общественности, однако такая информация может при этом так и не стать «документом». Именно поэтому соответствующий закон называется «Законом о свободе доступа к государственной информации» (Freedom of Information Act).

Причина, по которой государственные архивисты накануне и в период Второй мировой войны изобрели концепцию перечней с указанием сроков хранения (retention schedule), не была связана с управлением «документами»; это было сделано для того, чтобы массивы информации, которая никогда не станет «документами», не попадали на хранение в Национальные Архивы. Иными словами, перечни были изобретены для управления всей информацией, а не только «документами».

В путанице по вопросу о том, что такое «документы», во многом были виноваты сами архивисты. До 2001 международная ассоциация специалистов по управлению документами и информацией ARMA International определяла «документы» как «зафиксированную информацию, вне зависимости от использованного носителя информации». По сути дела любая захваченная организацией информация, как созданная внутри организации, так и полученная ею извне, считалась «документом». (С моей точки зрения, автор здесь не совсем точен. Примерно до 2005 года в США очень четко отделяли официальные документы организации от прочей информации, поскольку именно официальные документы организация обязана была представлять в суд. Всегда существовали четкие критерии, в соответствии с которыми документы отделялись от не-документов: а в законодательстве США имелось ясное определение понятия «государственный документ». Но вот после изменения законодательства границы, действительно, стали быстро размываться – Н.Х.).

Именно этого определения придерживаются все американские и канадские специалисты по управлению документами, стремясь снизить риски и сделать информацию корпоративным активом. Поскольку любая имеющаяся в организации информация может быть истребована в ходе судебных разбирательств, то всей информацией следует управлять. Для информации не предусмотрено «безопасной гавани» только на том основании, что организация не считает её «документами». Документы и информация в равной степени должны раскрываться, и все они должны охватываться политиками, процедурами, программами обучения и подотчетностью – как корпоративной, так и персональной. Это касается, в том числе, текстовых сообщений, интернет-чата и сообщений электронной почты, в которых рассылаются свадебные фотографии.

С появлением стандарта ISO 15489, ставшего результатом консенсуса специалистов по управлению документами и архивистов многих стран мира, понятие «документ» определяется как «информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности». (В российском ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, который, как в нем утверждается, «идентичен» международному стандарту ISO 15489-1:2001, это определение дано в несколько измененной редакции: «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности» - Н.Х.)

Такое определение далеко отодвинуло понятие «документов» от моментов их создания (когда требуется управление контентом - document management) и распространения (где тоже требуется защита). Кроме того, оно потенциально не охватывает 90 процентов информации, создаваемой организацией для ведения деловой деятельности, включая большинство баз данных и электронную почту (С моей точки зрения, это бездоказательное утверждение, не подтверждаемое американской же практикой – впрочем, перечитайте определение и судите сами.  – Н.Х.). И хотя стандарт ISO 15489 способствовал широкому распространению в мире идей и практики управления документами, понятие «документа» в нём сужено до такой степени, что следование стандарту для любой американской компании скорее приведет к увеличению риска, а не к его уменьшению.

Понятие «документа» является полезным, когда оно используется экспертами. Те, кто используют его, не имея надлежащей профессиональной подготовки в области управления документами, увеличивают риски своей организации и способствуют превращению её информационных активов в свалки токсичных отходов. Первое, с чего должна начинать всякая организация – это провести самооценку по «Модели зрелости для полномасштабного управления информацией» (Information Governance Maturity Model – данная модель, информацию о которой можно найти здесь: http://www.arma.org/r2/generally-accepted-br-recordkeeping-principles/metrics , была разработана ассоциацией ARMA International в поддержку её «Общепринятых принципов делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles, GARP), см. http://rusrim.blogspot.ru/search/label/GARP - Н.Х.), обратив первоочередное внимание на принцип подотчетности (Principle of Accountability).

Кэрол Чокси (Carol E.B. Choksy)

Источник: сайт компании IRAD Strategic Consulting
http://iradconsulting.com/wordpress/?p=134

Проект Основ государственной культурной политики: Что говорится об архивах?


Министерство культуры на своем официальном сайте опубликовало для общественного обсуждения проект «Основ государственной культурной политики», см. http://mkrf.ru/open-ministry/public-discussions/proekt-osnov-gosudarstvennoj-kulturnoj-politiki .

К культурному наследию народов Российской Федерации, среди прочего, отнесен Архивный фонд Российской Федерации, а в число задач государственной культурной политики входит и «систематизация, расширение и развитие существующего опыта использования» Архивного фонда.

Документ определяет информационную среду как всю «совокупность средств массовой информации, радио- и телевещание, сеть Интернет, распространяемые с их помощью текстовые и визуальные материалы, информация, а также созданные и создаваемые цифровые архивы, библиотеки, оцифрованные музейные фонды».

Мой комментарий: С моей точки зрения, понятие «информационной среды» не должно сводиться исключительно к электронной среде.

Единое общее национальное электронное пространство знаний будет сформировано на основе:
  • Оцифровки книжных, архивных, музейных фондов

  • Создания национальной электронной библиотеки и национальных электронных архивов (по музыке, живописи и т.д.).
По вопросам, затрагивающим деятельность архивов, самым революционным стало предложение об обеспечении долговременной сохранности электронного контента:
Проект Основ государственной культурной политики, май 2014 года

Необходим также поиск решения проблемы сохранения электронной информации, особенно ресурсов Интернета. Аудиовизуальные документы, электронные ресурсы, электронные книги, сайты, социальные медиа и т.д. полностью меняют концептуальный подход к сохранению информации. К настоящему времени огромное количество ценнейших электронных информационных ресурсов уже потеряно. Огромные массивы информации русскоязычного сегмента Интернета, сформированные на таких ресурсах, как Instagram, YouTube, Facebook, Twitter, Google, передаются на хранение в хранилища США, в том числе в Библиотеку конгресса, в то время как в России они никак не сохраняются.
Работа «по созданию государственной программы сохранения электронной информации» отнесена к числу задач государственной культурной политики. В прессе (см.: http://www.securitylab.ru/news/452978.php ) по этому поводу уточняется:
Россия обдумывает создание национальной базы хранения файлов русскоязычного сегмента Интернета

Руководитель администрации президента Сергей Иванов считает, что в России необходимо разрабатывать национальную систему хранения информации из Рунета. Он является главой рабочей группы по решению этого вопроса. Русскоязычный сегмент Интернета владеет огромным количеством информации, некоторая часть ее размещена на таких сервисах как Instagram, Facebook, Twitter, Google, YouTube, хранясь таким образом в США.
В документе архивы отнесены к числу «исторически сформировавшихся институтов, обеспечивающих различные виды культурной деятельности», чья история «ведется с античной эпохи». - (п.70.).

