Чем по-настоящему важны документы? Я думаю, это две вещи:
- Захват нами надежных свидетельств / доказательств деловой деятельности;
- Их использование.
При этом я полагаю, что заниматься первым пунктом не имеет смысла, если не происходит второго.
Второй пункт - это также то место, где почти у каждого из нас имеются огромные возможности по выводу своей деятельности на новый уровень.
Если мы определяем качество [документов – Н.Х.] как доступность информации, содержащейся в наших документах, то мы можем сказать, что использование хранимых нами документов будет сильно зависеть от их качества.
- Высокое качество = легкодоступная информация;
- Низкое качество = труднодоступная информация.
Приведу в качестве примера утверждение какого-либо решения:
- Низкое качество – обмен мнениями посредством 17 электронных писем, где несколько участников обсуждают различные аспекты вопроса в одной и той же цепочке сообщений электронной почты. Все эти частники затем документируют данную переписку - так что мы имеем 17 писем x 5 участников = 85 писем, которые нам придётся проработать, чтобы найти собственно решение, а затем убедиться, что мы его понимаем.
- Высокое качество – форма, в которой перечислено, что именно утверждается, указываются все условия или сведения, необходимые для принятия решения, и большой цифровой штамп с надписью «УТВЕРЖДЕНО».
Никто не станет спорить, что приведенный выше пример высокого качества является одновременно и лучшим документом, и более качественной деловой информацией.
Проблема, с которой я столкнулся, заключается в том, что очень немногие специалисты по управлению документами хотят нести ответственность за переход от хранения документов сотрудниками от приведенного примера низкого качества к варианту высокого качества.
Считается, что деловые подразделения являются ответственными хранителями своих документов, - поэтому они и должны управлять их качеством. Проблема с этой идеей в том, что деловые подразделения не являются экспертами по управлению документами. Они – исполнители, компетентные в определенной сфере деятельности.
Организация информации не входит в число их компетенций. Скорее всего, они не узнали бы таксономию, даже если бы споткнулись о неё. У них есть своя планка: «Я получаю эту информацию от кого-то, а затем мне нужно перейти к следующему шагу моего процесса».
Насколько хороша эта информация, для них не имеет значения - пока они способны преодолеть планку. Они не думают о том, что будет, когда эта информация понадобится им или кому-то ещё в следующий раз. Они не думают о том, как эту информацию будут использовать их руководители; а их руководители не думают о том, как другие части организации будут использовать эту информацию.
Таким образом, документы становятся одновременно проблемой коллективных действий и «трагедией ресурсов общего использования» (tragedy of the commons, см. https://en.wikipedia.org/wiki/Tragedy_of_the_commons - данный термин относится к проблеме, когда при коллективном использовании ресурсов эгоистичные действия отдельных сторон вредят общим интересам и приводят к истощению ресурсов – Н.Х.).
Так что кому-то другому нужно видеть вопрос в целом. И кто это должен быть?
В момент, когда службы управления документами испытывают трудности с получением финансирования и штатных единиц; когда им трудно заставить сотрудников воспринимать документы всерьёз и исполнять то, что от них требует законодательство и политика компании – это должны быть мы.
Потому что, если мы не возьмём на себя ответственности за качество документов, если мы не будем фокусировать внимание на том, чтобы документы, хранению которых мы посвятили свою жизнь, действительно использовались - никто не будет это делать.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/15/what-is-actually-important-in-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий