Карл Мелроуз: Ядовитые вопросы

Я здесь объединила два маленьких поста австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) опубликованные 8 и 10 марта 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Насколько полезны хранимые нами документальные доказательства?

Я полагаю, что это полезный вопрос, который должен иметь в виду каждый специалист по управлению документа, когда он решает, как расставить приоритеты проектов и мероприятий.

Проблема с этим вопросом заключается в том, что он всегда интерпретируется субъективно, поэтому я предлагаю следующие категории:

• Документы, которые потенциально полезны неустановленному лицу для неизвестной потребности в неизвестное время в будущем;
  
  
• Документы, которые, вероятно, будут полезны для удовлетворения конкретной потребности в неизвестное время в будущем;
  
  
• Документы, полезные для удовлетворения постоянно существующей конкретной потребности.

Быстро становится очевидным, где нам следует в первую очередь приложить усилия.

Мой комментарий: Я полагаю, что так же, как при оценке рисков, здесь важна не только вероятность/частота использования документов, но и «цена вопроса». Без этого есть риск не уделить должного внимания тем документам, которые, возможно и не понадобятся – но уж если понадобятся, то для решения очень важных вопросов, таких. например, как отстаивание прав собственности на ценные активы.

Зачем мы продолжаем настаивать, что «исполнение наших требований сотрудниками является обязательным»?

Если мы сами и наша организация не относится к этому абсолютно серьёзно, то в итоге мы просто выглядим глупо.

Вот как можно узнать, серьезно ли относится Ваша организация к соблюдению установленных требований:

• Ваши документы в идеальном порядке;
  
  
• Вам известно количество случаев несоблюдения требований;
  
  
• Людей увольняли за неисполнение требований.

Кому-нибудь довелось когда-нибудь работать в такой организации?

Мой комментарий: С моей точки зрения, контроль над соблюдением требований (даже в узкой трактовке – требований к управлению документами) никогда не надо доводить до абсурда. Не секрет, что в наше время быстрых перемен нормативная база и содержащиеся в ней требования стремительно устаревают; попытка строго эти требования соблюдать может привести к фактическому саботажу основной деятельности организации.

По опыту, идеальный порядок редко когда возможен в живой оперативной деятельности; он чаще встречается в умирающих органах и организациях.

Опыт опять-таки показывает, что увольнять людей имеет смысл лишь в крайних случаях – иначе легко можно разбазарить ценные кадры (а реже всего ошибается тот, кто ничего не делает), да и поговорка о том что «за одного битого двух небитых дают» тоже не просто так появилась. Увольнения часто не столько признак успешной борьбы за порядок в организации, сколько свидетельство провалов в работе с кадрами (в том числе и со стороны службы управления документами).

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/10/how-useful-is-the-evidence-that-we-are-keeping/
https://informationgovernance.blog/2021/03/08/why-do-we-bother-with-compliance-is-mandatory/