вторник, 21 октября 2008 г.

Управление архивов Франции пропагандирует новые стандарты Международного Совета Архивов

В информационной рассылке Yahoo-группы французских архивистов №2161 от 21.10.2008 опубликовано следующее сообщение:
Рада сообщить о публикации на веб-сайте Управления архивов Франции, информационного письма DITN/RES/2008/007 ( http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1974  ) от 8 октября 2008 года "Публикация стандартjв ISDF (Международный стандарт описания функций учреждений-создателей архивов) и ISDIAH (Международный стандарт описания учреждений, хранящих архивные фонды)".

Клэр Сибий (Claire Sibille)
Дирекция архивов Франции
Управление технических инноваций и стандартизации
Отдел информатизации и обработки архивных документов
Упомянутое в сообщении 14-страничное информационное письмо, подписанное директором Управления архивов Франции Мартиной де Буадефр (Martine de Boisdeffre), адресовано руководителям национальных, региональных, муниципальных и ведомственных архивов. В нем сообщается о публикации новых стандартов Международного Совета Архивов ISDF и ISDIAH, подробно объясняется их назначение, структура и связь с другими стандартами архивных описаний, приводятся примеры использования новых стандартов.

Источник: рассылка группы французских архивистов / сайт Архивов Франции
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/circulaires/

понедельник, 20 октября 2008 г.

Национальные Архивы США официально одобрили новую редакцию стандарта требований к системам электронного документооборота DoD 5015.2

Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) одобрили к использованию всеми федеральными ведомствами выпущенную в апреле 2007 года 3-ю версию стандарта Министерства обороны США "Требования к разработке программных приложений для управления электронными документами", широко известного как стандарт DoD 5015.2-STD. Об этом говорится в подписанном Архивистом США Алленом Вайнстайном (Allen Weinstein) бюллетене от 10 сентября 2008 года (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2008/2008-07.html ), разосланном руководителям федеральных агентств.

В 3-й версии стандарта новые требования к процессу передачи документов соответствуют инструкциям NARA по передаче электронных документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы.

Ранее, NARA рассмотрела и одобрила процесс сертификационных испытаний, используемый Объединенной группой тестирования на совместимость (Joint Interoperability Test Command, JITC) Министерства обороны для сертификации программных приложений для управления документами.

Агентствам рекомендуется использовать сертифицированные по данному стандарту программные приложения:
  • для управления электронными документами, создаваемыми используемым в настольных компьютерах программным обеспечением, в тех случаях, когда электронная версия является официальной версией документа,

  • для хранения электронных документов в форматах, подходящих для целей делопроизводства и архивного хранения,

  • для автоматизации деловых процессов в плане сбора, организации и классификации документов, с целью упростить их поиск, использования, уничтожение и обеспечение долговременной сохранности, - в том числе документов, созданных процессами "электронного правительства".
Источник: AIIM / NARA
http://www.aiim.org/Infonomics/ArticleView.aspx?ID=35159
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2008/2008-07.html

суббота, 18 октября 2008 г.

Опубликованы итоги проводимого компанией PricewaterhouseCoopers ежегодного опроса «Глобальное состояние информационной безопасности – 2008»

Опубликован анализ результатов проводившегося уже в шестой раз всемирного обследования состояния информационной безопасности. Это итог совместного исследовательского проекта журналов CIO ("Руководитель службы информационных технологий") и CSO ("Руководитель службы безопасности") в партнерстве с компанией PricewaterhouseCoopers. Всего было опрошено 7097 руководителей.

Текст отчета (а также отчеты предыдущих лет) доступен по адресу: http://www.pwc.com/extweb/insights.nsf/docid/0E50FD887E3DC70F852574DB005DE509

Интересно, что в этом году инвестиции шли в основном в технологии обеспечения безопасности. Это, вероятно, объясняет, почему более 30% респондентов не имеют представления о тех рисках в области информационной безопасности, с которыми сталкивается их компания. Только 59% опрошенных имеют стратегию обеспечения безопасности. Наибольшее увеличение бюджета на цели информационной безопасности планируют южноамериканские и азиатские компании, в то время как компании из США и Европы оказались здесь в конце списка.

Статья в журнале CIO под заголовком "Почему технология - не решение проблемы безопасности" (Why Technology Isn't The Answer To Better Security), доступна по адресу: http://www.cio.com/article/451092/Why_Technology_Isn_t_The_Answer_To_Better_Security

Источник: блог по информационной безопасности infosec4all.com
http://infosec4all.com/2008/10/17/pricewaterhousecoopers-global-state-of-information-security-survey-2008/

Международный Совет Архивов принял участие в заседании Комитета Исполкома ЮНЕСКО по неправительственным организациям

Комитет по международным неправительственным организациям (НПО) организовал открытый форум на тему "Права человека в эпоху глобализации, укрепление партнерских отношений". Форум прошел 3 октября 2008 года в штаб-квартире ЮНЕСКО в Париже, в рамках 180-й сессии Совета Исполнительного комитета ЮНЕСКО.

