Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов, часть 2

Как я уже рассказывала, 29 августа 2024 года на сайте LinkedIn была выложена статья Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) из австралийской компании Synercon под названием «Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов» (Lost in Transition - The Crisis of Digital Records Retention and Disposal), перевод которой доступен здесь: http://rusrim.blogspot.com/2024/09/blog-post_03.html .

Статья «зацепила» архивистов и специалистов по управлению документами, в результате чего было организована онлайн-дискуссия с участием ряда известных экспертов (естественно, на английском языке – но будьте готовы к австралийскому акценту!). Впоследствии были выложены два фрагмента сделанной видеозаписи.

7 октября 2024 года на сайте компании Synercon бы выложен первый фрагмент продолжительностью 5 минут, см. https://synercon.co/Resources/Lost_in_Transition_Session_1.mp4

Модерировали дискуссию Керри Сиатриас (Kerri Siatiras) и Конни Кристенсен (Conni Christensen)

В аннотации к видео сказано:

«В мире управления документами и информацией разворачивается тихий кризис. Критически важные документы теряются или уничтожаются, в то время как чувствительные конфиденциальные данные, такие как персональные данные, продолжают лежать в неуправляемом цифровом хранилище. Отражением этого беспорядка являются участившиеся утечки данных, рост расходов на хранение и снижение производительности труда, - всё это указывает на гораздо более глубокую проблему.

В течение следующих нескольких недель мы с Керри Сиатриас (Kerri Siatiras) планируем опубликовать небольшие отрывки из нашей недавней презентации для Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ), сделанной в прямом эфире.

Кроме того, мы опубликуем отчет по итогам проведенного нами в августе 2024 года опроса, в ходе которого собирались сведения о положение дел в отрасли в части уничтожения либо передачи на архивное хранение электронных документов и контента.

Мы используем эту возможность для того, чтобы начать общеотраслевое обсуждение кризиса уничтожения/передачи электронной информации со всеми вами.

Присоединяйтесь к нам, давайте вместе углубленно проанализируем вызванные цифровой трансформацией сложности и изучим далеко идущие последствия неадекватного управления документами в современную эпоху.

Мы будем рады Вашим комментариям по данной теме.»

17 октября 2024 года, также на сайте компании Synercon, бы выложен второй фрагмент под названием «Главные причины» (Root Causes) продолжительностью 9 минут, см.
https://synercon.co/Resources/LOST_IN_TRANSITION_Session_2.mp4

В аннотации к видео сказано:

«На нашей последней встрече (членов RIMPA – Н.Х.) мы поделились историями, ярко демонстрирующими растущий кризис в сфере установления и отслеживания сроков хранения, а также проведения уничтожения/передачи электронных документов и контента по их истечении.

Мы считаем, что эта, пока что не привлекающая внимания проблема нашей отрасли продолжает обостряться, и сегодня мы рассмотрим её основные причины.

Мы привлекли ряд известных экспертов в этой области, чтобы собрать ценные идеи и представления по этому вопросу. Мы выражаем благодарность следующим коллегам, которые любезно согласились принять участие в интервью: это Питер Бошьер (Peter Boshier), Лиз Макферсон (Liz MacPherson), Эндрю Уорленд,  (Andrew Warland), Энтони Мосс (Antony Moss), Эндрю Экклстоун (Andrew Ecclestone), Крейги Синклер (Craigie Sinclair), Алисса Блэкберн (Alyssa Blackburn) и Стивен Кларк (Stephen Clarke).

А что вы думаете о глубинных причинах проблемы? Мы будем рады Вашим комментариям по данной теме.»

Источник: сайт LinkedIn / сайт Synercon
https://www.linkedin.com/pulse/lost-transition-root-causes-conni-christensen-6lsvc/
https://synercon.co/Resources/Lost_in_Transition_Session_1.mp4
https://synercon.co/Resources/LOST_IN_TRANSITION_Session_2.mp4

Австралия: Размышления об итогах круглого стола на конференции RIMPA по теме взаимодействия с руководством

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 14 ноября 2021 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Для тех из Вас, кто не из региона Австралии и Новой Зеландии, RIMPA - это Ассоциация специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ). Я являюсь членом комитета RIMPA в Южной Австралии и время от времени выступаю на наших ежеквартальных встречах.