Задачей государственной культурной политики, согласно проекту, является «создание таких условий деятельности для этих институтов, когда органы управления, в том числе в финансовой и экономической сферах, при принятии соответствующих решений исходят из того, что музей, библиотека, архив, театр, филармония, концертный зал, дом культуры выполняют важнейшую государственную и общественную функцию исторического и культурного просвещения и воспитания общества».

Мой комментарий: Не умаляя значения функции архивов по историческому и культурному просвещению и воспитанию общества, отмечу, что ограничиваясь одной лишь этой задачей, мы рискуем потерять возможности для возрождения архивного дела и архивов на новом уровне как одного из основополагающих элементов системы современного государственного управления страны.

Вопрос о том, какую роль играют архивы в современном обществе, для чего они создавались и создаются, в данном случае является ключевым. Принимая как данность утверждение, что архивы – это только просвещение и воспитание, мы тем самым принижаем значение архивов для государственного управление и деловой деятельности.

Ненадлежащее обеспечение сохранности архивных документов (любых, а не только документов Архивного фонда страны) наносит ущерб в первую очередь не историкам и исследователям, а рядовым гражданам и организациях, государству в целом.  К сожалению, этот существенный момент в документе совершенно не отражен.

Источники: сайт Министерства культуры РФ / SecurityLab
http://mkrf.ru/open-ministry/public-discussions/proekt-osnov-gosudarstvennoj-kulturnoj-politiki
http://www.securitylab.ru/news/452978.php 

среда, 28 мая 2014 г.

Риски облачных вычислений: Сбой сервиса хранения данных отбросил назад исследовательские проекты


Статья Стива Коловича (Steve Kolowich) была опубликована 12 мая 2014 года на сайте
«Хроника высшего образования» (The chronicle of higher education,
http://chronicle.com ) в блоге WiredCampus

На прошлой неделе облачное приложение для управления научными данными Dedoose (  http://www.dedoose.com/ ) стало жертвой «разрушительного» технического сбоя, вследствие чего многие исследователи из различных уголков страны потеряли плоды больших усилий, вложенных в научные исследования, а часть данных, возможно, уже не удастся восстановить.


Компания SocioCultural Research Consultants, продающая услуги сервиса Dedoose, всё ещё продолжает попытки восстановить как можно больше материалов своих клиентов, и в своем блоге сообщила, что «подавляющее большинство» хранящихся на их платформе научных данных не пострадало. Тем не менее, последствия сбоя стали обескураживающими для ряда исследователей, отбросив назад проводимые ими исследования, - тем самым ещё раз высветив риски, которые появляются, когда управление данными доверяется третьей стороне.

В числе пострадавших – исследователь-социолог из Гарвардского университета Маргарет Фрай (Margaret Frye). Г-жа Фрай использовала Dedoose для сортировки и аннотирования журнальных статей о СПИДе и сексуальном влечении в южной части Африки. Но когда она вошла в систему вечером 6 мая, её «приветствовало» сообщение о том, что та не работает. Сначала г-жа Фрай не паниковали. «Ничто не намекало на утрату данных», - сказала она. Но когда Dedoose наконец снова заработал, у неё исчезли около 60 аннотированных текстов.

Г-жа Фрай и её коллега-исследователь все еще хранят исходные материалы на своих компьютерах, но свыше 100 часов труда, затраченного на «кодирование» - разметку журнальных статей с использованием метатегов и примечаний - были потеряны. Г-жа Фрай не питает больших надежд на то, что эти данные будут восстановлены поставщиком.

В аналогичную ситуацию попал доцент Университете Кентукки Джейсон Ричардсон (Jayson Richardson). Он и двое его студентов использовали Dedoose для «кодирования» объявлений о вакансиях на должности директоров начальных и средних школ, с тем, чтобы оценить, насколько хорошо в штате Кентукки стремящихся к карьерному росту руководителей в сфере образования готовят к тому, чтобы соответствовать критериям потенциальных работодателей. По его словам, «Последние две-три недели мы занимались этой работой довольно плотно». Когда Dedoose рухнул, г-н Ричардсон и его коллеги потеряли результаты порядка 100 человеко-часов работы.

В социальных сетях стали накапливаться сообщения, поступающие от разъяренных исследователей. Многие критиковали компанию за поведение, которое они расценивают как нарушение доверия. «Похоже, вам удалось уничтожить исследовательский проект моей жены с бюджетом в 10 тысяч долларов», - написал на странице продукта в Facebook один из комментаторов.

Президент компании SocioCultural Research Consultants Эли Либер (Eli Lieber) в воскресенье 11 мая отказался дать интервью, сказав, что он и его коллеги в данный момент заняты решением проблемы. На прошлой неделе он написал сообщение в блоге, кратко подытожив случившееся.

«Эта разрушительная системная «коллизия» вечером во вторник 6 мая возникла в результате неожиданного сбоя одного из наших критически-важных системных сервисов Microsoft Azure, что повлекло за собой падение Dedoose», пишет г-н Либер . «Момент оказался особенно неудачным, поскольку как раз шёл процесс полного шифрования базы данных и её резервного копирования. В свою очередь процесс резервного копирования повредил всю нашу систему хранения».

Для многих ученых переход на хранение данных и управление ими с помощью облачных услуг представляется неизбежным. Университеты все больше доверяют хранение своих данных сторонним организациям, а в результате развития доступных широкому кругу пользователей услуг, таких как Google Docs, облако стало восприниматься как факт жизни.

«Своим студентам я говорю, что просто такова природа зверя», отмечает Ричардсон. «Любая системы хранения может отказать, а отдача от использования облачных услуг перевешивает риски, связанные с хранением результатов работы на далеких серверах».

Тем не менее, подобные инциденты служат суровым напоминанием о том, что риски существуют. «В своё время сохранение данных в облаке казалось мне способом сделать мои данные более защищёнными», сказала г-жа Фрай из Гарвардского университета. «Но теперь, после подобного опыта, я уже не так в этом уверена».

Стив Колович (Steve Kolowich)

Источник: сайт «Хроника высшего образования» (The chronicle of higher education)
http://chronicle.com/blogs/wiredcampus/hazards-of-the-cloud-data-storage-services-crash-sets-back-researchers/52571 

Уточнен порядок ведения учета счетов-фактур


Федеральный закон от 20 апреля 2014 года № 81-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации», помимо прочего, уточняет порядок ведения учета счетов-фактур. В статью 169 «Счет-фактура» Налогового Кодекса внесено два изменения.

Изменения первое. В п.3, который устанавливает, какие документы должен вести налогоплательщик. Изначально к документированию учета счетов-фактур было три требования:
  • Составить счет-фактуру;

  • Вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур;

  • Вести книги покупок и книги продаж.
С 1 января 2015 года плательщики НДС (кроме посредников) не будут вести журналы счетов-фактур. Это связано с тем, что с 2015 года в декларацию по НДС будет включаться вся информация из книг покупок и продаж, и надобность в ведении отдельных книг учета отпадает. Поскольку организации-посредники включают в свои отчеты сведения из журналов учета счетов-фактур, то им придется их вести и впредь.

