Ответ на вопрос коллеги: Создание архива представительства организации, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/1_0200361933.html )

В связи с тем, что организация несет полную ответственность за представительство, возможно ли указать в Порядке о том, что представительство обязано после оперативного хранения направлять документы постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу в организацию. И каким образом осуществлять такую передачу (с учетом того, что личные дела содержат персональные данные)?

Передача зарубежными представительствами в головной офис документов, имеющих длительную и постоянную ценность, это обычная практика. С учётом того, что в некоторых странах политическая ситуация может быть нестабильна, имеет смысл подумать о том, чтобы такую передачу проводить досрочно, не дожидаясь истечения отечественного срока ведомственного хранения.

Вы обязательно должны определиться с порядком хранения документов представительств как временно, так и постоянного срока хранения. Учитывая, что представительства, как правило, структуры небольшие, нужно определиться, в силах ли представительство обеспечить надлежащее хранение своих документов – своими силами или с использованием аутсорсинга. Если нет, то стоит изучить возможность хранения определенных документов представительства в архиве организации на территории Российской Федерации (здесь могут иметься ограничения, установленные национальным законодательством – не только в части персональных данных, но и в отношении уставных, бухгалтерских и налоговых документов).

Что касается кадровых документов, то, в идеале, при оформлении сотрудника на работу он должен подписать согласие на обработку своих персональных данных (отдельно или в составе договора или коллективного соглашения), в том числе на трансграничную передачу их в головной офис – при этом цель обработки должна быть сформулирована таким образом, чтобы обработку этих данных можно было продолжить (в соответствии как с местным, так и с российским законодательством) даже в случае отзыва такого согласия. Цель должна включать исполнение требований национального законодательства в отношении сроков хранения документов, обеспечение соблюдения прав сотрудника и работодателя в соответствии с договором (включая выплату зарплаты через банк, пенсионные права, права на соцзащиту и т.п.).

Чем меньше обрабатывается ПДн, и особенно чем меньше их передается в центральный офис – тем лучше! Центральному офису вряд ли остро необходимо хранить у себя информацию о местных уборщицах, охранниках и т.п.

Следует иметь в виду, что кое-где (например, в Евросоюзе) защита ПДн рассматривается как фундаментальное право человека, отказ от которого (например, посредством подписания согласия или договора) ничтожен. Нужно заранее продумывать действия в ситуациях, когда сотрудник или бывший сотрудник требует прекратить обработку его ПДн и исправить либо уничтожить их. Опять-таки, дельный совет местного юриста может здесь спасти от большой головной боли в будущем.

Но в любом случае, документы представительств постоянного и длительного срока хранения, а возможно и часть документов временного срока хранения организация должна будет в какой-то момент «вернуть» на территорию Российской Федерации.

Отмечу, что срок хранения документов в представительстве должен определяться с учётом потребности в них для текущей деловой деятельности. Если документы для оперативной деятельности представительства уже не нужны, но всё ещё сохраняют ценность для головной организации, имеет смысл рассмотреть вопрос об их перемещении в российскую юрисдикцию в архив организации.

Также возможно ли ссылаться на пункт 4.18 и примечание в приложении № 26 Правил 2015 при вопросах создания экспертной комиссии непосредственно в представительстве для решения вопросов по выделению документов временного срока хранения (до 10 лет включительно) к уничтожению и их дальнейшем уничтожении?

Думаю, здесь применим обычный подход, когда:

• Головная организация устанавливает общекорпоративную политику и типовые сроки хранения документов,
  
  
• Представительство устанавливает «национальную» политику и сроки хранения специфических для него документов, а также, при необходимости, продляет некоторые типичные сроки – согласуя всё это с головной организацией,
  
  
• Представительство на основе этих политик проводит экспертизу ценности и отбор документов на передачу в центральный архив и на уничтожение,
  
  
• Головная организация согласует решение ЭК или руководителя представительства.

Я считаю, что именно в самих представительствах должны проводиться экспертиза ценности и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, поскольку именно сотрудники представительства лучше всего разбираются в специфических для представительства документах (а типовые корпоративные сроки они по своей воле менять не в праве), - однако я бы не пускала этот процесс на самотёк и контролировала его, утверждая подготовленные в представительствах документы на ЭК организации.

В локальных актах организации нужно описать всю процедуру проведения этих работ -  что делает и за что отвечает представительство, за что отвечает служба ДОУ и архива организации.

В настоящее время процесс утверждения и согласование таких документов можно провести удаленно, и это также нужно закрепить в локальных актах организации.

В странах со сложной военно-политической ситуацией представительствам могут быть также предоставлены полномочия по экстренному уничтожению документов, если их захват может поставить под угрозу существенные интересы государства, организации, а также жизни людей.

На какое еще законодательство можно опираться при создании архива представительства организации?

Как Вы понимаете, все документы представительства – собственность организации, и она может сама решать, как ей хранить свои документы, создавать ли ей архив представительства или нет.

В англосаксонских странах я бы рекомендовала обратить особое внимание на законодательство о раскрытии информации в случае судебных споров и расследований, и особенно на его современную ветвь – законодательство о раскрытии абсолютно любой сохраняемой электронным образом информации (e-discovery). Большое значение имеет тот момент, когда конкретно у организации наступает обязанность обеспечить сохранность и не допустить искажения или уничтожения относящихся к судебному пору и расследованию материалов.

Во всех странах нужно соблюдать корпоративное законодательство, определяющие сроки и порядок хранения уставных документов, налоговое законодательство, законодательство о бухгалтерском учёте, договорное право и кадровое законодательство – эти нормы в основном и определяют сроки хранения документов и, соответственно, потребность в создании архива.

Исходя из соображений безопасности и наведения порядка, я лично рекомендовала бы создавать архивы даже в небольших представительствах, возлагая на них ответственность как за архивное, так и за оперативное хранение документов, а также ответственность за делопроизводство.

Кстати говоря, слова имеют силу, и всегда нужно подумать, стоит ли называть соответствующее подразделение представительства «архивом». Есть страны, где любой «архив» автоматически должен соответствовать очень строгим требованиям пожарной безопасности …