Недавно я имел настоящее удовольствие модерировать круглый стол по взаимодействию с руководством, который прошёл как дополнительное мероприятие в рамках ежегодной конференции в Аделаиде (Adelaide). Я выбрал данную тему для круглого стола, поскольку считаю, что это одно их тех направлений деятельности, где мы, как специалисты по управлению документами и информацией, могли бы значительно прибавить.

В круглом столе приняли участие:

• Дина Флеминг (Deanna Fleming, https://www.linkedin.com/in/deanna-fleming-7692327b/ ) – специалист по управлению информацией Департамента казначейства и финансов штата Южная Австралия;
  
  
• Роуэн Доллар (Rowan Dollar, https://www.linkedin.com/in/rowan-dollar/ ) - партнер-консультант Сети государственного сектора (Public Sector Network) и бывший ИТ-директор нескольких государственных министерств;
  
  
• д-р Дункан Холт (Dr Duncan Holt, https://www.linkedin.com/in/duncanholt/ ) - ИТ-директор государственного агентства штата Южной Австралии Homestart Finance (оказывает финансовую поддержку лицам, впервые приобретающим недвижимость в собственность – Н.Х.), бывший ИТ-директор агентства ReturnToWorkSA (администрирующего программу штата по социальной защите и реабилитации рабочих, получивших травмы на производстве – Н.Х.).

Я выбрал этих трёх коллег, потому что считаю их стабильно успешными в области управления информацией специалистами, от которых я многому научился в плане взаимодействия с высшим руководством, что мне очень помогло - и я не мог придумать лучшего способа помочь профессиональному сообществу, чем собрать их вместе с тем, чтобы они поделились своими знаниями. Я бесконечно благодарен каждому из них за то, что они ответили «да» на моё предложение.

Ниже я постарался отметить несколько ключевых моментов. Полностью видеозапись круглого стола Вы можете посмотреть по адресу https://www.youtube.com/watch?v=KBWiKDHq7Tc&t=10825s (начиная с отметки 3 часа 00 минут).

Слева направо: Карл Мелроуз, Дина Флеминг, Роуэн Доллар и Дункан Холт

 

Как мне кажется, общими у всех докладчиков были следующие три момента:

• Критически-важное значение имеет определение ценности информации;
  
  
• Речь идет о правильном выборе людей, с которыми Вы пойдёте на контакт. С одними руководителями проще наладить взаимодействие, чем с другими, и взаимодействовать становится легче, когда Вы уже заручились поддержкой других руководителей;
  
  
• Причины, по которым организация идёт на перемены, будут уникальными для этой организации - Вы должны выстраивать взаимоотношения и понимать приоритеты своей организации с тем, чтобы адаптировать свой подход к особенностям организации.

Следует отметить ещё два момента:

• Ближе к концу круглого стола прошла очень интересная дискуссия о стратегии и тактике;
  
  
• Примерно на четырехчасовой отметке видеозаписи (т.е. спустя час с начала работы круглого стола) Энн Корниш (Anne Cornish, генеральный директор RIMPA) задает отличный вопрос о том, как человеку, который по своему характеру не является открытым и общительным, включиться в обсуждение вопроса высшим руководством.

Я с большим удовольствие познакомился бы с Вашими мыслями и комментариями, а если у Вас есть собственный опыт взаимодействия с руководством – поделитесь им, пожалуйста. В будущем я также хотел бы организовать ещё один круглый стол, поэтому если Вам довелось решать этот вопрос и при этом Вы научились многому, чем не возражали бы поделиться в аналогичном формате – пожалуйста, свяжитесь со мной.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM / YouTube
https://metairm.substack.com/p/reflections-on-rimpa-sant-panel-on
https://www.youtube.com/watch?v=KBWiKDHq7Tc&t=10825s

Конгресс Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией пройдёт в Канберре в «смешанном» режиме

Данная новость была опубликована на сайте Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ), а также выложена 13 августа 2021 в социальной сети LinkedIn.

