«Просто скажите мне, какие документы мы должны хранить на бумаге!» - это обычное проявление разочарования среди специалистов по управлению документами и полномасштабному управлению информацией. Лица, ответственные за ведение и представление документов, предпочитают сохранять и передавать свои документы с использованием наиболее эффективного метода хранения, но не хотят при этом нарушать закон, сохраняя информацию в незаконном формате.
Цель данной статьи – дать специалистам по управлению документами и информацией рекомендации, помогающие определить, какие документы они должны хранить в бумажном виде, а какие могут храниться в электронном виде. Такого рода анализ включает понимание того, как документы используются, - наряду с соответствующими законами и нормативными актами, затрагивающими управление документами.
- Правовая допустимость электронных документов,
- Специфические требования к местонахождению документов,
- Национальные ограничения на передачу данных.
Помимо объяснения процесса определения того, какие документы организация должна хранить на бумаге, а какие могут храниться в электронном виде, в данной статье приведен высокоуровневый обзор нормативно-правовой базы США и ещё более 80 стран, помогающий исполнять законодательно-нормативные требования, связанные с носителями информации, местонахождением и передачей документов и информации.
Методология исследования
Представленная здесь информация является результатом глобального анализа законов и нормативных актов 80 стран, затрагивающих вопросы управления документами. В ходе исследования главное внимание уделялось базовым законам и нормативным актам, регламентирующим хранение бухгалтерских, кадровых, налоговых и договорных документов.
В ходе анализа определялось, используется ли в нормативно-правовых актах язык, который указывает на то, какие носители информации могут или должны использоваться, и выявлялись требования, связанные с местонахождением и возможностью проверки этих документов. Также входе исследования обращалось внимание на то, допускают ли эти законы передачу данных, и изучались требования и ограничения на передачу данных, вытекающие из законов о защите неприкосновенности частной жизни и персональных данных. Исследование материалов по всем 80 странам проводилось в 2020 году.
Хранение документов в бумажном и электронном виде в США
В США в общем случае допускается создание и хранение информации в электронном виде, при условии, что сохраняется целостность информации. Под целостностью, как правило, понимается то, что содержащаяся в документах информация после их создания или получения не может быть изменена, и не может быть измён состав документов.
Есть несколько подразумеваемых по умолчанию исключений, когда документы должны сохраняться в исходном бумажном формате - это, например, документы о наследстве (завещания, доверенности на управление имуществом (trusts)); нотариально заверенные контракты с рельефными печатями; документы, подтверждающие право собственности (titles), и оборотные/обращающиеся кредитно-денежные инструменты (например, чеки и переуступаемые векселя). В этих исключительных случаях нет прямого требования сохранять документы в бумажном виде. Вместо этого есть понимание того, как используются эти документы и материалы, и осознаётся польза от их хранения на бумаге или в их первоначальной форме. Одно из правил, которым следует следовать в США, заключается в следующем: если ценность документа связана с владением этим документом, то Вам следует сохранять именно оригинал документа; отсканированной или электронной копии будет недостаточно.
Глобальный анализ: Допускаются ли электронные документы?
В зарубежном законодательстве редко прямо говорится, что документ должен сохраняться в бумажной форме. Напротив, когда допускается использование электронных документов, то в законах обычно прямо говорится о допустимости их использования или о допустимости использования любых носителей информации (включая электронные и бумажные). Почти в каждом случае, когда допускается использование электронных документов, закон или нормативный акт требует, чтобы (1) сохранялась целостность информации, и (2) организация была способна распечатать информацию.
Документы бухгалтерского учёта
Типичные документы бухгалтерского учёта с наибольшей вероятностью могут управляться в электронном виде. Ниже приводится разбивка 80 стран по категориям в зависимости от того, в какой мере их законодательство допускает хранение бухгалтерских документов в электронном формате.
В число стран, которые обычно разрешают хранение документов и материалов бухгалтерского учёта в электронном формате, входят:
Албания, Алжир, Аргентина, Армения, Австралия, Бразилия, Канада, Китай (КНР), Колумбия, Чехия, Дания, Финляндия, Габон, Гана, Греция, Гватемала, Индия, Индонезия, Ирландия, Италия, Япония, Иордания, Казахстан, Кения, Косово, Литва, Люксембург, Мадагаскар, Малайзия, Норвегия, Панама, Филиппины, Польша, Португалия, Румыния, Россия, Саудовская Аравия, Сингапур, Словакия, Южная Африка, Южная Корея, Испания, Шри Ланка, Швеция, Швейцария, Тайвань, Турция, Уганда, Украина, Объединенные Арабские Эмираты, Великобритания, Узбекистан и Вьетнам.
