Президент AIIM: Последовательная поддержка о стороны руководства имеет важнейшее значение при внедрении систему управления контентом

С какими проблемами организации столкнулись при внедрении систем управления контентом (ECM)? Согласно опросу, проведенному ассоциацией специалистов по управлению контентом AIIM для выяснения состояния дел в отрасли, мнения организаций по поводу основных проблем, которые им приходится решать при внедрении систем управления документами и информацией, разошлись:

Респондентов просили указать три основных препятствия, которые пришлось преодолевать во время внедрения. Ответы распределились следующим образом:

• 44% - Недооценены организационные и процедурные проблемы
• 32% - Нехватка знаний или навыков у собственного персонала организации
• 30% - Проект не был выполнен вследствие разногласий внутри организации по поводу политики
• 29% - Недоиспользование вследствие неудачных процедур и отсутствия мер принуждения
• 21% - Недооценены усилия, необходимые на «дистилляцию» и миграцию контента
• 20% - Чрезмерное расширение охватываемой области
• 19% - Не были решены вопросы, связанные с классификацией и метаданными
• 18% - Плохое принятие пользователями вследствие неудачного дизайна и «корявой» реализации
• 16% - Не были продуманы возможные проблемы и отдача за пределами одного делового подразделения
• 16% - Плохо сформулированное деловое обоснование проекта
• 13% - Нехватка знаний или навыков у  поставщиков или привлеченного персонала
• 13% - Превышение бюджета
• 12% - Неспособность выделить приоритетный контент «высокой ценности»

Одним четким отличием между крупными и мелкими организациями явилась - как и можно было бы ожидать - проблема преодоления «внутриполитических» разногласий. Поддержание внимания к проекту, последовательного подхода и осуществляемого руководством лидерства в течение всей жизни проекта, - особенно для тех проектов, что влекут за собой значительные изменения процессов и их переопределение, - очень трудно дается крупным организациям.

Последовательная поддержка о стороны руководства имеет важнейшее значение, с учетом того, что препятствием номер один для организаций всех размеров оказалась «недооценка процедурных и организационных проблем». Еще одна проблема, общая для многих организаций – «нехватка знаний или навыков у собственного персонала организации» (намёк: подумайте об учебных программах, предлагаемых нашей ассоциацией AIIM).

Удивительно, но некоторые из тех проблем, что чаще всего упоминаются в байках о катастрофах при внедрении ECM-систем («чрезмерное расширение охватываемой области»,  «плохо сформулированное деловое обоснование проекта», «превышение бюджета»), оказались гораздо ниже в списке проблем, чем некоторые препятствия, которые традиционно рассматриваются как относительно несложные.

Джон Манчини (John Mancini)
Президент ассоциации AIIM

14 июня 2007 года

Источник: блог «Conquer Information Chaos» (Победить информационный хаос)
http://aiim.typepad.com/aiim_blog/2007/06/what_challenges.html