Данная заметка была опубликована на сайте Национальных Архивов Австралии 12 марта 2021 года.
Проверку провела комиссия под руководством бывшего министра финансов страны Дэвида Тьюна (David Tune), также известная как «Комиссия Тьюна».
Отчёт комиссии Тьюна объёмом 103 страницы доступен по адресу: https://www.ag.gov.au/sites/default/files/2021-03/functional-efficiency-review-national-archives-of-australia.PDF
Мой комментарий: В отчёте Комиссии Тьюна, в частности, отмечается следующее:
«Национальные Архивы Австралии являются крупнейшим архивным учреждением в стране, имеющим прочную репутацию на национальном уровне, в Тихоокеанском регионе и на международном уровне в области управления архивами государственных данных и информации, как в традиционных (бумажных), так и в аудиовизуальных и цифровых форматах.
Уставные обязанности Национальных Архивов заключаются в обеспечении безопасности, долговременной сохранности и публичного доступа к архивным ресурсам австралийского Содружества (раздел 2A (a) (ii) «Закона об архивах» 1983 года - Archives Act 1983).
Эти обязанности вполне ясны. Тем не менее, полномочия Национальных Архивов устанавливать стандарты управления информацией и требовать от всех органов федерального правительства их соблюдения, хотя и упоминаются в «Целях» текущего Закона об архивах, требуют более ясного описания в разделе закона «Функции и полномочия». В частности, Национальные Архивы сталкиваются с трудностями, когда для выполнения ими своих уставных задач им требуется инвестировать в системы, необходимые им в цифровую эпоху для выполнения своей миссии. Необходимы ресурсы для инвестирования в современные технологии, которые бы соответствовали объемам электронных материалов, которые, в соответствии с Законом, передаются на хранение и в отношении которых обеспечиваются требуемые Законом хранение, долговременная сохранность, рассекречивание и доступность для общественности. Неотложным приоритетом является внедрении более сильных меры кибербезопасности. Также необходимо усилить право Национальных Архивов требовать от государственных органов более качественного управления документами.
Неотложной проблемой является ухудшение состояния многих документов, хранящихся в Национальных Архивах. Вследствие ограниченности возможностей Национальных Архивов многие документы (в различных форматах) будут утрачены, если не будут предприняты какие-либо действия, и, таким образом, Национальные Архивы потенциально могут нарушить часть 5 статьи 24 Закона об архивах из-за несанкционированной утраты документов.
Помимо этого, одним из критериев эффективности Национальных Архивов является их способность давать ответы на запросы о предоставлении документов в течение определенного в Законе периода времени. Национальные Архивы, однако, этого не обеспечивают. Задержки с исполнением запросов отмечаются во многих поступивших в Комиссию отзывах заинтересованных сторон, а также уже в течение определенного времени привлекают внимание средств массовой информации. Частично эта критика является следствием времени, которое уходит у Национальных Архивов на получение рекомендаций от других государственных органов (особенно в отношении документов, связанных с национальной безопасностью, и других чувствительных документов), прежде чем они смогут принять решение о возможности рассекречивания и раскрытия документов.
Также здесь играют роль и другие факторы, в том числе предъявляемые к Национальным Архивам требования о принятии решений по очень объёмных запросам на раскрытие документов (затрагивающих документы чувствительного характера) – часто идущие от очень небольшого числа заявителей. В настоящем отчёте даются рекомендации по решению этой проблемы, при сохранении приверженности принципу раскрытия как можно большего объема информации.
Национальные Архивы реализуют несколько стратегий для решения этих проблем, уделяя особое внимание:
- совершенствованию стратегического управления информацией и кибербезопасности,
- приоритету обеспечения электронной сохранности подверженных риску документов,
- улучшение процессов управления документами и предоставления услуг в органах федерального правительства, и
- предоставление сообществу пользователей новых способов доступа к государственной информации.»
... «Перед Национальными Архивами стоят серьёзные проблемы и вызовы. Можно было бы применять поэтапный подход и решать проблемы по отдельности, однако Комиссия считает, что необходимо проведение более фундаментальной. структурной реформы.