Изменение второе. Оно касается вопроса оформления счетов-фактур индивидуальным предпринимателем. Согласно действующей формулировке п.6 статьи 169, подписывать выставляемые индивидуальным предпринимателем счета-фактуры должен он сам, и возможность подписания счетов-фактур представителем предпринимателя в Налоговом Кодексе не предусмотрена. 

С 1 июля 2014 года счет-фактура, выставленный индивидуальным предпринимателем, может быть подписан «иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя».

Источник: Консультант плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=161938 

вторник, 27 мая 2014 г.

Проекты новых редакций стандартов ISO 9000 и 9001. Что предлагается изменить в системе менеджмента качества?


Сайт QualityGurus.net недавно опубликовал анализ изменений, содержащихся в обсуждаемых в настоящее время проектах новых редакций ключевых стандартов системы менеджмента качества ISO 9000 и ISO 9001 (см. также http://rusrim.blogspot.ru/2014/05/iso-9000.html и http://rusrim.blogspot.ru/2014/05/iso-9001.html ), принятие которые ожидается в 2015 году.

Называются следующие причины подготовки новых редакций стандартов:
  • За последние 25 лет появилось множество других систем менеджмента, которые начали широко использоваться во всём мире. Организации, одновременно использующие стандарты нескольких систем менеджмента, все чаще требуют, чтобы при подготовке таких стандартов использовался единый формат и согласованные единые формулировки.

  • Возникла потребность уменьшить акцент на документирование. В центре внимания должно быть получение отдачи для организации и клиентов, а не создание документов.
Для решения этих задач разработана типовая структура стандартов для всех систем менеджмента. Новый общий формат ИСО предназначен для использования во всех стандартах систем менеджмента.

Ключевые изменения в проектах новых редакций стандартов системы менеджмента качества следующие:
  • Убрано исключение, предусмотренное п.1.2 действующей редакции стандарта ISO 9001: «Если какое-либо требование(я) настоящего стандарта нельзя применить вследствие специфики организации и ее продукции, допускается его исключение» (см. ГОСТ ISO 9001-2011, п.1.2 ). Авторы проекта считают, что сейчас нет уже никаких технических причин, не позволяющих СМК организации удовлетворить всем требованиям будущего стандарта.

  • Вместо термина «постоянное улучшение» (continual improvement) в ряде мест (хотя и не во всех) теперь используется просто «улучшение». В результате недавнего пересмотра Принципов менеджмента качества (Quality Management Principles) один из принципов изменился, и теперь вместо «постоянного улучшения» в нем говорится об «улучшении».

  • Ушло понятие «предупреждающие действия» (preventive action) и раздел 8.5.3. О соответствующих действиях теперь говорится в контексте управления рисками.

  • Термины «информационный материал, контент» (document - в ГОСТ «документ», см. ГОСТ ISO 9000-2011 пп.3.7.2 и 3.7.6 ) и «документ» (record - в ГОСТ «запись») по всему тексту заменены на  «документированную информацию» (documented information).

  • Отсутствует требование к организации разработать руководство по качеству.

  • Стандарт ISO 9001:2008 предусматривает шесть обязательных процедур. В новом проекте обязательных процедур нет. Исчез термин «документированная процедура»

  • Убрано требование (п.5.5.2) о назначении представителя руководства.
Ниже приведен мой перевод раздела проекта, посвященного управлению документированной информацией:

7.5 Документированная информация


7.5.1 Общие положения

Система менеджмента качества организации должна включать:
а) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
б) документированную информацию, которую организация сочла необходимой для эффективного использования системы менеджмента качества .

ПРИМЕЧАНИЕ: Объёмы документированной информации, необходимой для системы менеджмента качества, могут различаться в разных организациях в зависимости от:
а) размера организации, вида её деятельности, процессов, продуктов и услуг;
б) сложности процессов и их взаимодействия;
в) компетенция людей.

7.5.2 Создание и обновление документированной информации

При создании и обновлении документированной информации организация должна обеспечить её надлежащие:
а) идентификацию и описание (включающее, например, название, дату, автора и/или регистрационный номер);
б) формат (в т.ч., например, язык, версию программного обеспечения, графику) и носитель информации (например, бумажный или электронный);
в) анализ и утверждение на предмет пригодности и адекватности.

7.5.3 Контроль над документированной информацией

7.5.3.1 Документированная информация, требуемая системой менеджмента качества и настоящим стандартом, должны контролироваться с тем, чтобы обеспечить:
а) её наличие и пригодность к использованию там и тогда, где и когда это необходимо;
б) её адекватную защищенность (например, от потери конфиденциальности, от неправомерного использования и от потери целостности).

7.5.3.2 Для контроля над документированной информацией организация должна обеспечить, где это применимо, контроль над следующими операциями:
а) распространение, предоставление доступа, извлечение и использование;
б) хранение и обеспечение долговременной сохранности, в том числе сохранение читаемости;
в) контроль над изменениями (например, контроль версий);
г) отслеживание установленных сроков хранения и решение судьбы документированной информации по их истечении (уничтожение, передача на архивное хранение и т.д.).

Документированная информация внешнего происхождения, которую организация признала необходимой для планирования и функционирования системы менеджмента качества, должна быть надлежащим образом идентифицирована, и должна контролироваться.

ПРИМЕЧАНИЕ: Под доступом может пониматься как авторизация только чтения документированной информации, так и авторизация чтения и модификации документированной информации.
Источник: QualityGurus.net
http://www.qualitygurus.net/ISO+9001+2015+Revision
http://members.qualitygurus.net/wp-content/uploads/2014/05/ISO-9001-2015-committee-draft-CD.pdf 

Референтные группы Росархива определены: Что дальше?


Что такое «референтные группы»

В соответствии с Концепцией открытости федеральных органов исполнительной власти, утвержденной распоряжением правительства РФ от 30 января 2014 года №93, одним из основных механизмов реализации принципов открытости федеральных органов исполнительной власти является организация работы с референтными группами.

Определение ведомствами своих референтных групп предусмотрено «Методическими рекомендация по реализации принципов открытости в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные протоколом заочного голосования Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства от 26 декабря 2013 г. № АМ-П36-89пр.

В этом документе разъясняется, что в референтные группы необходимо включить те «организации, общественные объединения и социальные группы граждан (включая из числа получателей государственных услуг, потребителей информации, иных сторон)…, целью деятельности которых является защита и представление интересов потенциальных участников общественных отношений, регулирование и управление которых относится к сфере полномочий федерального органа исполнительной власти». Их мнения, предпочтения, ожидания и оценки необходимо принимать во внимание при принятии и реализации решений.