Этот форум позволил обсудить возможности, открывающихся в результате сотрудничества с НПО в данной области, а также вопросы вовлечения в эту деятельность государств и роль ЮНЕСКО. В форуме принял участие бывший Генеральный секретарь ООН Бутрос Гали.

На форум были приглашены все государства-члены ЮНЕСКО, а также НПО, имеющие официальными связи с ЮНЕСКО и аккредитованные ЭКОСОС (Экономический и Социальный Совет ООН).

Заключительная часть форума была посвящена "Праву на доступ к информации". Перрин Канаваджио (Perrine Canavaggio) рассказал о международных правовых рамкам, -  в создании которых Международный Совет Архивов принимает активное участие. Кроме того, представитель Южной Африки выступил перед участниками форума с докладом "реализация Закона о доступе к информации" (The promotion of the Access to Information act).

Программу Форума и доклад представителя МСА Перрина Канаваджио (на французском языке) можно скачать с сайта МСА по адресу: http://www.ica.org/en/2008/10/13/ica-participates-meeting-committee-ingos-executive-council-unesco-paris-3rd-october

Источник: сайт Международного Совета Архивов
http://www.ica.org/en/2008/10/13/ica-participates-meeting-committee-ingos-executive-council-unesco-paris-3rd-october

пятница, 17 октября 2008 г.

Франция: Исследование профессии архивиста

Ассоциация AAF (Французская ассоциация архивистов) опубликовала описание архивных знаний и навыков, озаглавленное "Архивная профессия, или виды архивных работ" (La profession d’archiviste ou les métiers des archives).

Эта работа стала кульминацией длительных усилий. Исследования, начатые в 2001 году под руководством Мишеля Котена (Michel Cottin) в архиве экономики и деловой деятельности, были направлены на то, чтобы добиться признания  роли архивов во всех ее проявлениях, - как в государственных, так и в частных организациях, от уровня материально-технического обеспечения и до компоненты стратегического значения при управлении информацией.
   
После первоначального представления проекта на Международном конгрессе архивов в 2004 году, все секции ассоциации делегировали своих членов в рабочую группу, которая за два года до того была создана по инициативе Кристины Мартинес (Christine Martinez), и отвечала также за учебный центр. Очень важно было обеспечить, чтобы центр, занимающийся широким распространением теории и  практики архивного дела, мог предложить учебные программы, соответствующие ожиданиями нанимающих архивистов работодателей. В итоге цели исследования были существенно расширены.

В качестве одной из основных целей можно назвать необходимость, ради улучшения межпрофессионального сотрудничества, ясно позиционировать свою профессию среди родственных дисциплин - библиотечного дела, управления документами и других видов управления информацией, которые не имеют дела с архивными документами.

Специалисты архивного дела зачастую считаются "взаимозаменяемыми" с библиотекарями, а специалистам по управлению документацией часто ставятся задачи и возлагаются обязанности, относящиеся к сфере деятельности архивистов ... иногда это связано с нехваткой средств, но чаще всего происходит из непонимания того, какие знания и навыки необходимы архивистам.

Это исследование пытается, таким образом, уточнить место архивистов среди представителей родственных профессий, давая одновременно возможность архивистам осознать границы своей профессии. Данный документ также адресован и специалистам-практикам, которые хотят продвинуться в своей карьере и взять на себя новые обязанности.

Отчет (на французском языке) доступен по адресу: www.archivistes.org/IMG/pdf/Referentiel_metiers.pdf

Фабрис Молинаро (Fabrice MOLINARO)

Источник: Les-Infostrateges.com
http://www.les-infostrateges.com/actu/0809553/une-etude-sur-la-profession-d-archivistes

среда, 15 октября 2008 г.

16-й Международный конгресс архивов, Куала-Лумпур (Малайзия), 21-27 июля 2008 года

С 21 по 27 июля 2008 года, Национальный архив Малайзии проводил 16-й Международный конгресс архивов ( http://www.kualalumpur2008.ica.org ). Это событие совпало с 40-й годовщиной регионального отделения Международного Совета Архивов (МСА) для Юго-Восточной Азии SARBICA, и с 60-летием Международного Совета Архивов.

Участники конгресса, общая тема которого была сформулирована как «Архивы, управления и развитие: Создание общества будущего», могли посетить различные сессии и семинары, охватывающие все области архивной практики, сбора, обработки, хранения, предоставления доступа и экспертизы ценности. Доминировали на конгрессе вопросы электронной архивации и управления оперативными и промежуточными архивами, а также стандартизации архивных описаний.