Ключевой проблемой, влияющей на способность Национальных Архивов выполнять свои предусмотренные законодательством обязанности и реализовывать свои стратегические приоритеты, являются финансовые ресурсы. За последние 5 лет Национальные Архивы приняли меры по повышению бюджетной эффективности и экономии, добившись повышения эффективности своей деятельности за счёт реформ, уменьшения объема оказываемых услуг и улучшения управления соглашениями об аренде и использовании хранилищ, а также за счёт сокращения численности персонала посредством многочисленных программ добровольного увольнения избыточных сотрудников.
Как было отмечено в ходе недавних независимых аудитов, всё это повлияло на оказание Национальными Архивами услуг как государственным органам, так и австралийской общественности – в том числе на осуществляемое Национальными Архивами руководство рядом общегосударственных политик, таких, как достижение целей «Политики непрерывного использования электронной информации 2020» (Digital Continuity 2020), которые имеют ключевое значение для реализации политики правительства Австралии в области цифровой трансформации до 2025 года (Digital Transformation 2025).
Целью Комиссии было изучение вариантов, которые обеспечили бы получение достаточных ресурсов для решения проблем и выполнения приоритетных задач Национальных Архивов. Соответственно, Комиссия предлагает новую интегрированную общегосударственную модель для менеджмента информации и управления документами, а также для хранения, оцифровки и обеспечения долговременной сохранности государственных документов в органах федерального правительства. Модель направлена на повышение эффективности всего правительства, достаточной для поддержки необходимых инвестиций в цифровой потенциал Национальных Архивов и реализации других приоритетов. В модели предусмотрены три основных направления:
- Крупные инвестиции в новый электронный архив 5-го поколения (5th Generation Digital Archive, 5thGDA), благодаря чему ИКТ-системы Национальных Архивов перейдут в цифровую эпоху, обеспечивая сквозную обработку записей от создания до предоставления к ним доступа;
- Модель менеджмента государственной информации (Government Information Management Model, GIMM), в рамках которой Национальные Архивы несут ответственность за менеджмент информации во всех федеральных органах исполнительной власти, подчинённых правительству Австралии, в интересах поддержки более совершенного управления документами, лучшего соответствия целям, установленным в Законе об архивах, и ускорения оцифровки фондов Национальных Архивов. Эти усилия направлены на повышение эффективности всего правительства;
- Модель централизованного хранения и обеспечения долговременной сохранности (Centralised Storage and Preservation Model, CSPM), которая обеспечит повышение эффективности всех органов федерального правительства за счёт внедрения более эффективных способов управления и организации доступа к подлежащим хранению документам.
По ходу работы Комиссии Национальные Архивы разработали предложения, которые, по их мнению, позволят им стать более жизнеспособными, в том числе в части осуществления ими своей основной (обычной повседневной) деятельности, а также при выполнении в будущем трансформационных инициатив. Комиссия не обязательно одобряет все эти предложения, и не считает возможным все их профинансировать, если только не будет получена значительная экономия, позволяющая компенсировать эти затраты.
Первоначальные оценки предполагают, что реализация моделей GIMM и CSPM обеспечат такую компенсацию затрат, а финансовый анализ указывает на нейтральный с точки зрения затрат результат как на период оценок на будущее, так и в течение 7-летней программы (см. Таблицу 1). Однако возможность получения и степень компенсирующей экономии от моделей GIMM и CSPM требуют дальнейшей проработки путем разработки полноценных деловых обоснований, - прежде чем будет рассмотрен вопрос об увеличении ресурсов Национальных Архивов. В рамках данного пакета предложений, как считает Комиссия, электронный архив 5-го поколения, увеличение ресурсов на оцифровку и обеспечения сохранности подверженных риску документов, а также расширение возможностей и полномочий для совершенствования управления документами и менеджмента информации являются наиболее актуальными приоритетными задачами.
Чтобы добиться желаемых результатов, Закон об архивах 1983 года нуждается в обновлении, посредством принятия нового закона о Национальных Архивах. Закон 1983 года родился в доэлектронную эпоху и требует модернизации, чтобы отвечать быстрым и постоянно меняющимся вызовам электронно-цифрового мира, поддерживать трансформацию правительства и государственного управления и способствовать повышению эффективности деятельности как самих Национальных Архивов, так и всех органов и учреждений федерального правительства Австралии.
(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2021/04/2_01790044487.html )
Источник: сайт Национальных Архивов Австралии
https://www.ag.gov.au/rights-and-protections/publications/tune-review
Комментариев нет:
Отправить комментарий