В число стран, которые разрешают хранение документов и материалов бухгалтерского учёта в электронной форме, однако требуют, чтобы эта форма была «оригинальной», той, в которой документ или материал был создан, входят:
Босния, Доминиканская Республика, Франция, Грузия, Германия, Мексика, Черногория и Сербия.
В число стран с уникальными требованиями к электронным документам и материалам бухгалтерского учёта, входят:
- Сальвадор, где требуется получать предварительное разрешение на хранение документов в электронном формате; и
- Голландия, где требуется хранить в бумажном виде бухгалтерский баланс (Balance Sheet) и отчеты о финансовых результатах деятельности (Profit and Loss Account Income Statements), но разрешается хранить все остальные бухгалтерские документы в электронном виде.
В число стран, которые не разрешают хранение документов и материалов бухгалтерского учёта в электронном виде или же прямо требуют хранить их бумажные экземпляры, входят:
Чили, Египет, Эфиопия, Монголия, Марокко, Таиланд и Тунис.
В число стран, в законодательстве которых о бухгалтерском учете отсутствуют требования к носителям информации, входят:
Камбоджа, Коста-Рика, Гайана, Ямайка, Ливан, Нигерия, Перу, Сьерра-Леоне, Суринам и Танзания.
Обзор по 80 странам показывает, что в большинстве стран допускается электронное хранение бухгалтерских документов. Десять стран никак не регламентируют этот вопрос, а семь стран требуют, чтобы информация хранилась в бумажном виде (формулировки вроде «сшитые книги и журналы») и не допускают хранение документов бухгалтерского учёта в электронном виде.
Ещё в восьми странах разрешено хранение бухгалтерских документов в электронном виде, но только в том электронном формате, в котором документ был изначально создан. По сути, это требование о том, чтобы организации сохраняли сведения бухгалтерского учёта в их исходной форме, что может включать их сохранение в исходном компьютерном формате (например, в Германии).
Документы налогового учёта
Хотя относящимся к налоговому учёту документам в тех же странах могут устанавливаться иные сроки хранения, и эти документы могут использоваться для иных целей, - требования к носителям информации для них аналогичны требованиям к бухгалтерским документам. Фактически, во многих случаях законы и нормативные акты о налоговом учёте по вопросам использования носителей информации ссылаются на законы и нормативные акты о бухгалтерском учёте.
В Евросоюзе для счетов-фактур, отражающих налогом на добавленную стоимость, может потребоваться краткосрочное хранение бумажных оригиналов с целью получения возмещения НДС. В соответствии с Тринадцатой директивой Совета Европы 86/560/EEC (см. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX%3A31986L0560 ), возможно возмещение НДС, уплаченного налогоплательщики, зарегистрированными вне территории Евросоюза. Многие стран-члены Евросоюза требуют предоставления оригиналов счетов-фактур для получения полагающегося возмещения НДС.
Контракты
За некоторыми исключениями, законы и нормативные акты не требуют сохранения контрактов. Хотя сохранение контрактов имеет смысл для анализа обязательств и снижения судебных рисков, в то же время решение о сохранении такой информации является исключительно деловым решением.
Таким образом, вопрос о том, что сохранять – бумажный экземпляр или отсканированную электронную копию - также является деловым решением. В некоторых случаях оригинальные / бумажные экземпляры имеют дополнительную ценность. В качестве примеров можно назвать контракты с печатями, аннотациями или рукописными пометками; или же контракты, которые могут быть переуступлены. Другие виды контрактов, такие, как заказы на поставку или большинство технических заданий, не имеют особой ценности в их бумажной / оригинальной форме, при условии, что сохраняется целостность [электронного экземпляра/копии – Н.Х.] документа.
(Окончание следует. см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/2_0145821944.html )
Том Кори (Tom Corey)
Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2021/01/which-records-should-we-retain-in-paper-a-global-guide-to-media-location-and-transfer-compliance/
Комментариев нет:
Отправить комментарий