Стандарты МСА

Международному сообществу были официально представлены два новых международных стандарта, а именно «Международный стандарт описания функций» (ISDF) и «Международный стандарт описания учреждений - хранителей архивных фондов» (ISDIAH), а также была проведена сессия, посвященная МСА и его стандартам описания. Что такое стандарт? Зачем стандарты нужны? Кто их разрабатывает? Какие принципы разработки стандартов? Отправной точкой стали 1980-е годы, когда были разработаны первые стандарты, исходя из различных соображений, таких, как экономия ресурсов, возможность улучшить процесс исследований и организовать обмен информацией.

В 2000 году комитет по стандартам описания также разработал руководство по подготовке и представлению научно-справочного аппарата. Последней тенденцией является осознание того, что описывать нужно не только архивные документы и их создателей, но и их функции организаций-создателей. Также было бы желательно более широкое участие в этой работе стран Латинской Америки, Африки, арабского мира и Азии.

Комитет МСА по стандартам и передовому опыту организовал четыре семинара. На первых трёх обсуждались стратегии внедрения стандартов МСА, а четвертый представлял собой дискуссионный форум по пересмотру стандартов архивного описания ISAD и ISAAR. Эти встречи дали возможность обменяться мнениями с архивистами стран,  которые слабо представлены в органах стандартизации МСА (в первую очередь это страны Азии и Африки), но думают о внедрении этих стандартов. Тем не менее, вызывает сожаление, что архивисты из франкоговорящих стран слабо участвовали в обсуждениях, связанных с эволюцией стандартов.

Дискуссии по стандартам

В этих насыщенных дискуссиях запомнился ряд моментов. Некоторые архивисты отметили, что пользователям трудно просматривать многоуровневые описания. Кое-кто хотел бы, чтобы стандарт ISAD (G) был более «открыт» и гибок, с тем, чтобы избежать дублирования информации. Другие настаивали на том, что необходимо проводить различие между тем, как ищется информация, и тем, как она захватывается. Гибкость в отображении информации нужна, но это не должно влиять на возможность выбора научно-справочного аппарата. Представление информации на выходе не обязано отражать формат сохранения данных. Мы должны давать пользователям возможность выбора различных представлений научно-справочного аппарата. МСА должен уделять пользователям больше внимание.

Еще одна проблема, с которой сталкиваются англо-саксонские страны при внедрении ISAD (G), заключается в том, что описания на базовых  уровнях (досье, документы)  зачастую получаются бедные и сокращенные. Для латинских стран, наоборот, характерны более детальные описания на этих уровнях.

В комментариях по поводу последних работ в области стандартов звучали рекомендации Международному Совету Архивов пересмотреть свой подход к разработке концептуальной модели «сущность – связь», с тем, чтобы стандарты МСА допускали использование различных стратегий внедрения. Некоторые участники, однако, подчеркивали существенную дидактическую роль стандартов МСА; чрезмерная концептуализация может затруднить их использование.

AtoM - открытое программное обеспечение для архивов

Еще одним важным событием стала презентация программного обеспечения AtoM (cсокращение от «Accès à la Mémoire» - «Доступ к памяти»).

Его основная цель состоит в том, чтобы предложить архивному сообществу свободное программное обеспечение, которое:
  • позволяет архивным службам сделать свои коллекции доступными в сети, особенно тем из них, кто иначе не может этого сделать

  • позволяет создавать архивные описания, соответствующие стандартам МСА,

  • поддерживает многоязычные интерфейсы и функциональную возможность перевода контента,

  • поддерживает различные типы коллекций,

  • имеет дружественный веб-интерфейс, и следует хорошей практике обеспечения доступности,

  • является гибким и способным к адаптации,

  • будет полезно как для малых, так и для крупных учреждений,

  • которое может быть внедрено как одной архивной службой, так и несколькими.
Данное приложение позволяет также конвертировать архивные описания в формат EAD. Версия 1.0 уже опубликована, и может быть скачана по адресу: http://ica-atom.org/ . Разработчики (канадская компания Artefactual) планируют в ближайшие месяцы выпустить версии 1.1 и 1.2.

На первый взгляд, программа ICA-AtoM кажется довольно гибкой и простой, однако при её использовании нужен строгий контроль. Программное обеспечение, судя по всему, неспособно управлять правами различных пользователей, и, как следствие, не может помешать намеренному или неумышленному внесению изменений в ту или иную часть научно-справочного аппарата  (например, в классификационную схему). Необходимо также сделать некоторые оговорки по поводу индексации. Фактически, программное обеспечение не содержит каких-либо функциональных возможностей для управления тезаурусом (таких, как создание терминов, изменение иерархии, навигация по дереву).

Для некомпьютеризованных учреждений, желающих быстро и легко выложить в Интернете свой научно-справочный аппарат, вместе со сведениями о фондообразователях и с соответствующими электронными образами, это интересное решение, которое будет способствовать более широкому распространению стандартов описания МСА.