Конгресс Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией RIMPA пройдёт 11-14 октября в Канберре (Canberra) в смешанном режиме: часть участников будет присутствовать лично, а часть – удалённо. Основная тема конгресса: (Keeping P.A.C.E. - A Modern and Holistic Approach). На сайте регистрации отмечается:

«Начиная с 1984 года Конгресс RIMPA (RIMPA Live Convention) зарекомендовал себя как ведущая отраслевая и профессиональная конференция. Он обеспечивает площадку для международного форума, на котором представляются оригинальные результаты исследований, а также идёт обмен и распространение инновационного, наводящего на размышления и практически полезного опыта. В нынешнее беспрецедентные времена жизнь ставит перед нами серьёзные проблемы и приносит нам важные победы, вместе с необходимостью осваивать новые точки зрения и стратегии.

Данный Конгресс побудит Вас задуматься о современном всестороннем подходе ко всем аспектам управления информацией, что позволит двигаться вперед, «идя шаг в шаг» (‘Keeping P.A.C.E’ – на английском языке это игра слов, поскольку, с одной стороны, «keeping pace» означает «поддерживать ход, темп»; а с другой, означает «оставаться практичными, опирающимися на примеры, культурными, учитывающими обстоятельства»; аббревиатура PACE расшифровывается как «Practical, Anecdotal, Cultural, Eventual» - Н.Х.) с профессией. Отраслевые эксперты со всего мира соберутся и присоединятся к нам, чтобы поделиться с нами своими «P.A.C.E.»-достижениями, при этом будут рассматриваться вопросы исполнения законодательно-нормативных требований, обеспечения неприкосновенности частной жизни, менеджмента данных, управления документами, электронной сохранности, образования и обучения, лидерства, организации рабочих процессов и управления контентом. Не пропустите это значимое событие 2021 года, которое является для Вас шансом обновить, восстановить и наполнить новым содержанием Ваши взаимоотношения со старыми и новыми коллегами, влиятельными лицами отрасли, «работающими в поле» специалистами и сообществом RIMPA в целом.»

Программа конференции выложена по адресу: https://az659834.vo.msecnd.net/eventsairaueprod/production-rimpa-public/a3e68179ae114be08f517bf10c40d569

В новости на сайте LinkedIn представители RIMPA пишут:

«Присоединяйтесь к нам для участия в «беседе у камина» с двумя из самых влиятельных лидеров отрасли – с Генеральным директором Национальных Архивов Австралии Дэвидом Фрикером (David Fricker – который также является президентом Международного совета архивов – Н.Х.) и с недавно назначенным Главным архивистом (Chief Archivist) Архивов Новой Зеландии Стивеном Кларком (Stephen Clarke).

Данная пара знающих людей углубится в актуальные вопросы отрасли. Это тот разговор, который Вы не захотите пропустить! Он доступен для всех участников – тех, кто будет участвовать в Конгрессе лично, виртуально или через наши вспомогательные мероприятия!

Узнайте больше и зарегистрируйтесь прямо сегодня на странице по адресу
https://rimpa.eventsair.com/rimpa-live-2021-convention/ ».

Само собой, участие в конференции (в том числе дистанционное) является платным.

Источники: сайт LinkedIn / сайт RIMPA
https://www.linkedin.com/posts/records-and-information-management-professionals-australasia_rimpa-rimpalive2021-convention-activity-6831721031196135425-hVY8
https://www.rimpa.com.au/events/rimpa-live/rimpa-live-convention-2021/
https://rimpa.eventsair.com/rimpa-live-2021-convention/

Карл Мелроуз: Чем по-настоящему важны документы?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 15 марта 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Чем по-настоящему важны документы? Я думаю, это две вещи:

• Захват нами надежных свидетельств / доказательств деловой деятельности;
  
  
• Их использование.