Государственным органам для определения своих референтных групп было рекомендовано:
Методические рекомендации по реализации принципов открытости в федеральных органах исполнительной власти (утв. протоколом заочного голосования Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства от 26 декабря 2013 г. № АМ-П36-89пр)

Для каждого федерального органа исполнительной власти с учетом специфики и характера его деятельности перечень референтных групп является уникальным. Федеральному органу исполнительной власти рекомендуется провести социологическое, аналитическое или иное исследование, на основании которого могут быть выявлены его референтные группы. Результаты проведенного исследования целесообразно разместить на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
На сайте Росархива 13 мая 2014 года были названы основные референтные группы ведомства, к которым отнесены:
  • Ветераны Вооруженных сил и труда;
  • Участники Великой Отечественной войны 1941–1945 годов, других боевых действий;
  • Лица, пострадавшие в результате немецко-фашистской оккупации;
  • Жертвы политических репрессий;
  • Исследователи, в том числе генеалоги, краеведы, поисковики, исторические «реконструкторы»;
  • Преподаватели и студенты высших и средних учебных заведений гуманитарного профиля;
  • Представители СМИ;
  • Кинодокументалисты;
  • Представители бизнес сообщества в сферах оказания архивных услуг и IT-технологий.
Мой комментарий: В принципе можно, наверное, согласиться с таким перечнем референтных групп Росархива, за исключение одного момента: проигнорирована самая массовая и самая заинтересованная референтная группа – специалисты в области управления информацией и документацией, архивного дела. В составе референтных групп Росархива представлены лишь пользователи архивной информации, и ни одна из этих групп не будет отражать интересы профессионального сообщества специалистов.

Исключив профессиональное сообщество из состава своих референтных групп, Росархив лишний раз демонстрирует своё нежелание учитывать интересы и мнение специалистов, работающих в области делопроизводства и архивного дела.

Другие федеральные ведомства, наоборот, в первую очередь включали в состав своих референтных групп тех, кто работает в соответствующей сфере деятельности и кровно заинтересован в эффективной работе ведомства. Так Минтруда разделило организации на 5 групп (см.: http://большоеправительство.рф/events/5509019/?sphrase_id=58568 ) :
  • Работодатели и бизнес-сообщество;
  • Профсоюзы;
  • Организации по вопросам государственной службы и антикоррупции;
  • Ветераны, пенсионеры, инвалиды;
  • Научные организации социально-трудовой сферы.
Министерство здравоохранения определило четыре референтные группы:
  • Профессиональные сообщества;
  • Сообщества пациентов;
  • Предприниматели, осуществляющих деятельность в сфере охраны здоровья;
  • Общественные организации и объединения.
В качестве референтных групп, с которыми будет взаимодействовать глава Росстандарта, ведомство определило (см. : http://metrologu.ru/news/zakonodatelstvo/310-opublikovan-personalnyy-plan-grafik-deyatelnosti-rukovoditelya-rosstandarta.html ):
  • Организации, разрабатывающие нормативную документацию по стандартизации;
  • Заинтересованные бизнес- и промышленные сообщества;
  • Технические комитеты по стандартизации;
  • Граждане, которые заинтересованы в получении данных о деятельности Росстандарта;
  • Аспиранты и студенты различных учебных заведений.
Как государственные органы должны работать с референтными грыппами

Направление работы федеральных ведомств в референтными группами определены в Методических рекомендациях.
Методические рекомендации по реализации принципов открытости в федеральных органах исполнительной власти (утв. протоколом заочного голосования Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства от 26 декабря 2013 г. № АМ-П36-89пр)

Работа с референтными группами может осуществляться по следующим направлениям:

а) информирование референтных групп о планах, процессах и результатах деятельности органа власти;

б) развитие форм и механизмов обратной связи с референтными группами, включая
  • обсуждение ключевых вопросов, связанных с деятельностью органа власти, с представителями референтных групп,

  • аккумулирование отзывов и предложений, в том числе с использованием различных технологических инструментов;
в) вовлечение в сотрудничество референтных групп, в т.ч.:
  • проведение встреч-семинаров,

  • обсуждения проектов нормативных актов (включая необходимость направления референтным группам, экспертным и консультативным органам оперативной информации о начале общественного обсуждения проектов на сайте regulation.gov.ru в соответствии с Постановлением № 851 и последующий учет результатов таких обсуждений в сводном отчете органа власти на своем официальном сайте),

  • широкое распространение информации о возможности участия в деятельности федерального органа исполнительной власти и формах такого участия;

  • публичное поощрение наиболее активных членов общественных институтов при федеральном органе исполнительной власти, внесших существенный вклад в их работу (включая благодарственные письма и рекомендации);

  • приглашение членов общественных институтов при федеральном органе исполнительной власти на заседания органа власти и его и рабочих групп;
г) оценка представителями референтных групп качества и эффективности осуществления федеральным органом исполнительной власти своей деятельности, включая
  • оценку уровня открытости органа власти в рамках мониторинга,

  • представления независимых докладов о состоянии сферы деятельности органа власти,

  • анализ обращений граждан

  • и проч.
Мой комментарий: Анализ «Персонального Плана-графика деятельности по взаимодействию с гражданами и отраслевыми референтами группами на 2014 г.» (см. http://archives.ru/otkrytoe-pravitelstvo/plan-grafik-2014.shtml ), утверждённого руководителем Росархива, показал, что практически ничего из рекомендованных направлений работы в план ведомства не вошло, что весьма печально…

Дополнение от 31 мая 2014 года.  В состав референтных групп Росархива добавлена референтная группа "Работники архивных и делопроизводственных служб организаций всех форм собственности"  :)

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства / сайт "Открытое правительство"
http://archives.ru/otkrytoe-pravitelstvo/plan-grafik-2014.shtml
http://большоеправительство.рф/upload/iblock/614/61406055840826d2465dace7e5ddd936.pdf
http://большоеправительство.рф/upload/iblock/830/830154385b151a308d6d820ff8fa03bd.doc

понедельник, 26 мая 2014 г.

Веб-архив правительства Великобритании начинает сохранять официальные твиттер-сообщения и видеоматериалы, выложенные на YouTube


Данная заметка была опубликована 8 мая 2014 года на сайте Национальных Архивов Великобритании.

Начиная с 8 мая 2014 года Национальные Архивы Великобритании начнут архивировать твиттер-сообщения (твиты) и видеоматериалы на You Tube, опубликованные органами центрального правительства Великобритании в их официальных учетных записях в социальных сетях Twitter и YouTube.

Это событие является кульминацией сложного технического проекта по захвату контента социальных сетей в Веб-архива правительства Великобритании (UK Government Web Archive) и обеспечению их долговременной сохранности в качестве официальных государственных документов.