Кроме того, на конгрессе в Куала-Лумпуре были представлены различные архивные информационные системы.

Польская Zosia и другие

Обсуждение опыта национальных архивов зарубежных стран по подготовке к размещению в сети своего научно-справочного аппарата (приложение IREL), дало возможность описать возникающие проблемы (в частности, словарный запас, используемый различными НСА) и предлагаемые решения (переосмыслить общие средства онлайн-доступа к научно-справочному аппарату, - необходимый шаг для стандартизации).

Обилие доступной пользователям информации; проблема описей, составленных в разное время и по различным правилам, без каких-либо обычных средств для ориентирования, создают двойную опасность: перегрузить исследователя не относящимися к делу ответами, или, наоборот, скрыть за ними недостаточность метаданных, содержащихся в научно-справочном аппарате. Поэтому необходимо распространить строгую политику использования имеющихся в распоряжении архивиста описей  и сведений о фондообразователях на все элементы научно-справочного аппарата, какими бы они ни были. Кроме того, необходимо обратиться к использованию средств семантической сети для управления разрозненными контролируемыми словарями, эволюционирующими вместе с НСА и теми источниками, которые он описывает.

В настоящее время Национальным электронным архивом Польши разрабатывается интегрированная архивная информационная система Zosia (протестировать её прототип можно по адресу: http://www.nac.gov.pl/cms/main.php ). Zosia была создана с целью собрать полную информацию о всех польских архивных коллекциях, с тем, чтобы сделать её в полной мере доступной в онлайн-режиме. Электронный архив Польши планирует поделиться этой системой с другими учреждениями, управляющими архивными коллекциями (музеями, библиотеками, некоммерческими организациями).

Система Zosia облегчает и оптимизирует управление данными и делает их доступными в сети. Zosia также является первой системой с открытым программным кодом подобного масштаба среди систем, разработанных учреждениями государственного сектора  Польши. Система основана на стандартах МСА и их электронных «заменителях» EAD и EAC. Zosia использует только открытые компоненты (PostgreSQL, Python), что позволяет использовать её на любой технологической платформе. Приложение может быть установлено под всеми основными операционными системами (Linux/Unix, Mac OS X, Windows). Поиск в системе упрощается благодаря простому в использовании интерфейсу.

Проект Министерства культуры Испании PARES («Веб-портал испанских архивов», http://pares.mcu.es ) направлен на распространение в Интеренете испанского  историко-документального наследия, сохраняемого в одиннадцати архивных центрах страны. Через PARES бесплатный неограниченный доступ предоставляется не только исследователям, но и всем желающим получить доступ к электронным образам документов из испанских архивов. В настоящее время разрабатываются модули для управления доступом, читальными залами и услугами по размножению материалов. Кроме того разрабатывается модуль внутреннего контроля и документирования (таких событий, как вход, выход,  оценка, внутреннее перемещение и т.д.).

Приоритеты на будущее

Приоритетной задачей МСА на ближайшие два года должен стать пересмотр стандартов ISAD (G) и ISAAR (CPF). В работе Комитета по стандартам и передовому опыту основное внимание будет уделено гармонизации стандартов между собой, и, в принципе, каких-либо значительных структурных изменений при этом не ожидается. Таким образом, область применения ISAD (G) должна быть согласована с другими стандартами описания МСА. Что касается главы, посвященной установлению связей между архивами, их создателями или владельцами,  и функциями создателей, - главы, которую можно найти в ISAAR, ISDF и ISDIAH, - то она будет приведена к единому виду, чтобы подчеркнуть взаимосвязь стандартов между собой. Такое согласование является первым шагом на пути к разработке концептуальной модели архивного описания. Недостаточно инвентаризовать и определить элементы данных. Следующий шаг - организовать информацию для построения сети взаимосвязей между элементами данных, с тем,  чтобы предложить единую базовую модель для стандартов описания, с выделением трех объектов,  соответствующих архивным документам (ISAD), учреждениям ( ISAAR и ISDIAH) и их функциям (ISDF).

Управление архивами Франции (Direction des Archives de France), бюллетень по EAD (Bulletin d’information francophone sur l’EAD), № 33, сентябрь-октябрь 2008 года

Источник: сайт Archives de France
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1957

вторник, 14 октября 2008 г.

Мировой рынок управления контентом глазами Gartner

Фирма Gartner опубликовала свой «магический квадрат» для рынка систем управления корпоративным контентом (ECM-систем) по состоянию на сентябрь 2008 года. Наиболее заметное изменение в группе лидеров – быстрое наступление компании Майкрософт, и некоторое отступление IBM.