При этом я полагаю, что заниматься первым пунктом не имеет смысла, если не происходит второго.

Второй пункт - это также то место, где почти у каждого из нас имеются огромные возможности по выводу своей деятельности на новый уровень.

Если мы определяем качество [документов – Н.Х.] как доступность информации, содержащейся в наших документах, то мы можем сказать, что использование хранимых нами документов будет сильно зависеть от их качества.

• Высокое качество = легкодоступная информация;
  
  
• Низкое качество = труднодоступная информация.

Приведу в качестве примера утверждение какого-либо решения:

• Низкое качество – обмен мнениями посредством 17 электронных писем, где несколько участников обсуждают различные аспекты вопроса в одной и той же цепочке сообщений электронной почты. Все эти частники затем документируют данную переписку - так что мы имеем 17 писем x 5 участников = 85 писем, которые нам придётся проработать, чтобы найти собственно решение, а затем убедиться, что мы его понимаем.
  
  
• Высокое качество – форма, в которой перечислено, что именно утверждается, указываются все условия или сведения, необходимые для принятия решения, и большой цифровой штамп с надписью «УТВЕРЖДЕНО».

Никто не станет спорить, что приведенный выше пример высокого качества является одновременно и лучшим документом, и более качественной деловой информацией.

Проблема, с которой я столкнулся, заключается в том, что очень немногие специалисты по управлению документами хотят нести ответственность за переход от хранения документов сотрудниками от приведенного примера низкого качества к варианту высокого качества.

Считается, что деловые подразделения являются ответственными хранителями своих документов, - поэтому они и должны управлять их качеством. Проблема с этой идеей в том, что деловые подразделения не являются экспертами по управлению документами. Они – исполнители, компетентные в определенной сфере деятельности.

Организация информации не входит в число их компетенций. Скорее всего, они не узнали бы таксономию, даже если бы споткнулись о неё. У них есть своя планка: «Я получаю эту информацию от кого-то, а затем мне нужно перейти к следующему шагу моего процесса».

Насколько хороша эта информация, для них не имеет значения - пока они способны преодолеть планку. Они не думают о том, что будет, когда эта информация понадобится им или кому-то ещё в следующий раз. Они не думают о том, как эту информацию будут использовать их руководители; а их руководители не думают о том, как другие части организации будут использовать эту информацию.

Таким образом, документы становятся одновременно проблемой коллективных действий и «трагедией ресурсов общего использования» (tragedy of the commons, см. https://en.wikipedia.org/wiki/Tragedy_of_the_commons - данный термин относится к проблеме, когда при коллективном использовании ресурсов эгоистичные действия отдельных сторон вредят общим интересам и приводят к истощению ресурсов – Н.Х.).

Так что кому-то другому нужно видеть вопрос в целом. И кто это должен быть?

В момент, когда службы управления документами испытывают трудности с получением финансирования и штатных единиц; когда им трудно заставить сотрудников воспринимать документы всерьёз и исполнять то, что от них требует законодательство и политика компании – это должны быть мы.

Потому что, если мы не возьмём на себя ответственности за качество документов, если мы не будем фокусировать внимание на том, чтобы документы, хранению которых мы посвятили свою жизнь, действительно использовались - никто не будет это делать.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/15/what-is-actually-important-in-records/  

Австралия: Отсутствие надёжного финансирования и неготовность к переходу на цифровые технологии мешают органам управления архивным делом

Данная статья Шеннон Дженкинс (Shannon Jenkins – на фото) была опубликована 30 сентября 2020 года на сайте издания «The Mandarin».

Результаты нового обследования показали, что отсутствие надлежащих ресурсов и стабильного финансирования не позволяют государственным учреждениям в полной мере исполнять свои обязательства в части управления документами. 

