Ответ на вопрос коллеги: Создание архива представительства организации, часть 1

Вопрос: Организация, не являющаяся источником комплектования, открывает представительство в другой стране, в связи с чем возникает необходимость создания архива представительства этой организации. Подскажите, пожалуйста:

• На какое ещё законодательство можно опираться при создании архива представительства организации?
  
  
• Следует ли из этого вывод, что организация разрабатывает и утверждает для представительства порядок организации и хранения документального и архивного фондов, номенклатуру дел? Возможен ли такой вариант: утверждение сводной номенклатуры для самой организации и утверждение отдельных номенклатур для каждого представительства (в том случае если их будет несколько)? А в сводной номенклатуре указать за резервными номерами - номенклатура представительства одной страны, номенклатура представительства второй страны и так далее.
  
  
• В связи с тем, что организация несёт полную ответственность за представительство, возможно ли указать в Порядке о том, что представительство обязано после оперативного хранения направлять документы постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу в организацию. И каким образом осуществлять такую передачу (с учётом того, что личные дела содержат персональные данные)?
  
  
• Возможно ли ссылаться на пункт 4.18 и примечание в приложении №26 «Правил» 2015 при вопросах создания экспертной комиссии непосредственно в представительстве для решения вопросов по выделению документов временного срока хранения (до 10 лет включительно) к уничтожению и их дальнейшем уничтожении?

Ответ: Отвечаю на Ваши вопросы, касающиеся создание архива представительства организации.

Для справки: Гражданский кодекс (п. 3 ст. 55) устанавливает, что представительства не являются юридическими лицами и действуют на основании утвержденных им положений.
 
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 года вопрос организации архива представительства не регулируют.

В пункте 2.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (Правили 2020) говорится о том, что архивные документы представительств, филиалов и иных обособленных подразделений организации включаются в архивный фонд организации.

Представительства не являются юридическими лицами и действуют на основании утвержденных им положений. Следует ли из этого вывод, что организация разрабатывает и утверждает для представительства порядок организации и хранения документального и архивного фондов), номенклатуру дел?

Вы совершенно правильно указали ключевой в данном случае момент – представительство не является самостоятельно действующим юридическим лицом, именно поэтому вся локальная нормативная база, на основании которой действует такое представительство, должна разрабатываться организацией, и, в том числе, регламентировать порядок работы с документами в представительстве, их хранения и уничтожения.

Однако, поскольку это речь идет об иностранном представительстве, необходимо учитывать, что на него распространяются законодательно-нормативные требования страны пребывания – при этом часто важно понимать его правовой статус в этой стране.

Например, у нас в законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» явным образом сказано следующее:

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 5. Филиалы и представительства общества

1.    ... Создание обществом филиалов и открытие представительств на территории Российской Федерации осуществляются с соблюдением требований настоящего Федерального закона и иных федеральных законов, а за пределами территории Российской Федерации также в соответствии с законодательством иностранного государства, на территории которого создаются филиалы или открываются представительства, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

Это в том числе означает, что сроки хранения, порядок уничтожения документов и информации и их раскрытия по требованию уполномоченных органов должны соответствовать требованиям как зарубежной юрисдикции, так и требованиям российского законодательства – что иногда решается путём удовлетворения наиболее жёстких требований, а иногда (особенно если требования противоречивые) путем минимизации риска.

Во многих странах сроки хранения типичных деловых документов куда более длительные, чем в России, круг официально признаваемых «документами» материалов шире (к ним обычно в полной мере относится электронная почта и мгновенные сообщения, туда же могут попасть материалы, размещаемые на веб-сайтах и в соцсетях), а санкции за несохранение документов – более жёсткие (в США вообще зверские).

Следует учитывать риск того, что в случае судебного спора или расследования, зарубежный суд вполне может запросить определенные документы у «родительской» организации, и ссылка на то, что российские сроки хранение иные, не будет принята в качестве оправдания.

Дополнительные проблемы могут быть связаны с местным законодательством о защите персональных данных, - ряд документов ввиду этого может быть предпочтительнее хранить и уничтожать на месте, без передачи в центральный офис.

Соответственно, при открытии зарубежного представительства не стоит экономить на услугах местного юриста по вопросам управления документацией!

Возможен ли такой вариант: утверждение сводной номенклатуры для самой организации и утверждение отдельных номенклатур для каждого представительства (в том случае если их будет несколько)? А в сводной номенклатуре указать за резервными номерами - номенклатура представительства одной страны, номенклатура представительства второй страны и так далее.

Многие организации, действующие в нескольких юрисдикциях, обычно придерживаются следующей простой тактики:

• Где это возможно, определяются «универсальные» сроки хранения типичных деловых документов, применяемые во всех юрисдикциях, в которых действует организация (и часто являющиеся наиболее длительными из существующих); составляется типовой документ (номенклатура, перечень) и корпоративная политика хранения и уничтожения документов;
  
  
• На основе типового перечня готовятся «национальные», которые отличаются тем, что в них отражаются специфические для этой юрисдикции документы, а также документы, сроки хранения которых отличаются от «универсальных».  

С моей точки зрения, цель номенклатуры дел – служить справочником по документальному фонду организации и по срокам их хранения (а не соответствовать устаревшим воззрениях Росархива). Сегодня такой справочник пора вести в виде базы данных, а не текстового файла. При использовании технологии баз данных, вообще нет проблем, поскольку есть возможность отобразить документы национального представительства как в виде отдельного документа, так и в виде подпунктов сводной номенклатуры.

Учитывая, что в зависимости от страны, в которой работает представительство состав документов, сроки их хранения и много другое могут отличаться, я бы номенклатуры дел представительств утверждала отдельно. С моей точки зрения, так проще отслеживать ситуацию с документами в каждом конкретном случае. Включить их потом в сводную номенклатуру организации большого труда не составит, особенно если вести ее в электронном виде. Можно, например, присваивать представительствам в номенклатуре. уникальные номера, которые, в случае их закрытия, впоследствии использоваться никогда больше не будут. Это удобно тем, что перепутать документы разных представительств будет сложно.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/2_0303635357.html )