Магический квадрат для ECM-систем на 2008 год (Gartner)

Магический квадрант для рынка средств управления корпоративным контентом (Garnter, сентябрь 2007) (CNews, http://www.pcweek.ru/themes/detail.php?ID=104306 )

Источник: Gartner / CNews
http://www.mediaproducts.gartner.com/reprints/microsoft/vol6/article3/article3.html
http://www.pcweek.ru/themes/detail.php?ID=104306

понедельник, 13 октября 2008 г.

США, штат Вашингтон: Электронный архив делает историю доступной - на веб-сайте архива выложены 74 млн. документов


Электронный архив штата Вашингтон (Washington State Digital Archives) через свой сайт открывает доступ к 74 миллионам документов. Можно посмотреть лицензии на брак, свидетельства о рождении и смерти, данные переписей, сведения о прохождении военной службы, итоги выборов, сделки с недвижимостью и даже старые фотографии.

"И это только начало, первые шаги ребенка", говорит Архивист штата (руководитель архивной службы – Ред.) Джерри Хэндфилд (Jerry Handfield), приехавший на День открытых дверей электронного архива, которые размещен в университете Восточного Вашингтона.

74 миллиона документов составляют около 3 процентов от общего объёма исторических и современных документов, которые руководители штата надеются в конечном итоге разместить в интернете. Скоро в сети будет выложена база данных, которая позволит слушателям вести поиск по 50 тысячам аудиокассет с записями слушаний в законодательных органах штата Вашингтон. Осуществлять этот проект помогает корпорация Microsoft.

Штат Вашингтон является лидером среди других штатов США в области электронных архивов, говорит Хэндфилд. Центр получил грант в 1 млн. долл. от Библиотеки Конгресса США на оказания помощи семи другим штатам в создании собственных электронных архивов. В настоящее время центр также сотрудничает в этой области ещё с одним штатом - Колорадо. Делегации из других стран также посещают центр, чтобы посмотреть, как устроена его система.

Источник: Trading Markets
http://www.tradingmarkets.com/.site/news/Stock%20News/1921605/

Манифест специалистов по управлению документацией в эпоху Сети 2.0

Перевод заметки Джеймса Лапена на TFPL-блоге

Недавно я участвовал в веб-семинаре по управлению документами, который проводил Стив Бейли (Steve Bailey) на своём сайте «Управление документами 2.0» в социальной сети Ning. Стив создал этот сайт как место, где специалисты по управлению документами могли бы обсудить, как адаптировать нашу профессию к миру Сети 2.0 (Web 2.0).

Задача веб-семинара заключалась в том, чтобы посмотреть, сможем ли мы  сформировать «Манифест по управления документами 2.0», опираясь, в частности,  на «Манифест библиотекаря 2.0» (см. http://liblogs.albany.edu/library20/2006/11/a_librarians_20_manifesto.html ). Группа хотела сохранить позитивный настрой манифеста библиотекарей, и, в частности, его положительное отношение к переменам.

Пункты поступали быстро и мощным потоком. Здесь манифест представлен в том виде,  какой он приобрел к концу семинара:
  1. Я признаю, что вселенная информационной культуры быстро изменяется,  и что управление документами должно позитивно реагировать на эти изменения, с тем, чтобы предложить системы, политики, рекомендации и услуги, полезные для нашей организации, нашей команды и наших коллег.

  2. Я буду повышать свой уровень знаний об информационной культуре моих пользователей, и буду искать способы использовать то, что узнаю, в практике  оказания услуг в области управления документами.

  3. Я откажусь от старых методов, какими бы замечательными они не представлялись в свое время, если появятся  лучшие способы выполнять работу.

  4. Я буду экспериментировать с новшествами, и не буду бояться делать ошибки.

  5. Хотя мы признаем необходимость гарантированного качества в работе документных систем,  это не должно препятствовать экспериментированию, инновациям и развитию.

  6. Я не буду опасаться услуг, предоставляемых Сетью 2.0, но буду использовать те из них, что нужны пользователям для получения оговоренных выгод для их деловой деятельности / организации.

  7. Я постараюсь не навязывать пользователям взгляд на вещи с точки зрения управления документацией, а постараюсь так сформировать услуги, чтобы отразить предпочтения и ожидания пользователей.

  8. Я буду готов идти туда, где есть пользователи, - как в онлайн-пространстве, так и в физическом пространстве, чтобы выполнять свои профессиональные обязанности.

  9. Мы признаем, что нашим коллегам непросто сохранять документы: они перегружены чрезмерно многочисленными сообщениями электронной почты, и они сталкиваются в ходе своей работы со множеством различных инструментов и систем, в которых информация может быть создана и задокументирована

  10. Мы признаем, что нам никогда не создать идеальной документной системы, и мы никогда не сможем гарантировать полное документирование всего, что делает организация, - но мы будем стремиться улучшить возможности организации по сохранению и пониманию своих документов.