Часть исторического документального наследия

Архив материалов из социальных сетей правительства Великобритании содержит более 7 тысяч видеоматериалов, относящихся к периоду с 2006 по начало 2014 года; и свыше 65 тысяч твитов за период с 2008 года по сентябрь 2013 года (Это смехотворно малое количество. По своему опыту могу сказать, что крупная конференция «производит» порядка тысячи содержательных твитов в день. – Н.Х.).  Архив охватывает некоторые ключевые события недавней истории Британии, такие, как бриллиантовый юбилей королевы, Олимпийские игры 2012 года в Лондоне, публикация бюджета и формирование коалиционного правительства после всеобщих выборов в 2010 году.

Исполняющий обязанности исполнительного директора и Хранителя Национальных Архивов Клем Бройер (Clem Brohier) комментирует: «Социальные сети в настоящее время играют важную роль во взаимодействии правительства с его органами, и Twitter используется для уточнения вопросов политики, а YouTube – для продвижения инициатив. По этой причине Национальным Архивам необходимо было разработать системы, поддерживающее архивацию контента социальных сетей, и обеспечить долговременную сохранность этих форматов как части официальной документации. Задача была не из легких, но мы с ней справились. Это впечатляющий шаг вперед для архивов и для истории - у нынешнего и будущих поколений, для того, чтобы понять ход исторических событий, появляется возможность просматривать твиты, подобно тому, как мы это делаем сегодня с историческими телеграммами».

Развитие веб-архива

Национальные Архивы работали совместно с Фондом интернет-памяти (Internet Memory Foundation, http://internetmemory.org/en/ ) над разработкой инструментов для захвата документов в контексте, в котором они первоначально были опубликованы, сохраняя контент и делая его постоянно доступны через сайт Веб-архива правительства Великобритании, http://www.nationalarchives.gov.uk/webarchive/ .

Веб-архив правительства Великобритании

Начиная с 2003 года Национальные Архив приняли на хранение более трех миллиардов объектов, которые были опубликованы в сети органами правительства Великобритании, включая веб-страницы, документов и интерактивных игры - и теперь, с добавлением в электронный архив контента социальных сетей, объёмы архива неизбежно будут стремительно расти.

Национальные Архивы продолжат на регулярной основе захватить и архивировать твиты и видео-каналы органов центрального правительства Великобритании; и намерены развивать архив контента из социальных сетей, с целью его полной интеграции с остальной частью Веб-архива правительства Великобритании.

Дополнительный материал: «Информационные технологии и архивы: Национальный архив Великобритании займётся архивированием веб-сайтов местных властей», 28 июля 2011 г., http://www.prlib.ru/news/pages/item.aspx?itemid=3609

Источник: сайт Национальных Архивов Великобритании
http://www.nationalarchives.gov.uk/news/929.htm

Арбитражная практика: Необеспечение сохранности копий технических талонов к страховым полисам привело к штрафу в 1 миллион рублей


Руководители организаций нередко не уделяют внимания вопросам обеспечения сохранности документов, не понимая возможных последствий. Учитывая, что регулирование вопросов обеспечения сохранности документов коммерческих организаций в основном включено в сферу деятельности регуляторов – «тяжеловесов» (Банк России, ФАС и т.д.), такое пренебрежение влечет за собой серьёзные финансовые риски.

Дело № А40- 92233/2013, которое в ноябре 2013 года рассмотрел Арбитражный суд г. Москвы, наглядно демонстрирует, к чему может привести такое отношение. Следует отметить, что в данном случае регулятор (Федеральная служба по финансовым рынкам) использовала для получения максимального эффекта вынесение предписания об устранении нарушений. Поскольку запрошенных документы не сохранились, то организация тут же получила два штрафа по ст. 19.5 КоАП РФ на общую сумму в 1 миллион рублей.

Суть спора

В рамках проводимой выездной плановой тематической проверки региональное отделение Федеральной службы по финансовым рынкам в Центральном федеральном округе (РО ФСФР России в ЦФО) в апреле 2013 года направило в адрес общества ООО «СК «ОРАНТА»» два предписания об устранении нарушений законодательства РФ.

Общество надлежащим образом предписания не исполнило: не были представлены копии талонов технического осмотра (диагностической карты) к страховым полисам.

В июне 2013 года РО ФСФР в ЦФО вынесло постановления по делу об административном правонарушении, которыми обществу за совершение административного правонарушения по ч. 9 ст. 19.5 КоАП РФ было назначено административное наказание в виде административного штрафа в размере 500 000 руб. по каждому из постановлений.

Не согласившись с наказанием, общество обратилось в суд.

Позиция Арбитражного суда г. Москвы

Суд отметил, что необеспечение сохранности копий технических талонов к страховым полисам является нарушением пп.3 п. 5 приказа Министерства финансов РФ № 193н от 29.12.2010 «Об утверждении перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов»; и что страховщик обязан обеспечить хранение, а следовательно, и представление копий талонов технического осмотра в ФСФР.

Суд отказал в удовлетворении требований общества о признании незаконными и отмене постановлений о привлечении общества к административной ответственности по ч.9 ст. 19.5 КоАП РФ.

Девятый арбитражный апелляционный суд в феврале 2014 года оставил без изменения решение Арбитражного суда г. Москвы, а апелляционную жалобу – без удовлетворения.

Федеральный арбитражный суд Московского округа в мае 2014 года не принял во внимание доводы кассационной жалобы в части отсутствия обязанности по хранению документов и вины общества. Суд оставил без изменения решение Арбитражного суда города Москвы и постановление Девятого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу – без удовлетворения.

Источник: Официальный сайт Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации: http://www.arbitr.ru/

воскресенье, 25 мая 2014 г.

Великобритания: Опубликован новый стандарт – руководство по борьбе с мошенничеством в процессе закупок


Великобритания – родина многих интересных стандартов, особенно в сфере систем менеджмента, корпоративного управления и этики. В марте 2014 года Британский институт стандартов опубликовал стандарт BS 10501:2014 «Руководство по мерам борьбы с мошенничеством в процессе проведения закупок» (Guide to implementing procurement fraud controls), который можно приобрести в электронном магазине: http://shop.bsigroup.com/ProductDetail/?pid=000000000030282473&utm_source=PM-STAN-NEWS-ICT-00VOL-1405 . Вот что говорится в описании документа:
По данным опубликованного в 2014 году консультационной фирмой PricewaterhouseCoopers (PwC) «Обзора мировой экономический преступности» (Global Economic Crime Survey 2014), мошенничество при закупках является в мире вторым наиболее распространенным видом экономических преступлений, с которым сталкивается 29% организаций.

Злоупотребления в рамках цикла закупок широко распространены и могут иметь разрушительные последствия, начиная от финансового ущерба до потери доверия заинтересованных сторон, таких, как инвесторы, заказчики и поставщики.

Мошенничество при закупках - вопрос сложный, охватывающий широкий спектр незаконной деятельности, от фальсификаций и сговора в процессе предварительной подачи заявок до мошенничества при выставлении счетов в ходе выполнения контракта. Мошенничество может совершаться как внутри организации, так и вне её.

