Управление документами - это ключевой по важности процесс, обеспечивающий, чтобы создаваемые и используемые организацией документальные свидетельства и доказательства создавались, управлялись, хранились и уничтожались так, чтобы они оставались аутентичными, защищёнными, надёжными и пригодными для использования сейчас и в будущем. В конечном итоге хорошее управление документами помогает государственным органам, учреждениям и организациям налаживать хорошее стратегическое управление и обеспечивает получение высококачественных услуг и результатов.
Хорошее управление документами всегда играло важную роль, - но в условиях сегодняшнего быстро меняющегося электронно-цифрового мира и неопределенностей, вызванных пандемией Covid-19, имеется ещё больше причин для хорошего управления документами. Сдвиг в сторону инициатив открытого правительства, ведения деловой деятельности на основе больших данных, облачных сервисов, защиты неприкосновенности персональных данных; а также частота сообщений о проблемах информационной безопасности, прозрачности и корпоративной ответственности подтверждают, что управление документами играет сейчас критически-важную роль как никогда ранее.
Имея это в виду, группа «Всемирный банк» опубликовала «Дорожную карту управления документами» (Records Management Roadmap, https://www.worldbank.org/en/about/archives/RecordsManagementRoadmap ) в качестве практического инструментария, который поможет государственным органам и организациям государственного сектора в разработке эффективных программ управления документами.
Путь к успешному управлению документами - и почему это важно
Данный инструментальный набор из 8 частей, разработанный архивной службой группы «Всемирный банк» (WBG Archives), подробно описывает конкретные шаги по достижению стратегических улучшений и существенные этапы совершенствования управления документами. Зачем Вам это нужно? «Дорожная карта управления документами» представляет собой план-график эффективного управления документами с целью снижения в организациях затрат и репутационных рисков, обеспечения прозрачности и подотчетности, а также достижения большей эффективности и результативности. В частности, с помощью этого инструментария организации смогут:
- оценить сильные и слабые стороны, определить пробелы в своей текущей практике управления документами;
- поставить цели для изменений и улучшений;
- спланировать стратегические действия по совершенствованию оперативной деятельности;
- выявить ресурсы, описывающие и поддерживающие наилучшие практики, и
- обеспечить непрерывное совершенствование с течением времени.
«Дорожная карта» также включает контрольный список для отслеживания прогресса на протяжении всего пути к более качественному управлению документами. Это ключ к обеспечению автономии и ответственности, и каждая организация может выбирать свои собственные приоритеты и путь, который лучше всего соответствует условиям её деятельности и её потребностям. Не существует универсальной модели, пригодной на все случаи жизни, поэтому «Дорожная карта управления документами» скорее направлена на то, чтобы помочь организациям найти свой собственный путь, руководствуясь ключевыми принципами и практиками управления документами.
Начните здесь: посетите сайт «Дорожной карты» по адресу https://www.worldbank.org/en/about/archives/RecordsManagementRoadmap
Как использовать «Дорожную карту»
Одним организациям «Дорожная карта управления документами» может помочь определить необходимые для реализации надежной программы управления документами кадровые потребности и компетенции, а также финансовые и технические ресурсы. Для других она может направлять процесс выбора правильных технологий для управления документами. Также для организаций могут оказаться полезными рекомендации «Дорожной карты» по защите личной, частной и конфиденциальной информации. В контексте текущей пандемии Covid-19 данный инструментальный набор может помочь организациям в их усилиях по обеспечению сохранности электронных и аналоговых документов с тем, чтобы они оставались доступными в качестве институциональных доказательств в долгосрочной перспективе.
Независимо от специфических потребностей или отправной точки каждой из организаций, данный инструментальный набор предлагает практичные рекомендации относительно того, как надлежащим образом захватывать документы, управлять ими, хранить, обеспечивать их долговременную сохранность и раскрытие в целях исполнения законодательно-нормативных требований и повышения эффективности и результативности внутри организаций.
Защита институционального наследия
25 июня 2021 года исполняется 75 лет со дня начала деятельности Всемирного банка. Архивы группы «Всемирный банк» курируют богатые ценные фонды документов учреждения, самым старые из которых датируются 1946 годом. Мы делаем эти фонды доступными для общественности в рамках политики открытого доступа Банка и создаем содержащие исторические знания продукты, которые иллюстрируют уроки прошлого на пользу сегодняшнего сообщества разработчиков. Фонды, услуги и продукты Архивов группы «Всемирный банк» стали возможными благодаря сильной программе управления документами в группе, которая со временем расширялась и эволюционировала, охватив изначально-электронные документы и требования к техническим системам, в которых эти документы хранятся.
Мы уважаем наше наследие и историю развития, стремясь захватывать, защищать и обеспечивать сохранность документальных свидетельств деятельности нашего учреждения. Мы намерены применять передовые методы управления документами, обеспечивающие то, что наша сокровищница информации будет оставаться открытой, надежной и актуальной для наших сотрудников, заинтересованных сторон и общественности. Присоединяйтесь к нам в этом путешествии! Посетите веб-сайт «Дорожной карты управления документвми» сегодня и достигните новых вершин в управлении документами!
Задайте свои вопросы и поделитесь впечатлениями здесь: https://blogs.worldbank.org/governance/archivesrmguidelines@worldbank.org . Наша команда всегда готова помочь!
Чтобы получить дополнительную информацию, посмотрите 50-секундный видеоролик ( https://www.worldbank.org/en/news/video/2020/10/23/wbg-records-management-roadmap ) и краткое руководство ( http://pubdocs.worldbank.org/en/153351601585165309/Roadmap-brochure-FINAL-3.pdf ).
Элиза Либератори Прати (Elisa Liberatori Prati)
Источник: блоги Всемирного банка
https://blogs.worldbank.org/governance/start-here-reach-new-milestones-records-management
Комментариев нет:
Отправить комментарий