  11. Мы всегда будем стремиться к поддержанию баланса между потребностями наших пользователей и исполнением правовых, нормативных и эксплуатационных требований наших организаций.

  12. Я признаю, что организации изменяются медленно, и буду вместе с моими коллегами работать над тем, чтобы ускорить реагирование на перемены.

  13. Мы будем стремиться обеспечить пользователям услуги, которым они могли бы  доверять, и которые были бы прозрачными и открытыми для всех заинтересованных сторон.
Джеймс Лапен (James Lappin)

Источник:  TFPL-блог
http://tfpl.typepad.com/tfpl/2008/10/a-manifesto-for.html

Говорят коллеги: Что такое лидер в архивной профессии?

Группа архивистов, озабоченных будущим нашей профессии, - в том числе бывший президент Общества Американских Архивистов (SAA), - изучают сейчас концепцию архивного лидерства, и надеются подготовить учебный курс (или несколько) по подготовке нынешних молодых архивистов (а может быть, некоторых и не очень молодых) к тому, чтобы завтра стать лидерами нашей профессии.

Школа лидерства в настоящее проводится сейчас каждое лето в течение двух недель в университете Висконсин-Мэдисон и, безусловно, слушатели, уже имеющие определенный опыт,  лучше проявляют себя в качестве лидеров. Но это лишь небольшая группа людей. Группа, разрабатывающая курс обучения лидерским качествам,  хотела бы охватить гораздо большее число специалистов.

Как мне кажется, архивное лидерство похоже на поиск работы. Многие из вас в комментариях на мою предыдущую заметку отметили, что работу вы находите в первую очередь благодаря наличию опыта, и совсем  не обязательно - образования. Я думаю, что то же самое справедливо в отношении лидерства - нужно иметь опыт и опираться на него. Я вижу это, когда смотрю на молодых, менее опытных членов руководящего комитета Круглого стола SAA по управлению документами, которые тратят массу своего времени на  некоторых наши программы, и берут на себя инициативу, с тем, чтобы сделать «Круглый стол» лучше.

Я знаю, что в других круглых столах и секциях, в других комитетах есть похожие личности, которые если и не ведут за собой всю группу целиком, то ведут меньшую подгруппу в рамках более широкой группы, и действительно ухитряются что-то сделать. Думаю, я по своей натуре - критик (по крайней мере, так мне говорят знакомые), так что я буду критиковать некоторые другие группы, не называя их по имени. Зачем нужны в SAA (и, возможно, в других архивных ассоциациях) такие лидеры, которые неспособны привлечь людей к участию в реализации проектов, мероприятий и инициатив? Почему мы наблюдаем,  что лидеры выдвигаются из недр структуры SAA, а не приходят из организованных групп представителей нашей профессии?

В мире Сети 2.0,  лидер может идти различными путями, и использовать множество способов для того, чтобы вести за собой. Но, как мне видится, одной из общих характерных черт всех тех лидеров, которые "делают" и "становятся" вместо того, чтобы просто "быть", является то, что они легко и часто пользуются электронной почтой. Они отправляют и получают почту ежедневно, если не несколько раз в день - даже те из них, кто работает полный рабочий день и имеет полноценную семью. Они ценят общение и знают, что это - способ вести за собой в 2008 году. Некоторые из более опытных, – и более пожилых, - руководителей не используют электронную почту в такой степени, и поэтому кое-кем (включая меня) воспринимаются как неэффективные. Когда кто-то мне говорит, что у него нет времени на чтение электронной почты, я думаю: «Вы имеете в виду, что вы не хотите тратить на это время, поскольку  не считаете это важным,  так?»

Поэтому я рассматриваю навыки общения, и желание развивать и расширять эти навыки (используя, например, социальные сети, электронную почту, подкастинг, вики-технологии, чаты) как главный фактор, делающий лидера хорошим лидером, и превращающий начинающего лидера в хорошего лидера. Я знаю, что есть и другие факторы, которые необходимы для  хорошего лидера, и другие навыки, которые развиваются и совершенствуются с помощью образования и практики, - но я достаточно осмотрителен для того, чтобы признать либо своё незнание этих факторов,  либо то, что я не слишком хороший мыслитель, чтобы их сформулировать.

Поэтому я прошу вас, своих читателей, рассказать нам, какие качества, по вашему мнению, необходимо развивать в хорошем лидере. Харизма – врожденное качество, но есть много других,  которые можно развить. Пожалуйста, поделитесь своими мыслями о том, что вы хотите от лидера, что вы видите в хороших лидерах, и в особенности – какие качества, по вашему мнению, формируют хорошего лидера в нашей профессии в 2008 году.

Рассел Джеймс (Russell James)

Источник: блог Records Junkie
http://recordsjunkie.blogspot.com/2008/10/what-is-archival-leader.html

воскресенье, 12 октября 2008 г.