Мошенничество при закупках может быть особенно трудно обнаружить, поскольку о подобных фактах сообщается редко и, как следствие, трудно оценить масштабы проблемы. При обнаружении мошенничества, как правило, значительные ресурсы тратятся на расследование и уголовное преследование, что обходится дорого и редко заканчивается обвинительными приговорами и/или возмещением убытков.

Необходимо менять подход, используемый сейчас некоторыми организациями для решения данной проблемы, уделяя большее внимание предотвращению такого рода мошенничества. Мы опубликовали BS 10501:2014 «Руководство по мерам борьбы с мошенничеством в процессе проведения закупок» как раз для того, чтобы Вы проверить и убедиться, что Вами приняты все необходимые меры.

Стандарт содержит рекомендации, которые помогают организации:
  • Оценить риск мошенничества при закупках;

  • Смягчить риск мошенничества в сфере закупок;

  • Активно управлять соответствующими рисками;

  • Выявлять, уведомлять и реагировать на обвинения или подозрения;

  • Проводить мониторинг, анализировать данные и внедрять меры контроля.
Стандарт применим в организациях любого вида и размера, в том числе в малых и средних предприятиях во всех секторах, включая государственный и частный сектора, сферу благотворительной деятельности и волонтерства.

Документ касается только мошенничества в процессе закупок, т.е. преступлений, совершенных в рамках жизненного цикла закупок. Стандарт не относится к другим уголовным преступлениям, таким, как недобросовестная конкуренция и отмывание денег, хотя организация может расширить сферу своей борьбы с мошенничеством в ходе закупок, включив в неё и такого рода правонарушения.

Содержание стандарта:
  • 1. Область применения
  • 2. Термины и определения
  • 3. Планирование
  • 4. Меры борьбы с мошенничеством в ходе закупок
  • 5. Мониторинг и анализ
  • Приложение А (справочное) Виды мошенничества при закупках
  • Приложение В (справочное) Руководство по методам проведения закупок и мерам контроля и управления
  • Приложение С (справочное) Реестр активов
  • Библиография
Источник: электронный магазин Британского института стандартов
http://shop.bsigroup.com/ProductDetail/?pid=000000000030282473&utm_source=PM-STAN-NEWS-ICT-00VOL-1405

Франция: Конференция Общества французских архивистов по вопросам научно-технического контроля


15-16 мая 2014 года в городе Реймсе (Reims, департамент Марна) проходило очередная конференция из серии «Ежегодных встреч секции региональных архивов» (Rencontres annuelles de la section Archives départementales, RASAD)  Общества французских архивистов (Association des archivistes français, AAF).

В этом году темой мероприятия был «Научно-технический контроль в вопросах и ответах» (Le contrôle scientifique et technique en questions). Перед началом собственно конференционной части участники посетили новое здание архивов департамента Марна, введенное в эксплуатацию в январе 2014 года.

Открытие конференции RASAD-2014

Конференцию, в работе которой приняли участи 110 архивистов, совместно открыли директор Генерального совета Марны по общим вопросам М.Карью (M. Carrieu), директор Межведомственной службы Архивов Франции (Service interministériel des archives de France, SIAF) Эрве Лемуэн (Hervé Lemoine) и президент секции региональных архивов AAF Исабель Верню (Isabelle Vernus).

В духе основной темы, темы секций были сформулированы в виде вопросов:
  • Как государство осуществляет научно-методическое руководство в сфере французского культурно-исторического наследия? (Quel contrôle de l’État sur le patrimoine français?)

  • Какая практика какие даёт результаты? Обмен опытом (Quelles pratiques pour quels résultats? Retours d’expériences)

  • Между контролем и рекомендациями в контексте административной реформы: Какая точка зрения у самих контролируемых? (Entre contrôle et conseil dans un contexte d’évolution administrative : quel est le point de vue des contrôlés?)
Программа конференции доступна по адресу http://www.archivistes.org/Rencontres-annuelles-de-la-section-2151 .

Источник: сайт Общества французских архивистов
http://www.archivistes.org/Rencontres-annuelles-de-la-section-2151

суббота, 24 мая 2014 г.

Видео: Обновленное руководство Национальных Архивов США по передаче документов на архивное хранение


Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото)  была опубликована 13 мая 2014 года на блоге Национальных Архивов (NARA).

В течение апреля месяца специалист по электронным офиса директора по управлению документами в федеральном правительстве (Office of the Chief Records Officer) Кевин Де-Ворси (Kevin DeVorsey) провел два онлайн-занятия, посвященных новому руководству по форматам электронных документов, подлежащих передаче на постоянное архивное хранение (о котором также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_6.html ). Одно из этих занятий было записано и теперь доступно на канале Национальной программы обучения по вопросам управления документами (National Records Management Training Program) на сайте YouTube, см. http://www.youtube.com/playlist?list=PLugwVCjzrJsWbTAkNkRdOj_LsgsVpMHeZ .

На занятии в фокусе внимания были основные изменения, нашедшие отражение в недавно опубликованной новой редакции руководства Национальных Архивов по передаче документов на архивное хранение. Руководство отражает существенные перемены – начиная от новых категорий электронных документов и до новых файловых форматов,  и Кевин обращает внимание на эти изменения и объясняет, что они означают для федеральных органов исполнительной власти в плане достижения ими своих целей в области управления документами.


Звуковое сопровождение на английском языке. Для удобства пользователей также выложено детальное текстовое описание видеопрезентации, доступное по адресу: http://blogs.archives.gov/wp-content/uploads/2014/05/Transfer-guidance-Webinar-508-compliance.pdf

В частности, отмечено, что при пересмотре руководства ставились следующие основные цели:
  • Разработать гибкую расширяемую концепцию, способную адаптироваться к будущим потребностям

  • Сбалансировать предпочтительное отношение к открытым стандартизованным форматам с деловыми потребностями органов исполнительной власти,

  • Расширить список принимаемых Национальными Архивами файловых форматов,

  • Минимизировать нагрузку на органы власти, связанную с преобразованием документов перед их передачей на архивное хранение,

  • Сузить охват руководства, сосредоточив основное внимание на моменте передаче документов на архивное хранение.
В части изменений в используемом Национальными Архивами подходе, обращается внимание на то, что теперь файловые форматы разделены на предпочтительные, допустимые и допустимые для немедленной передачи (это те форматы, которые ранее считались допустимыми). Для того, чтобы упростить актуализацию документа, он разделен на две части – бюллетень, в котором описываются область применения, правовая база, общие требования и дается контактная информация; и приложение, содержащие списки форматов по категориям.

Формат PDF перестал быть отдельной категорией. Упрощены и более понятно сформулированы требования к качеству. Более не требуется заполнять формы «20 вопросов». Кроме того, Национальные Архивы обратились к федеральным органам исполнительной власти с просьбой сообщить о тех не включенных в руководство форматах, которые на практике используются ими для создания и хранения документов, подлежащих передаче на постоянное архивное хранение.