В ходе обследования, заказанного Советом австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA), проводилась оценка управления государственными документами и информацией во всех штатах, территориях и федеральных правительствах Австралии и Новой Зеландии.

Титульный лист итогового отчёта

Мой комментарий: Отчёт по итогам обследования объёмом 48 страниц доступен по адресу https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2020/09/CAARA10-Item-5.0-Attachment-A-Dr-Thom-Review-Report-Final-24032019704.pdf . В отчёте содержится 10 рекомендаций. Содержание этого документа следующее:

 

Глоссарий терминов
Основные результаты и рекомендации
1. Введение
2. Подоплёка данного обследования  
3. Почему важно обеспечить хорошее управление документами?
4. Решение вопросов культурного характера: Обеспечения лидерства для других органов исполнительной власти  
5. Роль и ответственность органов-членов CAARA
6. Эффективность законодательства и политик в отношении управления государственными документами
7. Взаимодействие с другими государственными органами, выполняющими взаимосвязанные роли  
8. Воздействие программ цифровой трансформации
9. Возможности персонала, ответственного за управление документами
10. Возможности уполномоченных органов обеспечить своевременный и надлежащий доступ к документам
Приложение 1: Техническое задание на проведение обследования

Независимый исследователь д-р Вивьен Том (Vivienne Thom) выявила в некоторых правительствах и органах исполнительной власти наличие проблем культурного характера. Например, многие из них не рассматривают органы управления архивным делом и делопроизводством как исполнителей роли по обеспечению целостности государственного управления, несмотря на то, что хорошее управление документами и информацией «необходимы для обеспечения доверия к правительству и оказания услуг населению».

Для того, чтобы эти органы могли выполнять свои роли и обязанностей, Том призвала правительства обеспечить независимость органов управления архивным делом и делопроизводством с тем, чтобы укрепить доверие к ним, их влияние и заметность, - а также закрепить их место среди ключевых проектов. Архивные органы также должны активно заниматься информационно-пропагандистской деятельностью и проявлять лидерство, с тем, чтобы способствовать осознанию полезности управления информацией и рисков несоблюдения законодательно-нормативных требований.

«Этим органам необходимо продемонстрировать, что, хотя создание, управление, хранение и обеспечение долговременной сохранности документов сопряжены с реальными затратами в течение времени, - на эти инвестиции есть хорошая отдача», - рекомендует Том.

Требуется большее финансирование

В отчете отмечается, что с каждым годом возрастают объемы хранения электронных и неэлектронных документов и усиливаются требования к хранению, при этом некоторые архивные органы «выразили разочарование» в связи с отсутствием стабильного непрерывного финансирования.

«Финансирование часто выделялось на разовые проекты, нацеленные на решение конкретных деловых задач, вместо обеспечения постоянного финансирования основных функций», - говорится в документе.

«Органы-члены CAARA направляют значительную часть своих бюджетов на расходы на недвижимое имущества, сократить которые может быть трудно. Любое снижение финансирования ниже этого порога означает, что эти органы оказываются не в состоянии выполнить свои уставные обязательства. Подобный сбой в выполнении функций регулятора влечёт за собой серьезные риски для прозрачности, целостности, подотчетности и для оказания государственных услуг населению».

В отчёте подчёркивается, что правительства должны обеспечивать надлежащие ресурсное обеспечение и стабильное финансирование своих органов архивных органов с тем, чтобы те были способны выполнять свои уставные функции, обеспечивая при этом подотчетность и прозрачность.

«Национальные правительства, правительства штатов и территорий должны обеспечить наличие у этих государственных органов надлежащих ресурсов, необходимых для выполнения ими своих обязательств управлению документами, включая хранение и обеспечение долговременной сохранности электронных и неэлектронных документов временного срока хранения», - говорится в отчёте.

Шеннон Дженкинс (Shannon Jenkins)

Источник: сайт издания «The Mandarin»

https://www.themandarin.com.au/140988-insecure-funding-and-lack-of-preparedness-for-digital-transformation-hindering-australias-archives-agencies-review-finds/