Президент AIIM: Последовательная поддержка о стороны руководства имеет важнейшее значение при внедрении систему управления контентом

С какими проблемами организации столкнулись при внедрении систем управления контентом (ECM)? Согласно опросу, проведенному ассоциацией специалистов по управлению контентом AIIM для выяснения состояния дел в отрасли, мнения организаций по поводу основных проблем, которые им приходится решать при внедрении систем управления документами и информацией, разошлись:

Респондентов просили указать три основных препятствия, которые пришлось преодолевать во время внедрения. Ответы распределились следующим образом:
  • 44% - Недооценены организационные и процедурные проблемы
  • 32% - Нехватка знаний или навыков у собственного персонала организации
  • 30% - Проект не был выполнен вследствие разногласий внутри организации по поводу политики
  • 29% - Недоиспользование вследствие неудачных процедур и отсутствия мер принуждения
  • 21% - Недооценены усилия, необходимые на «дистилляцию» и миграцию контента
  • 20% - Чрезмерное расширение охватываемой области
  • 19% - Не были решены вопросы, связанные с классификацией и метаданными
  • 18% - Плохое принятие пользователями вследствие неудачного дизайна и «корявой» реализации
  • 16% - Не были продуманы возможные проблемы и отдача за пределами одного делового подразделения
  • 16% - Плохо сформулированное деловое обоснование проекта
  • 13% - Нехватка знаний или навыков у  поставщиков или привлеченного персонала
  • 13% - Превышение бюджета
  • 12% - Неспособность выделить приоритетный контент «высокой ценности»
Одним четким отличием между крупными и мелкими организациями явилась - как и можно было бы ожидать - проблема преодоления «внутриполитических» разногласий. Поддержание внимания к проекту, последовательного подхода и осуществляемого руководством лидерства в течение всей жизни проекта, - особенно для тех проектов, что влекут за собой значительные изменения процессов и их переопределение, - очень трудно дается крупным организациям.

Последовательная поддержка о стороны руководства имеет важнейшее значение, с учетом того, что препятствием номер один для организаций всех размеров оказалась «недооценка процедурных и организационных проблем». Еще одна проблема, общая для многих организаций – «нехватка знаний или навыков у собственного персонала организации» (намёк: подумайте об учебных программах, предлагаемых нашей ассоциацией AIIM).

Удивительно, но некоторые из тех проблем, что чаще всего упоминаются в байках о катастрофах при внедрении ECM-систем («чрезмерное расширение охватываемой области»,  «плохо сформулированное деловое обоснование проекта», «превышение бюджета»), оказались гораздо ниже в списке проблем, чем некоторые препятствия, которые традиционно рассматриваются как относительно несложные.

Джон Манчини (John Mancini)
Президент ассоциации AIIM

14 июня 2007 года

Источник: блог «Conquer Information Chaos» (Победить информационный хаос)
http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2007/06/what_challenges.html

2-й конгресс испанских муниципальных архивов: "Архивы и электронное управление"

Эта встреча, организованная Министерством Культуры, пройдет в городе Луго (Lugo) с 5 по 8 ноября.

Одной из целей конгресса является анализ и определение той роли, которую государственные системы управления и хранящаяся в архивах информация играют в рамках электронного управления, - с тем, чтобы иметь возможность обеспечить наличие, подлинность, целостность, конфиденциальность и сохранность государственных документов, которые создаются на электронных носителях.

Источник: блог Archivistica.net / сайт конгресса
http://archivistica.blogspot.com/2008/10/ii-congreso-de-archivos-municipales.html
http://www.archivosmunicipales.eu/ing/presentacion_in.html

воскресенье, 5 октября 2008 г.

Франция: Реализация нового закона об архивах. Первые результаты деятельности рабочей группы

Управление архивами Франции (DAF) распространило среди руководителей архивной службы выводы по итогам состоявшегося 16 сентября первого совещания рабочей группы, в преддверии опубликования общей инструкции, которое ожидается в конце октября.

Что касается доступа к документам, в выводах подчеркивается, что период ограничения доступа сейчас в первую очередь связан с содержанием документа или досье: документы, хранящиеся в одном и том же «документальном массиве» могут подпадать под различные ограничения, и уже невозможно установить однозначную связь между создателем документов (или категорией досье) со временем ограничения доступа. Эти положения коренным образом меняют методы оказания услуг, и в ряде случаев могут привести к предоставлению информации в виде выписки.

Далее были рассмотрены различные специальные ограничения, с целью уточнить сферу их применения. Многие вопросы пока остаются без ответа, поскольку ответы на них зависят от итогов проходящего обмена мнениями сейчас между DAF и различных заинтересованными сторонами, таких как CADA (Комиссия по доступу к административным документам - Commission d’Accès aux Documents Administratifs), CNIL (Национальная комиссия по информатике и правам - Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), INSEE (Национальный институт статистики и экономических исследований - Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques), министерства внутренних дел, юстиции, здравоохранения и финансов.

Полный текст официального сообщения (на французском языке) доступен по адресу: http://archinet.aedaa.free.fr/01_public/actus_afficher.php?ref=1034

Источник: блог Thinking Twice
http://thinkingtwice.hautetfort.com/archive/2008/10/04/application-de-la-nouvelle-loi-sur-les-archives-premiers-res.html

США: Счётная палата считает, что у Национальных Архивов должен быть запасной план

Счетная палата США (Government Accountability Office, GAO) в конце сентября выпустила еще один отчет, касающийся планов Национальных Архивов США (NARA), - или отсутствия таковых, - по принятию на хранение в январе 2009 года президентских электронных документов.

Проект NARA "Архив электронных документов" (Electronic Records Archive, ERA)  осуществляется уже на протяжении ряда лет, и его запуск в эксплуатацию представляется пока отдаленным будущим. Для решения проблемы принятия на хранение президентских документов была разработана система "Администрация Президента" (Executive Office of the President, EOP). Но, похоже, EOP тоже отстает от графика. Счетная палата призывает  Национальные Архивы разработать альтернативный план на случай, если EOP не сможет принять документы 20 января 2009 года.

Это, безусловно, важный вопрос, но представляется, что ещё более серьёзной проблемой является потенциальная несовместимость систем EOP и ERA. Эти системы создаются разными подрядчиками на основе  различных архитектур. Будут ли требования, резервирование и меры защиты президентских документов теми же, что и для федеральных документов? Как различия между двумя системами затронут конечных пользователей? Будет интересно посмотреть, что из всего этого получится.

Отчет GAO-08-1105  «План расходов Национальных Архивов США на 2008 год» (The National Archives and Records Administration’s Fiscal Year 2008 Expenditure Plan) доступен по адресу:  http://www.gao.gov/new.items/d081105.pdf

Касси Шмидт (Cassie Schmitt)

Источник: блог «Pondering Archivist»
http://ponderingarchivist.wordpress.com/2008/10/04/gao-says-nara-needs-a-backup-plan/

четверг, 2 октября 2008 г.

Конференция DLM-форума - 2008

10-12 декабря 2008 года в г. Тулуза (Франция) пройдет очередная конференция DLM-форума, под названием "Управление информацией и документами в Европе: Достижения и новые направления". Конференцию организует Управление Архивами Франции (Министерства культуры и коммуникаций) совместно с Ассоциацией Архивистов Франции.

DLM-форум был создан в соответствии с решением Совета Европы 94/C 235/03 от 17 июня 1994 года относительно усиления кооперации в области архивного дела. В настоящее время Еврокомиссия (правительство Евросоюза) делегирует DLM-форуму полномочия по контролю над исполнением ряда ответственных проектов, таких, как разработка типовых требований к системам электронного документооборота MoReq2. Аббревиатура DLM сейчас расшифровывается как "управление жизненным циклом документов".

"Сквозными" темами конференции являются:
  • Кооперация и партнерства,

  • Совместные проекты и системы,

  • Исполнение законодательно-нормативных требований и стандарты,

  • Интеграция в технические платформы,

  • Обучение и принятие пользователями новых технологий.
Конференция начнется с совместного пленарного доклада Мартины Буадефр (Martine de Boidesffre), директора Архивов Франции, и Арно Лаказа (Arnaud Lacaze), руководителя отдела проектов в генеральном директорате модернизации государства, на тему "Являются ли архивы партнерами национальной стратегии по решению проблем электронного мира: Какую роль они могут сыграть?".

На конференции планируется ряд секций и семинаров с интересными названиями:
  • Секция 1: Электронное правительство и стандарты

  • Секция 2: Управление и доступ к электронной информации

  • Секция 3: Из делопроизводства в архивы: Разработка стратегий передачи документов

  • Секция 4: Обеспечение долговременной сохранности

  • Секция 5: Сертификация

  • Секция 6: Стратегии оказания архивных услуг и услуг по управлению документами

  • Семинар 1: Понять MoReq2 (здесь планируется выступление одного из основных разработчиков данного стандарта Марка Фреско из компании Serco Consulting)

  • Семинар 2: Защита персональных данных и архивные требования

  • Семинар 3: Файловые форматы для обеспечения долговременной сохранности

  • Семинар 4: Стратегии обеспечения долговременной сохранности
Стоимость участия в конференции - от 200 до 300 евро (см. http://dlm2008.com/index.php?id_lang=2&id_rub=80 ).

Источник: сайт конференции
http://dlm2008.com/index.php?id_lang=2&id_rub=84