Появились следующие новые категории файловых форматов:
  • Цифровые неподвижные изображения (фотографии. сканированный текст, плакаты)

  • Цифровое видео (кино- и видеозаписи)

  • Цифровые аудиозаписи

  • Тексты

  • Геопространственные документы

  • САПР-материалы

  • Структурированные данные (расширены возможности для источников комплектования, передающих на хранение базы данных. Допускаются форматы CSV, JSON, XML.

  • Электронная почта

  • Веб и социальные сети
[Исправление от 25.05.2014 г.: Ссылка на видеозапись заменена на новую]

Источник: блог Национальных Архивов / YouTube
http://blogs.archives.gov/records-express/2014/05/13/transfer-guidance-video/
http://www.youtube.com/watch?v=pg67GtUGAxM

Арбитражная практика: Администрацию города Твери обязали принять на хранение архив общества по личному составу


В судах продолжается борьба за обеспечение сохранности документов по личному составу наших граждан, работавших в коммерческих организациях, признанных позднее банкротами.

В сентябре 2013 года Арбитражный суд Тверской области рассмотрел дело № А66-1219/2013 о признании незаконным бездействия администрации города Твери, выразившегося в отказе в принятии на хранение документов по личному составу общества в количестве 24 дел (!) за 2007-2011 годы, и об обязании ответчика принять архив общества по личному составу.

Суть спора

ООО «Производство Сельмаш» было признано несостоятельным (банкротом), в отношении него было открыто конкурсное производство и назначен конкурсный управляющий.

Архивным отделом Тверской области в июне 2012 года было принято решение об определении МКУК «Тверской городской архив» местом хранения документов по личному составу общества в количестве 24 единиц за 2007-2011 годы в связи с признанием его несостоятельным (банкротом).

Конкурсный управляющий общества обратился в Тверской городской архив с требованием о принятии документов, подлежащих передаче на хранение. В августе 2012 года Тверской городской архив сообщил, что, в соответствии с его уставом, в состав документов архива входят документы учреждений органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий, действовавших и действующих на территории города Твери. Документы по личному составу принимаются только от указанных учреждений и предприятий. Управляющему было рекомендовано обратиться в ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории».

Конкурсный управляющий в ноябре 2012 года обратился в администрацию города Твери с заявлением о приеме в Тверской городской архив документов по личному составу. Администрация направила названное письмо в Управление по культуре, спорту и делам молодежи администрации города Твери.

Управление в декабре 2012 года сообщило, что документы на хранение принять не представляется возможным. При этом Управление сослалось на пункт 22 статьи 16 федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», согласно которому к вопросам местного значения городского округа относится формирование муниципального архива. Заявителю было рекомендовано обратиться в ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории».

Не согласившись с бездействием администрации, общество обратилось в Арбитражный суд Тверской области.

Позиция Арбитражного суда Тверской области

При рассмотрении спора суд исходил из того, что обязанность приема на хранение у ликвидируемых организаций документов предусмотрена как для соответствующих государственных, так и муниципальных архивов.

Соответствующим муниципальным архивом для передачи документов общества является МКУК «Тверской городской архив» (по месту нахождения ликвидируемого общества), соответствующим государственным архивом - Архивный отдел Тверской области (по ведомственному признаку).

Суд отметил, что каждый из названных архивов обязан по требованию конкурсного управляющего принять на хранение документы по личному составу общества.

При этом постановлением администрации Тверской области от 21.07.2009 № 321-па был утвержден Стандарт государственной услуги «Экспертиза ценности документов», согласно которому архивный отдел принимает решения о месте архивного хранения документов организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, в том числе ликвидированных организаций независимо от формы собственности.

Общество за все время своего существования не являлось источником комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, документы общества ранее на хранение не поступали ни в государственные, ни в муниципальные архивы Тверской области. Данное обстоятельство администрацией не опровергнуто.

Решением Экспертно-проверочной комиссии при архивном отделе Тверской области в июне 2012 года местом хранения документов по личному составу общества был определен Тверской городской архив.

Суд отметил, что отсутствие у муниципального архива достаточных площадей для размещения документов не является законным основанием для отказа в приеме документов, поскольку на органы местного самоуправления возложена обязанность по формированию и содержанию муниципального архива, и неисполнение данного требования закона не освобождает муниципальные архивы от исполнения обязанности по принятию документов на хранение.

По мнению суда, органы местного самоуправления должны решать вопросы местного значения исходя из интересов населения. Прием документов по личному составу общества, содержащих информацию, необходимую для подтверждения сведений при назначении пенсий гражданам - жителям города Твери, находится в сфере интересов населения города Твери.

Помимо этого, суд также учел, что непринятие на хранение документов влечет за собой невозможность завершения конкурсного производства (определением суда по делу о банкротстве по указанному основанию было продлено конкурсное производство до декабря 2013 года).

Арбитражный суд Тверской области удовлетворил требования ООО «Производство Сельмаш» и обязал администрацию города Твери принять на хранение архив общества по личному составу.

Позиция Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда

Апелляционный суд счел нужным отметить, что в силу подпункта 22 статьи 16 Закона № 131-ФЗ на органы местного самоуправления возложена обязанность по формированию и содержанию муниципального архива, поэтому ссылка администрации на отсутствие у муниципального архива достаточных площадей для размещения документов обоснованно не принята во внимание судом первой инстанции, поскольку в силу указанной нормы, неисполнение данного требования закона не освобождает муниципальные архивы от исполнения обязанности по принятию документов на хранение.

Кроме того, МКУК «Тверской городской архив» в отзыве указал, что на 10 января 2013 года степень загруженности архивохранилищ составила 72%.

Суд также подчеркнул, что возможность принятия документов иным учреждением ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории» не имеет в рассматриваемом случае правового значения, поскольку место хранения документов определено решением, которое не оспорено в установленном порядке и не отменено.

Суд апелляционной инстанции оставил решение Арбитражного суда Тверской области без изменения, а апелляционную жалобу администрации города Твери - без удовлетворения.

В кассационной инстанции дело не рассматривалось.

Источник: сайт Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
http://www.arbitr.ru/ 

пятница, 23 мая 2014 г.

Франция: Юридическая значимость письменных электронных документов. Часть 3: Какой способ оформления может быть использован в случае свободного режима доказывания?


(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/05/2.html )

Как отмечалось в предыдущем посте, следует иметь в виду, что закон от 13 марта 2000 стремится установить допустимость в гражданском судопроизводстве изначально-электронных документов в качестве доказательства сделок (это, например, официальные акты (actes authentiques), договоры и обязательства, государственных органов по вопросам, регулируемым гражданским правом и законодательством о недвижимости и т.д.),- т.е. в очень конкретной области.

Итак, в административном, уголовном, коммерческом и гражданском (для сделок) праве используется свободный режим доказывания, и судья вправе по собственному убеждению решать вопрос о допустимости доказательств и их качестве.

