Одна из проблем служб управления документами заключается в том, что они всегда рассматриваются как затратные подразделения, и практически никогда не воспринимаются как подразделения, дающие деловую отдачу. Но почему это должно быть так?
Организация, потребляющая услуги службы управления документами, может потребить неограниченное количество этих услуг, никогда не платя за это ни доллара [имеется в виду внутренний хозрасчёт – Н.Х.] - потребности просто должны быть удовлетворены в установленные сроки.
Но что случилось бы, если бы основным деловым подразделениям пришлось оплачивать потребляемые ими услуги службы управления документами?
Я думаю, что главное, что могло бы произойти, - это то, что мы смогли бы вести разумные обсуждения следующих вопросов:
- Представляют ли ценность для организации определенные методы работы;
- Степень укомплектованности персоналом;
- Качество оказываемых услуг;
- Аутсорсинг и инсорсинг (привлечение внутренних субподрядчиков – Н.Х.).
На данный момент ни одна из групп управления документами, с которыми я взаимодействую, не имеет достаточного персонала для той нагрузки, которая на них ложится. Одна сторона проблема здесь в том, что значительную часть рабочей нагрузки мы сами на себя навьючиваем, поскольку пишем политики, основанные на разумной практике управления документами и информацией. Другая сторона проблемы, однако, заключается в том, что полезность этих политик для нашей организации редко проверяется и подтверждается до того, как на их выполнение будут выделены время и деньги.
Возьмем, к примеру, процессы уничтожения документов. Был когда-либо такой случай, чтобы какое-либо подразделение обратилось к нам и сказало: «Мы очень хотели бы, чтобы Вы уничтожили наши Старые (я намеренно пишу это слово с заглавной буквы) документы» - готов поспорить, этого никогда не было в истории управления документами.
Мой комментарий: Карлу, однако, не повезло :) В моей практике такие случаи были, и во многом они были следствием мною же проведённой разъяснительной работы в подразделениях, в которой мне помогали коллеги-юристы.
Что бы произошло, если бы мы стали взимать с основных деловых подразделений плату за:
- Объемы хранимых ими документов (бумажных и электронных);
- Поиск, который нам пришлось выполнять по их запросам, потому что сами они не могли найти свои документы (из-за очень низкого качества документов, сохраняемых сотрудниками этих подразделений);
- Трудозатраты на исполнение запросов на основании закона о свободе доступа к государственным документам - ведь если бы их методы ведения документации будут адекватными, они смогут найти нужные документы сами.
В какой-то момент мы смогли бы поговорить с ними о способах сокращения их затрат на хранение и поиск за счет уничтожения - и на этом этапе обсудить вопрос о том, как обеспечить снижение текущих затрат в рамках проектов, - вместо того, чтобы просто пытаться профинансировать и выделить ресурсы на некую деятельность, относительно которой у нас нет уверенности, что её оценят деловые подразделения, вследствие чего счёт придётся оплачивать службе управления документами.
Итак, почему бы службе управления документами не требовать оплаты своих услуг?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: С моей точки зрения, Карл ставит очень важный вопрос о том, что, с одной стороны, деятельность службы управления документами должна напрямую поддерживать работу зарабатывающих или выполняющих основную миссию подразделений, а не строится по принципу «Так написано в древней инструкции по делопроизводству». С другой стороны, нужно активно объяснять высшему руководству и зарабатывающим подразделениям, какую деловую отдачу дают усилия службы управления документами.
Что касается идеи внутреннего хозрасчёта, я отношусь к ней скептически. В нашей стране это уже пробовалось, и позитивных результатов было меньше, чем негативных. Попросту говоря, в условиях дефицита финансирования, подразделения лучше всё криво и плохо сделают своими силами, чем отдадут «копеечку» на сторону …
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/19/why-doesnt-records-charge-back/
Комментариев нет:
Отправить комментарий