Отчёт о проведенном 18 марта 2021 года австралийскими коллегами круглом столе на тему «Теория управления документами, модели и стратегии, и современное рабочее место» (Recordkeeping theory, models & strategies and today’s workplace), подготовленный Кейт Камминг (
Kate Cumming – на фото), был опубликован 11 апреля 2021 года на сайте австралийского «Круглого стола по вопросам управления документами» (Recordkeeping Roundtable).
Мой комментарий: Я давала на блоге информацию о проведении этого мероприятия здесь: http://rusrim.blogspot.com/2021/03/blog-post_61.html
В прошлом месяце четыре фантастических идеолога собрались вместе на мероприятии «Круглого стола по вопросам управления документами», чтобы обсудить вопросы управления документами на современном рабочем месте.
К выбору темы обсуждения побудила статья Джеймса Лепена (James Lappin) «Конкурирующие модели управления документами в эпоху частичной автоматизации» (Rival records management models in an era of partial automation ( https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-020-09354-9 ), и Джеймс первым выступил на данном круглом столе.
Мой комментарий: Джеймс Лепен не только эксперт по вопросам управления документами и информации, но и неплохой художник – один из тех очень немногих, кто рисует скетчи по нашей отраслевой тематике. В данном случае речь идёт о важном событии в истории делопроизводства средневековой Англии. В 1085-1086 году по приказу короля Вильгельма Завоевателя (William the Conqueror) была проведена первая в средневековой Европе всеобщая поземельная перепись, материалы которой вошли в состав так называемой «Книги судного дня» (Domesday Book).
На первом из четырёх рисунков «аудиторы» говорят королю: «Мы обследовали в Англии каждый посёлок и каждое поместье». На втором доклад продолжается: «И мы составили эту книгу, в которой перечислено, чем они владеют и сколько они должны Вам». На третьем рисунке король спрашивает: «Можем мы объявить эту книгу нашим первым настоящим документом?» на что ему отвечают, «Да, если Вы поместите её в документную систему». На последнем рисунке король вздыхает: «Эх, документные системы у нас не появятся до начала 13 века …»
Джеймс Лепен начал своё выступление с утверждения о том, что мы находимся в самом конце эры частичной автоматизации. Эта эра, по его мнению, началась где-то в 1996 году. Совсем не случайно в этом же году был опубликован первый в мире национальный стандарт [австралийский стандарт AS 4390:1996 в 6 частях – Н.Х.] по управлению документами.
Джеймс указал на то, что этот стандарт требует от организаций последовательно и регулярно захватывать документы в управляемые среды коллективного использования и систематизировать их в соответствии с деловыми процессами. Однако сейчас, в 2021 году, мы понимаем, что это невозможно сделать, особенно с учётом того, что ключевые «коммуникационные» документы хранятся в электронной почте и других системах поддержки коллективной работы. Корпоративная практика почти повсеместно показывает, что эти документы главным образом автоматически включаются в основную систему организации для обмена сообщениями электронной почты или попадают в другую платформу для коллективной работы, такую как Teams, - и там эти документы и остаются. Такая практика очень далека от требований стандартов управления документов, и документы в этих средах не структурируются по деловым процессам, а хранятся вместо этого в личных учётных записях в рамках простой хронологически упорядоченной структуры. Документы там не управляются в соответствии с корпоративными правилами, недоступны как ресурс знаний - и могут быть недоступны в будущем, после того, как сотрудник покинет организацию.
За время, прошедшее с 1996 года, требования к управлению документами существенно не изменились. Проблемы управления электронной почтой признаются, но пользователям по-прежнему рекомендуется захватывать ключевые электронные письма в документные системы. Однако, как отметил Джеймс, мы постоянно видим на практике, что процессы управления документами, в рамках которых сотрудников просят вручную перерегистрировать документы, которые уже были автоматически «зарегистрированы» компьютерами в учетных записях электронной почты или в средах Teams, - оказываются просто непрактичными.
Джеймс привлёк внимание к тому, что мы живем в тот единственный момент в истории, когда существует разрыв между тем, как мы хотели бы организовать документы, и тем, как мы на самом деле это можем сделать. Наши проблемы связаны с тем, что мы имеем дело с экспоненциально растущими объёмами данных. Однако в технологических средах, которые генерируют эти огромные объемы информации, имеются фиксированные, негибкие и простые правила управления информацией, которую они содержат. Поэтому специалисты по управлению информацией, которые стремятся управлять деловой информацией как хорошо управляемым и взаимосвязанным активом, постоянно сталкиваются с трудностями при реализации своих программ.
По мнению Джеймса, вместо того, чтобы стремиться к управлению документами в централизованных документных средах и системах, специалистам по управлению информацией следовало бы разработать стратегии управления документами «по месту», в их «родных» средах и системах.
В заключение Джеймс Лепен предсказал, что мы находимся на пороге эры искусственного интеллекта. Вскоре наши традиционные подходы и требования могут оказаться неактуальными - либо их можно будет автоматизировать и усовершенствовать в такой степени, какая была невозможна ранее, в цифровую эру.
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/2_0907436219.html )
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт «Recordkeeping Roundtable»
https://rkroundtable.org/2021/04/11/recordkeeping-theory-models-strategies-and-todays-workplace/
Комментариев нет:
Отправить комментарий