Управление документами - это профессия с тысячелетней историей. Или, по крайней мере, управление документами в условиях, когда те находятся под полным физическим и интеллектуальным контролем соответствующей стороны (кастодиальное управление документами - custodial records management).
Однако управление документами в отсутствии физического контроля над ними (некастодиальное управление документами - non-custodial records management) - это совсем другое дело.
Этот подход повседневно практикуется в системах, которые не были на это рассчитаны, и людьми, которые его не понимают или не хотят понять.
Так где же наши факты, касающиеся того, как мы выполняем свои профессиональные обязанности в подобных условиях?
Чем больше я читаю, тем больше вижу, как переосмысливаются старые идеи.
Проблема здесь заключается в том, что старые идеи были основаны на старой экономике, а новые идеи основаны на представлениях об удобстве, в которые или мы не верим, или которые просто не работают.
Вот три примера:
- На наши представления о проведении уничтожения влияет экономический факт стоимости хранения короба с документами в 5 австралийских долларов в месяц. Остаются ли осмысленными эти представления тогда, когда стоимость хранения «электронного эквивалента» короба с документами в течении 100 лет составляет менее 1 доллара?
- Установление срока хранения и определение действий по его истечении в момент создания документа посредством интеграции деловой классификационной схемы и перечня видов документов с указанием сроков хранения - идея, которая вроде бы повсеместно внедрялась на практике. Я, однако, обнаружил, что лишь 2 из 100 организаций доверяют ей в достаточной степени, чтобы действительно уничтожать документы на основе такого решения, а все остальные проводят дополнительную экспертизу вручную – платя специалистам более 25 долларов за час.
- Иерархия «функция - вид деятельности – деловая операция/транзакция» (function-activity-transaction, FAT – традиционная формула популярного в Австралии функционального подхода к систематизации документов – Н.Х.) является золотым стандартом при разработке классификационных схем, - но обеспечивает ли этот подход более высокое качество документов? По моему собственному опыту могу сказать, что классификационные схемы часто являются серьёзным препятствием для эффективного использования документных систем.
Где доказательства того, какие их подходов реально работают?
Сколько из того, что мы делаем сейчас по умолчанию, является скорее догмой, чем эффективной практикой, подтверждаемой фактами?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/03/evidence-based-non-custodial-records-management/
Комментариев нет:
Отправить комментарий