Следует, конечно, обратить внимание на то, что положения законов и нормативных актов могут в ряде случая регламентировать порядок ведения и признания действительности того или иного документа:
  • Положения, касающиеся вида носителя: Например, согласно положениям «Генерального кодекса местного самоуправления» (Code général des collectivités territoriales, CGCT), протоколы заседаний, распоряжения и решения должны создаваться и храниться муниципальными властями на бумаге (статьи R2121-9 , R2122-7 и R2122-7-1 );

  • Явное требование наличия подписи в документе: Это особенно заметно в Кодексе общественного здравоохранения (Code de la santé publique), в котором  регулярно говорится о необходимости подписания медицинских документов  ответственным медицинским персоналом, вызванными врачами или самим пациентом (см. Примечание 1).

    В случае использования в ходе судебного разбирательства электронных версий этих документов, судья будет опираться на положения статьи 1316-4 Гражданского кодекса: если документ был подписан до его оцифровки собственноручной подписью, без использования электронной подписи для подтверждения аутентичности электронной копии, то существует риск того, что судья сочтет невыполненными условия признания действительности документа и не примет его в качестве доказательства (см. Примечание 2).

  • Установление требований к информационным технологиям: В Постановлении № 2005-1516 от 8 декабря 2005 года об электронном взаимодействии между пользователями и государственными органами и межведомственном взаимодействии государственных органов (Ordonnance no.2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives,  http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000636232 ) в статье 8 сказано, что допускается электронное подписание государственными властями выпускаемых ими документов. Соответственно, электронное подписание не является обязательным требованием. Если оно используется, то подпись должна соответствовать рекомендациям «Общего руководства по безопасности» (Référentiel Général de Sécurité, http://www.ssi.gouv.fr/IMG/pdf/RGSv1-0.pdf ).
Если выполнение всех этих требований проверяется в ходе оформлении документа, то возможен довольно свободный выбор решений, подходящих для осуществления проектов оцифровки (dématérialisation). Следует постараться реализовать технические решения, позволяющие создавать совокупность таких доказательств (см. Приложение 3), которые давали бы разбирающему соответствующий вопрос судье достаточные основания полагать, что аутентичность и целостность документов в системе сохраняются (см. Приложение 4).

Примечание 1:  См. «Кодекс общественного здравоохранения», статьи L1131-1, R1112-3 и -58, R1131-19 и -20, R1211-19, R1232-3, R2132-11, R4127-76, R4311-8 и -14, R4312-29, R6211-21 и -44, D5134-9 и др.

Примечание 2: В решении Государственного совета № 351931 от 17 июля 2013 года (  http://legifrance.gouv.fr/affichJuriAdmin.do?oldAction=rechJuriAdmin&idTexte=CETATEXT000027724363&fastReqId=1983841219&fastPos=1 ), принятом на совместном заседании его 4-й и 5-й подсекций, в § 5 говорится: «…оценивая как нарушение то, что результаты анализов подписывались простой электронной подписью (отсканированным изображением собственноручной подписи) проводивших анализ биологов, Дисциплинарный совет исходил из отсутствия надежного технического процесса, который бы гарантировал аутентичность этой подписи… « (Для справки: результаты лабораторных анализов должны быть подписаны в соответствии с положениями статьи R6211-21 Кодекса общественного здравоохранения).

Примечание 3: Именно эти критерии посвящен краткий справочник, опубликованный в марте 2014 года Межведомственной службой Архивов Франции.

Мой комментарий: Данный документ называется «Авторизация уничтожения документов на бумажном носителе после их оцифровки. Критерии принятия решения» (Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation. Quels critères de décision?). Он доступен но адресу http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7429

Примечание 4: В решении Государственного совета № 311095 от 31 марта 2008 года (  http://legifrance.gouv.fr/affichJuriAdmin.do?oldAction=rechJuriAdmin&idTexte=CETATEXT000018573344&fastReqId=919031483&fastPos=16 ), принятом на совместном заседании его 4-й и 5-й подсекций, отмечается: «проставление подписи заместителя директора Министерства внутренних дел по безопасности дорожного движения на формах  48 и 48S в виде факсимиле, используемое при автоматизированной обработке таких форм,  идентифицирует автора решения и подтверждает, что вся приведенная в нем информация, зарегистрирована под руководством и контролем министра внутренних дел и в соответствии с правилами дорожного движения; и что уведомление о каждом решении приходит после выполнения всех перечисленных шагов обработки» .

Антуан Мессонье (Antoine Meissonnier)

Источник: блог Межведомственной службы Архивов Франции «Modernisation et archives»
http://siaf.hypotheses.org/146 

Италия: Что обсуждают коллеги? Конференция DIG.Eat 2014


Тематика конференций иногда не менее интересна, чем сами доклады. Сопоставляя её с тематикой наших мероприятий, можно видеть, где мы идём впереди коллег из других стран и где отстаём.

22 мая 2014 года в Риме прошла бесплатная ежегодная конференция по вопросам оцифровки и перехода на использование электронных документов DIG.Eat 2014 под девизом «Спасти данные» (Save the Data).

Конференция была организована Национальной ассоциацией руководителей и специалистов по вопросам электронной сохранности (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale, ANORC, http://www.anorc.it/ ).

Один из ярких моментов прошлогодней конференции DIG.Eat

Программа (см. http://www.digeat.it/digeat-2014-save-data-pr ), помимо открывающего и закрывающего пленарных заседаний, включала четыре межотраслевых «круглых стола»:
  • Электронная идентификация. электронная подпись и биометрия (Identità digitale, firme elettroniche e biometria), организатор – Итальянская ассоциация биометрической и графометрической усиленной электронной подписи (Associazione Italiana Firma elettronica Avanzata Biometrica e Grafometrica, AIFAG, http://aifag.org/it );

  • Сертификация систем, обеспечивающих долговременную сохранность электронных материалов (Certificazione del sistema di conservazione digitale), организатор – ANORC;

  • Новые профессии в электронную эпоху (Le nuove professioni dell’era digitale), организатор – ANORC;

  • Большие данные и облака (Big Data e Cloud), организатор – Генеральные Штаты электронной памяти (Stati Generali della Memoria Digitale, http://www.memoriadigitale.eu/ )
и четыре «круглых стола» по отраслевой тематике:
  • Электронные документы в медицине (Il documento elettronico in sanità);

  • Будущее электронного правительства (Il futuro della PA digitale);

  • Перевод в электронный вид налоговых документов (Dematerializzazione dei documenti fiscali);

  • Электронные документы в банковском и страховом деле (Il documento informatico per banche e assicurazioni).
Как мне кажется, некоторые из этих тем вполне могли бы «освежить» программы наших отечественных конференций, как-то не отличающиеся в последнее время разнообразием :)

Источник: сайт конференции
http://www.digeat.it/digeat-2014-save-data-pr